6 dicas para eliminar os silos de negócios
Resumo
As iniciativas de negócios mais importantes são interdisciplinares e envolvem diversos departamentos. Mas, muitas vezes, é difícil para diferentes departamentos trabalharem juntos por causa de silos inadvertidos. Quando cada equipe tem as suas próprias ferramentas e sistemas, é difícil para os membros de diferentes departamentos saber onde e como colaborar.
Para serem mais eficazes e ágeis, é importante que os departamentos pensem consistentemente em como colaboram com outras equipes e em como evitar a formação de silos.
O que são silos em Business?
Um silo nos negócios é quando uma parte do seu negócio está isolada de outras partes da sua empresa. Os silos geralmente se formam naturalmente quando as equipes desenvolvem seus próprios processos e fluxos de trabalho individuais. Os departamentos naturalmente armazenam informações de maneiras diferentes, e isso pode dificultar que os colaboradores cruzados obtenham as informações necessárias para trabalhar em conjunto.
Para desfazer os silos, é preciso incentivar a conexão e permitir que os funcionários se comuniquem da mesma maneira em toda a empresa.
Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes
Neste e-book, você aprende a estruturar a sua organização para impedir a formação de ilhas de conhecimento, acelerar o progresso e manter o alinhamento diante de mudanças.
Por que os silos acontecem?
Os silos geralmente se formam em função das ferramentas que você usa, não das pessoas que as usam. A maioria das ferramentas é organizada no que chamamos de modelo de dados setorizado, que rege como a ferramenta organiza e armazena informações. Essencialmente, essas ferramentas exigem que organizemos as informações em uma relação individual.
O que é um modelo de dados setorizado?
Em um modelo de dados em contêineres, o fluxo de informações reside apenas em um lugar, e é responsabilidade do membro individual da equipe descobrir onde essas informações estão. Embora o modelo de contêiner seja a forma mais comum de organizar e armazenar informações, ele não é propício ao compartilhamento colaborativo. Isso ocorre porque o trabalho não opera em uma relação de um para um, mas de um para muitos. Isso significa que, no trabalho colaborativo, uma informação se conecta a várias equipes, com diferentes metas, em uma variedade de projetos.
Sintomas dos silos
Se você notou falhas de comunicação e idas e vindas constantes entre as suas equipes colaborativas, isso pode ser indicativo de um problema maior. Se não tomarmos cuidado, os silos podem levar a problemas cada vez mais sérios, como:
Atualizações de status e reuniões desnecessárias: se as equipes não conseguem acessar as informações de que precisam, elas sempre precisam se conectar com outras pessoas para obter informações. Isso resulta em mais reuniões, o que deixa menos tempo para os membros da equipe dedicarem a trabalhos importantes que contribuem para atingir as metas de Business.
Trabalho duplicado: quando equipes colaborativas não se comunicam de forma eficaz, há uma chance de que ambas as equipes estejam fazendo o mesmo trabalho. Isso é um desperdício de tempo, energia e recursos que pode custar muito dinheiro à sua empresa.
Competitividade entre equipes: embora uma competição amigável possa ajudar a aumentar a produtividade, a competitividade desnecessária pode levar as equipes a se tornarem antagônicas entre si. Isso pode causar tensão e conflito, o que cria um ambiente de trabalho hostil.
Fundações não escaláveis: se os obstáculos continuarem surgindo por causa dos processos individuais da equipe, é muito provável que os silos departamentais tenham causado esse problema. Se você deseja expandir os fluxos de trabalho, as equipes precisam trabalhar de forma colaborativa e apoiar umas às outras para que ambas tenham uma visão unificada sobre uma iniciativa específica.
6 maneiras de desfragmentar a informação
Para eliminar a fragmentação, é preciso promover uma colaboração interdisciplinar mais eficaz. Apresentamos aqui seis estratégias diferentes para ajudar a desfazer a compartimentalização e incentivar mais colaboração dentro da sua organização.
1. Adote formas transparentes de comunicação
Quando cada equipe usa o seu próprio software, especialmente um software construído dentro de um modelo de dados em contêineres, é quase impossível se comunicar de forma interdisciplinar.
O primeiro passo para eliminar os silos organizacionais é padronizar formas transparentes de comunicação em toda a empresa. Ao implementar tecnologia padronizada ou ferramentas de Business integradas em todos os departamentos, você pode garantir que os membros da equipe saibam onde e como se comunicar de forma eficaz.
Se ainda não o fez, considere implementar uma tecnologia em toda a empresa para promover uma comunicação transparente. Use a gestão de mudanças para instruir a equipe sobre as boas práticas e como usá-las de forma eficaz na empresa.
Usar uma ferramenta centralizada que documenta as principais decisões e informações contextuais do projeto permite que os membros da equipe a consultem rapidamente quando estiverem trabalhando em projetos. Seja implementando novas tecnologias ou padronizando processos em ferramentas existentes, certifique-se de que os membros da equipe saibam onde encontrar as informações de que precisam e como se comunicar com outros membros da equipe, conforme necessário. Ao criar processos para conversas ao vivo e comunicação assíncrona, você pode reduzir o tempo gasto em reuniões e aumentar a produtividade.
Da mesma forma, procure uma tecnologia que conecte projetos e tarefas individuais a metas maiores e abrangentes da empresa. Compartilhar uma meta maior evita que as equipes individuais se concentrem demais nas suas próprias tarefas, em vez de na meta geral.
2. Estabeleça um sistema central de registro
Quando cada equipe tem a sua própria maneira de trabalhar, as informações ficam espalhadas por uma variedade de ferramentas e documentos. Projetos desorganizados podem levar a silos de informação, falhas de comunicação e perda de tempo na busca por informações. A maneira mais fácil de evitar isso é estabelecer um sistema central de registro organizado.
Ao criar esse sistema centralizado de registro, as equipes podem consultar projetos anteriores para ver como progrediram, como os problemas foram resolvidos ou como certas decisões foram tomadas. Isso lhes dá a oportunidade de usar projetos anteriores como inspiração e prevenção. Comece estabelecendo o seu sistema central de registro. Documente qualquer tipo de tomada de decisão, discussão ou conversa em torno de um projeto nesse local centralizado. Usar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana ajuda a economizar o tempo da equipe, que não precisa pedir informações aos membros nem gastar tempo tentando encontrá-las por conta própria. Isso permite que os membros da equipe procurem informações de forma independente e usem projetos anteriores como inspiração, sem precisar se conectar com outros membros da equipe.
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3. Padronize as práticas de comunicação
Estabeleça práticas padrão para as equipes, como a melhor forma de realizar reuniões, enviar mensagens e compartilhar informações com outros membros da equipe. É muito mais fácil para os membros da equipe se entenderem quando todos têm a mesma estrutura de comunicação. Uma ótima maneira de começar é estabelecendo planos de comunicação para novos projetos. Um plano de comunicação descreve como a equipe se comunicará durante um projeto, incluindo como e quando compartilhar informações com as principais partes interessadas. Criar um plano de comunicação é simples: basta decidir sobre os métodos de comunicação, alinhar a frequência das comunicações, identificar os principais interessados e compartilhar o plano de comunicação com todos os membros da equipe.
4. Defina como os membros da equipe interdisciplinar trabalharão juntos
Alguns projetos (como o lançamento de um produto) são iniciativas interdisciplinares pontuais. São projetos com prazo definido que envolvem vários departamentos que trabalham juntos para realizar o trabalho. Embora o trabalho em si seja interdisciplinar, as equipes costumam ser mais tradicionais e em silos, pois o trabalho é segmentado pelo tipo de atividade que precisa ser concluída antes de um prazo específico. É nesse momento que se torna extremamente importante definir como as equipes trabalharão juntas, para que as pessoas em equipes mais tradicionais não voltem a adotar uma mentalidade de silo.
As equipes interdisciplinares são criadas para trabalhar em iniciativas de longo prazo ou processos contínuos. Essas equipes podem ser eficazes se você tiver iniciativas contínuas que exijam interação interdisciplinar frequente, como equipes de mesa de negociações ou de gestão de aquisições. As equipes interdisciplinares podem superar os silos de informação facilmente ao definir como colaborarão umas com as outras, criando processos e fluxos de trabalho em conjunto.
5. Se possível, derrube barreiras físicas
Se a sua equipe trabalha no escritório, considere remover quaisquer barreiras físicas que possam obstruir a comunicação ad hoc. Isso significa adotar planos de piso aberto e adicionar espaço intencional para momentos de colaboração, como espaços comuns além das salas de conferência. Isso ajuda a promover uma comunicação mais natural à medida que as coisas surgem e proporciona uma interação mais orgânica e presencial. Os seus colegas de equipe ficarão mais à vontade uns com os outros e dispostos a conversar mais livremente quando se tratar de assuntos importantes de trabalho.
6. Passem mais tempo juntos (fora do trabalho)
Os membros de uma equipe interdisciplinar podem trabalhar melhor juntos se simplesmente passarem mais tempo uns com os outros fora do trabalho. Almoçar, tomar café ou fazer pausas regulares para caminhar com colaboradores de fora da sua própria equipe. Isso ajudará a fortalecer os laços entre os departamentos e a criar um senso de comunidade e camaradagem dentro da equipe.
Desfaça as compartimentalizações para criar equipes mais eficientes
Incentivar a colaboração entre equipes leva você um passo mais perto de criar uma força de trabalho mais eficiente. Crie oportunidades para que os membros da equipe se concentrem menos nas idas e vindas da gestão de projetos e mais no trabalho importante necessário para atingir as suas metas.
Livre-se do conhecimento fragmentado e incomunicado: otimize a sua estrutura organizacional para fortalecer a colaboração entre as equipes
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