Com a Asana, departamento de marketing da Dow Jones economiza 10% do seu dia de trabalho

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    • Executar 10 campanhas de marketing omnicanal por ano

Impacto da Asana

  • Não houve interrupções no fluxo de trabalho depois que a equipe fez a transição para trabalho remoto devido ao COVID-19.
  • Economia diária de até 10% de tempo, que antes era gasto na busca por informações necessárias às tarefas.
  • A equipe consegue focar em projetos criativos e raciocínio estratégico, já que o trabalho administrativo foi reduzido.

A Dow Jones é um dos pilares mais relevantes do universo financeiro há mais de um século. Fundada em 1882, produz publicações de liderança, como o “The Wall Street Journal”, e fornece dados e soluções de inteligência para empresas através da sua divisão de B2B.

A equipe de marketing B2B gera demanda para os produtos e serviços centrais da empresa: Factiva, Dow Jones Newswires e Risk & Compliance (risco e conformidade). O diretor de marketing, Rossa Shanks, entrou para a organização em 2016 e aumentou o tamanho da equipe de marketing para 20 pessoas, distribuídas entre Nova York, Cingapura e Londres.

Ele levou consigo a Asana para ajudar a facilitar o planejamento de campanhas e a colaboração entre as três equipes de marca e suas próprias equipes de criação, conteúdo e geração de demanda. Assim, quando o surgimento da COVID-19 exigiu que todos os funcionários trabalhassem remotamente, a Asana já fazia parte do seu conjunto tecnológico, assim com o Slack e o Google Drive, facilitando a transição dos escritórios para as residências.

Da mesma forma como ocorria com a equipe de marketing da Dow Jones, quase dois terços (62%) dos trabalhadores globais em período integral no setor de conhecimento aumentaram o uso de ferramentas de colaboração em função da COVID-19, de acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, o que lhes possibilitou manter contato com seus colegas durante o confinamento.

“O conjunto de tecnologias de colaboração e comunicações de uma equipe ficou ainda mais crucial agora, em tempos de COVID-19. Como já trabalhávamos com a Asana e outras ferramentas desde o primeiro dia, nós pudemos continuar a todo vapor quando passamos a trabalhar em casa. Não houve interrupções no nosso fluxo de trabalho ou nos resultados.”
- Rossa Shanks, diretor de marketing

A amálgama que mantém a equipe unida

Tendo usado a Asana em cargos que ocupou anteriormente, Rossa acredita que as equipes podem se beneficiar do uso de ferramentas que gerenciam as entregas de conteúdos e criam visibilidade. Ele sabia que os benefícios se multiplicariam à medida que a organização crescesse. Quando Rossa começou a trabalhar na Dow Jones, a equipe de marketing era composta por apenas quatro pessoas.

A flexibilidade era outro dos pré-requisitos. Apesar de as três equipes de marca terem estilos de trabalho diferentes, a Asana abrange todos eles e, ao mesmo tempo, simplifica os processos para as equipes de conteúdo, criação e geração de demanda.

“Uma campanha é composta por muitas partes e tarefas, e essa conexão entre as equipes é crucial para que nada seja esquecido. Você precisa ter visibilidade. A Asana facilita o trabalho de equipe e ajuda as organizações a criar um trabalho revolucionário.”
- Rossa Shanks, diretor de marketing

Sem a Asana, não tem conversa

Rossa adotou uma abordagem de “ou tudo, ou nada” ao trazer a Asana para a equipe, e liderou pelo exemplo do seu próprio comportamento: se o trabalho não estava na Asana, então não existia.

“Minha abordagem de implementação demonstrou o total comprometimento com que eu encarava as novas plataformas, eliminando qualquer ambiguidade de uso e comunicando que, sem adesão total, não iríamos conseguir.”
- Rossa Shanks, diretor de marketing

E foi aí que Julia Lancaster, a estrategista de conteúdo da equipe, assumiu a estruturação da Asana. Ela garantiu que todos os fluxos de trabalho, tarefas e informações técnicas fossem incorporados e, juntamente com as equipes, desenvolveu processos sobre como a Asana seria utilizada, incluindo a rotulagem, nomenclaturas e regras internas para a atribuição de tarefas.

Atualmente, a Asana é apresentada aos novos membros da equipe no primeiro dia de trabalho. A integração já é feita em um projeto da Asana que foi transformado em modelo e que contém cada etapa que precisa ser concluída. Eles passam por uma sessão inicial de treinamento e usam o Guia Asana como um recurso contínuo.

Modelo de integração da Dow Jones

Desenvolvendo maravilhas criativas

A Asana é o núcleo central de todo o trabalho de marketing, desde o planejamento das campanhas até o trabalho de criação e conteúdo. Com o recurso de Portfólios, as equipes conseguem organizar o trabalho conforme as três principais divisões de produtos, acompanhando, ao mesmo tempo, todo o progresso da campanha em um único lugar.

A equipe de liderança supervisiona as cargas de trabalho dos membros da equipe. Por exemplo, o diretor de criação pode redistribuir os trabalhos se um de seus três designers estiver sobrecarregado. Isso também elimina a necessidade de os colegas de equipe se microgerenciarem uns aos outros e fazerem o acompanhamento das tarefas.

“A Asana reduz o acompanhamento nervoso e preocupado que as pessoas fazem quando receiam que a sua tarefa não seja concluída no prazo. Se pensarmos em termos de quanto tempo era gasto procurando pessoas, provavelmente estamos economizando uns 10% de cada dia. De modo algum eu voltaria a trabalhar com 20 colegas pedindo uns aos outros que façam coisas e torcendo para que sejam feitas.”
- Rossa Shanks, diretor de marketing

A equipe executa, aproximadamente, 10 campanhas de marketing de larga escala por ano, usando um modelo para iniciar cada uma delas. Eles adicionam as mesmas tarefas a diferentes projetos para dividir as tarefas entre as equipes de criação, conteúdo e geração de demanda, o que simplifica seus fluxos de trabalho. Por exemplo, ao criar uma peça para mídias sociais, um designer somente vê as tarefas de criação atribuídas a si, a menos que explore o projeto principal para compreender todo o trabalho que está sendo realizado por todas as equipes. Então, embora um projeto Asana conecte o trabalho das equipe para uma única campanha, também possibilita a separação dos fluxos de trabalho, já que o que os designers veem na Asana é completamente diferente daquilo que um profissional de marketing de geração de demanda vê no seu dia a dia. Os projetos também recebem codificação por cor para identificar a que marca ou produto a tarefa está relacionada.

Modelo de conteúdo da Dow Jones

Os modelos também ajudam a tornar o processo de produção de criações e conteúdos à prova de erros. Como a equipe trabalha simultaneamente em muitas peças, não é difícil esquecer algum detalhe técnico pequeno mas crucial, como a adição de códigos de rastreamento ao conteúdo. A Julia, que conta com esses códigos para a estratégia de conteúdo, pode incorporar essa etapa no processo da Asana, para que esteja sempre lá, como um lembrete, e possa monitorar a sua conclusão.

“A Asana me possibilita supervisionar, mas assegura também que meus colegas de equipe não estejam sobrecarregados com tarefas de estratégia de conteúdo. Podemos estar fisicamente separados, mas, ainda assim, estamos conectados de uma forma peculiar.”
- Julia Lancaster, estrategista de conteúdo de marketing

Com a habilidade da Asana de capturar o status dos projetos, as tarefas concluídas e os planos futuros, além de reduzir a necessidade de pesquisar pelas informações, Rossa estima que a Asana economize até 10% do tempo diário dos membros da sua equipe. O índice Anatomia do trabalho identificou que o trabalho administrativo (“organização para o trabalho”) pode consumir o dobro do tempo que imaginamos, potencialmente ocupando até 60% do nosso dia de trabalho.

A equipe de Rossa tem se mantido conectada desde que passaram a trabalhar remotamente, e seus membros transferem facilmente as tarefas incompletas para colegas que estejam fusos horários diferentes. A Asana proporciona a estrutura para uma equipe organizada e autônoma: eles sabem qual é o trabalho que precisam fazer, e por isso conseguem aproveitar as reuniões remotas para focar na conexão humana e conversar sobre o trabalho em um nível mais estratégico.

“As interações humanas e as reuniões ficam mais úteis, porque a equipe não está preocupada em tomar notas. Os membros sabem que haverá uma tarefa Asana contendo todas as informações, e por isso, ficam à vontade para travar conversas de alto nível e elaborar suas maravilhas criativas.”
- Rossa Shanks, diretor de marketing

O que o futuro reserva para o B2B da Dow Jones

Com seu trabalho principal sob controle durante o período de quarentena causado pela COVID-19, a equipe de marketing de B2B pode focar em amadurecer e ampliar suas atividades, como: unir forças com o departamento de vendas para proporcionar uma experiência do cliente perfeitamente integrada, criar campanhas de marketing avançadas baseadas nas contas e criar uma presença orgânica na Web como potência geradora de notícias e informações.

E eles passaram a ocupar uma posição de formadores de tendência, já que as outras equipes da Dow Jones observam a forma como a Asana está sendo utilizada, e a copiam.