Фонд «Дорога вместе» (Солт-Лейк-Сити) с помощью Asana обрабатывает на 25% больше заявок на гранты и повышает влияние на сообщество

В 2013 году молодая женщина по имени Нур и её семья покинули свой дом и родственников в Сирии, чтобы найти убежище и лучшую жизнь в Юте. Они не говорили по-английски и не имели денег. С помощью фонда United Way of Salt Lake (UWSL) Нур поступила в общественную школу UWSL, выучила английский язык и получила наставника, который помогал ей в учёбе в старших классах. В 2018 году она окончила среднюю школу и теперь откладывает деньги на колледж и занимается волонтёрством в UWSL.

«Если хочешь идти быстро, иди один. Если хочешь идти далеко, иди вместе» — эта фраза красуется на сайте фонда United Way of Salt Lake как напоминание о том, что с помощью партнёров и сообщества они могут помочь тысячам таких людей, как Нур, в своём регионе. Работая с партнёрами и волонтёрами над улучшением образовательных возможностей и жизненных перспектив нуждающихся, UWSL помогает сотням тысяч людей, таких как Нур, достичь новых высот в образовании.

Билл Крим, генеральный директор организации, следит за показателями высокого уровня, такими как база доноров и корпоративная культура, в то время как члены его команды — Кэти Шумейкер, менеджер по грантам, Эми Аренс Терпстра, вице-президент по партнерствам для коллективного воздействия, Луис Миранда, директор по развитию способностей, и Кортни Дин, менеджер по вовлеченности волонтеров — управляют программами в рамках всей организации.

По мере того как за последние несколько лет команда UWSL росла, расширялся и объём её работы. Они привлекли больше волонтёров, провели больше мероприятий, наладили больше партнёрских отношений и создали программы наставничества и сообщества в районе Солт-Лейк-Сити. Вся эта дополнительная работа и новые участники команды привели к ощущению хаоса среди работников, а также к тому, что Билл называет «потоком электронных писем». Работа во всей организации была разрозненной и разобщённой, что приводило к отсутствию прозрачности в отношении того, чем занимаются работники, и затрудняло обмен знаниями. Билл признал, что это не самый оптимальный способ работы для достижения целей, поэтому он решил найти способ повысить эффективность работы организации.

Поиск решения

Будучи одержимым идеей найти лучший способ работы, Билл начал искать решение для управления работой. Он нашёл Asana и протестировал её со своим помощником, а затем с более крупной командой. В итоге он выбрал Asana, потому что это было лучшее решение, отвечающее его критериям:

• Она была проста и удобна в использовании

• Функция общения была встроена, поэтому команда могла отказаться от электронной почты

• Она интегрируется с другими инструментами, которые они используют, такими как Google Диск, Outlook и Slack

• Доступ к работе можно получить с любого устройства через мобильное приложение

После того как он протестировал Asana с командой, UWSL начала внедрять её во всей организации. Они определили опытных пользователей, которые будут проводить обучение, стремясь, чтобы в каждой команде был свой чемпион. Чтобы помочь новым сотрудникам быстрее освоиться, они также включили обучение Asana в процесс адаптации и обратились к команде сопровождения клиентов Asana с просьбой провести несколько тренингов.

With Asana, our whole organization is so collaborative. It's broken down silos between teams and projects, helping people realize where they fit into the larger scope.”

Продвижение работы вперёд — для своей команды и своего сообщества

Команда UWSL отметила множество преимуществ с момента внедрения Asana во всей организации, в том числе обработку большего количества заявок на гранты и сокращение времени на рутинные задачи. Вот как это происходит:

• Каждый участник команды знает, как его работа способствует достижению целей организации: отслеживая приоритеты команды, а также цели отделов и организации в Asana, каждый видит, как его работа вносит вклад в общую картину.

• Процессы для крупных инициатив, таких как заявки на гранты, оптимизированы: использование шаблонов позволяет команде обрабатывать н�� 25% больше заявок на гранты и подавать заявки на ещё более крупные гранты, поскольку они знают, что ни один этап не ускользнёт из поля зрения.

With Asana, we can submit 25% more grant applications each year and are able to apply for larger grants that impact the work we do in a more meaningful way.”

• Они могут предоставить больше возможностей для волонтёрства своему сообществу и партнёрам: управление заявками волонтёров с помощью формы Google помогает команде более эффективно подбирать людей для своих инициатив за счёт автоматизации процесса управления волонтёрами.

• Процесс найма стал более коллаборативным: отслеживание процесса найма в Asana делает этапы процесса понятными, потому что каждый этап описан в проекте, и все участники процесса могут следить за кандидатами.

• У всех есть ясность в отношении обязанностей: при использовании Asana для управления внутренними совещаниями задачи назначаются в реальном времени, поэтому следующие шаги понятны.

I love the clarity of expectation that Asana brings to the work we do. It makes us better communicators about how we drive work forward.”

Развитие для лучшего служения своему сообществу

UWSL постоянно развивается, чтобы расширить своё влияние и охват, и ищет новые способы создания более значимых партнёрств и изменения своего сообщества к лучшему. В основе их деятельности лежит вовлечённая команда и стабильный поток финансирования для успешных инициатив. Без этих двух элементов их работа была бы невозможна. Для UWSL Asana играет решающую роль в поддержании вовлечённости работников, чётком распределении обязанностей, предоставлении им возможностей для привлечения большего финансирования и, в конечном счёте, в повышении уровня образования в их сообществе.

In complex organizations, you need some way to keep everybody on the same page. When you let silos develop because there's no organization-wide view into what's going on—that's the worst possible way of working. Asana gives us a single platform across every team to share work, to communicate, and to follow up with each other.”