A linha de maquiagem de luxo da Trinny London, fácil de usar, moderna e versátil, conquistou as nécessaires de todo o mundo. Em apenas quatro anos, a empresa cresceu para mais de 170 funcionários. No entanto, essa trajetória incrível gerou preocupações sobre como manter esse nível de crescimento a longo prazo com a aquisição de novos clientes.

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os indivíduos podem economizar seis horas e cinco minutos por semana apenas com a melhoria dos processos. A Trinny London decidiu implementar uma nova ferramenta no estilo Kanban e imediatamente percebeu que ficou mais fácil visualizar as tarefas, acompanhar o progresso e identificar as dependências funcionais. Mas isso criou um novo problema: o excesso de comunicação. “As caixas de entrada das pessoas estavam inundadas de notificações”, explicou Shannon.

A Trinny London decidiu avaliar mais ferramentas de gestão do trabalho, percebendo que precisava de algo com uma automatização robusta e que já viesse com todas as funcionalidades necessárias. “Precisávamos de um sistema mais sofisticado — algo que funcionasse como uma planilha, mas com visualização em tempo real e notificações automáticas, e que não sobrecarregasse as pessoas”, disse Shannon.

A Asana preencheu todos os requisitos

As equipes da Asana e da Trinny London iniciaram a implementação com um único caso de uso: auxiliar nos lançamentos de produtos. Jemima Childs, coordenadora de produção de vídeos, afirmou: “A Asana tornou o processo muito claro. Parecia que todos sabiam em que ponto estavam e o que precisavam fazer.” Shannon continuou: “Se eu estiver longe do meu notebook, acompanho as notificações por meio da integração com o Slack. Tudo fica num só lugar, por isso não preciso lidar com uma enxurrada de e-mails quando volto ao computador.”

Comprovar as funcionalidades da Asana em pequena escala tornou a implementação mais simples. Mas a satisfação da equipe não se deveu apenas à forma como a Asana melhorou a gestão do trabalho, mas também a todos os pequenos detalhes. “Gosto de como é possível celebrar os colegas com emojis. É muito motivador e faz uma grande diferença”, disse Jemima.

A base certa

“Quando usávamos a nossa planilha inicial e a ferramenta no estilo Kanban, estávamos sempre atrás das pessoas para obter atualizações. Isso dobrava o volume de trabalho em vez de reduzi-lo pela metade”, disse Jemima. No entanto, a clareza proporcionada pela Asana para fazer briefings de novos anúncios, organizá-los e registrar feedbacks permitiu à Trinny London melhorar o trabalho dos seus colaboradores — um investimento que, segundo o índice Anatomia do trabalho, mais de um quarto dos profissionais gostaria que os seus empregadores fizessem para promover uma melhor colaboração. “O meu recurso favorito é a possibilidade de adicionar uma tarefa a vários quadros. Dessa forma, só precisamos nos comunicar em uma tarefa, e ela fica visível em todos os lugares. Isso foi um divisor de águas para nós”, disse Shannon.

A Trinny London usa a Asana para otimizar os gastos com anúncios. Como explicou Demi Mistry, Coordenadora de Mídias Sociais Pagas: “Antes, era muito difícil saber onde estava cada coisa e combinar as imagens certas com o texto certo. A Asana me dá uma visão completa da finalidade, da descrição, dos links e dos ativos relacionados de cada anúncio, bem como do estado de progresso e dos próximos passos. A Asana nos ajuda a enviar os conteúdos para o gerenciador de anúncios do Facebook e a testá-los mais rapidamente. Quando sabemos o que está funcionando, podemos enviar mais briefings e melhorar o retorno sobre as vendas.”

Execução impecável

A Asana também permite que a Trinny London alinhe as suas equipes multidisciplinares que impulsionam a aquisição de novos clientes à medida que a empresa amadurece.

Os quadros centralizados e compartilhados oferecem uma visualização única de todas as tarefas, com atualizações de status claras e colaboradores incluídos num projeto sempre que necessário. “Como interagimos com todas as equipes de marketing, a Asana é ótima para gerir todas as tarefas. Temos quatro quadros exclusivos para sessões de fotos: um para organizar as sessões, um para retoques, um para o conteúdo editorial e um para o design complementar”, disse Penny Bavister, coordenadora de operações de design. “Para nos mantermos em dia, configurei uma regra para que, quando uma tarefa for marcada como concluída, ela seja movida automaticamente para o quadro seguinte. Se faltar alguma coisa, outra regra rebaixa o status da tarefa e a devolve ao quadro anterior para que o trabalho seja continuado.”

Shannon comentou: “A Asana nos ajudou a automatizar o processo de aprovação de feedback, o que, sem dúvida, acelerou as coisas e tornou tudo mais claro.”

Além disso, o índice Anatomia do trabalho constatou que a maioria dos trabalhadores só consegue dedicar 14 % do tempo a estratégias voltadas para o futuro, e a Trinny London acredita que a Asana lhe ofereceu uma grande oportunidade. “Minha função anterior agora funciona por si só”, explicou Shannon. “A Asana me deu mais tempo para trabalhar no planejamento de alto nível e pensar nos lançamentos e projetos futuros.”

Resultados visíveis

Um dos principais KPIs da equipe de produção de vídeo era aumentar o tempo de visualização de um minuto em todos os conteúdos de vídeo do site e do YouTube. Isso incentiva mais espectadores a “curtir e se inscrever”, o que, em última análise, gera receita. “Para receber novos briefs de vídeo, pedimos à equipe editorial que preencha um formulário Asana, o que cria uma tarefa no quadro de produção de vídeos. Assim, tenho uma lista visual de solicitações, o que facilita avaliar os volumes de trabalho e o estado dos diferentes ativos antes de atribuir o briefing à equipe de design ou de redação”, explicou Jemima.

Anteriormente, as solicitações recebidas eram gerenciadas por e-mail, e o volume fazia com que as ações fossem frequentemente esquecidas ou houvesse falhas de comunicação — um dos principais impactos do burnout, de acordo com o índice Anatomia do trabalho. Agora, 99 % da comunicação interna passa pela Asana. Além disso, as pessoas se sentem responsáveis pelas tarefas que lhes são atribuídas, podem acessar as informações de que precisam e sentem que podem influenciar o resultado do seu trabalho, o que as motiva a assumir responsabilidades. Como Jemima comentou: “A Asana nos ofereceu uma maneira de gerir melhor os volumes de trabalho.”

Preparada para o sucesso

Com a Asana integrada ao ritmo dos negócios, a Trinny London agora conta com a plataforma certa para expandir e diversificar, de modo a permanecer relevante para os futuros clientes. “No próximo ano, o foco será aumentar a nossa presença em mercados em crescimento, incluindo os EUA, a Alemanha e o Canadá”, disse Demi. “A Asana será de grande ajuda na organização dos lançamentos em novos países, bem como na manutenção das atividades cotidianas.”

A Trinny London agora está confiante na sua capacidade de conquistar novos clientes a longo prazo, porque a Asana oferece à equipe a plataforma de que ela precisa para gerir e executar o trabalho de forma impecável.