Simplifique a pilha de tecnologia do seu Business com o planejamento de recursos empresariais

Quantos aplicativos você usa em um dia de trabalho comum? Entre aplicativos de comunicação, ferramentas de colaboração e sistemas específicos para funções, o número pode ser maior do que você imagina. Na maioria das pequenas empresas, os trabalhadores alternam entre até seis aplicativos por dia. Para os funcionários de empresas de grande porte, o número chega a nove.

Toda essa alternância de aplicativos acaba por se acumular. Empresas com grandes pilhas de tecnologia veem mais ineficiências de business e menor produtividade. É aí que entra o planejamento de recursos empresariais. 

O que é o planejamento de recursos empresariais?

O planejamento de recursos empresariais (ERP) é o processo de integrar todos os softwares da empresa e aplicativos relacionados aos negócios em uma única plataforma. Por exemplo, a implementação de um ERP pode envolver a fusão do software de gestão de relacionamento com o cliente, das tecnologias de gestão financeira, das ferramentas de RH e de outros sistemas de software críticos para os negócios em um local centralizado. Isso permite que as equipes acessem as ferramentas da empresa em um só lugar, reduzindo as tarefas manuais e aumentando a visibilidade e a colaboração entre as equipes. 

O que o ERP não faz: ele não substitui os seus sistemas de business. Cada departamento ainda pode usar as suas ferramentas preferidas, mas, em vez de existirem em silos, as ferramentas agora existem em um único local. Isso facilita a comunicação entre as equipes dos diferentes departamentos e permite ver o trabalho que está sendo feito ao redor.

Como funciona o planejamento de recursos empresariais?

Você já parou para contar quantos sistemas a sua organização usa? O número pode ser maior do que você imagina. Pense na última vez que você precisou resolver um problema com uma ferramenta: você considerou usar os sistemas existentes ou simplesmente adotou novas tecnologias para resolver o problema? Muitas vezes, as empresas adotam novas tecnologias sem avaliar as ferramentas já existentes ou pensar em como elas funcionam em conjunto. O resultado é uma pilha de tecnologia grande, em silos e cara.

E não há como evitar: quanto mais ferramentas você tiver, maior será o custo para a produtividade. A nossa pesquisa descobriu que a alternância constante entre aplicativos — causada por muitas ferramentas que não funcionam juntas — leva a informações desconectadas, processos duplicados e menos eficiência. Além disso, a alternância de aplicativos faz com que os funcionários trabalhem mais horas, o que pode levar a uma maior rotatividade de funcionários e perda de produtividade.

O planejamento de recursos empresariais combate isso consolidando todos os aplicativos e ferramentas de negócios existentes em uma plataforma centralizada. Quando tudo está em um só lugar, qualquer pessoa na sua organização pode trabalhar a partir desse sistema único e unificado, independentemente da equipe em que esteja. O resultado são processos de negócios simplificados, menos ineficiências e uma comunicação mais fácil. Além disso, o ERP ajuda os seus funcionários a entender melhor como o trabalho deles se conecta às metas de alto nível da organização, o que aumenta o engajamento dos funcionários e leva a um trabalho de alto impacto. 

Exemplo de planejamento de recursos empresariais

Digamos que a sua equipe de engenharia gerencie o fluxo de trabalho em uma ferramenta específica para engenharia, como o Jira. Embora a ferramenta seja perfeita para as necessidades deles, a equipe de Business não está no Jira, o que torna a comunicação entre as equipes manual e difícil de acompanhar. O ERP resolve esse problema centralizando a comunicação em uma única plataforma. 

Como o ERP não substitui as ferramentas existentes, a equipe de engenharia pode continuar usando o Jira, e a equipe de Business pode se conectar e se comunicar efetivamente com eles por meio da plataforma centralizada. Por exemplo, a Asana integra-se a mais de 260 ferramentas, incluindo o Jira, permitindo que você combine ferramentas essenciais aos negócios, simplifique a sua pilha de tecnologia e agilize os fluxos de trabalho interdisciplinares. 

Quais são os benefícios do planejamento de recursos empresariais? 

Alternar entre aplicativos não é apenas uma perda de tempo, é um fator que prejudica a produtividade. A nossa pesquisa constatou que 25 % dos trabalhadores que usam mais de 16 aplicativos disseram que se esquecem de mensagens e coisas a fazer (contra 8 % dos que usam de 1 a 5 aplicativos, e 15 % dos que usam de 6 a 15). Além disso, 23 % desses trabalhadores afirmaram ter a capacidade de atenção reduzida devido à alternância entre os aplicativos.

É aí que o planejamento de recursos empresariais pode ajudar. Ao consolidar o número de ferramentas que a sua organização usa, você pode reduzir o trabalho redundante, minimizar a alternância entre aplicativos e simplificar a colaboração. Outros benefícios do ERP incluem:

• Processos de negócios simplificados. Ao consolidar todas as suas ferramentas de business em uma plataforma centralizada, você pode padronizar e automatizar os principais processos de negócios. Isso dá à sua equipe mais tempo para se concentrar em realizar trabalhos de alto impacto. Na verdade, as empresas podem ganhar 264 horas por ano ao melhorar os processos de negócios. 

• Conecte o trabalho dos funcionários às metas organizacionais. Muitas vezes, os funcionários se sentem desconectados das metas principais e não conseguem conceituar como o seu trabalho se conecta a metas organizacionais mais amplas. Ao monitorar as metas onde o trabalho é realizado, o ERP ajuda os funcionários a ver o seu trabalho no contexto, para que possam priorizar efetivamente o trabalho que leva a metas importantes. 

• Visibilidade em tempo real de projetos e fluxos de trabalho. Com o ERP, toda a sua organização trabalha a partir de uma plataforma centralizada, o que dá aos funcionários maior visibilidade sobre o que outras equipes e colegas estão fazendo e por que esse trabalho é importante.

• Relatórios consolidados e coleta de dados. Quando todo o seu trabalho acontece no mesmo lugar, você pode facilmente extrair dados de qualquer projeto ou equipe. Em vez de reunir manualmente informações de várias fontes, como planilhas e e-mails, você pode usar ferramentas de geração de relatórios e painéis que permitem acessar dados em tempo real. 

• Custos operacionais reduzidos. Consolidar o número de ferramentas na sua pilha de tecnologia não apenas torna o trabalho mais gerenciável, mas também economiza o dinheiro da empresa. O ERP ajuda a auditar as suas ferramentas e eliminar tecnologias desatualizadas ou redundantes, reduzindo os custos operacionais. Além disso, como o ERP se traduz em processos de business simplificados e aumento da produtividade dos funcionários, você pode minimizar as ineficiências que, em última análise, custam tempo e dinheiro à empresa. 

• Melhor colaboração entre as equipes. Um dos aspectos mais desafiadores da comunicação entre várias equipes é a coordenação entre diferentes ferramentas. O ERP resolve isso ao fornecer um único centro de colaboração para todas as comunicações, independentemente da equipe em que você esteja. 

• Melhoria da segurança. A segurança dos dados é uma prioridade para os líderes empresariais, e por um bom motivo. Os ataques cibernéticos podem ter consequências devastadoras para as empresas, incluindo repercussões financeiras e perda da confiança dos clientes. Ao eliminar ferramentas abaixo da média e não verificadas e aproveitar uma plataforma de gestão do trabalho segura, você pode manter os dados seguros e atender aos requisitos de conformidade. 

• Maior produtividade e foco em toda a equipe. Ao simplificar os processos de negócios e automatizar tarefas recorrentes, o ERP reduz o trabalho manual e permite que as equipes se concentrem na produção de trabalhos de alto impacto. Além disso, a consolidação da sua pilha de tecnologia tem um impacto positivo no engajamento: a nossa pesquisa constatou que 17 % das pessoas em empresas afirmam que menos aplicativos melhorariam o seu foco.

• Melhor visibilidade da equipe. O ERP consolida onde o trabalho é feito, dando às equipes maior visibilidade do que está acontecendo ao seu redor e mantendo todos alinhados sobre as metas organizacionais e o progresso do projeto.  

A quem se destina o planejamento de recursos empresariais? 

Qualquer empresa que use várias ferramentas em diferentes departamentos pode se beneficiar do planejamento de recursos empresariais. Embora o ERP seja inegavelmente útil para empresas maiores com pilhas de tecnologia maiores, pequenas empresas e startups que usam ferramentas diversificadas em todos os departamentos também podem se beneficiar da fusão delas em um núcleo de referência. 

Sinais de que a sua empresa deve considerar o ERP:

• A sua empresa está crescendo ou superou processos ou ferramentas antigos. 

• Você tem uma grande pilha de tecnologia espalhada por diferentes departamentos, como finanças, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos, TI, marketing e gestão de projetos. 

• Os sistemas atuais da sua organização não se integram uns com os outros. 

• Os seus funcionários não entendem como o trabalho deles contribui para as metas organizacionais. 

• Você tem visto um aumento nas inconsistências de processos ou nos dados incorretos de relatórios.

• A sua empresa está sofrendo uma perda de produtividade como resultado do excesso de ferramentas e da alternância entre aplicativos. 

• Você depende de sistemas desatualizados ou abaixo da média para comunicação e colaboração, como planilhas e documentos. 

• Você ou a sua equipe gastam muito tempo em tarefas administrativas ou manuais que poderiam ser automatizadas.

Menos ilhas de informação significam menos ineficiências 

Não importa o tamanho da sua empresa, quanto mais tecnologia você usa, mais espaço há para processos redundantes e ineficiências de Business. O planejamento de recursos empresariais simplifica as operações do seu Business ao reunir todas as suas ferramentas e aplicativos em um único local centralizado.