Outreach otimiza os fluxos de trabalho e reforça a segurança graças à Asana

De tempos em tempos, é importante recebermos um pouco daquilo que proporcionamos aos outros. E foi esse o caso da plataforma de engajamento de vendas Outreach, que ajuda os seus clientes a otimizar os ciclos de venda e a criar equipes incrivelmente produtivas: um dia, a empresa percebeu que poderia ela própria se beneficiar de uma boa dose de otimização, especialmente no caso dos seus fluxos de trabalho internos.

Sediada em Washington, e contando com filiais internacionais estabelecidas em Londres e em Praga, a Outreach vem crescendo de tal forma, que os seus fluxos de trabalho internos começaram a fugir do controle. Os funcionários estavam usando ferramentas diferentes entre si, desde plataformas de gestão do trabalho até planilhas e aplicativos de anotação, e as equipes tinham dificuldade de estabelecer o escopo dos projetos, cumprir os prazos e se manter alinhadas em relação aos objetivos comuns. Além de tudo isso, o departamento de TI tentava gerir a proliferação de ferramentas e administrar os respectivos riscos de segurança, buscando simplificar, ao mesmo tempo, a forma como as permissões eram controladas.

Gerente de programas e projetos de TI, Carley McGee lidera as principais implementações de TI da Outreach e executa o programa de compras de software da empresa — e sabia que algo precisava ser feito. A sua equipe de sete membros atende aos mais de 600 funcionários da Outreach, que estão sempre lhes apresentando a mesma pergunta: “Qual é a melhor ferramenta para gerir o meu trabalho?”.

Além dos potenciais problemas de segurança, os fluxos de trabalho fragmentados criavam um ambiente que:

• Dificultava aos executivos a obtenção de visualizações gerais de alto nível. As equipes tinham dificuldade de apresentar dados sobre os seus trabalhos, e não havia registros organizados dos trabalhos e das decisões.

• Favorecia a perda de e-mails, já que o trabalho não era administrado em um único lugar. Às vezes, os detalhes de um projeto acabavam se perdendo no meio das pilhas de informações.

• Não proporcionava clareza para a gestão de recursos, já que ninguém conseguia saber ao certo que trabalhos precisavam ser realizados, nem planejar a disponibilidade e a capacidade das equipes para isso.

De acordo com o Índice Anatomia do Trabalho, 64% das organizações que usam software de gestão do trabalho afirmam que as suas empresas estão equipadas para alcançar eficiência, em contraposição a 27% das empresas que dizem não utilizar um sistema para gerir os trabalhos. Com o objetivo de se assegurar de que a Outreach ficasse no melhor lado dessa equação, Carley decidiu encontrar uma solução que fosse fácil de usar, segura, intuitiva para os que preferem aprender de forma independente e que fosse, sobretudo, uma ferramenta realmente utilizada na prática.

A busca por simplicidade, segurança e flexibilidade

Carley precisava de uma plataforma que oferecesse medidas de segurança avançadas, especialmente em relação aos regulamentos atuais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia e a Lei da Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA). Quando algum funcionário era desligado da Outreach, a empresa precisava conseguir transferir cuidadosamente os dados para um colega, e quando as equipes internas trabalhavam com terceiros, elas precisavam controlar facilmente os níveis de acesso dos colaboradores.

O primeiro passo que Carley e a sua equipe deram foi avaliar todas as ferramentas que as outras equipes na Outreach já utilizavam. Como a equipe de engenharia utilizava uma plataforma de gestão de projetos que funcionava bem para os seus membros, a equipe de Carley inicialmente considerou a hipótese de ampliar o uso dessa ferramenta para várias equipes. Contudo, a interface era complicada, de modo que integrar as demais equipes da empresa sobrecarregaria os recursos. Então, a Outreach acabou mantendo a equipe de engenharia com a plataforma já utilizada e decidiu implementar a Asana para todas as outras partes da empresa, por ser uma plataforma simples e adaptável a uma ampla variedade de casos de uso. A Outreach simplesmente integrou a Asana e o Jira, a ferramenta do pessoal de engenharia, para que as equipes pudessem acompanhar os seus respectivos progressos e compartilhar informações de uma plataforma para a outra, evitando, assim, a segmentação dos dados.

Com a Asana, a equipe de TI da Outreach agora tem a flexibilidade de aumentar a quantidade de licenças, à medida que a empresa cresce, além de poder conectar a plataforma à Okta, sua ferramenta de gestão segura de identidades. A equipe de marketing pode limitar o acesso aos profissionais terceirizados que estejam trabalhando em suas campanhas, e as múltiplas certificações de segurança da Asana ajudam a equipe a ter tranquilidade quando se trata de manter a proteção das informações confidenciais.

Uma empresa que tenha diversas certificações de segurança e demonstre encarar a questão da segurança com seriedade terá muito valor para nós. ”

Usuários avançados lideram a adoção em toda a empresa

A Outreach começou com pouco mais de 100 licenças da Asana, mas dentro de um ou dois meses, o uso já havia chegado às alturas.

Conforme os novos funcionários são integrados à empresa, Carley os adiciona à Asana por meio da integração com a Okta. Aqueles que precisam de ajuda para começar a usar a Asana podem usar o projeto de integração chamado “Princípios fundamentais da Asana”, que Carley criou com base em um modelo, para que possam aprender ativamente a usar a plataforma. Os usuários avançados e os incentivadores do uso da Asana, que, geralmente, são gerentes de projeto de várias equipes em toda a Outreach, utilizam um canal no Slack para compartilhar as melhores práticas e orientar os recém-chegados, que podem colocar ali as suas perguntas.

Geralmente, é difícil convencer os executivos a adotar mudanças no fluxo de trabalho, mas no momento da implementação, o líder das operações de vendas era um dos usuários avançados da Asana e, em reuniões executivas semanais, ele mostrava o trabalho da sua equipe com uso dos Portfólios. Como todos os seus projetos já estavam registrados e atualizados na Asana, ele não precisava ter qualquer trabalho extra para encontrar as tarefas que haviam sido realizadas ou para atualizar o status mais recente. O seu uso da Asana comprovou a facilidade que os executivos teriam de alcançar mais visibilidade e contribuiu para que outras pessoas da organização também desejassem começar a usá-la.

Um aspecto da Asana muito apreciado por Carley é a sua capacidade de gerar relatórios integrados sobre o uso da plataforma e sobre as sessões iniciadas, pois isso facilita a visualização de quais funcionários estão realmente usando a plataforma e possibilita o monitoramento da relação custo-benefício, à medida que aumenta o número de vagas da Asana utilizadas pela Outreach.

A sensação foi de que a adoção generalizada aconteceu praticamente da noite para o dia: em questão de um ou dois meses, a adesão foi estrondosa, e as pessoas começaram a pedir acesso à Asana. O crescimento foi bem rápido. ”

Do planejamento do trabalho de alto nível ao monitoramento de objetivos individuais

Flexível por natureza, a Asana ajuda as equipes em toda a Outreach a gerir os seus fluxos de trabalho:

• A equipe de marketing executa as campanhas, colabora com os profissionais terceirizados e administra os eventos externos.

• A equipe de operações de venda recebe os pedidos, administra as atualizações no sistema e mapeia o trabalho a ser realizado.

• A equipe de gestão de vendas usa a Asana para o planejamento anual e para as reuniões individuais de responsabilização sobre desenvolvimento de carreira usando relatórios.

• Diversas equipes também administram objetivos e principais resultados dentro da ferramenta.

Em vez de monitorar manualmente todo o trabalho em planilhas, a equipe de recursos humanos agora faz a integração dos novos funcionários por meio das automatizações criadas na Asana. Após a seleção do candidato, a equipe de recrutamento informa o RH sobre essa contratação por meio de um projeto composto por várias tarefas, como se estivesse enviando um pacote de dados sobre o novo contratado, para que a integração seja administrada internamente. Por meio dessa automatização, o RH eliminou duas etapas de preenchimento duplo de informações.

Além dos recursos padrão de gestão do trabalho, como os projetos, as tarefas e as datas de conclusão, as equipes da Outreach têm alguns recursos favoritos. A equipe de analítica, por exemplo, adora usar os Formulários para os pedidos recebidos, registrando neles as informações necessárias logo de início antes de gerir as filas de pedidos. As equipes também são grandes entusiastas do uso de Regras para automatizar as etapas e economizar tempo, além dos Portfólios, onde os projetos são criteriosamente monitorados.

O uso da Asana por toda a empresa trouxe um novo nível de responsabilização para os gerentes e os seus subordinados, o que diminuiu as idas e vindas de informações e aumentou a visibilidade do trabalho. Esse foi um fator muito favorável em 2020, ano em que todas as equipes da Outreach trabalharam remotamente. Na parte da TI, Carley e a sua equipe agora gastam menos tempo com o gestão de aplicativos e têm mais facilidade para administrar os riscos de segurança.

Gestão de TI sem atritos com a Asana

Hoje em dia, o trabalho na Outreach não se perde mais pelo caminho, e as equipes estão mais proativas, graças aos lembretes de inicialização e de conclusão dos projetos na Asana. Com a implementação de um fluxo de trabalho perfeito, a Outreach agora consegue atender melhor aos seus clientes e continuar a otimizar os ciclos de vendas em todo o mundo, com eficiência renovada.

Antes de termos uma boa ferramenta de gestão de projetos para as equipes de segurança e de TI, a gente gastava muito tempo em contatos individuais pedindo informações para conseguir atualizações dos projetos e entender o que estava acontecendo. A Asana nos ajudou imensamente com isso. ”