A Asana melhorou fundamentalmente a colaboração em toda a sede da Montblanc. Com fluxos de trabalho transparentes e uma distribuição clara de tarefas, reduzimos as reuniões, aumentamos a eficiência e simplesmente aproximamos mais as nossas equipes. A plataforma é um pilar da nossa transformação digital — uma ferramenta indispensável para empresas modernas e ágeis. Este sucesso foi construído com base em uma forte parceria e em relações pessoais com os nossos colegas da Asana Europe.

Oliver Gebien, diretor de tecnologia / diretor de TI e organização da Montblanc

Máxima transparência em todos os projetos de TI

A cada ano, a equipe de TI da Montblanc, composta por 40 pessoas, trabalha em cerca de 120 grandes projetos, como a introdução de um novo software de RH, projetos de transformação de dados e o desenvolvimento do portal Montblanc Limited Edition.

Anteriormente, os planos e as informações do projeto nem sempre eram mantidos de forma centralizada, mas eram armazenados em arquivos do SharePoint e distribuídos por e-mails. Informações importantes por vezes só eram trocadas nas reuniões, o que dificultava o planejamento.

A Asana agora fornece o panorama geral. Os funcionários da Montblanc obtêm um novo nível de visibilidade, pois todo o portfólio de projetos e o status de qualquer projeto podem agora ser vistos por todos, a qualquer momento, e as etapas do trabalho podem ser facilmente monitoradas.

• Juntamente com a equipe de gestão, foram definidos formulários de projeto, fluxos de trabalho e processos, criados tipos de visualização de projeto e quadros, e a Asana foi perfeitamente integrada ao Microsoft Teams, Outlook e SharePoint. 

• Graças à API da Asana, a Montblanc desenvolveu uma interface para o seu sistema SAP, permitindo que os funcionários acessem o planejamento orçamentário e as ordens internas no SAP diretamente da Asana.

A integração com a SAP é um verdadeiro divisor de águas. O fato de a equipe poder acessar todas as informações necessárias na interface da Asana sem precisar primeiro alternar entre plataformas facilita muito o trabalho diário. Foi assim que realmente começamos a usar a Asana.

Jenny Jockheck, chefe de colaboração digital da Montblanc

Simplificando os processos na Montblanc Academy

A Montblanc Academy, responsável pelo treinamento dos funcionários, interage continuamente com vários departamentos internos, incluindo vendas, marketing e recursos humanos, e com parceiros externos, como instrutores.

Antes de implementar a Asana, a equipe da Academy tinha dificuldade para acompanhar projetos, tarefas e o progresso individual dos participantes.

• A Asana mudou fundamentalmente a forma como a Academy administra os projetos, ajudando a coordenar as sessões de treinamento, coletar feedback e otimizar o acompanhamento dos projetos, garantindo operações sem complicações.

• Com a Asana, a equipe da Academy pode coordenar melhor os treinamentos, coletar feedback dos participantes e agilizar o monitoramento dos projetos para manter as coisas fluindo sem problemas.

• A Asana facilita a colaboração abrangente e provou ser uma ferramenta de gestão de projetos eficiente. Mesmo com uma carga de trabalho elevada, ela permite uma abordagem mais tranquila e ajuda a distribuir as tarefas de forma mais uniforme entre os membros da equipe. Também é mais fácil organizar as substituições por férias e licença médica.

A Asana fornece uma visão precisa do progresso do projeto, para que possamos identificar rapidamente quais etapas podem levar a gargalos e tomar medidas proativas para evitar atrasos.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academy

Gestão eficiente e transparente de campanhas de marketing

A equipe de marketing da Montblanc precisava de um calendário de conteúdo dinâmico para gerir campanhas e colaborar de maneira eficiente com o e-commerce e as agências externas. A Asana proporcionou um roteiro de projeto claro, simplificou os processos de aprovação e melhorou o alinhamento no planejamento de conteúdo, desde publicações no Instagram até boletins informativos de CRM.

Na Montblanc, o departamento de marketing precisava de um calendário de comunicações detalhado, interdisciplinar e atualizado para planejar e gerir campanhas e conteúdo. 

A implementação da Asana está permitindo que a Montblanc gerencie melhor os projetos futuros e facilita o alinhamento com o departamento de e-commerce e a colaboração com agências externas. 

Os projetos que a equipe de marketing da Montblanc gerencia na plataforma da Asana vão desde o planejamento mensal de conteúdo até a edição, adaptação ou criação de conteúdo com base em especificações criativas. O roteiro oferece uma visão geral clara de todos os projetos e dos seus requisitos individuais.

• Com a Asana, os profissionais de marketing podem organizar todas as etapas e tarefas necessárias do projeto, tornando a execução das suas campanhas mais eficiente.

• Um cronograma claro permite a coordenação precisa do material de marketing no Instagram e nos boletins informativos de CRM, impulsionando o crescimento do público.

• Além do planejamento, a Asana também oferece uma visão geral de todas as principais atividades de marketing, como publicidade ou lojas pop-up, e ajuda a medir o sucesso delas. 

Com a Asana, posso facilmente monitorar o progresso do projeto e colaborar com todos em um só lugar. O risco de perda de informações é eliminado. Ela funciona como um centro para a comunicação, o compartilhamento de feedback, a recuperação de informações e o planejamento do projeto.

Victoria Creatore Alj, gerente de mídias sociais

Cerca de 300 funcionários da Montblanc já usam a Asana, e a empresa pretende expandir o acesso a todos os que podem se beneficiar. À medida que novos casos de uso continuam a surgir, a Asana está ajudando a agilizar as tarefas diárias e os fluxos de trabalho. As equipes compartilham regularmente as suas experiências, promovendo uma cultura de aprendizado e melhoria contínua, o que impulsiona a evolução do uso da plataforma.

A Montblanc já está fazendo planos concretos para integrar ainda mais a Asana às suas operações. Por exemplo, conectar a Asana ao SAP Project System (PS) melhorará o trabalho da equipe de desenvolvimento de produtos em novos instrumentos de escrita.

Além disso, no departamento de treinamento, a Asana foi definida para ajudar a gerir os planos de treinamento dos 20 aprendizes da Montblanc e facilitar a comunicação com vários departamentos. Um aplicativo interativo da Asana permitirá que os aprendizes monitorem as suas atribuições em diferentes áreas de produção, garantindo uma experiência de aprendizado mais integrada e estruturada.

À medida que a Montblanc continua a combinar o artesanato tradicional com a tecnologia moderna, a Asana continua sendo um facilitador fundamental da sua estratégia de colaboração digital, ajudando as equipes de toda a organização a trabalhar em conjunto de forma mais eficaz.