Трансформация глобального сотрудничества в WRI

WRI внедрила Asana, чтобы централизовать работу, повысить прозрачность и оптимизировать совместную работу, предоставив своим глобальным командам инструменты, необходимые для более эффективной работы. Связав работу со стратегическими целями и обеспечив прозрачность в режиме реального времени, Asana изменила работу WRI, помогая организации реализовывать сложные инициативы в больших масштабах.

Наша миссия — добиться глобального воздействия на людей, природу и климат — требует масштабируемой, взаимосвязанной рабочей системы для поддержки всё более сложных операций. Мы выбрали Asana за её способность унифицировать наши рабочие процессы, преодолеть обособленность, а также повысить прозрачность и ответственность в рамках матричной структуры.

Дон Спенсер, исполняющий обязанности финансового директора

Благодаря централизации работы, стандартизации процессов и повышению прозрачности Asana стала краеугольным камнем деятельности WRI, расширив возможности организации по обеспечению равного доступа, восстановлению экосистем и смягчению последствий изменения климата. Благодаря такому использованию Asana организация получила премию Asana Social Impact Work Innovation Award, которая отмечает использование инновационных процессов для обеспечения долгосрочных изменений и создания более устойчивого мира. 

Если мы не работаем эффективно, это влияет на нашу способность выполнять взятые на себя обязательства. Asana помогает нам достигать результатов, которые мы обещали нашим спонсорам, партнёрам, а также людям и экосистемам, которым мы служим.

Кемой Либурд-Чоу, руководитель по управлению проектами, отдел операций

Адаптация внедрения под уникальные потребности команды

Когда WRI начала работу с Asana в 2022 году, у организации было 800 лицензий, разбросанных по разным группам, что привело к фрагментированному использованию и непоследовательному внедрению. Осознав необходимость более унифицированного подхода к управлению работой, они объединились с командой Asana Professional Services, чтобы поддержать обучение и стимулировать внедрение. 

Вместо того чтобы полагаться на массовые тренинги, команда внедрения разработала индивидуальный подход, в котором приоритет отдавался взаимодействию с пользователями там, где они находились, — на индивидуальном, проектном, программном или организационном уровне. Это включало:

• Сессии для конкретных команд, посвящённые уникальным задачам каждой команды, с акцентом на ощутимые решения и демонстрацией непосредственной ценности.

• Внедрение по странам с акцентом на небольшие группы и индивидуальное взаимодействие. 

• Персонализированные тренинги, в которых подчёркивалась гибкость Asana и демонстрировалось, как платформа может помочь каждой команде упростить рабочие процессы и работать эффективнее.

Сегодня чуть более 2000 работников из более чем 60 команд полагаются на Asana — рост на 140% всего за два года — что делает её стратегическим инструментом для совместной работы WRI на мировом уровне.

Люди часто думают, что управление проектами — это жёсткий процесс, но это не так, потому что каждый проект уникален. Именно поэтому мы сосредоточились на том, чтобы показать командам, как они могут использовать Asana в соответствии со своими конкретными потребностями, где бы они ни находились — на индивидуальном уровне, в рамках отдельных проектов, на уровне программы или в масштабах всей организации.

Кемой Либурд-Чоу, руководитель по управлению проектами, отдел операций

Обеспечение согласованности и эффективности в глобальных командах

WRI внедрила Asana, чтобы справиться со сложностью своих глобальных инициатив. Используя платформу, они изменили способ совместной работы команд, что позволило организации лучше выполнять свои обязательства перед спонсорами, партнёрами и сообществами.

Укрепление взаимодействия между регионами и партнёрами

• Централизация работы в Asana обеспечивает каждому доступ к актуальным портфелям и проектам, позволяя участникам команды следить за развитием ситуации в режиме реального времени.

• Команды из разных регионов беспрепятственно взаимодействуют, получая доступ к обновлениям непосредственно на платформе, вместо того чтобы ждать, пока коллеги выйдут в сеть.

• Внешние партнёры приглашаются в общие проекты, что упрощает совместную работу в едином централизованном пространстве.

• Интеграции с такими инструментами, как Outlook, Microsoft Teams и SharePoint, позволяют командам легко преобразовывать электронные письма в задачи и привязывать динамические файлы к проектам, обеспечивая согласованность действий и устраняя проблемы с контролем версий.

Связывание работы со стратегическими целями для большей результативности

• WRI использует функцию «Цели» в Asana, чтобы обеспечить прозрачность целей и приоритетов организации, способствуя формированию общего понимания во всей организации того, как индивидуальная работа способствует достижению более глобальной миссии.

• Цели видны всем командам, что повышает согласованность и ясность в отношении того, как конкретная работа связана с результатами и способствует их достижению.

• Эта прозрачность помогает планировать и расставлять приоритеты как на уровне команды, так и на уровне организации, а руководители получают доступ к аналитике, которая помогает им эффективно распределять ресурсы и отслеживать выполнение стратегических целей.

Экономия времени и повышение эффективности за счёт стандартизации и автоматизации

• Команды используют Asana, в том числе функции платформы на базе ИИ, для автоматизации ручной работы, экономя более 8000 часов в год (примерно 1000 рабочих дней в год) и получая больше времени на выполнение важных задач. 

• Используя умный статус, команды быстро создают сводки по проектам и портфелям, с минимальными усилиями информируя заинтересованные стороны о ходе работ и приоритетах и сокращая необходимость в частых встречах.

• Умные поля автоматически генерируют нестандартные поля, специфичные для проектов WRI, позволяя командам быстрее начинать работу, поддерживать единообразие в задачах и эффективно отслеживать данные для упрощения отчётности.

• Правила Asana автоматизируют рутинные задачи, такие как перемещение задач между разделами, уведомление членов команды о важных обновлениях и обновление нестандартных полей на основе выбранных задач.

• Формы для приёма заявок упрощают процесс подачи запросов, устраняя необходимость вручную просматривать электронные письма и создавая единообразный рабочий процесс.

Шаблоны для управления рисками, результатами, извлечёнными уроками, планирования проектов  (для руководителей) и других важнейших процессов управления работой повышают эффективность, экономят время и способствуют согласованности, заменяя устаревшие инструменты, такие как презентации и электронные таблицы.

Разместив наши корпоративные приоритеты в целях Asana, мы повысили прозрачность во всей организации. Многие команды теперь используют цели, чтобы чётко видеть, как их усилия соотносятся с целями команды и способствуют их достижению.

Кемой Либурд-Чоу, руководитель по управлению проектами, отдел операций

Стимулирование трансформации городов с помощью оптимизированного управления проектами

WRI Ross Center for Sustainable Cities — это программа Института мировых ресурсов, направленная на формирование будущего, в котором города будут лучше работать для всех, и решение некоторых из самых сложных проблем, с которыми сегодня сталкиваются городские районы, таких как неравенство, устойчивость и изменение климата. Программа действует более чем в 150 городах 75 стран и охватывает различные инициативы, такие как улучшение общественного транспорта, развитие устойчивых систем водоснабжения и продвижение внедрения электромобилей.

Для управления этими проектами в глобальном масштабе программе требовался более эффективный способ объединения команд, стандартизации процессов и повышения точности данных. С помощью Asana они создали центральный узел для совместной работы, оптимизировав процессы в разных городах, чтобы команды могли успешно реализовывать проекты, такие как проекты WRI Brasil, которые поддержали разработку государственной политики, продвигающей транспортные средства с нулевым уровнем выбросов в грузовых перевозках.

Стандартизированные практики способствуют улучшению результатов проектов

• WRI Ross Center централизовал всю программную и проектную работу в Asana, предоставив командам возможность видеть детали проекта в режиме реального времени и способствуя сотрудничеству между регионами. 

• Сложные инициативы, охватывающие разные команды и местоположения, отслеживаются в централизованных проектах, поэтому команды могут видеть все детали в одном месте и легко делиться обновлениями.

• Для обеспечения ответственности и ясности в Asana назначаются ответственные за проекты и задачи, что чётко определяет роли и обязанности. 

• Стандартизированные шаблоны для управления грантами, субсоглашениями, рисками и проблемами, ожидаемыми результатам�� и накопленным опытом обеспечивают единый рабочий процесс для каждого проекта, оптимизируя работу в рамках всей программы. 

• Стандартизированная система именования в Asana классифицирует проекты по странам и донорам, что позволяет легко находить даже глобальные инициативы.   

Улучшенное управление данными позволяет принимать более взвешенные решения

• Все данные проекта были перенесены из предыдущего инструмента в Asana, чтобы упростить их автоматическое извлечение, очистку и проверку с помощью API Asana и языков программирования, а обработанные данные передаются на панели задач. 

• Благодаря тому, что вся информация о проектах связана с портфелями, у команд есть доступ к аналитике в реальном времени, что позволяет им эффективно планировать и точно отчитываться о результатах перед спонсорами. 

Отчёты, созданные с использованием панелей задач, предоставляют практически полезную аналитику, способствующую принятию более обоснованных решений на уровне программ и проектов.

Asana играет решающую роль в достижении нашей цели — полной систематизации и автоматизации процессов управления проектами, повышении прозрачности в глобальной сети, а также простом создании отчётов и получении информации, необходимой для принятия решений.

Ларисса Фернандес да Силва, глобальный руководитель, WRI Ross Center PPMO (Офис управления программами и проектами)

Повышение устойчивости за счёт превентивного управления рисками

Будучи глобальной организацией, работающей в различных регионах, WRI сталкивается с широким спектром рисков — политических, институциональных, финансовых и других. Эффективное управление этими рисками имеет решающее значение для поддержания устойчивости и выполнения миссии организации. 

Ранее управление рисками предприятия было узко сфокусировано на отслеживании финансовых рисков в электронных таблицах, что приводило к пробелам в прозрачности и планировании. Сегодня комплексный фреймворк управления рисками предприятия (ERM) WRI изменил то, как организация выявляет, оценивает и снижает риски.

WRI стремился упорядочить и стандартизировать выявление, классификацию и информирование о бизнес-рисках. Наши команды по управлению рисками и Asana совместно создали централизованный реестр рисков в Asana… Это помогло нам решить множество проблем — от проверки партнёров до просроченной дебиторской задолженности.

Дон Спенсер, исполняющий обязанности финансового директора

Стандартизированные процессы улучшают отчётность о рисках и реагирование на них

• Стандартизированный реестр рисков, созданный на основе шаблона Asana, обеспечивает единообразие в выявлении, оценке и отчётности о рисках в глобальном масштабе.

• Каждая страна ведёт свой собственный реестр рисков, что позволяет руководителям оценивать риски по регионам.

• Команды могут сравнивать риски по регионам и разрабатывать индивидуальные стратегии реагирования, улучшая глобальное управление рисками. 

• Индивидуальные реестры рисков объединяются в консолидированный портфель реестров рисков, предоставляя руководству чёткое представление о подверженности рискам в масштабах всей организации. 

Нестандартные поля улучшают видимость и понимание рисков 

• В каждом реестре рисков нестандартные поля фиксируют критически важные детали, такие как тип риска, основные условия, области воздействия и стратегия реагирования, что способствует проактивному подходу к управлению рисками.

• Команды также используют эти поля для отслеживания ключевых маркеров риска, например, является ли риск стабильным, улучшается ли он или ухудшается, что помогает им определять и контролировать стратегии реагирования, такие как смягчение, мониторинг или передача риска.

• На основе этих данных команды создают комплексные отчёты о рисках, которые передаются руководству, улучшая понимание последствий рисков и поддерживая разработку стратегий реагирования.

Автоматизация обеспечивает своевременную эскалацию

• Благодаря правилам Asana руководство автоматически получает уведомления, когда критические риски требуют внимания, что сокращает время реагирования и обеспечивает оперативное устранение срочных рисков.  

• Например, когда риск проекта помечается как «институциональный» с помощью шаблона управления рисками проекта в Asana, менеджер по институциональным рискам автоматически получает задачу проверить риск и при необходимости передать его на более высокий уровень, обеспечивая своевременное реагирование. 

Отчёты и панели задач улучшают планирование 

• Панели задач объединяют данные о рисках, поэтому руководители могут быстро оценивать предстоящие и нынешние риски, согласовывать стратегии и эффективно приоритизировать ресурсы.

• Ежеквартальные обзоры теперь используют реестры рисков в качестве основного руководства, позволяя руководителям принимать меры на основе данных, поступающих в реальном времени в Asana, а не устаревших электронных таблиц или неформальных обсуждений.

С помощью нашего реестра рисков в Asana команды могут лучше выявлять риски, получать более чёткое представление о том, как они устраняются, и понимать, что требует внимания. Это способствует развитию культуры, в которой каждый понимает свою ответственность за учёт рисков во всех аспектах нашей работы.

Кемой Либурд-Чоу, руководитель по управлению проектами, операционный отдел

Создание устойчивого будущего с помощью ИИ 

По мере того как WRI продолжает масштабировать свою деятельность и расширять глобальное влияние, Asana останется критически важным инструментом для обеспечения согласованности, эффективности и инноваций в разных командах и регионах. 

Ключевые будущие инициативы включают расширение использования системы управления корпоративными и проектными рисками, в том числе применение автоматизации на основе ИИ от Asana для улучшения оценки рисков и принятия решений. Заглядывая в будущее, WRI предполагает, что функции ИИ в Asana, такие как чат и автоматизированные рабочие процессы, будут играть преобразующую роль в дальнейшей оптимизации рабочих процессов и стимулировании действий. Используя Asana в качестве основной платформы, WRI может выполнять свою миссию по созданию устойчивого будущего — проект за проектом.

Asana станет основой для масштабирования нашей деятельности по всему миру, автоматизации процессов с целью повышения эффективности и обеспечения соответствия работы стратегии и политикам WRI. Использование инструментов Asana на базе ИИ должно обеспечить более разумное управление, анализ и принятие решений, а также снизить административную нагрузку, чтобы наши команды по всему миру могли сосредоточиться на высокорезультативной работе и достижении результатов.

Дон Спенсер, исполняющий обязанности финансового директора