Não houve interrupções no fluxo de trabalho depois que a equipe fez a transição para trabalho remoto devido ao COVID-19.
Economia diária de até 10% de tempo, que antes era gasto na busca por informações necessárias às tarefas.
A equipe consegue focar em projetos criativos e raciocínio estratégico, já que o trabalho administrativo foi reduzido.
A Dow Jones é um dos pilares mais relevantes do universo financeiro há mais de um século. Fundada em 1882, produz publicações de liderança, como o “The Wall Street Journal”, e fornece dados e soluções de inteligência para empresas através da sua divisão de B2B.
A equipe de marketing B2B gera demanda para os produtos e serviços centrais da empresa: Factiva, Dow Jones Newswires e Risk & Compliance (risco e conformidade). O diretor de marketing, Rossa Shanks, entrou para a organização em 2016 e aumentou o tamanho da equipe de marketing para 20 pessoas, distribuídas entre Nova York, Cingapura e Londres.
Ele levou consigo a Asana para ajudar a facilitar o planejamento de campanhas e a colaboração entre as três equipes de marca e suas próprias equipes de criação, conteúdo e geração de demanda. Assim, quando o surgimento da COVID-19 exigiu que todos os funcionários trabalhassem remotamente, a Asana já fazia parte do seu conjunto tecnológico, assim com o Slack e o Google Drive, facilitando a transição dos escritórios para as residências.
Da mesma forma como ocorria com a equipe de marketing da Dow Jones, quase dois terços (62%) dos trabalhadores globais em período integral no setor de conhecimento aumentaram o uso de ferramentas de colaboração em função da COVID-19, de acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, o que lhes possibilitou manter contato com seus colegas durante o confinamento.
Tendo usado a Asana em cargos que ocupou anteriormente, Rossa acredita que as equipes podem se beneficiar do uso de ferramentas que gerenciam as entregas de conteúdos e criam visibilidade. Ele sabia que os benefícios se multiplicariam à medida que a organização crescesse. Quando Rossa começou a trabalhar na Dow Jones, a equipe de marketing era composta por apenas quatro pessoas.
A flexibilidade era outro dos pré-requisitos. Apesar de as três equipes de marca terem estilos de trabalho diferentes, a Asana abrange todos eles e, ao mesmo tempo, simplifica os processos para as equipes de conteúdo, criação e geração de demanda.
Rossa adotou uma abordagem de “ou tudo, ou nada” ao trazer a Asana para a equipe, e liderou pelo exemplo do seu próprio comportamento: se o trabalho não estava na Asana, então não existia.
E foi aí que Julia Lancaster, a estrategista de conteúdo da equipe, assumiu a estruturação da Asana. Ela garantiu que todos os fluxos de trabalho, tarefas e informações técnicas fossem incorporados e, juntamente com as equipes, desenvolveu processos sobre como a Asana seria utilizada, incluindo a rotulagem, nomenclaturas e regras internas para a atribuição de tarefas.
Atualmente, a Asana é apresentada aos novos membros da equipe no primeiro dia de trabalho. A integração já é feita em um projeto da Asana que foi transformado em modelo e que contém cada etapa que precisa ser concluída. Eles passam por uma sessão inicial de treinamento e usam o Guia Asana como um recurso contínuo.
A Asana é o núcleo central de todo o trabalho de marketing, desde o planejamento das campanhas até o trabalho de criação e conteúdo. Com o recurso de Portfólios, as equipes conseguem organizar o trabalho conforme as três principais divisões de produtos, acompanhando, ao mesmo tempo, todo o progresso da campanha em um único lugar.
A equipe de liderança supervisiona as cargas de trabalho dos membros da equipe. Por exemplo, o diretor de criação pode redistribuir os trabalhos se um de seus três designers estiver sobrecarregado. Isso também elimina a necessidade de os colegas de equipe se microgerenciarem uns aos outros e fazerem o acompanhamento das tarefas.
A equipe executa, aproximadamente, 10 campanhas de marketing de larga escala por ano, usando um modelo para iniciar cada uma delas. Eles adicionam as mesmas tarefas a diferentes projetos para dividir as tarefas entre as equipes de criação, conteúdo e geração de demanda, o que simplifica seus fluxos de trabalho. Por exemplo, ao criar uma peça para mídias sociais, um designer somente vê as tarefas de criação atribuídas a si, a menos que explore o projeto principal para compreender todo o trabalho que está sendo realizado por todas as equipes. Então, embora um projeto Asana conecte o trabalho das equipe para uma única campanha, também possibilita a separação dos fluxos de trabalho, já que o que os designers veem na Asana é completamente diferente daquilo que um profissional de marketing de geração de demanda vê no seu dia a dia. Os projetos também recebem codificação por cor para identificar a que marca ou produto a tarefa está relacionada.
Os modelos também ajudam a tornar o processo de produção de criações e conteúdos à prova de erros. Como a equipe trabalha simultaneamente em muitas peças, não é difícil esquecer algum detalhe técnico pequeno mas crucial, como a adição de códigos de rastreamento ao conteúdo. A Julia, que conta com esses códigos para a estratégia de conteúdo, pode incorporar essa etapa no processo da Asana, para que esteja sempre lá, como um lembrete, e possa monitorar a sua conclusão.
Com a habilidade da Asana de capturar o status dos projetos, as tarefas concluídas e os planos futuros, além de reduzir a necessidade de pesquisar pelas informações, Rossa estima que a Asana economize até 10% do tempo diário dos membros da sua equipe. O índice Anatomia do trabalho identificou que o trabalho administrativo (“organização para o trabalho”) pode consumir o dobro do tempo que imaginamos, potencialmente ocupando até 60% do nosso dia de trabalho.
A equipe de Rossa tem se mantido conectada desde que passaram a trabalhar remotamente, e seus membros transferem facilmente as tarefas incompletas para colegas que estejam fusos horários diferentes. A Asana proporciona a estrutura para uma equipe organizada e autônoma: eles sabem qual é o trabalho que precisam fazer, e por isso conseguem aproveitar as reuniões remotas para focar na conexão humana e conversar sobre o trabalho em um nível mais estratégico.
Com seu trabalho principal sob controle durante o período de quarentena causado pela COVID-19, a equipe de marketing de B2B pode focar em amadurecer e ampliar suas atividades, como: unir forças com o departamento de vendas para proporcionar uma experiência do cliente perfeitamente integrada, criar campanhas de marketing avançadas baseadas nas contas e criar uma presença orgânica na Web como potência geradora de notícias e informações.
E eles passaram a ocupar uma posição de formadores de tendência, já que as outras equipes da Dow Jones observam a forma como a Asana está sendo utilizada, e a copiam.
Possibilite que toda a sua organização realize com a Asana o melhor trabalho possível.