Special Olympics Northern California and Nevada produz eventos de maior impacto com a Asana

Special Olympics Northern California and Nevada
  • Logo Special Olypics Califórnia do Norte e Nevada
  • Local
    • Equipe distribuída de 35 funcionários
  • Eventos organizados anualmente
    • Produz todos os anos mais de 300 eventos com milhares de participantes

Impacto da Asana

  • Redução do tempo gasto com reuniões semanais da equipe
  • Redução quase pela metade do tempo de produção dos ativos de criação com um processo agilizado de solicitações e aprovações
  • Mais tempo para focar na criação de experiências memoráveis para os atletas, suas famílias e doadores

Nos Summer 2018 Special Olympics USA Games em Seattle, uma equipe de alunos de colégio de Clovis, Califórnia, participou de uma competição de futebol como parte do programa Unified Sports. Reunindo na mesma equipe atletas com educação normal e especial, o programa promove a amizade, a inclusão e a compreensão. A equipe saiu triunfante no campo, ganhando a medalha de prata. A maior vitória, no entanto, foram as amizades que resultaram disso. Olhando além das diferenças, tornaram-se verdadeiros amigos e colegas de equipe, dentro e fora do campo.

Equipe Clovis

A experiência personificada pela equipe durante os USA Games representa aquilo que está no âmago das Special Olympics. Fornecendo treinamento e competição atlética o ano todo para atletas de todas as idades com dificuldades intelectuais, a sua missão é incentivar a amizade, a inclusão e a compreensão entre atletas, suas famílias e comunidades.

A filial da Califórnia do Norte e Nevada, que enviou a equipe de Clovis para competir em Seattle, realiza mais de 300 eventos a cada ano para atletas e patrocinadores. Abe Cruz, gerente sênior de Design, é responsável por produzir tudo o que os participantes vêm, ouvem e leem durante os eventos em parceria com a equipe de marketing, para criar uma experiência coesa e integrada para os seus participantes.

No entanto, como organização sem fins lucrativos com recursos limitados e um grande volume de trabalho, Abe e sua equipe enfrentavam dificuldades, porque:

  • Sentiam falta de um sistema de comunicação e coordenação centralizado para o trabalho, e essa situação comprometia a qualidade dos ativos.
  • Os pedidos chegavam de todas as direções e muitas vezes não incluíam informações cruciais, resultando em ciclos de revisão adicionais e não planejados.
  • As prioridades e o status do trabalho não estavam claros, portanto não sabiam onde deveriam focar sua atenção a cada momento.

O processo de seleção: mantendo as coisas simples

Quando chegou a hora de avaliar as ferramentas disponíveis para gerenciamento do trabalho, a primeira prioridade de Abe foi encontrar uma interface simples e intuitiva. Eles precisavam de uma ferramenta fácil de adotar, não intimidante, e que atendesse às suas necessidades de coordenação de projetos, como os eventos que produzem em larga escala. Também precisavam de funcionalidades que lhes permitissem se comunicar com clareza e eficácia, especialmente no que diz respeito às solicitações de pedidos e aprovações. Por último, Abe e sua equipe procuravam uma maneira de tornar as operações da equipe mais eficientes, das reuniões aos processos em geral.

Equipe Special Olympics Califórnia do Norte

Após uma conversa da equipe e a comparação entre diversas soluções para o gerenciamento do trabalho, eles optaram pela Asana. É simples e intuitiva para uso pela equipe, mas fornece também recursos específicos, como modelos e campos personalizados, que permitem tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes. Com o programa Asana para entidades sem fins lucrativos, Abe e sua equipe contam agora com todos os recursos Premium que necessitam com 50% de desconto.

Eficiência em primeiro lugar: agilizando fluxos de trabalho para resultados melhores e mais rápidos

A equipe de marketing da Special Olympics usa agora a Asana para agilizar todos os seus processos de forma a obter clareza de detalhes e poder entregar o trabalho em menos tempo. Com a Asana, a equipe pode agora:

  • Gerenciar mais de 300 eventos a cada ano: Com os modelos, a equipe pode planejar os eventos de angariação de fundos Summer Games e Polar Plunge em menos tempo, e incorporar os aprendizados dos eventos anteriores para melhorar constantemente a sua realização. Além disso, há menos correria de última hora, porque nenhuma das etapas fundamentais fica esquecida.
  • Agilizar os pedidos e aprovações de trabalhos de criação: ao padronizar o processo de solicitação, Abe agora recebe logo à partida todos os detalhes necessários, portanto as expectativas são claras desde o começo e as aprovações são mais rápidas.
  • Priorizar o trabalho certo: ao monitorar o status e a prioridade dos trabalhos na Asana com os campos personalizados, a equipe tem clareza sobre onde deve focar o seu tempo e qual é o estágio atual dos trabalhos, e isso contribuiu para reduzir o número de reuniões semanas da equipe.

“Para os 2019 Summer Games, pudemos produzir o evento e os ativos de marketing em metade do tempo, e criar ao mesmo tempo uma experiência memorável para nossos atletas.”

Polar Plunge

Melhores processos levam a melhores experiências nos eventos

Ao usar a Asana para gerenciar o planejamento de eventos, os pedidos de criação e a comunicação entre todos, a equipe de marketing de Special Olympics agilizou os seus processos e trabalham com mais eficiência. Abe e sua equipe conseguem agora focar na criação de um ambiente que promova a unidade que a equipe de Clovis demonstrou nos USA Games de 2018. Eles não só produzem ativos — propiciam experiências e ajudam a gerar boas recordações nos atletas, patrocinadores e em toda a comunidade. Como exemplo, nos Northern California Summer Games mais recentes que receberam mais de 1000 atletas e seus treinadores, Abe e a equipe juntaram forças criativas para produzir mídias audiovisuais e faixas comemorativas no palco principal e por toda a arena para oferecer um ambiente animado para os atletas e suas famílias.

“Jamais teríamos conseguido realizar a grandiosa cerimônia de abertura para os Summer Games deste ano sem a Asana.”

Leia outras histórias de sucesso da Asana

Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

Campanha de Marketing

Lançamento de produto

Lançamento de produto

Objetivos da empresa

Objetivos da empresa

Missão para a Lua

Missão para a Lua

Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

Organize seu trabalho

Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe com seus prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos no tempo certo

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

Acompanhe o progresso da empresa

Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Fique por dentro

Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

Trabalhe de qualquer lugar

3, 2, 1… decolar!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

3, 2, 1... decolar!