Nota do editor: fizemos algumas atualizações desde que esta publicação foi publicada. Agora é possível criar tarefas que aguardam outras.
Muitas vezes recebemos a pergunta: “Como posso atribuir uma tarefa a vários responsáveis?”
A resposta é: não é possível. Ter apenas um responsável por tarefa garante que nunca haja dúvidas sobre quem é responsável por concluí-la.
Não raro, essa resposta gera preocupação. Mas essa decisão tem o objetivo de ajudar a sua equipe a fazer mais. Uma parte importante da obtenção de resultados em equipe reside na responsabilidade de cada membro pelo trabalho que está realizando. Sem um único responsável pelas tarefas, grande parte dessa responsabilidade se perde e, consequentemente, a finalização de uma tarefa fica em risco.
Quando ninguém sabe quem está fazendo o quê, e quando alguém não se sente responsável por levar o trabalho adiante, o trabalho pode não acontecer.
Digamos que haja dois responsáveis por uma tarefa: uma pessoa pode pensar que a outra está cuidando dela, e vice-versa. O trabalho pode nunca ser feito e, pior ainda, pode começar o jogo de culpa. Quando ninguém sabe quem está fazendo o quê, e quando alguém não se sente responsável por levar o trabalho adiante, o trabalho pode não acontecer.
Baseamos o conceito de um único responsável no modelo DRI (indivíduo diretamente responsável) da Apple, que enfatiza a propriedade individual, a responsabilidade e, em última análise, a execução. Quando as responsabilidades são claras e transparentes, todos na equipe podem se sentir pessoalmente responsáveis pela finalização bem-sucedida de um projeto.
Ainda tem dúvidas? Aqui está uma maneira de dividir o trabalho, mas ainda ter apenas um responsável: use um responsável na tarefa principal para que a pessoa seja responsável por garantir que os prazos sejam cumpridos. Em seguida, crie subtarefas e atribua-as a diferentes membros da equipe. Divida as partes do trabalho entre a equipe, mas certifique-se de que alguém esteja à frente para garantir que o trabalho seja concluído.
Quer incluir várias pessoas/potenciais responsáveis em uma tarefa? Basta adicioná-las como seguidores por meio de @menções. Dessa forma, uma pessoa pode optar por reivindicar a propriedade da tarefa, enquanto todos continuarão a receber notificações com novos comentários e atualizações. Ao criar subtarefas para diferentes partes do trabalho, atribuídas a diferentes colegas de equipe, também será possível dividir a responsabilidade e reatribuir a tarefa original a um dos seguidores, o que é facilitado pela atribuição de cópias de tarefas. Uma boa prática é garantir que os proprietários das subtarefas também sejam seguidores da tarefa original.
Para mais dicas práticas sobre como aproveitar a Asana com a sua equipe, acesse o nosso Guia.
