Equipe de marketing da CityFibre aumenta a visibilidade do trabalho e agiliza processos com a Asana

A CityFibre é tão turbinada quanto as suas redes, sendo a terceira maior plataforma nacional de infraestrutura digital do Reino Unido. Com redes em mais de 70 cidades e municípios e obras em curso para fornecer infraestrutura completa de fibra com acesso aberto a até 8 milhões de residências e negócios, a empresa fornece conectividade de banda larga a muitos provedores de serviço ao consumidor, empresas, autoridades locais e operadoras de telefonia móvel.

Victoria Sanches, gerente de operações de marketing, e Liz Dean, gerente sênior de operações de marketing, se juntaram à CityFibre em 2019. Victoria se incorporou à equipe de marketing e comunicações corporativas, e Liz à equipe de operações ao consumidor. Entre estas duas equipes os públicos variam internamente e externamente, de moradores a incorporadores, decisores de órgãos municipais e construtoras, entre outros.

Ambas as equipes de marketing careciam de uma ferramenta de gestão dos fluxos de trabalho que simplificasse a colaboração, de modo a manter a trajetória meteórica da CityFibre e assegurar que a equipe pudesse acessar a informação necessária para um bom atendimento aos diversos públicos.

Com a Asana, obtivemos a transparência e a confiança de trabalhar com informações atuais dos projetos e tarefas, trabalhando juntos para atingir as nossas metas.”

Simplificação para o sucesso

Um elemento essencial das funções de Victoria e Liz é a simplificação do modo de trabalhar das equipes de marketing, por meio da otimização dos processos e plataformas, da busca de novos aprendizados e da adaptação das abordagens.

Victoria havia trabalhado com ferramentas de gestão de projetos anteriormente. Ela descobriu que a ferramenta em uso quando se juntou à CityFibre fornecia apenas funções básicas e identificou outras ferramentas mais adequadas às necessidades da equipe.

Juntas, Victoria e a equipe identificaram diversos desafios para a gestão do trabalho que precisavam ser superados de maneira que todos pudessem dar o seu melhor e realizar o melhor trabalho. O uso de planilhas para monitorar o trabalho adicionava passos desnecessários e dificultava a identificação rápida de quem estava fazendo o quê, e algumas pessoas não conseguiam encontrar a informação que precisavam com facilidade.

De modo geral, perdia-se muito tempo com os pormenores organizacionais do trabalho, que são atividades como a busca por informação, pedidos de atualização de status e a comunicação relacionada ao trabalho. As equipes de marketing da CityFibre não são as únicas a perceber que os pormenores do trabalho tomam conta do dia: tais minúcias são responsáveis por quase dois terços (60%) do tempo dos trabalhadores em todo o mundo, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.

Com o crescimento super rápido da organização, as equipes de marketing da CityFibre precisavam de uma ferramenta que deixasse as informações e as responsabilidades que as equipes necessitavam ao alcance das mãos.

Maior exigência da gestão do trabalho

As equipes de marketing da CityFibre precisavam de uma ferramenta de gestão do trabalho que pudesse:

• Dar visibilidade em relação a quem estava fazendo o quê, e quando.

• Organizar os projetos, tarefas e solicitações urgentes por prioridade.

• Criar um repositório central dos trabalhos em execução para assegurar uma identidade de marca consistente.

• Ser usada na gestão de agências e fornecedores externos.

• Reestruturar os processos para maior velocidade, capacidade de expansão e precisão.

Depois da pré-seleção e avaliação de diversas plataformas, a Asana mostrou corresponder muito bem às necessidades da equipe de marketing. As integrações disponíveis, como com o Office 365, resultaram na compatibilidade sem sobressaltos com as soluções já em uso na CityFibre.

Construção de uma implementação colaborativa

Victoria e Liz iniciaram a transição das equipes para a Asana movendo o processo de gestão da produção criativa, realizado com uma agência de design externa, para a plataforma. Após analisar com profundidade e encontrar a melhor maneira de estruturar este processo com a Asana, Liz e Victoria se concentraram em convidar os outros membros de equipe para a plataforma.

Victoria e Liz sabiam que os benefícios da Asana conquistariam os membros das equipes quando a vissem em ação, então começaram a demonstrar essas vantagens por meio de:

• Elaboração de depoimentos internos e uso de casos de exemplo para demonstrar o potencial da Asana e encorajar o apoio por meio da divulgação “boca a boca”.

• Transformação da implementação da Asana em um projeto colaborativo e fornecimento de informações sobre o funcionamento dos novos processos para a equipe geral.

• Estímulo de um período de experimentação e avaliação para ajudar as equipes a sentir como a Asana se adaptaria às suas necessidades, incluindo a criação de um ambiente isolado para testes.

• Designação de um Promotor da Asana em cada equipe como ponto de apoio para perguntas e dicas.

• Encorajamento aos usuários para a realização do treinamento de Embaixadores Asana.

Planejamento, monitoramento e automatização dos fluxos de trabalho com a Asana

Atualmente, todos os membros das equipes de marketing corporativo e operações ao consumidor usam a Asana para a produção criativa, processos de RP, planejamento de mídias sociais e outras atividades. Com o uso da Asana, a equipe de marketing da CityFibre construiu:

• Um calendário de RP municipal que usa um quadro Asana para automatizar o processo de RP, desde a solicitação inicial do comunicado de imprensa até a distribuição para a imprensa. A migração do e-mail para a Asana fez com que cada etapa passasse a ocorrer de forma perfeitamente integrada ao atribuir automaticamente tarefas aos membros de equipe no momento exato em que eram necessárias e ao reunir toda a informação em um único lugar que todos pudessem consultar.

• Diversas campanhas de marketing, tanto internas quanto externas, usam hoje a Asana para gerir os volumes de trabalho e alocar de maneira precisa os recursos para agências externas. A Asana foi uma peça central à entrega da campanha de alto dinamismo Christmas Connections, lançada em apenas dois meses, assim como o desenvolvimento da The CityFibreWay, iniciativa interna que definiu a cultura da organização.

• Um calendário de mídias sociais que integra equipes multidisciplinares em um quadro Asana para lidar com o planejamento, aprovações e a gestão. A Asana funciona como um espaço único para a visualização de todas as campanhas, publicações, solicitações ad-hoc e comunicados de imprensa planejados, com processos de desenvolvimento e aprovações automatizados para assegurar a obtenção das aprovações corretas antes do envio das publicações.

• Processos de integração de novos membros de equipe, com um passo a passo que deve ser concluído pelos novos membros durante a integração. A centralização e a padronização do processo de integração por meio da Asana oferecem aos novos funcionários em integração remota um local único com tudo o que necessitam para se inserir na organização, desde o agendamento da apresentação aos membros da equipe até os detalhes de login e atalhos para recursos úteis como o portal de aprendizado e desenvolvimento da CityFibre.

Planejamento, monitoramento e automatização dos fluxos de trabalho com a Asana

A equipe de marketing também economizou muitas horas com as funcionalidades de Regras e Formulários da Asana.

As regras e os campos personalizados permitem automatizar a atribuição de tarefas novas aos projetos corretos na Asana, de maneira que as diversas equipes ganhem visibilidade imediata quanto ao que precisam ver. O uso das Regras também significa que diferentes visualizações podem ser configuradas para cada equipe. Assim, enquanto a equipe de RP pode ver todos os documentos de um determinado trabalho, as equipes de marketing regionais somente verão o que for relevante a elas, favorecendo a visibilidade das informações adequadas e melhorando a eficiência.

Enquanto isso, a equipe usa os Formulários personalizados para padronizar e simplificar as instruções para novas atividades. O uso dos Formulários tem sido particularmente útil para o envio de informações às agências, permitindo à CityFibre gerir os novos briefings e se certificar, antes de iniciar o trabalho, de que todas as informações estão onde deveriam estar.

De modo geral, a Asana melhorou a transparência e a eficiência das equipes de marketing da CityFibre. Elas gastam menos tempo com os pormenores do trabalho e passam mais tempo desenvolvendo os projetos.

Ao usar a Asana, podemos aplicar os nossos processos de boas práticas a qualquer trabalho de forma perfeitamente integrada. Isso significa que não é necessário fazer a microgestão de cada etapa de um novo projeto para nos certificarmos de que os fluxos de trabalho corretos estejam sendo seguidos e de que os resultados esperados sejam alcançados. Se um projeto é semelhante a outro já realizado, todas as etapas, regras e estruturas já existentes podem ser duplicadas na Asana, e os projetos inteiramente novos podem ser criados com facilidade de forma a se ajustar aos diferentes requisitos.”

Processos mais rápidos para a CityFibre e para o Reino Unido

A CityFibre se encontra em meio a uma enorme jornada de mobilização, com a construção este ano de redes na escala de gigabits em dezenas de cidades. Estes planos ambiciosos de crescimento são a prioridade número um da empresa, que então passou a procurar soluções para simplificar os processos em cada linha de trabalho. O departamento de marketing está usufruindo das vantagens de usar a Asana e avaliando a possibilidade de expandir o seu uso além da própria equipe.

Com processos otimizados e simplificados acelerando o trabalho em segundo plano, a CityFibre está melhor posicionada do que nunca para dar continuidade à sua missão de fornecer infraestrutura super-rápida às comunidades de todo o Reino Unido.