A CityFibre é tão turbinada quanto as suas redes, sendo a terceira maior plataforma nacional de infraestrutura digital do Reino Unido. Com redes em mais de 70 cidades e municípios e obras em curso para fornecer infraestrutura completa de fibra com acesso aberto a até 8 milhões de residências e negócios, a empresa fornece conectividade de banda larga a muitos provedores de serviço ao consumidor, empresas, autoridades locais e operadoras de telefonia móvel.
Victoria Sanches, gerente de operações de marketing, e Liz Dean, gerente sênior de operações de marketing, se juntaram à CityFibre em 2019. Victoria se incorporou à equipe de marketing e comunicações corporativas, e Liz à equipe de operações ao consumidor. Entre estas duas equipes os públicos variam internamente e externamente, de moradores a incorporadores, decisores de órgãos municipais e construtoras, entre outros.
Ambas as equipes de marketing careciam de uma ferramenta de gestão dos fluxos de trabalho que simplificasse a colaboração, de modo a manter a trajetória meteórica da CityFibre e assegurar que a equipe pudesse acessar a informação necessária para um bom atendimento aos diversos públicos.
“Com a Asana, obtivemos a transparência e a confiança de trabalhar com informações atuais dos projetos e tarefas, trabalhando juntos para atingir as nossas metas.”
- Liz Dean, gerente sênior de operações de marketing, CityFibre
Um elemento essencial das funções de Victoria e Liz é a simplificação do modo de trabalhar das equipes de marketing, por meio da otimização dos processos e plataformas, da busca de novos aprendizados e da adaptação das abordagens.
Victoria havia trabalhado com ferramentas de gestão de projetos anteriormente. Ela descobriu que a ferramenta em uso quando se juntou à CityFibre fornecia apenas funções básicas e identificou outras ferramentas mais adequadas às necessidades da equipe.
Juntas, Victoria e a equipe identificaram diversos desafios para a gestão do trabalho que precisavam ser superados de maneira que todos pudessem dar o seu melhor e realizar o melhor trabalho. O uso de planilhas para monitorar o trabalho adicionava passos desnecessários e dificultava a identificação rápida de quem estava fazendo o quê, e algumas pessoas não conseguiam encontrar a informação que precisavam com facilidade.
De modo geral, perdia-se muito tempo com os pormenores organizacionais do trabalho, que são atividades como a busca por informação, pedidos de atualização de status e a comunicação relacionada ao trabalho. As equipes de marketing da CityFibre não são as únicas a perceber que os pormenores do trabalho tomam conta do dia: tais minúcias são responsáveis por quase dois terços (60%) do tempo dos trabalhadores em todo o mundo, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.
Com o crescimento super rápido da organização, as equipes de marketing da CityFibre precisavam de uma ferramenta que deixasse as informações e as responsabilidades que as equipes necessitavam ao alcance das mãos.
As equipes de marketing da CityFibre precisavam de uma ferramenta de gestão do trabalho que pudesse:
Depois da pré-seleção e avaliação de diversas plataformas, a Asana mostrou corresponder muito bem às necessidades da equipe de marketing. As integrações disponíveis, como com o Office 365, resultaram na compatibilidade sem sobressaltos com as soluções já em uso na CityFibre.
Victoria e Liz iniciaram a transição das equipes para a Asana movendo o processo de gestão da produção criativa, realizado com uma agência de design externa, para a plataforma. Após analisar com profundidade e encontrar a melhor maneira de estruturar este processo com a Asana, Liz e Victoria se concentraram em convidar os outros membros de equipe para a plataforma.
Victoria e Liz sabiam que os benefícios da Asana conquistariam os membros das equipes quando a vissem em ação, então começaram a demonstrar essas vantagens por meio de:
Atualmente, todos os membros das equipes de marketing corporativo e operações ao consumidor usam a Asana para a produção criativa, processos de RP, planejamento de mídias sociais e outras atividades. Com o uso da Asana, a equipe de marketing da CityFibre construiu:
A equipe de marketing também economizou muitas horas com as funcionalidades de Regras e Formulários da Asana.
As regras e os campos personalizados permitem automatizar a atribuição de tarefas novas aos projetos corretos na Asana, de maneira que as diversas equipes ganhem visibilidade imediata quanto ao que precisam ver. O uso das Regras também significa que diferentes visualizações podem ser configuradas para cada equipe. Assim, enquanto a equipe de RP pode ver todos os documentos de um determinado trabalho, as equipes de marketing regionais somente verão o que for relevante a elas, favorecendo a visibilidade das informações adequadas e melhorando a eficiência.
Enquanto isso, a equipe usa os Formulários personalizados para padronizar e simplificar as instruções para novas atividades. O uso dos Formulários tem sido particularmente útil para o envio de informações às agências, permitindo à CityFibre gerir os novos briefings e se certificar, antes de iniciar o trabalho, de que todas as informações estão onde deveriam estar.
De modo geral, a Asana melhorou a transparência e a eficiência das equipes de marketing da CityFibre. Elas gastam menos tempo com os pormenores do trabalho e passam mais tempo desenvolvendo os projetos.
“Ao usar a Asana, podemos aplicar os nossos processos de boas práticas a qualquer trabalho de forma perfeitamente integrada. Isso significa que não é necessário fazer a microgestão de cada etapa de um novo projeto para nos certificarmos de que os fluxos de trabalho corretos estejam sendo seguidos e de que os resultados esperados sejam alcançados. Se um projeto é semelhante a outro já realizado, todas as etapas, regras e estruturas já existentes podem ser duplicadas na Asana, e os projetos inteiramente novos podem ser criados com facilidade de forma a se ajustar aos diferentes requisitos.”
— Victoria Sanches, gerente de operações de marketing, CityFibre
A CityFibre se encontra em meio a uma enorme jornada de mobilização, com a construção este ano de redes na escala de gigabits em dezenas de cidades. Estes planos ambiciosos de crescimento são a prioridade número um da empresa, que então passou a procurar soluções para simplificar os processos em cada linha de trabalho. O departamento de marketing está usufruindo das vantagens de usar a Asana e avaliando a possibilidade de expandir o seu uso além da própria equipe.
Com processos otimizados e simplificados acelerando o trabalho em segundo plano, a CityFibre está melhor posicionada do que nunca para dar continuidade à sua missão de fornecer infraestrutura super-rápida às comunidades de todo o Reino Unido.