Платформа для оптимизации рабочих процессов и сокращения количества электронных писем

Когда Элли присоединилась к команде в 2018 году, поиск нового решения для управления работой уже велся. Организации требовалась платформа для поддержки глобально распределённой команды и оптимизации повторяющихся рабочих процессов. В то время все команды, включая отдел маркетинга, команду по реализации программ и команду по качеству программ, полагались на электронную почту и встречи — их было очень много — для управления всем: от маркетинговых кампаний до реализации программ по водоснабжению, санитарии и гигиене. Из-за электронной почты координация усилий и поиск файлов стали отнимать много времени, и работа часто упускалась из виду.

Как только Lifewater выбрала Asana в качестве платформы для управления работой, организация собрала межфункциональную команду по внедрению, чтобы обсудить этапы развёртывания и создать документацию для работников о том, как использовать этот инструмент. Например, на первом этапе работникам было предложено каждый день проверять «Входящие» в Asana и обновлять свои профили.

До Asana мы пользовались электронной почтой. В ней было мало возможностей, чтобы видеть, чем занимаются другие, и эффективно отслеживать задачи. Требовалось больше времени, чтобы сообщить что-то одному человеку и прийти к решениям.

Зерихун Хайлу, начальник отдела реализации программ

Элли собрала команду, взявшись за первый большой проект — обновление сайта — с помощью Asana. Она создала хронологию проекта, указав, что и в какие сроки необходимо сделать, и приступила к работе. Начав с конкретного проекта, маркетинговая команда научилась пользоваться Asana на практике и увидела результаты с самого начала. С тех пор Элли создала в Asana другие рабочие процессы, такие как проверки креативных материалов и календари публикаций в соцсетях, редакционные календари и календари электронной почты, чтобы перенести все программы своей команды на платформу.

Единый центр для отслеживания работы

Многие команды в Lifewater считают шаблоны проектов полезными для сокращения повторяющихся задач и работы по организации работы. В частности, команда Элли использует шаблоны практически для всех своих рабочих процессов, включая рассылки, кампании, общение и пиар. А с помощью фильтров и правил задачи назначаются людям в соответствии с их ролями, чтобы каждый знал, за что он отвечает.

Мне нравится функционал шаблонов Asana, потому что я могу создать новую кампанию всего за несколько минут и обеспечить всей команде полную прозрачность происходящего.

Элли Уоттс, менеджер по цифровому маркетингу

Когда отделу маркетинга нужно работать с внешним сотрудником, например фрилансером или журналистом, его приглашают в проект в качестве гостя, чтобы общение было централизовано, а ожидания — чёткими. Например, Lifewater сотрудничает с местными журналистами в каждой стране, где работает, чтобы писать и публиковать истории о нуждающихся детях или семьях. Используя Asana, они могут рассказывать о том, как Lifewater помогает человеку или семье, — о так называемых «историях перемен». Для этого они приглашают в проект местных журналистов, делятся материалами, например фотографиями детей или источника воды, и с лёгкостью информируют всех о достигнутом прогрессе. Когда история о нуждающихся превращается в успех, команда Lifewater может с лёгкостью получить доступ к информации и поделиться ею через свои каналы, что способствует дальнейшему росту пожертвований.

Для Лисси и Зерихуна проекты в Asana выглядят немного иначе. Каждый из них работает с региональными менеджерами, которые контролируют реализацию программ Lifewater по водоснабжению и санитарии на местах. Команда Лисси использует Asana для отдельных проектов, таких как оценочные исследования, позволяющие оценить влияние работы Lifewater. Эти проекты могут занимать от шести до девяти месяцев, и они отслеживают каждую задачу, которую необходимо выполнить, в Asana. Они также используют портфели для отслеживания работы в разных проектах, чтобы иметь общее представление о ходе выполнения.

Во время пандемии COVID-19 Asana была критически важна для команды Лисси, поскольку они не могли ездить в страны, где реализуются проекты. Работа в Asana настолько органична, что может даже снизить потребность в поездках — по крайней мере, в их частоте — когда это снова станет безопасно.

В будущем нам, скорее всего, придётся совершать меньше контрольных поездок, потому что мы создали более эффективный процесс общения. Или мы изменим цель этих поездок, поскольку теперь большую часть детального планирования можно выполнять в Asana.

Лисси Бабб, руководитель отдела качества программ

Зерихун курирует все команды, реализующие программы Lifewater, которые находятся в разных странах и часовых поясах. В рамках этой работы Зерихун управляет ежегодными мероприятиями по программам и планированием бюджета в Asana, а также проектированием и строительством водных проектов. Теперь, когда его команда не зависит от электронной почты, он может легко узнать, на каком этапе находятся те или иные проекты и задачи, посмотрев их статус в Asana. Время на общение также сократилось, поскольку ответы не теряются в длинных переписках по электронной почте, а обсуждения задач чаще происходят асинхронно. Текущий статус проекта также публикуется прямо в Asana, поэтому все участники автоматически получают его.

Asana позволяет нашей команде работать более эффективно и лучше взаимодействовать, что напрямую приводит к тому, что с каждым годом всё больше детей, семей и сообществ получают чистую воду и здоровье.

Элли Уоттс, менеджер по цифровому маркетингу

Улучшение общения, совместной работы и эффективности

После внедрения Asana команды работают эффективнее, а процессы в Lifewater протекают более гладко:

• Общение организовано и понятно: ведя все обсуждения в централизованном месте (Asana), организация общается быстрее и эффективнее, невзирая на национальные и международные границы. Asana также помогает им знакомиться с участниками команды в других странах. Используя Asana для объявлений о новых сотрудниках или изменениях в компании, руководители уверены, что информация дойдёт до каждого работника.

• У всех есть доступ к важной информации: благодаря Asana все понимают, что происходит, и имеют необходимую информацию для выполнения своей работы, поскольку вся важная документация и файлы хранятся на платформе. Вместо того чтобы искать обновления, данные или контекст, команды тратят время на выполнение задач и могут держать руку на пульсе, не покидая Asana.

• Команды работают более гибко: при изменении хронологии проекта команды могут корректировать даты и вносить изменения в планы в реальном времени, чтобы работа не задерживалась. Благодаря массовому обновлению дат сдачи всегда ясно, что и к какому сроку должно быть сделано, и ничего не упускается из виду.

В конечном итоге работа всех команд способствует выполнению миссии Lifewater — обеспечению детей и сообществ чистой водой. Повышая эффективность своей повседневной работы, они могут быстрее двигаться к преодолению глобального кризиса в области водоснабжения и санитарии.

Достижение лучших результатов в ближайшие годы

В ближайшие годы отдел маркетинга продолжит улучшать свой веб-сайт и привлекать больше ежемесячных доноров, чтобы добиваться долгосрочных изменений. Команды Лисси и Зерихуна продолжат использовать Asana, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную реализацию своих программ в сообществах, которым они помогают.

С целью дальнейшего сокращения числа детских смертей от болезней, передаваемых через воду, вся команда Lifewater продолжит стремиться к более гибким, эффективным и совместным методам работы, чтобы больше сообществ могли получить чистую воду, здоровье и постоянную надежду.