Como um provedor de soluções de tecnologia reduziu dias de trabalho manual com o AI Studio

A Taco Technologies se dedica a ajudar organizações de todos os tipos e tamanhos — de escolas e escritórios de advocacia a bibliotecas e pequenas empresas — a gerir os sistemas que usam diariamente. 

Com experiência em capacitação de impressão, fluxos de trabalho de documentos e tecnologia no local de trabalho, a empresa tem sido um parceiro de referência para equipes que buscam simplificar a forma como o trabalho flui entre as ferramentas há décadas. 

Nos últimos anos, a Taco expandiu suas ofertas para além da impressão, mudando o foco para a venda direta, ajudando as organizações a implementar ferramentas de trabalho como Asana e Odoo e apoiando uma gama mais ampla de necessidades operacionais.

Mas o crescimento trouxe complexidade. Mais produtos e clientes significavam mais solicitações e um volume crescente de trabalho gerenciado manualmente por meio de documentos compartilhados e cadeias de e-mail. 

Para ajudar, a Taco recorreu ao AI Studio para automatizar tarefas de rotina e criar fluxos de trabalho consistentes. O resultado? Eles reduziram drasticamente o tempo gasto no trabalho administrativo, permitindo que a equipe se concentrasse em manter os projetos avançando sem os gargalos habituais — uma inovação que lhes rendeu o reconhecimento como Parceiro do Futuro do Trabalho com IA da Asana (APAC) na Cúpula de Parceiros.

“Dizer que isso está transformando o nosso Business aos poucos é um eufemismo”, disse Charlie Masters, gerente geral da Taco. 

Automatização do recebimento de solicitações e do planejamento de migração

Um dos casos de uso mais impactantes da Taco começou em um lugar muito familiar: a caixa de entrada de alguém.

Os gerentes técnicos de contas recebem regularmente solicitações de migração complexas de revendedores ou clientes, como a mudança de sistemas de gestão de impressão locais para soluções baseadas na nuvem. Essas solicitações incluem uma mistura de detalhes do cliente e especificações técnicas, seguidas de uma pergunta simples: o que fazemos a seguir?

Antes, responder a esses e-mails significava horas de pesquisa e documentação manuais. Agora, esse processo é executado pelo AI Studio: com recebimento claro, pesquisa baseada em IA e uma estrutura reutilizável para gerar planos prontos para implementação em minutos, em vez de dias.

“Criamos uma vaga de analista de suporte técnico que [o nosso gerente técnico de contas] costumava fazer sozinho. Ele levaria dias para fazer isso, com muitas reuniões e idas e vindas com perguntas”, disse Charlie. “Agora podemos entregar esse trabalho inteiramente ao AI Studio.”

Aqui está um exemplo anônimo desse fluxo de trabalho, com uma organização e funcionários fictícios:

Etapa 1: um formulário de recebimento estruturado substitui o e-mail

Em vez de depender de conversas por e-mail para iniciar as solicitações de migração, a Taco usa um formulário Asana padronizado, conectado a um projeto de recebimento, para coletar os detalhes da solicitação. O formulário captura campos consistentes como:

• Nome da empresa e do solicitante

• Número de referência do cliente

• Número e tipos de dispositivos multifuncionais (MFDs)

• Principais recursos do ambiente de impressão (por exemplo, impressão móvel, digitalização integrada)

• Perguntas condicionais que se adaptam com base nas respostas

Essa abordagem garante que nada seja perdido e cria uma trilha de dados limpa, facilitando o início do trabalho para a equipe (e para a IA).

Etapa 2: a IA analisa as solicitações e elabora recomendações

Depois que o formulário é enviado, a tarefa é automaticamente encaminhada para a seção “Pesquisa” do projeto de recebimento, onde o fluxo de trabalho do AI Studio da Taco assume o controle.

Nesse ponto, a IA atua como um analista de pesquisa e suporte técnico, com as tarefas de avaliar riscos, revelar detalhes importantes e elaborar um plano de migração com base nas boas práticas estabelecidas.

Para isso, a IA consulta um conjunto de recursos internos fornecidos como contexto no backend do AI Studio, incluindo um guia de migração de mais de 25 páginas, um projeto de implementação vinculado com dados históricos do cliente e orientações claras sobre tom, estrutura e formatação.

A IA avalia o envio do formulário em relação a esse contexto para determinar se ele tem informações suficientes para prosseguir. Caso contrário, ela sinaliza a tarefa e a move para uma seção de “Falha na recepção”, evitando que a equipe tenha de buscar informações ausentes e garantindo que apenas as solicitações prontas para uso avancem.

Etapa 3: um plano de migração detalhado é gerado automaticamente

Se a solicitação passar na verificação de pesquisa, a IA gera automaticamente uma nova tarefa com um resumo completo da migração. O resultado inclui:

• Informações importantes sobre clientes e revendedores, como detalhes de contato e números de referência

• Uma lista de possíveis bloqueadores ou complexidades que podem afetar o projeto

• Um plano de migração passo a passo, completo com ações recomendadas, estimativas de tempo e considerações técnicas

Não se trata de listas de pendências genéricas, mas de planos de implementação de várias semanas, que abrangem tudo, desde análises jurídicas e verificações de infraestrutura até testes-piloto e implementação completa. Cada plano é adaptado à solicitação e fundamentado na experiência interna.

“O que fizemos foi transformar [o nosso documento de orientação] em parte do nosso fluxo de trabalho”, disse Charlie. “Assim, essa experiência pode agora ser colocada em um plano em poucos minutos. E isso é muito poderoso para nós.”

Etapa 4: um ser humano revisa o plano antes de prosseguir

Depois que o plano de migração gerado pela IA é concluído, ele é encaminhado a um membro da equipe técnica para revisão. Em vez de elaborar planos do zero, eles validam os detalhes e aprovam antes do início da implementação.

É uma mudança simples que faz uma grande diferença: economizar pelo menos um dia por semana, mantendo a qualidade que os clientes esperam.

Não se trata de substituir a experiência, mas de dimensioná-la. “Não se pode simplesmente deixar a IA fazer o trabalho por você”, disse Charlie. “Não é essa a questão. A questão é que ela economiza tanto tempo e está tão bem integrada ao seu fluxo de trabalho, que se torna mais consistente e mais fácil para você fazer a sua revisão. A experiência humana ainda é muito importante.”

Com o AI Studio, a Taco transformou um fluxo de trabalho manual e demorado em um sistema repetível que oferece planos de migração precisos e de qualidade com muito menos esforço.

Economizando tempo com um assistente executivo baseado em IA

A Taco não parou nos fluxos de trabalho técnicos. O CEO da empresa, Jonathan Milne, criou um assistente executivo virtual usando o AI Studio para triar e encaminhar tarefas diretamente da sua caixa de entrada.

O sistema avalia as tarefas recebidas com base em um conjunto detalhado de critérios definidos por Jonathan e as envia automaticamente para o lugar certo. Por exemplo:

• As solicitações de faturamento são encaminhadas à equipe de contas

• Os leads de desenvolvimento de Business são atribuídos ao membro apropriado da equipe de liderança

• As oportunidades de parceria e os encaminhamentos são categorizados e enviados às partes interessadas

• As tarefas gerais são atribuídas com base no conteúdo e na prioridade

Ao automatizar esse tipo de triagem da caixa de entrada, as tarefas avançam de forma rápida e consistente, sem que nada fique por fazer.

“A caixa de entrada dele está sempre cheia”, disse Charlie. “Então, delegar a triagem da caixa de entrada a um assistente executivo virtual é muito eficaz para recuperar o foco e o tempo.” O impacto não é apenas operacional, é também pessoal.

“Ele está almoçando mais”, acrescentou Charlie. “Pode parecer bobagem, mas a gente se envolve na narrativa de que a IA vai nos dar tempo para liderar e fazer as tarefas estratégicas. Ela só dá um pouco mais de espaço para respirar e ser ótimo. E, se ser ótimo significa fazer tarefas estratégicas, isso é maravilhoso. Se ser ótimo significa que você pode almoçar com frequência, isso também é maravilhoso.”

Aproveitar o sucesso inicial

Com as primeiras vitórias em vigor, a Taco agora está expandindo a presença do AI Studio em toda a empresa. A equipe está colaborando ativamente com todos os departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, seja criando novos sistemas de triagem, construindo fluxos de trabalho internos para atender às diferentes necessidades dos clientes ou ajudando as equipes a gerir as necessidades das partes interessadas de forma mais eficaz.

“Estamos trabalhando ativamente com todas as equipes para encontrar mais etapas de triagem e mais etapas de suporte em todos os nossos fluxos de trabalho”, disse Charlie.

Eles também continuam a refinar o que já construíram, planejando evoluir os fluxos de trabalho ao longo do tempo com base no uso real. As possíveis atualizações planejadas incluem a adição de revisores a envios incompletos e a integração mais perfeita dos planos de IA aos processos dos revendedores.

À medida que continua a expandir o AI Studio por toda a organização, a equipe da Taco vê a ferramenta não como um substituto para o seu conhecimento, mas como uma forma de redobrar o trabalho que realmente importa, sem dobrar o esforço.

“Não é preciso começar com perfeição para obter essa economia”, disse Charlie. "Basta começar. Entenda que isso não está substituindo o seu trabalho. Ela está ajudando a fazê-lo de forma mais eficiente e consistente.”