Arrecadação de fundos da Wikimedia é eficiente com a Asana

A Wikimedia Foundation é a organização sem fins lucrativos por trás da Wikipédia. Ela está profundamente comprometida em usar as doações e esforços voluntários para concretizar um futuro no qual todos possam livremente acessar informações confiáveis e imparciais. A Wikipédia é um dos 10 sites mais visitados da Internet e o único da lista operado por uma organização sem fins lucrativos.

As doações da comunidade de seis milhões de colaboradores da Wikipédia mantêm as operações da fundação e dos sites associados de difusão de conhecimento livre, incluindo a Wikipédia e a Wikimedia Commons. Thea Skaff é a gerente sênior das campanhas de arrecadação globais e administra a logística e a agenda das campanhas internacionais de angariação de fundos on-line de uma equipe totalmente remota. O banner do seu site e das campanhas por e-mail incentivam os usuários da Wikipédia a doar alguns dólares de cada vez numa escala impressionante.

Com campanhas em 30 países e 20 idiomas, há muito a fazer para lidar com as sobreposições de atividades e ficar de olho em todos os projetos ao mesmo tempo. Para isso tudo dar certo, é preciso fazer uma gestão de projetos complexa em diferentes fusos horários. A equipe de arrecadação on-line inicialmente geria esse empreendimento gigantesco utilizando apenas planilhas, mas havia problemas nesse sistema:

• O planejamento dos projetos em planilhas não era dinâmico nem funcionava de forma adequada para campanhas internacionais rotativas.

• Como não havia ferramentas padrão para o planejamento de campanhas, as equipes não faziam ideia da duração dos lançamentos e não podiam preparar recursos suficientes.

• O trabalho em diferentes fusos horários era desafiador dada a falta de um lugar para comunicar de forma assíncrona que também estivesse ligado aos planos do projeto.

Essas dificuldades causaram um efeito dominó e comprometeram a eficiência. Quando a Thea descobriu que a equipe de comunicações da fundação havia começado a usar a Asana por meio do programa Asana para organizações sem fins lucrativos, ela começou a considerar adotá-la também na sua própria equipe.

Como a equipe de arrecadação on-line tem um volume enorme de campanhas, estamos sempre produzindo em massa. Para nós, a prioridade era pensar numa solução com rapidez. ”

Recursos avançados e naturalmente flexíveis

A equipe precisava de uma ferramenta com funcionalidades detalhadas que não só amparasse um calendário com muitas campanhas, mas também se integrasse às outras ferramentas usadas e se encaixasse com facilidade nos seus fluxos de trabalho. E promover a adoção da plataforma entre as pessoas foi fundamental, afinal, de nada adiantaria que fosse excelente se ninguém a usasse.

Thea e a sua colega Moska Shaver, especialista de campanhas por e-mail na equipe de arrecadação on-line, escolheram a Asana para um programa-piloto em grande medida por conta da sua interface intuitiva e flexibilidade. Elas gostaram da capacidade de alternar entre modos de visualização de projeto, como calendário, lista e quadros, porque equipes diferentes precisavam de níveis de informações diferentes. O recurso de codificação por cores da Asana se tornou o favorito da equipe por permitir entender de relance até projetos muito complexos. Com os campos personalizados da Asana, a equipe pode adicionar e filtrar tarefas essenciais e ajustar o trabalho de forma que faça sentido para o projeto em questão.

Recursos visuais aceleram a adoção

Para garantir uma transição suave, eles primeiro passaram os processos atuais da equipe listados em planilhas para projetos na Asana. Em seguida, a Thea pediu que os líderes de equipe enviassem os fluxos de trabalho que gostariam de ter e ideias gerais sobre gestão de projetos, incorporando então os pedidos e sugestões no fluxo de trabalho desenvolvido na Asana.

Um teste de seis meses deu à equipe familiaridade com a plataforma. O momento decisivo surgiu quando eles perceberam que a Asana não era apenas um lugar onde se podia monitorar tudo, mas também um ambiente para ver claramente as correlações entre todos os projetos. Assim que eles programaram as cores dos países e idiomas, puderam ver logo os conflitos e sobreposições de campanhas e obtiveram de imediato uma visão de alto nível. O design singular da Asana, com dicas visuais para aprofundar a compreensão do escopo dos projetos e do status, tornou-se um fator-chave para a adoção.

As pessoas rapidamente viram que aquilo era o que precisávamos. Encerramos o piloto mais rapidamente do que pensávamos. A equipe concordou: ‘Não podemos mais voltar a usar as planilhas’. Estava decidido.”

Os colaboradores podem ver exatamente o que precisam fazer

A equipe de arrecadação on-line agora administra todas as campanhas virtuais de angariação de fundos na Asana. Cada uma dessas iniciativas, que em geral consiste em banners ou e-mails, é representada como uma tarefa da Asana. Essas tarefas residem em projetos da Asana, e as diversas campanhas são agrupadas de forma a proporcionar uma visão abrangente.

Ao clicar em uma tarefa, como um banner de campanha na França, o usuário vê informações detalhadas como processamento de pagamentos, periodicidade e idioma. Para a equipe de liderança e para os membros de equipes de outros setores, visualizar o panorama das tarefas pode ser o suficiente, mas as informações detalhadas são essenciais para as equipes de produção, tecnologia e relações com os doadores, que dependem dessas informações cruciais para desempenhar as suas funções. E o fato de as tarefas poderem ser incluídas em mais de um projeto ajuda equipes multidisciplinares a evitar trabalhos duplicados.

Para campanhas por e-mail, a visualização de cronograma exibe o mês e o país para a implementação, tudo codificado por cores de acordo com a geografia. Assim fica fácil ver, por exemplo, quando a campanha da França vai se sobrepor à do Japão. Ao clicar nos detalhes, podem-se ver dados precisos da agenda de lançamento e a dimensão do segmento, assim a equipe de relações com os doadores pode sincronizar as tarefas com o próprio Google Agenda e saber de imediato quando os 20 mil e-mails são disparados, uma vez que o sistema a mune com as informações necessárias para responder às perguntas de doadores que possam surgir. A equipe de produção, que cria e traduz esses e-mails, também se beneficia com esse nível excepcional de detalhes.

Esclarecendo agendas e calendários de lançamento

Agora que a equipe usa a Asana, ficou muito fácil criar cronogramas para campanhas. Ela tem uma percepção ideal do tempo de execução de cada tipo de campanha, e um contexto visual muito melhor dos detalhes que fundamentam decisões de planejamento importantes. A visibilidade aprimorada das tarefas, da responsabilidade e dos prazos reduziu o estresse, atenuou os riscos, melhorou a comunicação e aumentou a capacidade da equipe.

Com a eclosão da pandemia da COVID-19, a fundação teve de repensar o seu modelo de arrecadação de fundos por completo e reconsiderar cuidadosamente o que seria apropriado fazer. Ela teve de reescrever o texto de apelo e mudar os cronogramas de todas as campanhas, refazendo, essencialmente, todo o seu calendário de produção. Isso seria difícil de fazer em planilhas, mas a Asana a respaldou durante toda a iniciativa.

Graças à Asana, a equipe pôde tirar do calendário as reuniões de status, desocupar tempo para trabalhos voltados ao projeto e reduzir o número de horas despendidas muito cedo ou muito tarde pelos participantes localizados em países distintos, uma grande conquista para a energia e para a autoestima dos funcionários.

Com a Asana, as pessoas já não ficam perdidas. Elas não precisam perguntar: ‘Isto ficou para terça?’ Se os planos mudarem de uma hora para outra, a equipe estará ciente e com tudo bem documentado. Não é preciso esperar pela reunião ou por uma troca de mensagens. Tudo está bem visível num único lugar. ”

Motivos para comemorar

Outras equipes de arrecadação da Wikimedia estão seguindo os passos da equipe de arrecadação on-line na adoção da Asana, a qual agora espera expandir a utilização da plataforma para conquistar uma visualização ainda mais completa de todo o departamento de arrecadação de fundos.

Espero que, no ano que vem, todas as pessoas usem um mesmo calendário para que possamos dizer: ‘aqui está cada uma das atividades de arrecadação de fundos que temos, num único lugar’. ”

Este ano, a Wikipédia abre alas para as comemorações do aniversário de 20 anos do site. Os entusiastas da Wikimedia Foundation e da Wikipedia no mundo inteiro têm aproveitado a oportunidade para homenagear as pessoas que viabilizam esse projeto. Com o apoio constante da Asana, a Wikimedia Foundation está avançando cada vez mais rapidamente rumo a um futuro brilhante e repleto de informações para todos.