Неха Гош, Мариэль Мартин и Шани Такер — три участницы команды, работающей над воплощением миссии B Lab в жизнь. Неха работает ИТ-администратором, а также руководителем по продуктам и технологиям, курируя инструменты и технологическую экосистему B Lab, чтобы помочь организации работать эффективнее. Мариэль — специалист B Lab по организации мероприятий. Она занимается проведением мероприятий для компаний, сертифицированных B Corp, внутренних команд и компаний, желающих узнать больше о получении сертификации. А Шани, дизайнер из команды маркетинга, отвечает за соблюдение стандартов креатива и бренда на рынках США и Канады.

Когда Неха пришла в B Lab, она заметила, что команды по всей организации используют множество разных инструментов. Из-за отсутствия единого центра, где участники команд могли бы отслеживать работу, никто не понимал, что на самом деле делается. В результате рабочая нагрузка в разных командах была несбалансированной, работники были перегружены или испытывали разочарование, а процессы становились всё менее эффективными. Например, у Шани уходило на несколько недель больше времени на создание материалов для маркетинговых кампаний, а команда Мариэль не могла поддерживать больше мероприятий. Выступая в роли ИТ-администратора, Неха пришла к выводу, что B Lab необходимо упростить процессы и внедрить единый централизованный инструмент для управления работой.

Удовлетворение потребности в простоте

При поиске инструмента Неха сосредоточилась на трёх основных потребностях:

• Способ оптимизировать рабочие процессы за счёт создания шаблонов проектов, управления планированием спринтов и переноса общения из разрозненных каналов в одно централизованное место.

• Настраиваемые представления позволяют каждому отслеживать свою работу и управлять своими рабочими процессами так, как ему удобно.

• Инструмент для устранения разрозненности между командами, чтобы каждый мог подавать новые запросы на работу другим командам и совместно отслеживать ход выполнения работ. Каждый может понять, над чем и в каком объёме работают участники его команды.

Чтобы выбрать инструмент, Неха и её команда применили подход, напоминающий лабораторный эксперимент: тестирование группами пользователей. После тестирования различных продуктов группы выбрали Asana, поскольку она предоставляет множество представлений, чёткую структуру команды, шаблоны для оптимизации рабочих процессов, онлайн-библиотеку обучающих ресурсов и специальные тарифы для некоммерческих организаций.

В B Lab создали целую мини-культуру вокруг внедрения и распространения Asana, разработав несколько обучающих сессий с учётом рабочих процессов и ролей, а также выявив чемпионов в каждой команде для продвижения передовых практик. Вместе с видео и учебными пособиями чемпионы в B Lab помогли распространить использование Asana по всей организации.

Ключом к тому, чтобы помочь людям увидеть ценность Asana, стало выявление точек интеграции между различными инструментами, которые они используют. Как только они смогли связать с Asana программное обеспечение, предназначенное для конкретных рабочих процессов, они сразу всё поняли.

Неха Гош, служба поддержки и ИТ-администрирование — продукты и технологии

Процессы маркетинга и дизайна стали быстрее и прозрачнее

В рамках межфункциональных проектов, таких как запуски маркетинговых кампаний, команда Шани управляет спринтами и запросами для команд творческих разработок и маркетинга с помощью Asana. Это позволяет сотрудникам видеть статус работы, понимать рабочую нагрузку межфункциональных команд и отправлять свои запросы по различным каналам, таким как Slack или Google Формы. Когда отделы маркетинга и дизайна могут более эффективно работать над спринтами вместе, они быстрее создают кампании и креативные материалы для бренда.

Используя Asana для ответов на запросы, я могу чётко описывать загруженность нашей команды и аргументировать сроки сотрудникам из других отделов.

Шани Такер, графический дизайнер

Оптимизация организации мероприятий позволяет проводить их в 12 раз больше

Управление обширным календарём мероприятий с помощью Asana позволяет Мариэль оптимизировать процессы для всех мероприятий с использованием шаблонов. Это также обеспечивает межфункциональным командам прозрачность в отношении того, какие мероприятия организуют Мариэль и её команда и сколько работы они могут взять на себя. Фактически, благодаря использованию Asana Мариэль удалось увеличить количество мероприятий, организуемых её командой, в двенадцать раз: с одного ежегодного мероприятия до более чем двенадцати мероприятий, которые теперь проводятся для сотрудников, сертифицированных B Corp и сообщества в целом.

С помощью Asana мы перешли от проведения одного ежегодного мероприятия к более чем двенадцати мероприятиям в течение года. Было здорово расширить наши возможности по поддержке вовлеченности сертифицированных корпораций, сообщества и персонала.

Мариэль Мартин, специалист по организации мероприятий

Адаптация с помощью Asana настраивает работников на успех

Адаптация новых сотрудников с помощью Asana позволяет Нехе и всей организации B Lab помогать всем работникам быть в курсе происходящего с первого дня их работы в команде. Новые сотрудники чувствуют себя более желанными и вовлечёнными, а использование Asana обеспечивает им в целом положительный опыт. По словам Нехи и новых сотрудников B Lab, «с Asana весь процесс кажется более профессиональным и отлаженным».

Внедрение масштабных изменений вместо решения мелких проблем

Как некоммерческая организация, B Lab работает по многим направлениям и стремится решать широкий круг проблем. С помощью Asana они могут лучше упорядочивать свои мысли, концентрироваться на наиболее эффективной работе и выполнять её продуктивно. А с учётом целей на 2020 год — стать более инклюзивной, глобальной организацией — они готовы сосредоточиться на самой важной работе, которую могут выполнить.

Использование Asana позволяет нам сосредоточиться на крупных системах и масштабных изменениях, на которые мы хотим повлиять, вместо того чтобы пытаться решать каждую мелкую проблему.

Шани Такер, графический дизайнер