«Если хочешь идти быстро, иди один. Если хотите идти далеко, идите вместе» — эта фраза размещена на сайте фонда United Way of Salt Lake в качестве напоминания о том, что благодаря партнёрам и сообществу они могут помочь тысячам таких людей, как Нур, в своём регионе. Работая с партнёрами и волонтёрами над улучшением образовательных возможностей и жизненных перспектив нуждающихся, UWSL помогает сотням тысяч людей, таких как Нур, достигать новых высот в образовании.

Билл Крим, генеральный директор организации, следит за общими показателями, такими как база доноров и корпоративная культура, в то время как члены его команды — Кэти Шумейкер, менеджер по грантам, Эми Аренс Терпстра, вице-президент по партнерствам коллективного воздействия, Луис Миранда, директор по развитию потенциала, и Кортни Дин, менеджер по вовлеченности волонтеров — управляют программами в рамках всей организации.

По мере роста команды UWSL за последние несколько лет организация также расширила сферу своей деятельности. Они привлекли больше волонтёров, провели больше мероприятий, наладили больше партнёрских отношений и создали программы наставничества и сообщества в районе Солт-Лейк-Сити. Вся эта дополнительная работа и новые участники команды привели к ощущению хаоса среди работников, а также к тому, что Билл называет «потоком электронных писем». Работа во всей организации была разрозненной и разобщённой, что приводило к отсутствию прозрачности в отношении того, чем занимаются работники, и затрудняло обмен знаниями. Билл признал, что это не самый оптимальный способ работы для достижения целей, поэтому он решил найти способ повысить эффективность работы организации.

Поиск решения

Будучи одержимым идеей найти лучший способ работы, Билл начал искать решение для управления работой. Он нашёл Asana и протестировал её со своим помощником, а затем с более крупной командой. В итоге он выбрал Asana, потому что это было лучшее решение, отвечавшее его критериям:

• Она была проста и удобна в использовании

• Функция общения была встроена, поэтому команда могла отказаться от электронной почты

• Она интегрируется с другими инструментами, которые они используют, такими как Google Диск, Outlook и Slack

• Доступ к работе можно получить с любого устройства через мобильное приложение

После того как он протестировал Asana с командой, UWSL начала внедрять её во всей организации. Они определили опытных пользователей для проведения обучения, стремясь иметь чемпиона в каждой команде. Чтобы помочь новым сотрудникам быстрее освоиться, они также включили обучение Asana в процесс адаптации и обратились к команде сопровождения клиентов Asana для проведения некоторых тренингов.

Благодаря Asana вся наша организация функционирует по принципу совместной работы. Мы устранили разрозненность команд и проектов и помогли людям понять, какой вклад они вносят в общее дело.

Кэти Шумейкер, менеджер по грантам

Продвижение работы вперёд — для своей команды и своего сообщества

Команда UWSL отметила множество преимуществ с момента внедрения Asana во всей организации, в том числе обработку большего количества заявок на гранты и сокращение времени на рутинные задачи. Вот как это происходит:

• Каждый участник команды знает, как его работа способствует достижению целей организации: отслеживая приоритеты команды, а также цели отделов и организации в Asana, каждый видит, как его работа вносит вклад в общую картину.

• Процессы для крупных инициатив, таких как заявки на гранты, оптимизированы: использование шаблонов позволяет команде обрабатывать на 25% больше заявок на гранты и подавать заявки на ещё более крупные гранты, поскольку они знают, что ни один этап не ускользнёт из поля зрения.

С помощью Asana мы можем ежегодно подавать на 25% больше заявок на гранты и претендовать на более крупные гранты, которые оказывают более существенное влияние на нашу работу.

Кэти Шумейкер, менеджер по грантам

• Они могут предоставить больше возможностей для волонтёрства своему сообществу и партнёрам: управление заявками волонтёров с помощью формы Google помогает команде более эффективно подбирать людей для своих инициатив за счёт автоматизации процесса управления волонтёрами.

• Процесс найма стал более коллаборативным: отслеживание процесса найма в Asana делает этапы процесса понятными, потому что каждый этап описан в проекте, и все участники процесса могут следить за кандидатами.

• У всех есть ясность в отношении обязанностей: при использовании Asana для управления внутренними совещаниями задачи назначаются в реальном времени, поэтому следующие шаги понятны.

Мне нравится ясность ожиданий, которую Asana привносит в нашу работу. Это позволяет нам лучше информировать друг друга о том, как мы продвигаем работу вперёд.

Эми Аренс Терпстра, вице-президент по партнерским программам коллективного воздействия

Развитие для лучшего служения своему сообществу

UWSL постоянно развивается, чтобы расширить своё влияние и охват, и ищет новые способы создания более значимых партнёрств и изменения своего сообщества к лучшему. В основе их деятельности лежит вовлечённая команда и стабильный поток финансирования для успешных инициатив. Без этих двух элементов их работа была бы невозможна. Для UWSL Asana играет решающую роль в поддержании вовлечённости работников, чётком распределении обязанностей, предоставлении им возможностей для привлечения большего финансирования и, в конечном счёте, в повышении уровня образования в их сообществе.

В сложных организациях необходим способ держать всех в курсе происходящего. Когда вы позволяете разрастаться разобщённости из-за отсутствия общеорганизационного представления о происходящем, это худший из возможных способов работы. Asana предоставляет нам единую платформу для всех команд, где мы можем делиться работой, обмениваться информацией и поддерживать связь друг с другом.