Special Olympics da Califórnia do Norte e Nevada produz eventos de maior impacto com a Asana

Nos Summer 2018 Special Olympics USA Games em Seattle, uma equipe de alunos de colégio de Clovis, Califórnia, participou de uma competição de futebol como parte do programa Unified Sports. Reunindo na mesma equipe atletas com educação normal e especial, o programa promove a amizade, a inclusão e a compreensão. A equipe saiu triunfante no campo, ganhando a medalha de prata. A maior vitória, no entanto, foram as amizades que resultaram disso. Olhando além das diferenças, tornaram-se verdadeiros amigos e colegas de equipe, dentro e fora do campo.

A experiência personificada pela equipe durante os USA Games representa aquilo que está no âmago das Special Olympics. Fornecendo treinamento e competição atlética o ano todo para atletas de todas as idades com dificuldades intelectuais, a sua missão é incentivar a amizade, a inclusão e a compreensão entre atletas, suas famílias e comunidades.

A filial da Califórnia do Norte e Nevada, que enviou a equipe de Clovis para competir em Seattle, realiza mais de 300 eventos a cada ano para atletas e patrocinadores. Abe Cruz, gestor sênior de Design, é responsável por produzir tudo o que os participantes vêm, ouvem e leem durante os eventos em parceria com a equipe de marketing, para criar uma experiência coesa e integrada para os seus participantes.

No entanto, como organização sem fins lucrativos com recursos limitados e um grande volume de trabalho, Abe e sua equipe enfrentavam dificuldades, porque:

• Sentiam falta de um sistema de comunicação e coordenação centralizado para o trabalho, e essa situação comprometia a qualidade dos ativos.

• Os pedidos chegavam de todas as direções e muitas vezes não incluíam informações cruciais, resultando em ciclos de revisão adicionais e não planejados.

• As prioridades e o status do trabalho não estavam claros, portanto não sabiam onde deveriam focar sua atenção a cada momento.

O processo de seleção: mantendo as coisas simples

Quando chegou a hora de avaliar as ferramentas disponíveis para a gestão do trabalho, a primeira prioridade de Abe foi encontrar uma interface simples e intuitiva. Eles precisavam de uma ferramenta fácil de adotar, não intimidante, e que atendesse às suas necessidades de coordenação de projetos, como os eventos que produzem em larga escala. Também precisavam de funcionalidades que lhes permitissem se comunicar com clareza e eficácia, especialmente no que diz respeito às solicitações de pedidos e aprovações. Por último, Abe e sua equipe procuravam uma maneira de tornar as operações da equipe mais eficientes, das reuniões aos processos em geral.

Após uma conversa da equipe e a comparação entre diversas soluções para a gestão do trabalho, eles optaram pela Asana. É simples e intuitiva para uso pela equipe, mas fornece também recursos específicos, como modelos e campos personalizados, que permitem tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes. Com o programa Asana para entidades sem fins lucrativos, Abe e sua equipe contam agora com todos os recursos Premium que necessitam com 50% de desconto.

Eficiência em primeiro lugar: agilizando fluxos de trabalho para resultados melhores e mais rápidos

A equipe de marketing da Special Olympics usa agora a Asana para agilizar todos os seus processos de forma a obter clareza de detalhes e poder entregar o trabalho em menos tempo. Com a Asana, a equipe pode agora:

• Gerir mais de 300 eventos a cada ano: com os modelos, a equipe pode planejar os eventos de angariação de fundos Summer Games e Polar Plunge em menos tempo, e incorporar os aprendizados dos eventos anteriores para melhorar constantemente a sua realização. Além disso, há menos correria de última hora, porque nenhuma das etapas fundamentais fica esquecida.

• Agilizar os pedidos e aprovações de trabalhos de criação: ao padronizar o processo de solicitação, Abe agora recebe logo à partida todos os detalhes necessários, portanto as expectativas são claras desde o começo e as aprovações são mais rápidas.

• Priorizar o trabalho certo: ao monitorar o status e a prioridade dos trabalhos na Asana com os campos personalizados, a equipe tem clareza sobre onde deve focar o seu tempo e qual é o estágio atual dos trabalhos, e isso contribuiu para reduzir o número de reuniões semanais da equipe.

Para os 2019 Summer Games, pudemos produzir o evento e os ativos de marketing em metade do tempo, e criar ao mesmo tempo uma experiência memorável para nossos atletas.”

Melhores processos levam a melhores experiências nos eventos

Ao usar a Asana para gerir o planejamento de eventos, os pedidos de criação e a comunicação entre todos, a equipe de marketing de Special Olympics agilizou os seus processos e trabalham com mais eficiência. Abe e sua equipe conseguem agora focar na criação de um ambiente que promova a unidade que a equipe de Clovis demonstrou nos USA Games de 2018. Eles não só produzem ativos — propiciam experiências e ajudam a gerar boas recordações nos atletas, patrocinadores e em toda a comunidade. Como exemplo, nos Northern California Summer Games mais recentes que receberam mais de 1000 atletas e seus treinadores, Abe e a equipe juntaram forças criativas para produzir mídias audiovisuais e faixas comemorativas no palco principal e por toda a arena para oferecer um ambiente animado para os atletas e suas famílias.

Jamais teríamos conseguido realizar a grandiosa cerimônia de abertura para os Summer Games deste ano sem a Asana.”