Xero conecta a sua equipe global por meio da Asana

Pode ser alívio indescritível para o dono de um pequeno negócio quando o seu sistema financeiro funciona sem problemas. A Xero, uma plataforma de software de contabilidade em nuvem, faz exatamente isso. Ela ajuda pequenas e médias empresas a fugir das limitações do computador e a obter sistemas integrados na nuvem e uma visualização clara da situação de caixa e fluxo de caixa. Mais de 3 milhões de assinantes em todo o mundo simplificam as suas finanças com a Xero.

Fundada em 2006 na Nova Zelândia, a empresa de capital aberto tem a sua marca reconhecida na Ásia, Europa e Oriente Médio, e agora está focada em expandir o seu mercado nas Américas. Tony Ward, presidente regional, lidera esta missão e tem o objetivo de melhorar a eficiência operacional conforme a empresa cresce. Antes de a Xero adotar a Asana, as equipes globais tinham dificuldade de se manter conectadas com os mais de 4.000 funcionários espalhados por todos os continentes. O alinhamento estava longe de ser perfeito e a visibilidade era limitada em relação aos diversos trabalhos realizados em vários países e equipes:

• Os fusos horários geraram desafios de comunicação que atrasavam os projetos.

• Os indivíduos não conseguiam ver como os seus esforços contribuíam para os objetivos e principais resultados da empresa. As pessoas esqueciam as metas organizacionais, que eram monitoradas em planilhas estáticas às quais não era dada muita atenção.

• Departamentos diferentes trabalhavam com informações diferentes em diversas ferramentas, criando desencontro das informações.

• As pessoas perdiam muito tempo em reuniões de atualização para se manterem alinhadas.

A Xero precisava de um jeito melhor para os funcionários colaborarem de forma assíncrona: uma fonte central de referência que conecta o trabalho de todos aos objetivos e principais resultados mais ambiciosos, que só poderiam ser alcançados com o trabalho em conjunto da equipe global.

Todos querem realizar o melhor trabalho de suas vidas Eles querem saber o que deveriam fazer e por que isso é importante.”

Funcionalidade e segurança de nível empresarial para todas as equipes

A Xero precisava de uma plataforma que pudesse centralizar a comunicação e acomodar todas as equipes e estilos de trabalho. Também deveria ser fácil de usar, assim a ferramenta serviria como base para o trabalho cotidiano dos colaboradores. A liderança queria uma visibilidade de alto nível dos status dos projetos, enquanto as equipes na base precisavam de uma forma de monitorar cada detalhe da execução tática de um projeto.

Outro requisito fundamental era a segurança. Tony Ward explica que a confiança é parte essencial da identidade e visão da Xero: “Nós temos os dados financeiros das pequenas empresas, suas joias preciosas. A segurança é a nossa prioridade, portanto, todos os softwares que usamos precisam cumprir padrões extremamente altos.”

Quando a Asana passou no teste, a equipe de Sucesso do cliente realizou treinamentos com os funcionários da Xero, e as equipes de liderança incentivaram a sua adoção ao levar os Portfólios Asana para as reuniões e revisar com eles o status das iniciativas. Isso deixava em evidência tudo o que estava em risco ou atrasado. Os líderes passavam seus dias alternando de um contexto para outro, por isso, ter um panorama de todos os projetos seria útil para que eles se informassem e tomassem decisões de forma rápida.

Usar a Asana se tornou um hábito para as equipes, que criam pautas de reunião na plataforma e atribuem ações na forma de tarefas durante as reuniões. Elas também estabeleceram regras básicas, como assegurar que qualquer pergunta sobre um projeto fosse feita nos comentários da tarefa Asana relacionada. O gerente geral executivo de operações de clientes da Xero, Rob Goodwin, explica: “Fazemos todas as perguntas pela Asana para que os nossos registros, fluxos de trabalho e artefatos estejam todos no mesmo lugar e, assim, não nos confundirmos com informações espalhadas em e-mails, slides, etc.”

Obtendo clareza global e regional na Asana com projetos e objetivos e principais resultados

A Xero usa a Asana em toda a empresa para gerenciar tanto a execução dos projetos quanto a definição de metas de alto nível. “Como somos uma empresa grande e global, temos o desafio de tornar a estratégia real para todos e ajudá-los a ver como o seu trabalho se encaixa na visão global,” disse Tony. “Usamos a Asana para resolver esse problema.”

Monitorar os objetivos e principais resultados na Asana tem alinhado a liderança e dado a ela a capacidade de priorizar os projetos, acompanhar o progresso e, por fim, executar as operações de forma mais rápida para fazer a empresa crescer. Tony observa que a quebra de barreiras organizacionais torna isso possível: “Por natureza, os objetivos e principais resultados são problemas complicados que um grupo não consegue resolver sozinho. Usamos a Asana para que os grupos de todas as áreas tenham visão, clareza e responsabilização para alcançar suas metas.”

Cada programa ou iniciativa executada pela Xero é gerenciada na Asana na forma de um projeto, e estes projetos são agrupados em portfólios. Por exemplo, a equipe de operações de clientes do Rob tem um portfólio para os projetos da filial no Reino Unido e outro para os planos operacionais centrais de entrada no mercado da organização global. Este portfólio contém 14 iniciativas que ajudarão a equipe global a progredir rumo à sua visão de dois ou três anos para o negócio. Ao consultar este portfólio na Asana, Rob pode ver a atualização em tempo real de todos os projetos, quem são os seus proprietários, qual a data prevista de entrega do próximo marco, e muito mais.

Rob afirma: “Nossa estratégia expressa as prioridades central e regionais, e é a soma dessas partes que nos permite alcançar a nossa estratégia global. Uma ferramenta como a Asana me possibilita ver como a parte realizada pelo Reino Unido ou pela Austrália, por exemplo, se agrega ao todo. Também consigo ver onde preciso inserir mais recursos, esforço e tempo.” As equipes atualizam os seus projetos na Asana semanalmente e o Rob recebe um e-mail automático com todas as atualizações de status dos projetos no seu portfólio. A cada duas semanas, as equipes percorrem os portfólios na Asana para uma verificação mais aprofundada.

Ao começar uma nova iniciativa, a equipe duplica um modelo da Asana e adiciona todos os arquivos relacionados a um novo projeto Asana para mantê-los num só lugar. Se um projeto é gerido no estilo Kanban, usa-se a visualização em quadro da Asana, enquanto um projeto em cascata é visualizado num cronograma. Um dos programas da Xero, chamado “*Ready, Set, Go*” leva um produto ou iniciativa do cliente ao mercado passando pelas três fases distintas de um projeto Asana: definição de escopo, preparação e execução. O projeto Asana funciona como núcleo central para os colaboradores de todos os departamentos, reunindo as áreas de marketing, entrega de produto, atendimento ao cliente, rede de parceiros, etc. Todos os detalhes ficam reunidos e qualquer pessoa pode acessar as informações de dia ou de noite, não importa em qual fuso horário ela esteja.

O grupo de marketing de produto da Xero conta com este núcleo central colaborativo e, por ter uma função global, usa a Asana para levar as histórias às equipes nos mercados regionais para que elas possam construir os seus respectivos planos e campanhas. O marketing também executa um boletim informativo mensal por e-mail e cada edição envolve vários participantes do mundo todo. Eles gerenciam todos estes colaboradores na Asana, e usam a ferramenta para melhorar e simplificar o processo de produção.

Todos nós podemos concordar nas estratégias da empresa durante uma apresentação, mas colocá-las em prática no nível operacional não é tão fácil. Agora que os nossos planos estão conectados na Asana e desenrolam-se numa visão coletiva, podemos executar uma estratégia interdisciplinar global à escala que precisamos.”

Outras iniciativas geridas na Asana incluem:

• Integração dos parceiros de contabilidade e escrituração da Xero: 70% dos negócios da Xero vêm da sua rede de parceiros. A Xero realiza um programa de integração de 3 meses para treinar os novos parceiros, e tudo é coordenado na Asana, desde os materiais aos treinadores.

• Projeto de eficácia da Salesforce: a Xero está melhorando a eficiência operacional da organização do faturamento com uma iniciativa global para melhorar a sua utilização da Salesforce. “Estamos introduzindo novos recursos mais rápido agora que gerimos esse processo na Asana, graças à colaboração aprimorada e insights de participantes multidisciplinares,” disse Tony.

• Reuniões a dois: os gestores e seus subordinados diretos criam as pautas de reunião em dupla adicionando tarefas a um projeto Asana entre uma reunião e a próxima. Eles podem adicionar tarefas de outros projetos Asana à pauta, desse modo, todo o contexto estará lá e menos tempo será necessário para se atualizar.

Passamos de uma cultura em que as reuniões serviam para compartilhar informações a uma em que as reuniões enfocam a execução de ações, a tomada de decisões e em fazer o que precisa ser feito.”

Expandindo em novas regiões como uma plataforma confiável para pequenas empresas

A Asana se tornou o núcleo de referências da Xero e colocou todos em sintonia, por toda a empresa. Os funcionários têm clareza sobre suas responsabilidades, os líderes podem tomar decisões melhores e os colegas de equipes globais melhoraram significativamente a sua colaboração e trabalho assíncrono.

O negócio da Xero está crescendo e, ao passo que se expande em novas regiões, a Asana ajuda a empresa a continuar a trabalhar de forma eficiente em larga escala. Conforme a Xero ganha clareza e visibilidade operacional internamente, pode trazer mais clareza e visibilidade financeira para os donos dos negócios a quem ela atende.

Estamos crescendo de forma incrivelmente rápida, e isso é ainda mais desafiador para uma empresa global. Costumava ser difícil obter clareza em relação ao trabalho mais importante e responsabilizar as pessoas pelos resultados. Foi nesse ponto que a Asana ajudou muito: nos deu total visibilidade sobre quais eram os projetos mais importantes, quem estava fazendo o quê, e como estavam progredindo.”