Stand.earth обеспечивает защиту окружающей среды и сбор средств с помощью Asana

В прошлом году было выброшено более шести миллиардов стаканчиков Starbucks, текстильная промышленность израсходовала более 378 миллиардов литров воды, а круизные лайнеры выбросили вдоль европейских берегов почти в десять раз больше оксида серы, чем все автомобили в Европе. Это оказывает огромное воздействие на окружающую среду, но также открывает огромные возможности. Stand.earth — это некоммерческое агентство по защите окружающей среды, которое расширяет возможности корпораций и правительств и побуждает их ставить экологию на первое место. Для них такие вещи, как стаканчики для кофе, круизные лайнеры и джинсы, представляют собой возможность изменить отрасли и свести к минимуму воздействие, которое отдельные лица и корпорации оказывают на окружающую среду. Они работают над повышением осведомлённости, чтобы каждый мог делать более осознанный и экологичный выбор.

Значительная часть работы любой некоммерческой организации — это сбор средств. В Stand.earth почти 80% усилий по сбору средств сосредоточены на фондах. Директор по развитию Stand.earth Стивен Даннер руководит командой по грантам, которая отвечает за подготовку предложений и презентаций для получения грантов и финансирования организации. Это срочный и требующий внимания к деталям процесс, в котором команде приходится учитывать дедлайны подачи заявок, нормативные требования и длинные списки необходимых документов. А поскольку это некоммерческая организация среднего размера, которая борется за финансирование с крупными организациями, в 10 раз превышающими её по размеру, крайне важно, чтобы заявки подавались до дедлайна и содержали максимально убедительные описательные, финансовые и визуальные материалы. Но по мере того, как к команде присоединялось всё больше людей и появлялось всё больше проектов и возможностей финансирования, у них возникали трудности со следующим:

• Держать всех участников команды в курсе происходящего, поскольку информация была разрозненной

• Подавать заявки вовремя, соблюдая строгие дедлайны грантов

• Реагировать на срочные возможности и неформальные запросы, которые увеличивали и без того большую нагрузку (более 15 официальных заявок в месяц), поскольку детали ускользали из поля зрения

В результате им потребовалось внедрить централизованную систему управления работой, которая позволила бы всей организации масштабироваться.

Поиск единого инструмента для более эффективной совместной работы

Руководство Stand.earth считало, что организация использует слишком много инструментов для управления проектами и нуждается в едином способе совместной работы. Вдобавок к этому разочарованию, из-за отсутствия источника достоверной информации у команд не было ответственности и чувства причастности. Это повлияло на внутреннюю культуру, потому что участники команды не выполняли свои обязанности так, как ожидали руководители, и в командах начали проявляться первые признаки подрыва доверия.

We needed to centralize our work into one platform tool because each team was using different tools, which led to miscommunication and inefficiencies.”

Централизация всей организации на базе единого инструмента была бы серьёзным мероприятием, но также оказала бы значительное положительное влияние на планирование, совместную работу и моральный дух. Стивен начал с сбора информации о потребностях и требованиях каждой команды, чтобы получить чёткий набор критериев оценки. Список из тридцати пяти элементов охватывал всё: функционал управления проектами, стоимость, интеграции и автоматизацию, различные представления проектов и доступ гостей.

Затем они собрали рекомендации команды и рассмотрели пятнадцать различных вариантов. После оценки каждого инструмента лидером стала Asana. Она соответствовала всем критериям, необходимым командам, а её простота и интерфейс покорили людей. Помимо функциональности Asana, они смогли получить скидку Asana для некоммерческих организаций.

Во время подготовки к внедрению Asana Стивен подготови�� учебные материалы для работников, чтобы они научились пользоваться Asana, в том числе записанный тренинг, который теперь обязательно должен посмотреть каждый. Стивен также поделился дополнительными ресурсами, такими как статьи и видео Asana. И наконец, чтобы помочь новым работникам адаптироваться и освоиться, они включают обучение Asana в процесс адаптации новых сотрудников.

Совершенствование процессов для привлечения большего финансирования

С помощью Asana Stand.earth оптимизировала рабочие процессы во всей организации. Теперь всей команде проще управлять работой, которая включает в себя множество совещаний и ожидаемых результатов, сложное управление сроками и чрезвычайно большие объёмы работы.

Стивен и его команда теперь управляют своим комплексным процессом управления грантами в Asana. С помощью интеграции Salesforce они могут поддерживать высокий уровень удовлетворённости спонсоров и добиваться большего роста финансирования, гарантируя, что они всегда поддерживают связь со спонсорами. А благодаря шаблонам проектов Стивен может быть уверен, что все результаты соответствуют требованиям. Наконец, совещания их команды проходят быстрее, потому что они могут видеть обязанности и дедлайны каждого в виде «Календарь» команды.

Одной из проблем, с которой Стивен столкнулся до Asana, была потребность в централизованных каналах общения, которые помогли бы его команде понять, на чём сосредоточиться и что сделать приоритетным. Теперь он составляет трёхмесячные планы работы в Asana со своими непосредственными подчинёнными и создал модель, которую могут использовать отдел кадров и другие руководители. В результате все больше ориентированы на результаты, имеют ясное представление о желаемых результатах и знают, за что они отвечают. Уделяя меньше внимания мелким административным деталям, работники Stand.earth могут больше обсуждать стратегические вопросы. Помимо возможности мыслить стратегически, каждый также может взять работу в свои руки и стать менеджером проекта.

We now have better accountability on the team so we can have more strategic conversations across the organization instead of focusing on keeping small details from falling through the cracks.”

Стивен и его команда теперь также могут беспрепятственно взаимодействовать со своими внешними партнёрами, такими как подрядчики или дизайнеры, используя Asana. Вместо того чтобы полагаться на электронную почту и общие документы, Стивен может привлекать внешних сотрудников, используя функции конфиденциальности и гостевого доступа Asana, без какой-либо дополнительной бумажной работы. Asana экономит его время, избавляя от административных задач, связанных с адаптацией внешних партнёров, и от беспокойства о том, что кто-то может увидеть то, что не должен.

Since we’ve improved our operating efficiency with Asana, it’s reduced stress across the organization and has built trust among team members. And we’re having more fun at work.”

Когда ответственность ведёт к росту и более здоровой планете

Asana не только помогла Stand.earth и команде Стивена повысить ответственность, ориентированность на результат и соблюдение сроков, но и позволила им выявить на 10% больше новых потенциальных клиентов, поскольку их процесс оптимизирован, а информация централизована. Благодаря этим потенциальным грантодателям они увеличили финансирование на 17% всего за один год, потому что их команды по вовлечению инвесторов и привлечению потенциальных клиентов стали более скоординированными. Они могут отслеживать и развивать отношения, а не просто пытаться удержаться на плаву.

Если отвлечься от повседневной работы Стивена и его команды, то они занимаются привлечением финансирования, чтобы оказать огромное влияние на окружающую среду. Обеспечивая ясность на базовом уровне с помощью таких мелочей, как задачи и календари, они могут добиться больших изменений. Точно так же, как мелкие детали в нашей жизни оказывают огромное влияние на окружающую среду, от кофейных стаканчиков до джинсов, повседневная работа Стивена и его команды оказывает огромное влияние на то, как Stand.earth выполняет свою миссию.

With Asana, we’re able to identify 10% more new grant prospects and achieve 17% funding growth because our work is more centralized, coordinated, and efficient.”