Значительная часть работы любой некоммерческой организации — это сбор средств. В Stand.earth почти 80% усилий по сбору средств направлены на фонды. Директор по развитию Stand.earth Стивен Даннер руководит командой по грантам, которая отвечает за подготовку предложений и презентаций для получения грантов и финансирования организации. Это срочный и требующий внимания к деталям процесс, в котором команде приходится одновременно следить за дедлайнами подачи заявок, соблюдением нормативных требований и длинными списками необходимых документов. А поскольку это некоммерческая организация среднего размера, которая борется за финансирование с крупными организациями, в 10 раз превышающими её по размеру, крайне важно, чтобы заявки подавались до дедлайна и содержали максимально убедительные описательные, финансовые и визуальные материалы. Но по мере того, как к команде присоединялось всё больше людей и появлялось всё больше проектов и возможностей финансирования, у них возникали трудности со следующим:

• Держать всех участников команды в курсе происходящего, поскольку информация была разрозненной

• Подавать заявки вовремя, чтобы уложиться в строгие дедлайны грантов

• Реагировать на срочные возможности и неформальные запросы, которые увеличивали и без того большую нагрузку (более 15 официальных заявок в месяц), поскольку детали ускользали из поля зрения

В результате им потребовалось внедрить централизованную систему управления работой, которая позволила бы всей организации масштабироваться по мере роста.

Поиск единого инструмента для более эффективной совместной работы

Руководство Stand.earth считало, что организация использует слишком много инструментов для управления проектами и нуждается в едином способе совместной работы. Вдобавок к этому разочарованию, из-за отсутствия единого источника достоверной информации в командах не было ответственности и чувства ответственности. Это повлияло на внутреннюю культуру, потому что участники команды не выполняли свои обязанности так, как ожидали руководители, и в командах начали проявляться первые признаки подрыва доверия.

Нам нужно было централизовать работу на одной платформе, потому что каждая команда пользовалась своими инструментами, что приводило к недопониманию и неэффективности.

Централизация всей организации на базе единого инструмента была бы серьёзным проектом, но также оказала бы значительное положительное влияние на планирование, совместную работу и моральный дух. Стивен начал с того, что собрал потребности и требования каждой команды, чтобы получить чёткий набор критериев оценки. Список из тридцати пяти элементов охватывал всё: функционал управления проектами, стоимость, интеграции и автоматизацию, различные представления проектов и доступ гостей.

Затем они собрали рекомендации команды и рассмотрели пятнадцать различных вариантов. После оценки каждого инструмента лидером стала Asana. Она соответствовала всем критериям, необходимым командам, а её простота и интерфейс покорили людей. Помимо функциональности Asana, они смогли получить скидку Asana для некоммерческих организаций.

Готовясь к внедрению Asana, Стивен подготовил учебные материалы для работников, чтобы они научились пользоваться Asana, в том числе записанный тренинг, который теперь обязательно должен посмотреть каждый. Стивен также поделился дополнительными ресурсами, такими как статьи и видео Asana. И наконец, чтобы помочь новым работникам адаптироваться и освоиться, они включают обучение Asana в процесс адаптации новых сотрудников.

Улучшение процессов для привлечения большего финансирования

С помощью Asana Stand.earth оптимизировала рабочие процессы во всей организации. Теперь всей команде проще справляться с работой, которая включает в себя множество совещаний и ожидаемых результатов, сложное управление сроками и чрезвычайно большие объёмы работы.

Стивен и его команда теперь управляют всем процессом управления грантами в Asana. С помощью интеграции Salesforce они могут поддерживать высокий уровень удовлетворённости спонсоров и добиваться большего роста финансирования, гарантируя, что они всегда поддерживают связь со спонсорами. А благодаря шаблонам проектов Стивен может быть уверен, что все результаты соответствуют требованиям. Наконец, совещания их команды проходят быстрее, потому что они могут видеть обязанности каждого и дедлайны в виде «Календарь» команды.

Одна из проблем, с которой Стивен сталкивался до Asana, заключалась в необходимости централизованных каналов общения, которые помогли бы его команде понять, на чём сосредоточиться и что сделать приоритетным. Теперь он составляет трёхмесячные планы работы в Asana со своими непосредственными подчинёнными и создал модель, которой могут пользоваться отдел кадров и другие руководители. В результате все больше ориентированы на результат, имеют ясное представление о желаемых результатах и знают, за что отвечают. Уделяя меньше внимания мелким административным деталям, работники Stand.earth могут больше обсуждать стратегические вопросы. Помимо возможности мыслить стратегически, каждый также может взять работу в свои руки и стать менеджером проекта.

Теперь в нашей команде лучше распределена ответственность, и мы можем вести более стратегические обсуждения в рамках всей организации, а не сосредотачиваться на том, чтобы не упустить из виду мелкие детали.

Стивен и его команда теперь также могут беспрепятственно взаимодействовать со своими внешними партнёрами, такими как подрядчики или дизайнеры, используя Asana. Вместо того чтобы полагаться на электронную почту и общие документы, Стивен может привлекать внешних сотрудников, используя функции конфиденциальности и гостей Asana, без какой-либо дополнительной бумажной работы. Asana экономит его время, избавляя от административных задач, связанных с адаптацией внешних партнёров, и от беспокойства о том, что кто-то может увидеть то, что не должен.

С тех пор как мы повысили эффективность операций с помощью Asana, уровень стресса в организации снизился, а между сотрудниками укрепилось доверие. И нам веселее на работе.

Когда ответственность ведёт к росту и более здоровой планете

Asana не только помогла Stand.earth и команде Стивена повысить ответственность, ориентированность на результат и соблюдение сроков, но и позволила им выявить на 10% больше новых потенциальных клиентов благодаря оптимизации процессов и централизации информации. Благодаря этим потенциальным грантодателям всего за один год они увеличили финансирование на 17%, поскольку их команды по вовлечению инвесторов и поиску потенциальных грантодателей стали более скоординированными. Они могут поддерживать и развивать отношения, а не просто пытаться удержаться на плаву.

Если отвлечься от повседневной работы Стивена и его команды, то они занимаются привлечением финансирования, чтобы оказать огромное влияние на окружающую среду. Обеспечивая ясность на базовом уровне с помощью таких мелочей, как задачи и календари, они могут добиться больших изменений. Точно так же, как мелкие детали в нашей жизни — от стаканчиков для кофе до джинсов — оказывают огромное влияние на окружающую среду, повседневная работа Стивена и его команды имеет огромное значение для выполнения миссии Stand.earth.

С помощью Asana мы можем находить на 10% больше новых потенциальных грантополучателей и добиваться роста финансирования на 17%, поскольку наша работа стала более централизованной, скоординированной и эффективной.