Trinny London aperfeiçoa a aquisição de novos clientes com a Asana

A linha de maquiagem de luxo prática, moderna e “para qualquer ocasião” da Trinny London conquistou nécessaires ao redor do mundo. Em apenas quatro anos, a empresa já conta com mais de 170 colaboradores. No entanto, essa impressionante trajetória trouxe preocupações sobre como manter esse ritmo de crescimento a longo prazo com a aquisição de novos clientes.

Nos setores de consumo, as mídias sociais são essenciais para construir uma comunidade de pessoas que se identifiquem com a marca, e com a Trinny London não é diferente. Para criar conteúdo envolvente que atraia novos clientes, a Trinny London precisa operar de forma altamente colaborativa e interdisciplinar. Como muitas startups, ela começou usando ferramentas básicas para gerir seus projetos e campanhas. “Tínhamos uma planilha gigantesca na qual tentávamos catalogar todo o conteúdo e conectá-lo entre as equipes”, conta a produtora Shannon O’Hara. “As planilhas nos davam uma visão geral, mas exigiam muito trabalho manual para mantê-las atualizadas.” Precisávamos de uma solução melhor.

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os profissionais podem economizar até seis horas e cinco minutos por semana apenas com processos mais eficientes. A Trinny London decidiu então implementar uma nova ferramenta no estilo Kanban, e logo percebeu que ficou mais fácil visualizar tarefas, acompanhar o progresso e identificar dependências funcionais. Mas isso trouxe um novo desafio: o excesso de comunicação. “As caixas de entrada ficavam lotadas de notificações”, explicou Shannon.

Diante disso, a Trinny London decidiu avaliar outras ferramentas de gestão do trabalho e percebeu que precisava de uma solução com alto nível de automatização e todas as funcionalidades necessárias prontas para uso. “Precisávamos de um sistema mais sofisticado, que funcionasse como uma planilha, mas com uma visualização em tempo real e notificações automáticas, sem sobrecarregar as pessoas”, disse Shannon.

A Asana preencheu todos os requisitos

As equipes da Asana e da Trinny London começaram a implementação com um único caso de uso: auxiliar nos lançamentos de produtos. Jemima Childs, coordenadora de produção de vídeo, disse: “A Asana tornou o processo muito claro. Parecia que todos sabiam em que ponto estavam e o que precisavam fazer.” Shannon continuou: “Quando estou longe do meu notebook, acompanho as notificações pela integração com o Slack. Como tudo está em um só lugar, minha caixa de entrada não fica lotada quando volto ao computador.”

Comprovar as capacidades da Asana em pequena escala simplificou a implementação. Mas a satisfação da equipe não veio apenas de como a Asana melhorou a gestão do trabalho, mas também de todos os pequenos detalhes. “Gosto de poder demonstrar apreço aos colegas com emojis. É muito motivador e faz uma grande diferença”, disse Jemima.

A base certa

“Quando usávamos a nossa antiga planilha e a ferramenta no estilo Kanban, estávamos sempre correndo atrás das pessoas para conseguir atualizações. Isso acabava dobrando a carga de trabalho, em vez de reduzi-la pela metade”, disse Jemima. No entanto, a clareza que a Asana proporciona ao informar sobre novos anúncios, organizá-los e registrar feedbacks permitiu que a Trinny London melhorasse o trabalho de seus colaboradores. Um investimento que, segundo o índice Anatomia do trabalho, mais de um quarto dos profissionais gostaria que seus empregadores fizessem para fortalecer a colaboração. “O meu recurso favorito é poder adicionar uma tarefa a vários quadros. Dessa forma, só precisamos nos comunicar em uma tarefa, que fica visível em todos os lugares. Isso foi um divisor de águas para nós”, disse Shannon.

A Trinny London usa a Asana para otimizar os investimentos em publicidade. Como explicou Demi Mistry, coordenadora de mídias sociais pagas: “Antes, era muito difícil saber onde tudo estava e combinar as imagens certas com o texto certo. Com a Asana, tenho uma visão completa do propósito, descrição, links e ativos relacionados de cada anúncio, além do status do progresso e dos próximos passos. A Asana nos ajuda a enviar os materiais para o gerenciador de anúncios do Facebook e a testá-los mais rapidamente. Quando sabemos o que está funcionando, podemos criar mais briefs e melhorar o retorno sobre as vendas.”

Execução sem falhas

A Asana também permite que a Trinny London alinhe as suas equipes interdisciplinares responsáveis pela aquisição de novos clientes à medida que a empresa amadurece.

Os quadros centralizados e compartilhados oferecem uma visão única de todas as tarefas, com atualizações de status claras e colaboradores incluídos nos projetos conforme necessário. “Como trabalhamos em conjunto com todas as equipes de marketing, a Asana é excelente para gerir todas as tarefas. Temos quatro quadros dedicados apenas às sessões de fotos: um para organização das sessões, um para retoques, um para edição e outro para design complementar”, explica Penny Bavister, coordenadora de operações de design. “Para manter o trabalho em dia, configurei uma regra: quando uma tarefa é marcada como concluída, ela é automaticamente movida para o próximo quadro. Se algo estiver faltando, outra regra reduz seu status e a envia de volta ao quadro anterior, para que seja feito o trabalho necessário.”

Segundo Shannon, “a Asana nos ajudou a automatizar o processo de aprovação de feedbacks, o que definitivamente deixou tudo mais rápido e claro”.

Além disso, o índice Anatomia do trabalho revelou que a maioria dos profissionais consegue dedicar apenas 14 % do tempo a estratégias voltadas para o futuro. Para a Trinny London, a Asana representou uma grande oportunidade de mudar esse cenário. “A função que eu exercia antes agora acontece sozinha”, explicou Shannon. “A Asana me deu mais tempo para focar no planejamento estratégico e me antecipar a futuros lançamentos e projetos.”

Resultados visíveis

Um dos principais indicadores de desempenho da equipe de produção de vídeo era aumentar o tempo de visualização de um minuto nos conteúdos publicados no site e no YouTube. Isso incentiva mais espectadores a “curtir e se inscrever”, o que, em última análise, contribui para a geração de receita. “Para receber novos briefs de vídeo, pedimos que a equipe editorial preencha um formulário da Asana, que automaticamente cria uma tarefa no quadro de produção de vídeo. Assim, tenho uma lista visual de solicitações, o que facilita a análise das cargas de trabalho e do status dos diferentes ativos, antes de atribuir o brief à equipe de design ou de redação”, explicou Jemima.

Antes, as solicitações eram administradas por e-mail, e o grande volume fazia com que ações fossem frequentemente esquecidas ou houvesse falhas na comunicação, um dos principais fatores que contribuem para o burnout, segundo o índice Anatomia do trabalho. Agora, 99 % da comunicação interna passa pela Asana. Além disso, as pessoas se sentem responsáveis pelas tarefas que lhes são atribuídas, podem acessar as informações de que precisam e sentem que podem influenciar os resultados, o que as motiva a assumir responsabilidades. Como Jemima comentou: “A Asana nos proporcionou uma maneira mais eficiente de gerir as cargas de trabalho”.

Feito para o sucesso

Com a Asana integrada ao ritmo do negócio, a Trinny London agora conta com a plataforma certa para expandir e diversificar suas operações, permanecendo relevante para os futuros clientes. “No próximo ano, o foco será aumentar a nossa presença em mercados em crescimento, como os EUA, Alemanha e Canadá”, disse Demi. “A Asana será de grande ajuda para organizar os lançamentos em novos países, além de manter as operações rotineiras.”

A Trinny London agora está confiante na sua capacidade de conquistar novos clientes a longo prazo, pois a Asana oferece à equipe a plataforma ideal para gerir e executar o trabalho de forma impecável.