Personalize a sua lista de tarefas: quatro configurações de Minhas tarefas para se adequar ao seu estilo de trabalho

Há um superpoder da Asana bem debaixo do seu nariz, e ele se chama Minhas tarefas. Minhas tarefas é mais do que uma lista de pendências diária. Ela mostra todas as tarefas atribuídas a vocês em um só lugar, independentemente do projeto em que elas se encontram. Isso significa que vocês podem organizar as pendências do seu jeito e garantir que nada fique por fazer. 

Ao dominar as Minhas tarefas, vocês estarão no caminho certo para melhorar o foco, a priorização e a tranquilidade, sabendo que concluíram todas as tarefas e deram o melhor de si. E sabem qual é a melhor parte? As Minhas tarefas são totalmente personalizáveis. Portanto, não importa como vocês preferem trabalhar, há uma maneira de fazer com que as Minhas tarefas funcionem para vocês. 

Para ajudar a começar, descrevemos as melhores configurações de Minhas tarefas, testadas e aprovadas pelos funcionários da Asana, para quatro estilos de trabalho comuns. Então, tudo o que vocês precisam fazer é responder: qual é a sua personalidade no trabalho? 

• O priorizador: você é implacável, eficiente e está sempre em cima do trabalho. 

• O organizador: o seu calendário é o seu melhor amigo.

• O planejador do dia a dia: você se sai melhor lidando com as coisas um dia de cada vez. 

• O colaborador interdisciplinar: as suas responsabilidades são variadas e todas as equipes sabem quem você é.  

Continue lendo para explorar cada estilo com mais detalhes ou combine as dicas para personalizar totalmente a sua lista de pendências. 

Estilo de trabalho: o priorizador

Características principais: você trabalha em muitas tarefas todos os dias e recebe novas atribuições constantemente. Você precisa de uma maneira de priorizar e se concentrar no trabalho de maior impacto, não apenas nas suas tarefas mais recentes. 

Recursos a utilizar: campos personalizados, seções personalizadas, regras, visualização em quadro Kanban

As Minhas tarefas foram criadas para priorização, portanto, há muitas maneiras diferentes de rotular e ordenar o seu trabalho. Aqui estão algumas maneiras de começar.

• Rotule as tarefas por prioridade com campos personalizados. Para priorizar de forma eficaz, é preciso manter a organização. Crie campos personalizados especiais em Minhas tarefas para rotular as tarefas recebidas, como “P0”, “P1” ou “P2”. 

• Ordene as tarefas em seções personalizadas de acordo com a prioridade. É tentador começar pela coisa mais recente, mas, se você prioriza o trabalho, sabe que essa não é a melhor maneira de trabalhar. Em vez disso, crie uma seção de “alta prioridade” para ver sempre o trabalho mais urgente. 

• Organize automaticamente as tarefas com regras. Em vez de ordenar manualmente as pendências, deixe que as Minhas tarefas façam o trabalho por você. Crie automatizações para ordenar instantaneamente o trabalho em seções de acordo com o projeto, o responsável, os campos personalizados e outros critérios. 

• Visualize as pendências em um quadro Kanban. Às vezes, é preciso ver todas as tarefas dispostas para escolher o que é mais importante. Alterne entre as visualizações para ver as suas atribuições como lista, quadro Kanban ou calendário. Depois, arraste e solte as tarefas para ordená-las de acordo com a prioridade.

Estilo de trabalho: o agendador

Características principais: muitas das suas tarefas exigem um grande compromisso de tempo, como escrever um artigo de blog ou programar uma página da Web. Você não pode agendar muitas no mesmo dia e precisa de uma maneira de visualizar e planejar tudo. 

Recursos a utilizar: visualização de calendário, monitoramento de tempo, integração com o Clockwise

As Minhas tarefas podem desempenhar uma dupla função como ferramenta de agendamento, com a funcionalidade de calendário que permite escolher um prazo ideal para cada tarefa. Veja como funciona. 

• Veja como o seu trabalho é distribuído ao longo de uma semana ou um mês mudando para a visualização de calendário. Em seguida, arrastem e soltem as tarefas para ajustar as datas de conclusão, de modo que vocês nunca trabalhem em muitas coisas ao mesmo tempo. 

• Registre a duração de cada tarefa e estime os requisitos de tempo com a funcionalidade de monitoramento de tempo da Asana. Com dados melhores, você pode programar a quantidade certa de tempo para cada tarefa. 

• Programe automaticamente blocos de tempo para cada tarefa com a integração do Clockwise com a Asana, que sincroniza com o seu Google Agenda. Isso permite reservar o tempo necessário para cada tarefa, sem que as reuniões interrompam o seu tempo de concentração.

Estilo de trabalho: o planejador do dia a dia

Características principais: você tem muitas atribuições, mas as datas de conclusão variam muito, de hoje a meses a partir de agora. Você precisa de uma maneira de restringir o seu foco ao que precisa ser feito hoje, amanhã e esta semana. 

Funcionalidades a usar: seções personalizadas, regras

Não é preciso planejar muito no futuro para aproveitar ao máximo as Minhas tarefas. Veja como configurá-la se preferir lidar com o trabalho um dia de cada vez. 

• Agrupe as tarefas por data de conclusão. Crie seções personalizadas para “hoje”, “amanhã” e “esta semana”, para que você sempre veja o que é mais urgente e o que está por vir. Você também pode criar uma seção de “atrasados” para garantir que os trabalhos importantes sejam vistos e concluídos. 

• Ordene automaticamente as tarefas com regras. Em vez de reorganizar manualmente a sua lista de pendências todos os dias, as regras fazem o trabalho por você. Use-as para organizar e atualizar tarefas instantaneamente enquanto trabalha, para que você possa gastar menos tempo mantendo a sua lista de tarefas e mais tempo realizando o trabalho. 

• Use regras para enviar notificações a si mesmo quando as datas de conclusão estiverem se aproximando ou as tarefas forem desbloqueadas. Dessa forma, você nunca será pego de surpresa quando novas e grandes tarefas estiverem no horizonte. 

Estilo de trabalho: o colaborador interdisciplinar

Características principais: você trabalha em muitos projetos diferentes e precisa de uma maneira de visualizar e registrar as suas responsabilidades em cada um deles. 

Funcionalidades a usar: ordenação, seções personalizadas, integração com o Zoom, integração com o Slack

Sejamos realistas: o trabalho interdisciplinar é uma parte essencial de muitas funções. É por isso que criamos as Minhas tarefas, para ajudar a otimizar a sua carga de trabalho, independentemente do número de projetos em que você esteja trabalhando ao mesmo tempo. Veja como. 

• Ordene as tarefas por projeto para ver como o seu trabalho está dividido entre as diferentes iniciativas interdisciplinares. Com uma melhor visibilidade, você pode se certificar de que está cumprindo todas as suas responsabilidades. 

• Crie seções personalizadas para diferentes tipos de trabalho, como “e-mails”, “páginas da Web” e “e-books”. Isso ajuda a visualizar todos os diferentes tipos de trabalho sob sua responsabilidade, para que nada fique por fazer.

• Registre automaticamente as ações a realizar a partir de conversas com as partes interessadas usando a integração da Asana com o Slack. Atribua-as a si mesmo para que apareçam em Minhas tarefas e você não perca nenhum detalhe. 

• Crie ações a partir de reuniões com a integração entre Asana e Zoom, para que você possa sempre se responsabilizar pelos próximos passos. 

Trabalhe de forma mais inteligente com as Minhas tarefas

Independentemente do seu estilo de trabalho, as Minhas tarefas podem ajudar a manter a organização. Saiba mais sobre como personalizar a sua lista de tarefas, poupar tempo com automatizações e gerir o trabalho de forma integrada nas diferentes ferramentas. 

Quer saber mais? Para saber mais sobre como usar as Minhas tarefas, confira o artigo do nosso Guia.