«Если хочешь идти быстро, иди один. Если хотите идти далеко, идите вместе» — эта фраза размещена на сайте фонда United Way of Salt Lake в качестве напоминания о том, что благодаря партнёрам и сообществу они могут помочь тысячам таких людей, как Нур, в своём регионе. Работая с партнёрами и волонтёрами над улучшением возможностей для получения образования и жизненных перспектив нуждающихся, UWSL помогает сотням тысяч людей, таких как Нур, достигать новых высот в образовании.

Билл Крим, генеральный директор организации, следит за общими показателями, такими как база доноров и корпоративная культура, в то время как члены его команды — Кэти Шумейкер, менеджер по грантам, Эми Аренс Терпстра, вице-президент по партнёрствам для коллективного воздействия, Луис Миранда, директор по развитию способностей, и Кортни Дин, менеджер по вовлеченности волонтёров — управляют программами в рамках всей организации.

По мере роста команды UWSL за последние несколько лет организация также расширила сферу своей деятельности. Они привлекли больше волонтёров, провели больше мероприятий, наладили сотрудничество с большим количеством партнёров и создали программы наставничества и сообщества в районе Солт-Лейк-Сити. Всё это — дополнительная работа и новые участники команды — привело к ощущению хаоса среди работников, а также к тому, что Билл называет «потоком электронных писем». Работа во всей организации была разрозненной и разобщённой, что приводило к отсутствию прозрачности в отношении того, чем занимаются работники, и затрудняло обмен знаниями. Билл признал, что это не самый оптимальный способ работы для достижения целей, поэтому он решил найти способ повысить эффективность работы организации.

Поиск решения

Будучи одержимым идеей найти лучший способ работы, Билл начал искать решение для управления работой. Он нашёл Asana и протестировал её со своим помощником, а затем с более крупной командой. В итоге он выбрал Asana, потому что это было лучшее решение, отвечающее его критериям:

• Она была проста и удобна в использовании

• Встроенная функция общения позволила команде отказаться от электронной почты

• Оно интегрируется с другими инструментами, которые они используют, такими как Google Диск, Outlook и Slack

• Доступ к работе можно получить с любого устройства через мобильное приложение

После тестирования с командой UWSL начала внедрять Asana во всей организации. Они определили опытных пользователей, которые будут проводить обучение, стремясь, чтобы в каждой команде был свой чемпион. Чтобы помочь новым сотрудникам быстрее освоиться, они также включили обучение Asana в процесс адаптации и обратились к отделу сопровождения клиентов Asana с просьбой провести несколько тренингов.

Благодаря Asana вся наша организация функционирует по принципу совместной работы. Мы устранили разрозненность команд и проектов и помогли людям понять, какой вклад они вносят в общее дело.

Кэти Шумейкер, менеджер по грантам

Продвижение работы вперёд — для своей команды и своего сообщества

После внедрения Asana во всей организации команда UWSL отметила множество преимуществ, в том числе увеличение количества обрабатываемых заявок на гранты и сокращение времени на рутинные задачи. Вот как это происходит:

• Каждый участник команды знает, как его работа способствует достижению целей организации: отслеживая приоритеты команды, а также цели отделов и организации в Asana, каждый видит, как его работа вносит вклад в общую картину.

• Процессы для крупных инициатив, таких как заявки на гранты, оптимизированы: использование шаблонов позволяет команде обрабатывать на 25% больше заявок на гранты и подавать заявки на ещё более крупные гранты, поскольку они знают, что ни один этап не ускользнёт из поля зрения.

Благодаря Asana мы можем ежегодно подавать на 25% больше заявок на гранты и претендовать на более крупные гранты, которые оказывают более существенное влияние на нашу работу.

Кэти Шумейкер, менеджер по грантам

• Они могут предоставить больше возможностей для волонтёрской работы своему сообществу и партнёрам: управление заявками от волонтёров с помощью формы Google помогает команде более эффективно подбирать людей для своих инициатив за счёт автоматизации процесса управления волонтёрами.

• Процесс найма стал более коллаборативным: отслеживание процесса найма в Asana делает этапы процесса понятными, потому что каждый этап описан в проекте, и все участники процесса могут следить за кандидатами.

• У всех есть ясное представление об обязанностях: при использовании Asana для управления внутренними совещаниями задачи назначаются в реальном времени, поэтому следующие шаги очевидны.

Мне нравится ясность ожиданий, которую Asana привносит в нашу работу. Это позволяет нам лучше информировать друг друга о том, как мы продвигаем работу.

Эми Аренс Терпстра, вице-президент по партнёрским программам коллективного воздействия

Развитие для лучшего служения своему сообществу

UWSL постоянно развивается, чтобы расширить своё влияние и охват, и непрерывно ищет новые способы создания более значимых партнёрств и изменения своего сообщества к лучшему. В основе их деятельности лежит вовлечённая команда и стабильный поток финансирования для успешных инициатив. Без этих двух элементов их работа была бы невозможна. Для UWSL Asana играет решающую роль в поддержании вовлечённости работников, чётком распределении обязанностей, поиске более крупных возможностей финансирования и, в конечном счёте, в повышении уровня образования в сообществе.

В сложных организациях необходим способ держать всех в курсе происходящего. Когда вы позволяете разрастаться разобщённости из-за отсутствия общеорганизационного представления о происходящем, это худший из возможных способов работы. Asana предоставляет нам единую платформу для всех команд, чтобы делиться работой, общаться и поддерживать связь друг с другом.