«Очень немногие некоммерческие организации думают о том, как помочь всем работникам лучше выполнять свою работу или как создать благоприятную рабочую среду для людей», — объясняет Джонатан Палмер, исполнительный директор по технологиям в области охраны природы в WCS. «Учитывая ограниченность времени и бюджетов, бывает сложно помочь нашим командам чувствовать себя более счастливыми и раскрепощёнными, хотя они, пожалуй, и являются нашим самым важным ресурсом».

Команда Джонатана в WCS работает более чем со 100 партнёрами, поставщиками и провайдерами, чтобы найти и внедрить лучшие технологические решения для решения самых серьёзных современных проблем в области охраны природы. Когда он заметил, что критически важные проекты подвергаются более высокому риску несоблюдения дедлайнов из-за возросшего спроса и сложности, разрозненной информации, а также «традиционных» подходов к общению и управлению задачами, не масштабирующихся, он решил найти лучший способ совместной работы в WCS. 

Его главной целью было расширить возможности людей в WCS — руководителей программ, разработчиков программного обеспечения, учёных-экологов, зоологов, волонтёров и других заинтересованных сторон. Поэтому Джонатан решил найти инструмент, который позволит улучшить общение и совместную работу, невзирая на организационные границы.

Его команда внедрила Asana, чтобы обеспечить бесперебойное взаимодействие, повысить прозрачность и ответственность, а также отслеживать работу и ресурсы. Благодаря Asana команды WCS работают вместе более эффективно и получают ряд дополнительных преимуществ: у работников появляется больше возможностей для карьерного роста, а доверие сообществ, которым они служат, укрепляется. 

Укрепление доверия с местными сообществами

Одна из команд WCS, работающая в заповеднике Окапи (OWR) в Итури, при поддержке финансируемой ЕС Программы устойчивого управления дикой природой (SWM) сотрудничает с группой международных организаций над снижением уровня отсутствия продовольственной безопасности путём разработки устойчивых решений продовольственных проблем с акцентом на сохранение дикой природы, продовольственную безопасность и разработку политики. Часть их работы выполняется в охраняемых районах, где WCS поддерживает своих правительственных партнёров и других участников в реализации своих программ в 15 странах, включая природный парк Макира на Мадагаскаре и заповедник Окапи в Итури, Демократическая Республика Конго.

Хотя WCS стремится к тому, чтобы все её партнёры, принимающие стороны и сообщества были довольны её работой, жалобы неизбежно возникают. Например, человек может захотеть выразить обеспокоенность по поводу обращения с окружающей средой, своих прав или взаимодействия с ним. «Многие члены сообществ, которым мы помогаем, могут считать, что WCS несёт ответственность, поскольку мы защищаем дикую природу», — объясняет Кэролайн Абид, менеджер программы SWM. 

Поскольку реализация решений в рамках программы SWM на местах зависит от поддержки местного населения, отношения с сообществом имеют решающее значение для успеха её программ. Своевременное и уважительное разрешение жалоб имеет важнейшее значение, поэтому WCS использует Asana для обработки отзывов от сообществ, которым они помогают. 

Любой многонациональной организации нужен способ управления жалобами. Одна жалоба, если с ней не справиться должным образом, может создать огромный организационный риск.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

Раньше WCS использовала бумажные блокноты и электронные таблицы для сбора жалоб и управления ими, а затем отправляла их по электронной почте соответствующему сотруднику. В результате на их рассмотрение могли уходить недели, что ставило под угрозу доверие членов сообщества. Для WCS, которая полагается на сообщества в вопросах размещения и поддержки природоохранных объектов, недовольство участников может означать, что объект находится под угрозой. 

«Мы недостаточно оперативно реагировали на жалобы наших сообществ, поэтому решили улучшить этот процесс с помощью Asana, чтобы всегда отвечать вовремя», — говорит Кэролайн. Использование Asana упрощает подачу жалоб для членов сообщества. Теперь они сообщают о своей проблеме полевому работнику WCS, который затем отправляет её с помощью формы Asana. В результате в специальном проекте создаётся задача Asana со всей информацией, необходимой для быстрого рассмотрения жалоб. 

Asana обеспечивает единый центр для рассмотрения жалоб, устраняя бумажный документооборот и сокращая время, ранее затрачиваемое на их ручную обработку. Это также упрощает направление жалоб нужным людям в WCS для быстрого реагирования, вместо того чтобы передавать их по длинным цепочкам общения, включающим бумажные записки и электронные письма. Как только задача назначается соответствующему исполнителю, у него есть вся информация, необходимая для её выполнения, поскольку все нужные детали включены в заявку. А если жалоба носит конфиденциальный характер, WCS может использовать настройки конфиденциальности в Asana, чтобы ограничить доступ к ней.

С помощью Asana мы повышаем оперативность реагирования на местных объектах, чтобы все жалобы рассматривались быстро.

Кэролайн Абид, менеджер программы SWM в ЕС

Поскольку в Asana жалобы обрабатываются быстрее, местные сообщества чувствуют, что могут сообщать о проблемах по мере их возникновения, и это создаёт благотворный цикл: сообщества остаются вовлечёнными в природоохранную деятельность WCS, а организация продолжает поддерживать сообщества, на территории которых расположены объекты. Эти результаты помогли WCS укрепить доверие, что чрезвычайно важно для способности организации достигать своих амбициозных целей в области охраны природы. 

Предоставление работникам возможности использовать новые возможности 

Отказавшись от электронной почты, команда WCS с помощью Asana смогла преодолеть разобщённость, повысить прозрачность и сделать информацию и возможности в организации доступными для большего числа участников команды. Это создало новый уровень прозрачности, поскольку все задачи и проекты по умолчанию общедоступны внутри команды. Было создано множество возможностей для межфункционального сотрудничества, что было особенно важно во время пандемии COVID-19, когда WCS не могла проводить столько личных встреч. 

Использование Asana оказало на команду эффект, который Джонатан называет «выравниванием». «Выравнивание нашей команды означает максимальное увеличение возможностей для наиболее экономически эффективного выполнения задач», — объясняет он. «Прозрачность, которую обеспечивает Asana, позволяет более молодым и амбициозным членам команд проявлять инициативу, чтобы учиться, брать на себя больше ответственности и расширять сферу своей деятельности». Это примечательно, потому что исторически, в большой организации, возможности часто доставались тем, кто был ближе к штаб-квартире, просто из-за доступности информации и доступа к ней. Благодаря Asana работники теперь лучше видят проекты и могут вносить свой вклад асинхронно, независимо от часового пояса. В результате WCS отмечает более разнообразное участие членов своей команды по всему миру.

Asana помогает всей команде WCS чувствовать, что у них есть возможность участвовать в работе и использовать возможности, о которых они, возможно, раньше не знали. Это также экономит ресурсы, в том числе бюджет на заработную плату, командировки и время на обучение, поскольку позволяет нанимать работников на разных рынках труда, а значит, WCS может эффективно использовать свои бюджеты для достижения большего эффекта. 

Инструмент, который расширяет доступ к информации и позволяет людям использовать возможности, делает WCS более инклюзивной организацией, предоставляя каждому возможность участвовать.

Джонатан Палмер, исполнительный директор, компания Conservation Technology

Выполнение обещаний, когда в центре внимания — люди

WCS делает так много при ограниченных ресурсах, и всё это возможно благодаря людям, поддерживающим организацию, — её сотрудникам и членам сообщества. Используя Asana, WCS прислушивается к участникам своего сообщества и заботится о них, а также предоставляет своим работникам по всему миру доступ к большему количеству возможностей. Эти отрадные результаты помогли организации продвинуться к достижению многих важных целей и повысили вовлечённость людей, которые являются основой её работы.

Благодаря повышенной надёжности процессов и обретённой прозрачности WCS продолжает укреплять доверие внутри организации и за её пределами — это критически важный компонент для защиты территорий, дикой природы и сообществ, которым она служит.