Como a Asana usa a gestão do trabalho para impulsionar o planejamento de roteiros digitais

O roteiro digital não se limita a criar uma lista de pendências de projetos, mas envolve fazer escolhas inteligentes que geram resultados reais. Um roteiro claro e bem priorizado requer alinhamento com as partes interessadas, definição de prioridades claras e tomada de decisões difíceis. Dani Spires, chefe de operações digitais da Asana, conhece esse desafio de dentro para fora. 

“Como equipe digital, temos que apoiar as necessidades em evolução do Business e, ao mesmo tempo, impulsionar as iniciativas técnicas. O planejamento do roteiro nos ajuda a encontrar o equilíbrio certo”, diz ela.

Para isso, a equipe de Dani reavalia regularmente as prioridades e integra o feedback de toda a organização para manter o roteiro alinhado às metas estratégicas. Não é fácil, especialmente quando se trabalha com várias partes interessadas. É aí que entra a Asana.

Quatro maneiras pelas quais a Asana simplifica o planejamento de roteiros

Quando bem-feito, o roteiro digital ajuda as equipes a priorizar os projetos de maior impacto, preparando o terreno para o crescimento e mantendo todos focados no que realmente importa. Como diz Dani, a meta principal é “descobrir as prioridades da equipe e determinar como podemos alocar a capacidade produtiva para gerar impacto, mantendo o foco em outras iniciativas”.

Para que isso aconteça, as equipes precisam de um espaço central para visualizar possíveis projetos, alinhar-se à estratégia, tomar decisões e acompanhar o progresso, tudo isso enquanto colaboram sem problemas.

Veja como a Asana ajuda a equipe de Dani a fazer isso.

Centralização do trabalho do roteiro para maior visibilidade

Um dos maiores desafios na construção de um roteiro digital é manter os parceiros interdisciplinares informados durante todo o processo. Segundo Dani, a lista de partes interessadas da equipe digital é “longa e ampla”, envolvendo muitas pessoas com diferentes prioridades e responsabilidades que precisam contribuir para uma tomada de decisões precisa. Isso significa que é um desafio manter todos informados.

Para resolver isso, a equipe de Dani conta com o recurso de projeto da Asana para criar um projeto de roteiro mestre que abriga todas as iniciativas digitais para o ano fiscal. No início do processo de elaboração do roteiro, as partes interessadas e as equipes adicionam os projetos propostos ao roteiro mestre como tarefas da Asana, dando a todos visibilidade e a oportunidade de opinar. 

Por exemplo, digamos que a equipe de SEO planeje atualizar quatro páginas principais no site Asana.com no primeiro trimestre. Para atingir essa meta, ela precisará de suporte digital para redesenhar os layouts das páginas, enviar novos conteúdos e publicar as atualizações. Durante o processo inicial de elaboração do roteiro, o gestor de projetos de SEO adiciona uma tarefa ao roteiro digital que corresponde ao projeto de SEO, como “Atualizações da página principal do primeiro trimestre”. Em seguida, a equipe digital analisa a tarefa diretamente no roteiro e usa as informações fornecidas para decidir se deve ou não avançar com o projeto.

“Ao criar um plano centralizado em um só lugar, podemos dar a todos os nossos parceiros visibilidade e voz no processo”, diz Dani.

Tomar decisões de alocação de recursos baseadas em dados

Depois que a equipe de Dani cria o projeto de roteiro digital, o próximo passo é decidir quais projetos devem ser selecionados.

Mas não se trata apenas de escolher o trabalho a ser feito. Com tantas partes interessadas envolvidas, as solicitações podem rapidamente sobrecarregar o roteiro. Como observa Dani, há um equilíbrio delicado entre priorizar iniciativas críticas para os negócios — como projetos que impulsionam leads de vendas ou funis — e o trabalho técnico estratégico necessário para apoiar o crescimento a longo prazo.

Para tomar essas decisões, a equipe de Dani conta com os campos personalizados da Asana. Cada vez que um solicitante adiciona uma proposta de projeto ao roteiro, ele marca a tarefa com campos personalizados projetados para ajudar a equipe a ver onde o projeto se encaixa no panorama geral e decidir se deve aceitá-lo ou não. Esses campos personalizados incluem:

• Trimestre de entrega: o trimestre planejado em que o trabalho precisa ser concluído.

• Compromisso: se o projeto foi confirmado e o nível de comprometimento.

• Prioridade: o nível de prioridade da tarefa ou do projeto. 

• Equipe responsável direta: qual equipe digital será responsável pelo projeto.

• Esforço: uma estimativa numérica de 1 a 5 que indica o nível de complexidade do projeto.

Depois que os projetos são adicionados e marcados, a equipe digital avalia a sua carga de trabalho e decide como alocar a capacidade para diferentes tipos de projetos, como iniciativas estratégicas, manutenção técnica e suporte às partes interessadas. Com uma rápida olhada nos campos personalizados, os líderes dos pilares digitais podem facilmente se alinhar à prioridade de cada projeto, ao esforço necessário e ao impacto potencial, facilitando a finalização do roteiro.

“Os nossos campos personalizados nos permitem ter conversas difíceis sobre capacidade”, diz Dani. “Podemos mostrar às partes interessadas o que foi solicitado, o que foi comprometido e o nível de esforço necessário, e depois usar essas informações como base para conversas de compensação.”

Esses campos personalizados também ajudam a equipe de Dani a ver como cada projeto se alinha às principais metas da Asana. Ao marcar as tarefas com a meta de alto nível da empresa à qual elas se vinculam, a equipe pode ter certeza de que o trabalho que realiza contribui para os objetivos estratégicos.

“Com a Asana, tudo está conectado”, diz Dani. “Podemos ver claramente como as nossas prioridades se relacionam com as metas de marketing e, em última análise, com os principais objetivos de Business.”

Conectar o trabalho entre as equipes

Embora o roteiro digital seja o principal ponto de referência para os projetos da equipe digital, não é o único projeto em jogo. Diferentes equipes trabalham a partir de múltiplos roteiros sobrepostos, como marketing, desenvolvimento de produtos ou experiência do cliente. Essa sobreposição pode facilmente levar a esforços duplicados e desperdício de recursos.

Para evitar isso, a equipe de Dani usa a funcionalidade de inclusão de tarefas em múltiplos projetos da Asana, que permite que uma tarefa esteja presente em vários projetos. Por exemplo, o projeto de página pilar do primeiro trimestre da equipe de SEO pode ser incluído no roteiro de SEO, no roteiro de marketing de conteúdo e no quadro de sprints de desenvolvimento Web, mantendo todos alinhados e evitando a duplicação de tarefas.

“O roteiro digital é tão grande e abrange tantas funções que é fácil perder as tarefas”, diz Dani. “A inclusão de tarefas em múltiplos projetos permite que os nossos principais parceiros peguem um projeto digital e o coloquem no seu roteiro. Dessa forma, podemos manter tudo conectado sem duplicar o trabalho.”

Mantenha o trabalho em dia com relatórios em tempo real

Depois que o roteiro é definido e o trabalho começa, a equipe de Dani usa o painel de relatórios da Asana para acompanhar o progresso. O painel oferece uma visão geral do status do projeto, ajudando a equipe a resolver rapidamente os problemas e evitar gargalos.

 “Usamos o recurso de painel para acompanhar o nosso progresso e saber onde estamos em termos de cumprimento das metas da empresa”, diz Dani. “Todos podem ver facilmente o que é prioridade máxima, o que está bloqueado e o que está acima da capacidade.”

Ao final de cada trimestre, a equipe digital revisita o roteiro e o ajusta para quaisquer novas prioridades de Business. Se houver mudanças que exijam uma mudança de foco, elas são discutidas durante as negociações trimestrais, onde a equipe decide quais projetos avançar. O roteiro atualizado é então compartilhado com os participantes para manter todos alinhados com as mudanças.

Mesmo após o término de um trimestre, o trabalho da equipe continua. Eles usam as métricas do painel para identificar sucessos e desafios e aplicar esses aprendizados ao planejamento futuro.

“Ao monitorar as datas de início e término do nosso roteiro, podemos ver quantos projetos foram planejados e concluídos dentro do prazo definido”, diz Dani. “Então, podemos usar esses dados para ter uma visão clara de como estamos progredindo ano a ano.” 

Mantenha o seu roteiro digital em dia

Um roteiro digital bem gerido não precisa ser complicado. Com a Asana, a sua equipe pode se alinhar às prioridades, agilizar a colaboração interdisciplinar e tomar decisões baseadas em dados que apoiem as metas estratégicas da sua organização, preparando o terreno para resultados significativos.