Сегодня The Trevor Project — крупнейшая в мире организация по предотвращению самоубийств и охране психического здоровья молодых людей из сообщества ЛГБТК, предоставляющая бесплатные и конфиденциальные консультации по телефону, в чате и текстовыми сообщениями, а также безопасную социальную сеть под названием TrevorSpace. Удостоенная наград команда Trevor реализует инновационные исследовательские, образовательные и правозащитные программы для решения кризиса общественного здравоохранения, связанного с самоубийствами среди молодёжи ЛГБТК, и сотрудничает со знаменитостями, такими как Lil Nas X и Джанель Моне, чтобы повышать осведомлённость о своих услугах и отправлять послания любви и поддержки молодым людям ЛГБТК, чтобы они чувствовали себя в безопасности и имели больше возможностей. 

Дэвид Б. (местоимения: они/он) — старший менеджер специальных проектов в The Trevor Project, и его команда управляет стратегическими межфункциональными инициативами организации, такими как обновление бренда Trevor и международная экспансия услуг, начиная с Мексики. Поскольку эти проекты в значительной степени межфункциональные, а до Asana разные команды по-разному управляли своей работой, раньше требовались дополнительные усилия, чтобы собирать обновления статуса и видеть инициативы на высоком уровне.

Дэвид и его коллеги хотели больше аналитики и прозрачности в масштабах всей организации. Это было особенно важно, поскольку за последние три года команда The Trevor Project значительно выросла.

Мы хотели смягчить проблемы, связанные с ростом команд, а также с усилением их взаимодействия и межфункциональности. Это привело нас к поиску единой платформы, на которой все сотрудники организации могли бы управлять своей работой, обеспечивая централизованную структуру и системный подход к запуску и ведению проектов.

Дэвид Б., старший менеджер специальных проектов

Они начали искать платформу для управления работой, чтобы объединить отделы, создать внутреннюю инфраструктуру в преддверии будущего роста и обеспечить возможность предоставления высококачественных услуг большему числу сообществ по всему миру. 

Платформа для всех команд с разными способами работы

Команде требовалась единая платформа, на которой вся организация могла бы совместно работать над проектами, отслеживать важные этапы и вести отчётность о ходе работ. Дэвид говорит: «Мы искали масштабируемость, возможности совместной работы, простоту использования и интеграцию с системами, которыми мы уже пользовались, такими как Okta, Slack, Jira и Google Workspace». 

Они оценили несколько инструментов, сузив выбор до Asana и ещё одной платформы. Им понравилось, что представления в виде хронологии, доски, списка и календаря в Asana подходят для команд с разными стилями управления работой, обеспечивая гибкость и при этом объединяя организацию. 

В конечном итоге The Trevor Project выбрал Asana, потому что эта платформа лучше всего соответствовала потребностям организации. «Что особенно выделялось, так это количество функций в Asana по сравнению с другими платформами», — говорит Дэвид.

Внедрение стандартов управления проектами на основе Asana

Внедрение Asana шло параллельно с запуском The Trevor Project набора внутренних стандартов управления проектами. «Мы использовали Asana в качестве ориентира для разработанного нами процесса управления проектами», — говорит Дэвид. Чтобы помочь работникам освоить новую систему, они предложили руководство с инструкциями, виртуальные тренинги в режиме реального времени для общения с каждой командой и два асинхронных тренинга по новым стандартам управления проектами и тому, как использовать Asana в этом новом фреймворке. 

По мере нашего роста Asana помогает нам укреплять процессы управления проектами, чтобы сотрудники могли систематически следовать этим стандартам.

Дэвид Б., старший менеджер специальных проектов

Определив гибкий, но единый способ работы во всей организации, The Trevor Project опередила проблемы, связанные с ростом, и направила команды на путь продуктивности. Исследование каталога «Anatomy of Work» показало, что в более крупных компаниях процессы сложнее, чем в небольших организациях, и поэтому они чаще упускают из виду действия и обновления.

Большие команды также тратят больше времени на «работу по организации работы», которая описывает все задачи по координации, связанные с важной и стратегической работой. Благодаря внедрённым системам The Trevor Project смогла расшириться и при этом сохранить маневренность и сплочённость команды.

Более года работы сэкономлено с помощью Asana

Сегодня The Trevor Project управляет многими своими проектами в Asana, экономя примерно 348 рабочих дней в год, которые в противном случае были бы потрачены на координацию. Это эквивалентно 70 неделям или более чем одному году работы работника на полную ставку. Эта оценка экономии времени основана на исследовании, проведённом Asana среди своих клиентов, и других сторонних исследованиях, посвящённых времени, которое работники тратят на такие обычные действия, как поиск информации, переключение между контекстами и переключение между приложениями, когда они не используют платформу для управления работой. А для The Trevor Project, чьим главным приоритетом является поддержка молодых людей из сообщества ЛГБТК, переживающих кризис, экономия времени имеет решающее значение. Когда вы управляете организацией по предотвращению самоубийств, каждая секунда имеет значение.

Asana обеспечивает прозрачность хода выполнения всех проектов и показывает, как они ведут к результату. Раньше управление проектами и отчётность по ним осуществлялись по-разному, а наличие стандарта упрощает эту задачу.

Дэвид Б., старший менеджер специальных проектов

Эта экономия времени достигается благодаря таким функциям Asana, как формы, которые помогают сотрудникам фиксировать внутренние и внешние запросы и быстро начинать работу, что позволяет высвободить 244 рабочих дня в год. Ежемесячно во всей организации подаётся более 650 форм. Правила автоматизируют действия и уведомления: в среднем 8770 автоматизированных действий в месяц в The Trevor Project позволяют экономить 36 рабочих дней в год.

Команды также публикуют более 1600 комментариев в месяц, что позволяет избежать ненужных электронных писем и переключения контекста за счёт централизации общения в одном месте. Это экономит 43 рабочих дня и объединяет участников команды и внешних поставщиков, где бы они ни находились. 

Команда специальных проектов

Команда Дэвида по специальным проектам, состоящая из 12 человек, управляет всеми инициативами в Asana, организуя их по уровням в зависимости от финансирования и заинтересованных сторон. Когда они запускают проект в Asana, они прикрепляют бриф и создают разделы в проекте, чтобы представить различные рабочие процессы с важными этапами. 

Задачи в рабочем процессе содержат инструкции в поле описания, что упрощает начало работы, поэтому, как только задачи назначаются исполнителю, он может приступить к их выполнению. По завершении задачи Asana уведомляет участников команды в канале проекта Slack с помощью интеграции Slack, чтобы следующий исполнитель мог быстро принять эстафету. 

И Дэвид наконец получает прозрачность в масштабах всей организации: он контролирует ход работ по всем проектам с помощью портфелей Asana и имеет единое место для взаимодействия с людьми из разных команд. 

Дэвид говорит: «Во время обновления бренда мы пригласили нашего внешнего поставщика в Asana, чтобы он проверил работу и отслеживал исследования. Возможность сотрудничать таким образом как внутри организации, так и за её пределами позволила нам создать конечный продукт, который будет понятен молодым людям».

Команда корпоративных партнёрств

The Trevor Project сотрудничает с компаниями из различных отраслей, чтобы продвигать миссию Trevor по предотвращению самоубийств среди молодёжи из сообщества ЛГБТК. Впоследствии команда корпоративных партнёрств работает межфункционально внутри организации, чтобы обеспечить выполнение партнёрских задач, и, как правило, фиксирует это в Asana в качестве источника достоверной информации. 

Когда мы реализуем партнёрские проекты, мы используем шаблоны, чтобы упростить работу, следуя стандартному процессу от начала до конца.

Лия К. (местоимения: она/её), менеджер по корпоративному партнерству

Когда партнёрство подтверждено, команда использует шаблон «Корпоративное партнёрство» в Asana для создания нового проекта. В разделе обзора проекта они размещают бриф с перечнем необходимых результатов партнёрства, чтобы назначенный менеджер кампании мог вникнуть в ситуацию. После этого они используют проект для организации и заполнения з��дач для поручений, а также при необходимости определяют график обратного планирования на основе даты запуска.

Задачи организованы в различные разделы проекта, такие как «Логистика» и «Вовлеченность работников», что позволяет менеджеру кампании, менеджеру по партнёрству и другим внутренним заинтересованным лицам предоставлять обратную связь и материалы в рамках проекта Asana, чтобы всю работу и документы было легко найти. Команда корпоративных партнёрств также использует формы для управления запросами от внутренних команд и партнёров.

Команда маркетинга

Команда маркетинга, состоящая из семи человек, повышает осведомленность и стимулирует вовлеченность с помощью инициатив, в которых могут участвовать до 30 заинтересованных сторон по всей организации. Менеджер кампании, назначенный на новую программу, руководит ей от начала до конца, запуская её в Asana с помощью шаблона — помимо шаблона для партнёрств, есть ещё шаблон для инициатив, принадлежащих Trevor. 

В новом проекте содержится бриф и все задачи по реализации, чтобы не забыть ни об одном шаге, а также документы, такие как ссылки на предварительные просмотры электронных писем и публикации в соцсетях. Каждую неделю менеджеры проекта используют обновления статуса Asana, чтобы информировать команду, что позволяет избежать совещания и нескольких электронных писем.

Менеджер кампаний Элиз М. (местоимения: она/её) говорит: «Обмен знаниями в моей команде был для нас областью роста. С помощью Asana я могу с первого взгляда видеть, что происходит [в моих проектах], и это экономит время людей, которым не нужно рассказывать мне о своих индивидуальных рабочих потоках».

Отдел маркетинга использует портфели для отслеживания статуса всех текущих маркетинговых кампаний, организованных по уровню приоритета. «Недавно мы заметили несколько задержек в кампании, — говорит Элиз. — «Asana помогла нам отметить это и начать совместное обсуждение, чтобы решить проблему на упреждение».

Asana позволяет сосредоточиться на более крупных целях, а не на мелких деталях, например, на отсутствующем ресурсе.

Элиз М., менеджер кампании

Сплочённая команда, которая эффективно работает над решением глобального кризиса общественного здравоохранения, связанного с самоубийствами среди ЛГБТК-молодёжи 

The Trevor Project успешно внедрил новый стандарт управления проектами с помощью Asana. Их процессы служат ориентирами для предоставления качественных услуг по мере роста, а многочисленные новые участники команды могут быстрее брать на себя ответственность за проекты, поскольку исторический контекст в Asana позволяет им быстро адаптироваться.

Благодаря Asana нам не нужно заново изобретать велосипед для каждого проекта, который мы реализуем. Это даёт намного больше времени на вдохновение или реализацию более амбициозного проекта.

Элиз М., менеджер кампании

Эта внутренняя инфраструктура сократила объём административной работы и помогла сотрудникам сосредоточить усилия на деятельности, оказывающей наибольшее влияние на сообщество. Элиз говорит: «Здесь так много потрясающих, увлечённых людей, готовых помочь. Но при большом количестве идей бывает трудно определить ответственность — и Asana делает это за нас. Мы знаем, кто реализует проект и кто принимает решения». 

Теперь, когда The Trevor Project заложил прочный фундамент для продуктивности и межкомандного взаимодействия, он может предоставлять больше жизненно важных услуг молодым людям в США и за рубежом. Идея, которая началась с номера телефона на экране телевизора, превратилась в ведущую организацию по защите прав и мощную силу, помогающую ЛГБТК-молодёжи чувствовать себя в безопасности и принятой такой, какая она есть, чтобы они могли мечтать о светлом будущем.