Совместная работа и координация — разные вещи. Узнайте, когда их использовать

Больше сотрудничества — не всегда лучше. Исследование, проведённое аналитическим центром Asana The Work Innovation Lab, показало, что чрезмерная совместная работа может даже мешать сотрудникам. В ходе опроса более 1500 работников 29% руководителей заявили, что ожидания, возлагаемые на сотрудников в отношении совместной работы, мешают им завершить свою работу. 

Но хотя чрезмерная совместная работа — это плохо, команды по-прежнему должны работать вместе для достижения целей Business. Главное — сосредоточиться на координации, которая экономит время, а не на совместной работе.

Координация: более эффективный брат совместной работы

Координация позволяет командам работать независимо друг от друга, используя заранее определённые фреймворки и методы работы. Например, отправка запроса на разработку дизайна — это акт координации. В компании уже есть процесс, который упрощает совместную работу команд. 

С другой стороны, совместная работа требует гораздо больше времени. Она предполагает разработку чего-то совершенно нового и часто требует от заинтересованных сторон проведения коллективного обсуждения, рассмотрения потенциальных решений и определения дальнейших действий. Продолжим пример выше: определение оптимального процесса обработки запросов на дизайн в вашей компании — это акт сотрудничества.

Проще говоря, совместная работа требует много времени и энергии, и это не всегда необходимо. Сосредоточившись на координации, вы освободите столь необходимое работникам время, чтобы сосредоточиться на своей работе. 

Когда использовать совместную работу, а когда координацию: уроки высокопроизводительных компаний

Согласно исследованию The Work Innovation Lab, высокопроизводительные компании стратегически используют координацию для одних видов деятельности и сотрудничество для других. Это помогает избежать перегрузки, когда команда увязает в бесконечных коммуникациях, таких как обновления статуса, участие в совещаниях и ответы на электронные письма и сообщения. 

Вот как ведущие компании решают эту задачу. 

Когда использовать координацию 

Согласно данным The Work Innovation Lab, высокопроизводительные компании, как правило, полагаются на координацию в тех видах деятельности, которые можно в значительной степени определить заранее и выполнять независимо друг от друга с использованием существующих процессов. К ним относятся: 

• Передача информации

• Передача работы 

• Планирование проектов

• Принятие решений

Хотя может показаться странным использовать координацию для принятия решений, The Work Innovation Lab предполагает, что высокопроизводительные компании полагаются на такие фреймворки, как RACI и RAPID, которые координируют роли в принятии решений и определяют их заранее. 

Когда использовать совместную работу

Итак, когда же вступает в игру сотрудничество? Согласно исследованию, высокопроизводительные компании используют совместную работу для двух очень важных видов деятельности: мозгового штурма и решения проблем. 

• Коллективное обсуждение: цель коллективного обсуждения — создать что-то новое. При правильном проведении мозгового штурма рождаются идеи, которые один человек не смог бы придумать самостоятельно. Для эффективного проведения мозгового штурма необходим высокий уровень общения и сотрудничества между участниками. 

• Решение проблем: исследования показывают, что команда решает проблемы быстрее и эффективнее, если она когнитивно разнообразна. А чтобы использовать когнитивное разнообразие, работники должны чувствовать себя психологически в безопасности и иметь возможность высказывать идеи, не опасаясь наказания или унижения. Как и в случае с брейнстормингом, создание такой среды также требует высокого уровня общения и сотрудничества. 

Советы по выбору правильного подхода

Work Innovation Lab называет сотрудничество «дорогостоящим», поскольку оно требует много общения и взаимодействия между работниками. Это означает, что стоит тщательно выбирать, когда использовать совместную работу, а когда экономить ресурсы и вместо этого использовать координацию. 

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при принятии этого решения. 

1. Какие виды работ задействованы? Если вам нужно придумать новые идеи или процессы, скорее всего, потребуется совместная работа. Но для более простых задач, таких как передача и подтверждение, лучше подойдёт координация. 

2. Согласованы ли основные компоненты работы с существующими командами или функциями? Если да, то скорее всего подойдёт координация. Если нет, скорее всего, потребуется сотрудничество, чтобы команды были на одной волне в отношении ожиданий, процессов и обязанностей.

3. Требуется ли вам новый набор общих целей или показателей эффективности для достижения результатов? Если новые цели и показатели эффективности необходимы, вам нужно будет в значительной степени полагаться на совместную работу. Но если вы можете достичь результатов с помощью существующих команд, целей и показателей, то вместо этого следует сосредоточиться на координации. 

Загрузить полный доклад

Чтобы узнать больше о том, как различать совместную работу и координацию в вашей компании, загрузите полный отчёт.

Руководство по эффективной совместной работе для руководителей

В этом руководстве, основанном на исследованиях, вы узнаете, когда использовать совместную работу, а когда координацию (и почему это различие имеет значение)

Загрузить полный доклад