Amel Rechid é gerente jurídica da Leroy Merlin França. Ela é responsável pelos contratos relativos às compras e à cadeia de suprimentos, que abastece as 144 lojas da empresa e faz entregas a 600 milhões de clientes on-line. “Com o nosso crescimento, os projetos internos se tornaram mais complexos. Então, começamos a pensar em adquirir uma ferramenta de gestão de projetos que pudesse adicionar estrutura ao nosso trabalho ”, explicou ela. “Sabíamos que outros departamentos da Leroy Merlin usavam a Asana e decidimos testá-la por conta própria. Adotando uma abordagem de teste e aprendizado, pensamos: ‘Vamos colocar todos os nossos projetos e ver como funciona’. Tem sido incrível constatar como a Asana é simples de usar e a visibilidade que ela oferece do nosso trabalho cotidiano.”

Garantir a supervisão e a colaboração interdisciplinar 

Antes de implementar a Asana, o departamento jurídico dependia de ferramentas básicas, como e-mails e planilhas, o que impactava negativamente o desempenho da equipe. “Cada advogado atualizava de 3 a 4 planilhas para os seus projetos, bem como planilhas dos nossos clientes internos em marketing, cadeia de suprimentos, TI e serviços. Isso tornava a gestão de projetos um processo muito demorado ”, disse Amel. “Depois, havia as atas de reunião, os contratos e a documentação de apoio — podíamos levar até 3 horas para encontrar as informações de que precisávamos.

“Além disso, como a geração de relatórios era um processo manual, era muito difícil ter uma visão completa do nosso trabalho. Não tínhamos automatização nem visualização de dados, o que dificultava o monitoramento e a mensuração das nossas atividades. E não tínhamos como aproveitar o conhecimento dos funcionários depois que eles saíam da empresa.”

Colaboração inteligente por meio da Asana

Como função central, a equipe jurídica colabora com outros departamentos de negócios da Leroy Merlin. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, quando uma empresa implementa a “colaboração inteligente”, esse é o principal diferencial entre o sucesso e o fracasso. As equipes estão preparadas para fazer o seu trabalho de forma mais eficaz, o que permite que uma empresa atinja as suas metas mais rapidamente, aumentando a receita, enfrentando situações difíceis e atendendo às necessidades dos clientes.  

“Sabíamos que, se encontrássemos uma maneira de compartilhar informações sobre os nossos projetos de forma eficaz, poderíamos aproveitar isso para nos tornarmos mais produtivos”, disse Amel. “A Asana nos ajudou a formalizar os nossos processos de trabalho e a fazer com que os nossos clientes internos percebessem o valor de trabalhar com a equipe jurídica.”

O foco absoluto cria mais tempo para o trabalho estratégico

A Leroy Merlin foi inteligente na implementação. Ela optou por otimizar os seus processos de trabalho aproveitando as integrações da Asana para se conectar às ferramentas existentes, incluindo o Google Suite para produtividade e gestão de documentos. Ela eliminou a necessidade de esforço manual desnecessário — o índice Anatomia do trabalho mostra que os funcionários desperdiçam 58% do seu dia de trabalho com a “organização para o trabalho” e gastam apenas 9% do seu dia de trabalho em tarefas estratégicas.

“Não perdemos mais tempo preenchendo espaços em branco em planilhas”, disse Amel. “Nem mesmo precisamos pensar nos relatórios. A Asana é mágica. Agora podemos nos concentrar apenas nos nossos projetos, porque sabemos que podemos gerar qualquer relatório sempre que precisarmos e demonstrar o valor tangível que a equipe jurídica agrega ao processo.”

A eficiência simplifica e acelera o processo

O índice Anatomia do trabalho sugere que os funcionários em cargos seniores podem economizar 5,6 horas por semana simplesmente melhorando os processos de trabalho existentes. O departamento jurídico da Leroy Merlin sempre tem vários projetos estratégicos em andamento ao mesmo tempo. Amel acredita que a sua equipe alcança a eficiência necessária para entregar os projetos por causa das regras definidas na Asana, que determinam quando a automatização pode simplificar, apoiar e acelerar o processo. 

“Dois anos atrás, lançamos o nosso marketplace na França. Por meio da Asana, compartilhamos as diferentes fases do projeto com os advogados, colaboramos no trabalho e gerenciamos as atividades na França, Espanha e Itália sem que os diferentes fusos horários afetassem o progresso.”

A consistência proporciona clareza sobre o trabalho em andamento

Embora as equipes multifuncionais tenham a sua própria forma de trabalhar, a Asana melhora a visibilidade das tarefas e identifica as prioridades. “Usamos a visualização de portfólio para gerir a carga de trabalho dentro do departamento jurídico, porque, para cada projeto, podemos ver o que está em jogo, os riscos em potencial e os principais detalhes relacionados a ele de maneira simples e clara”, explicou Amel. “Embora cada projeto seja diferente, a Asana proporciona uniformidade na forma como a equipe trabalha, o que nos conecta a todos.”

O índice Anatomia do trabalho sugere que metas claras e vinculadas facilitam o trabalho com colaboradores em outras funções, porque os funcionários são mais propensos a compartilhar informações, garantir que elas cheguem às pessoas certas e manter os principais colaboradores informados. 

Refletindo sobre a sua experiência com a Asana, Amel disse: “A Asana nos proporciona uma visão geral de todas as atividades de uma forma visual e fácil de entender. Ela é muito útil quando chega a hora de discutir orçamentos com os diretores e de demonstrar à nossa sede como estamos otimizando o trabalho diário dos advogados. Também podemos ver quando os nossos colegas estão ocupados e, se parecer que a carga está excessiva, podemos encontrar uma maneira de reequilibrar as cargas de trabalho dentro da equipe.”

Uma ferramenta inteligente para o departamento jurídico

O panorama regulatório está em constante mudança, e a Leroy Merlin está empenhada em aproveitar o conhecimento e as habilidades de todos os seus talentos jurídicos para se preparar para o que vier a acontecer. Como o índice Anatomia do trabalho indica, as organizações colaborativas estão mais bem preparadas para se adaptar, o que proporciona uma vantagem competitiva sustentável e aumenta a receita no longo prazo. 

“Temos novos consultores na Leroy Merlin que são advogados há 1 ou 2 anos”, disse Amel. “Criamos um projeto na Asana para reunir e compartilhar o nosso conhecimento jurídico coletivo. Se alguém decide sair da empresa, mantemos a sua experiência para que ainda possamos aprender com ela.”

“A Asana é uma ferramenta muito poderosa e, à medida que o Parlamento continua a introduzir novas leis, sabemos que continuamos na melhor posição para acompanhar as mudanças.”