Como um provedor de soluções de tecnologia reduziu os dias de trabalho manual com o AI Studio

A Taco Technologies dedica-se a ajudar organizações de todas as formas e tamanhos, desde escolas e escritórios de advocacia até bibliotecas e pequenas empresas, a gerenciar os sistemas de que dependem todos os dias. 

Com experiência em capacitação de impressão, fluxos de trabalho de documentos e tecnologia para o local de trabalho, eles têm sido um parceiro essencial para as equipes que buscam simplificar a forma como o trabalho flui entre as ferramentas há décadas. 

Nos últimos anos, a Taco expandiu suas ofertas para além da impressão, mudando o foco para a venda direta, ajudando as organizações a implementar ferramentas no local de trabalho, como a Asana e o Odoo, e apoiando uma gama mais ampla de necessidades operacionais.

Mas o crescimento trouxe complexidade. Mais produtos e clientes significaram mais solicitações e um volume crescente de trabalho gerenciado manualmente por meio de documentos compartilhados e correntes de e-mails. 

Para lidar com essa situação, a Taco recorreu ao AI Studio para automatizar tarefas de rotina e criar fluxos de trabalho consistentes. O resultado disso? Eles reduziram drasticamente o tempo gasto com o trabalho administrativo, permitindo que a equipe se concentrasse em manter os projetos em andamento sem os gargalos habituais, uma inovação que lhes rendeu o reconhecimento de Parceiro do Futuro do Trabalho com IA (APAC) da Asana no Partner Summit.

"Dizer que isso está transformando nossos negócios pouco a pouco é subestimar o impacto", disse Charlie Masters, gerente geral da Taco. 

Automatizando o recebimento de solicitações e o planejamento de migração

Um dos casos de uso mais impactantes da Taco começou em um lugar muito familiar: a caixa de entrada de alguém.

Os gerentes técnicos de contas recebem regularmente solicitações de migração complexas de revendedores ou clientes, como a passagem de sistemas de gerenciamento de impressão no local para soluções baseadas em nuvem. Essas solicitações incluem uma combinação de detalhes do cliente e especificações técnicas, seguidas de uma pergunta simples: o que fazemos a seguir?

Anteriormente, responder a esses e-mails significava horas de pesquisa e documentação manual. Agora, esse processo passa pelo AI Studio: com admissão clara, pesquisa baseada em IA e uma estrutura reutilizável para gerar planos prontos para implementação em minutos, em vez de dias.

“Criamos um trabalho de analista de suporte técnico que ele [nosso gerente técnico de contas] costumava fazer sozinho. Levaria dias para fazer isso: muitas reuniões, muitas idas e vindas com perguntas”, disse Charlie. “Agora podemos dar esse trabalho inteiramente para o AI Studio.”

Aqui está um exemplo anonimizado desse fluxo de trabalho mostrando uma organização e funcionários fictícios:

Etapa 1: um formulário de recebimento estruturado substitui o e-mail

Em vez de depender de conversas de e-mail específicas para iniciar solicitações de migração, a Taco usa um formulário Asana padronizado, conectado a um projeto de admissão, para coletar detalhes da solicitação. O formulário captura campos recorrentes como:

• Nome da empresa e do solicitante

• Número de referência do cliente

• Número e tipos de dispositivos multifuncionais (MFDs)

• Principais recursos do ambiente de impressão (por exemplo, impressão móvel, digitalização integrada)

• Perguntas condicionais que se adaptam com base nas respostas

Esta abordagem garante que nada seja perdido e cria uma trilha de dados limpa, facilitando o início para a equipe (e a IA).

Etapa 2: a IA analisa as solicitações e elabora recomendações

Depois que o formulário é enviado, a tarefa é automaticamente encaminhada para a seção "Pesquisa" do projeto de admissão, onde o fluxo de trabalho do AI Studio da Taco assume o controle.

Aqui, a IA atua como um analista técnico de pesquisa e suporte, encarregado de avaliar o risco, extrair e apresentar os principais detalhes e elaborar um plano de migração com base nas melhores práticas estabelecidas.

Para fazer isso, a IA faz referência a um conjunto de recursos internos fornecidos como contexto no back-end do AI Studio, incluindo um guia de migração de mais de 25 páginas, um projeto de implementação vinculado com dados históricos do cliente e orientações claras sobre tom, estrutura e formatação.

A IA avalia o envio do formulário em relação a esse contexto para determinar se tem informações suficientes para prosseguir. Caso contrário, ela sinaliza a tarefa e a move para uma seção "Entrada com falha", evitando que a equipe perca tempo com os detalhes ausentes e garantindo que apenas as solicitações prontas avancem.

Etapa 3: um plano de migração detalhado é gerado automaticamente

Se a solicitação passar na verificação de pesquisa, a IA gera automaticamente uma nova tarefa com um resumo completo da migração. O resultado inclui:

• Principais informações do cliente e do revendedor, como detalhes de contato e números de referência

• Uma lista de potenciais bloqueadores ou complexidades que podem afetar o projeto

• Um plano de migração passo a passo, completo com ações recomendadas, estimativas de tempo e considerações técnicas

Estas não são listas de pendências genéricas; são planos de implementação de várias semanas, cobrindo tudo, desde revisões jurídicas e verificações de infraestrutura até testes-piloto e implantação completa. Cada plano é adaptado à solicitação e fundamentado em conhecimentos internos.

"O que fizemos foi transformar [o nosso documento de orientação] em parte do nosso fluxo de trabalho", disse Charlie. “Então, essa experiência agora é capaz de ser, em minutos, inserida em um plano. E isso é tão poderoso para nós.”

Etapa 4: um ser humano analisa o plano antes de se prosseguir com ele

Depois que o plano de migração gerado por IA é concluído, ele é encaminhado para um membro da equipe técnica para análise. Em vez de elaborar planos do zero, ele valida os detalhes e aprova para que a implementação possa ser começar.

É uma mudança simples que faz uma grande diferença: economizar pelo menos um dia por semana, mantendo a qualidade que os clientes esperam.

Não se trata de substituir a experiência, trata-se de ampliar a sua aplicação. "Você não pode simplesmente deixar a IA fazer o seu trabalho por você", disse Charlie. “Essa não é a questão. A questão é que economiza muito tempo, está tão bem integrado ao seu fluxo de trabalho, que se torna mais consistente e fácil para você fazer sua revisão. A experiência humana ainda é muito importante.”

Com o AI Studio, a Taco transformou um fluxo de trabalho manual e demorado em um sistema repetível que oferece planos de migração precisos e de qualidade com muito menos esforço.

Retomando o tempo com um assistente executivo proporcionado por IA

A Taco não parou com os fluxos de trabalho técnicos. O CEO, Jonathan Milne, montou um assistente executivo virtual usando o AI Studio para fazer a triagem e encaminhar as tarefas diretamente de sua caixa de entrada.

O sistema avalia as tarefas recebidas com base em um conjunto detalhado de critérios definidos por Jonathan e, em seguida, as envia automaticamente para o lugar certo. Por exemplo:

• As solicitações de faturamento são encaminhadas para a equipe de Contas

• Os leads de desenvolvimento de negócios são atribuídos ao membro apropriado da equipe de liderança

• As oportunidades de parceria e os encaminhamentos são categorizados e enviados às partes interessadas

• As tarefas gerais são atribuídas com base em seu conteúdo e prioridade

Ao automatizar esse tipo de triagem na caixa de entrada, as tarefas se movem com rapidez, consistência e sem que nada fique por fazer.

“A Caixa de entrada dele é constante”, disse Charlie. “Por isso é tão poderoso poder retomar o foco e recuperar o tempo ao terceirizar a triagem de sua caixa de entrada para um assistente executivo virtual.” O impacto não é apenas operacional, é pessoal.

"Ele está almoçando com mais frequência", acrescentou Charlie. “Isso pode parecer bobagem, mas nos deixamos iludir com a ideia de que a IA vai nos dar tempo para voltar a ser líderes, a fazer as tarefas estratégicas. Ela está apenas nos dando um pouco mais de tempo para respirar e poder ser ótimo. E se ser ótimo significa fazer tarefas estratégicas, isso é maravilhoso. Se ser ótimo significa que você almoça regularmente, isso também é maravilhoso.”

Continuando o sucesso inicial

Com as primeiras vitórias, a Taco agora está expandindo a presença do AI Studio em toda a empresa. A equipe está colaborando ativamente com todos os departamentos para identificar oportunidades de alto impacto, seja criando novos sistemas de triagem, criando fluxos de trabalho internos para atender às diferentes necessidades dos clientes ou ajudando as equipes a gerenciar as necessidades das partes interessadas de forma mais eficaz.

"Estamos trabalhando ativamente com todas as equipes para encontrar mais etapas de triagem e mais etapas de suporte em todos os nossos fluxos de trabalho", disse Charlie.

Eles também continuam a refinar o que já construíram, planejando evoluir os fluxos de trabalho ao longo do tempo com base no uso real. As possíveis atualizações planejadas incluem adicionar revisores a envios incompletos e integrar os planos de IA de forma mais integrada aos processos dos revendedores.

À medida que continuam a expandir o AI Studio em toda a organização, a equipe da Taco vê a ferramenta não como um substituto para seu conhecimento, mas como uma maneira de dobrar o trabalho que realmente importa, sem dobrar o esforço.

“Você não precisa começar com a perfeição para obter essas economias”, disse Charlie. “Apenas comece. Entenda que isso não está substituindo seu trabalho. Está ajudando você a fazê-lo de forma mais eficiente e consistente.”