No escritório nacional de 80 pessoas da Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA), as equipes de Subsídios da Fundação e Subsídios Federais representam cerca de um terço de todos os funcionários. Juntas, a sua função é distribuir fundos de fontes corporativas, filantrópicas privadas e federais às agências locais. Elas criam relatórios de impacto, monitoram a conformidade das agências com os acordos de subsídio e incubam novos programas para jovens para a rede.

Por mais de uma década, o escritório nacional usava planilhas, e-mail e mensagens rápidas para gerir esses projetos. Quando fizeram a transição para a Asana em janeiro de 2020, reuniram as informações em um só lugar para proporcionar visibilidade entre os departamentos. Eles também criaram fluxos de trabalho padronizados para ajudá-los a cumprir de forma confiável os requisitos de conformidade e os prazos dos relatórios.

Graças às eficiências operacionais dos fluxos de trabalho estabelecidos e documentados, a BBBSA gerou maior confiança junto aos financiadores e mais renovações de financiamento. A BBBSA aumentou o financiamento e a distribuição de subsídios sem aumentar o número de funcionários, o que lhes permitiu direcionar mais recursos para os jovens que são o elemento central da sua organização.

A Asana nos ajudou a obter renovações de subsídios dos financiadores porque somos pontuais na nossa comunicação e geração de relatórios.

Tim Pehlke, diretor de doações da Fundação

Conhecendo a Asana durante o almoço

Quando a BBBSA apresentou a Asana ao escritório nacional, Tim Pehlke, diretor de Subsídios da Fundação, conduziu uma série de “almoços de aprendizagem” com boa participação, oferecendo aos funcionários de 15 a 20 minutos de treinamento na Asana antes da oportunidade de socializar. As sessões foram gravadas e disponibilizadas para educação contínua e integração de novos funcionários, juntamente com artigos de treinamento da Asana e outros recursos.

À medida que as equipes faziam a transição do e-mail e do chat para a Asana, Tim fez com que as pessoas começassem aos poucos, criando uma simples lista de tarefas pessoais para ver como a Asana lhes economiza tempo. “Adoro a visualização em quadro para as tarefas pessoais”, diz Tim. “Também foi muito útil trabalhar com um consultor de Sucesso do cliente da Asana com experiência em entidades sem fins lucrativos enquanto criávamos fluxos de trabalho e modelos.”

É muito mais fácil integrar colegas de equipe com a Asana, porque temos processos sólidos e fáceis de seguir, que exigem pouca orientação.

Tim Pehlke, diretor de doações da Fundação

Dados em um só lugar para todos os subsídios, relatórios e agências

Hoje, o escritório nacional da BBBSA usa a Asana para gerir a distribuição de subsídios e os relatórios, e expandiu o uso da Asana para o planejamento estratégico e a troca de conhecimentos em toda a organização.

Modelo de gestão de subsídios: para cada novo subsídio recebido, a BBBSA duplica um modelo de projeto na Asana para armazenar as informações do subsídio e as tarefas de execução, para que nenhuma etapa seja perdida e os requisitos de conformidade sejam atendidos. O modelo divide as tarefas em seções para acordos de subsídios, orçamento, cronogramas de aprovação da liderança sênior e seções opcionais para consultores ou parcerias especiais com agências. 

Monitoramento ativo de projetos: a equipe reúne os cronogramas de todos os relatórios de subsídios em um único projeto da Asana ao adicionar tarefas a vários projetos. Esta visão de alto nível ajuda a equipe a planejar proativamente para cumprir os prazos. 

Monitoramento de riscos e problemas: outro projeto na Asana ajuda a monitorar subsídios em risco, documentar informações sobre problemas e alinhar as ações a realizar. As etapas são atribuídas a colegas de equipe específicos na Asana para garantir a resolução.

Registro de informações de subsídios e monitoramento de tempo: um projeto exibe as informações principais de todos os subsídios usando campos personalizados (p. ex., nome, área de foco, prazos de relatório, valor financiado, colaboradores). Os funcionários também o usam para registrar o tempo gasto em cada subsídio, substituindo uma planilha de monitoramento de tempo.

Painel de integridade da agência: a equipe de Subsídios Federais distribui US$ 13,5 milhões para agências locais anualmente e usa um projeto Asana para acompanhar a integridade da agência. Quando se reúnem com uma agência, podem acessar a tarefa dela na Asana para ver o status mais recente e o contexto histórico, como alterações de ponto de contato, problemas abertos e resolvidos, observações de desempenho e auditorias concluídas. É fácil sinalizar uma agência se ela estiver atrasada no envio de uma auditoria financeira ou se estiver fora da meta de gastos correspondentes; as subtarefas capturam os detalhes para consulta futura. 

Coleta de histórias positivas de correspondência: a equipe de Subsídios Federais coleta histórias positivas de correspondência das agências para destacar nos relatórios de subsídios. Eles usam um formulário da Asana para receber os envios, organizando automaticamente todas as fotos, formulários de consentimento e texto em um projeto central da Asana. Quando chega a hora de criar um relatório, a equipe pode buscar por palavras-chave para encontrar facilmente histórias sobre tópicos específicos, como agências policiais ou crianças em áreas rurais.

Centralização de informações com ferramentas integradas: a integração com o Sharepoint permite que a equipe gerencie documentos e compartilhe links com a liderança sênior para revisão, enquanto a integração com o Outlook converte e-mails de parceiros externos em tarefas internas da Asana para ação. 

Unidos como um só: a Asana ajuda os departamentos a se comunicar em uma única plataforma para o planejamento estratégico. Quando a pandemia de COVID-19 começou e a BBBSA fez a transição dos escritórios presenciais para uma equipe remota, a Asana ajudou a manter a equipe conectada, contornar as limitações da VPN e lançar rapidamente novas ofertas para fornecer Internet e serviços de alimentação às crianças em idade escolar.

Aumentar a capacidade da equipe por meio do planejamento estratégico e dos fluxos de trabalho

A capacidade de encontrar informações rapidamente e seguir processos padronizados ajudou a equipe de Subsídios da Fundação de Tim a reduzir em 80% o tempo gasto na geração de relatórios de subsídios, e eles gastam 50% menos tempo iniciando novos projetos de subsídios com modelos e fluxos de trabalho claros.

O índice Anatomia do trabalho relata que os processos pouco claros são uma causa comum de prazos perdidos para os trabalhadores do conhecimento. Com a Asana, a BBBSA cumpre os prazos dos relatórios e se comunica com os doadores em tempo hábil. Ao planejar os cronogramas de produção de relatórios na plataforma, eles podem se antecipar, adicionar tempo extra e prever os desafios.

Isso aumentou a confiança dos doadores, ajudando a BBBSA a garantir a renovação do financiamento e a liberar o tempo antes gasto na busca de novas fontes de subsídios. A equipe de Subsídios da Fundação aumentou o financiamento em 50% e agora distribui 2,5x mais subsídios a cada ano, mantendo o tamanho da equipe estável.

A Asana mantém o escritório nacional da BBBSA sob o mesmo teto, mesmo que a equipe tenha se tornado descentralizada. Agora, a liderança tem mais visibilidade sobre o status do projeto, os riscos e as auditorias financeiras, e ficou mais fácil disseminar os aprendizados por toda a rede da agência. 

A coleta de memória institucional na Asana acaba com a fragmentação entre os departamentos e garante a continuidade ao longo do tempo. Nas palavras do Tim: “À medida que os membros da equipe mudam, continuamos funcionando porque temos uma maneira sistemática de gerir os nossos projetos. Posso transferir um projeto de uma pessoa para outra, e tudo já está atribuído com contexto.”

Mais capacidade significa mais apoio aos jovens por todos os EUA

À medida que a BBBSA aumenta a produtividade com a Asana, pode realocar o tempo antes gasto na gestão do trabalho para a execução e a inovação. Várias agências locais adotaram a Asana como plataforma de gestão de trabalho, fortalecendo ainda mais a conexão em toda a rede da BBBSA.

Com uma equipe conectada, um crescimento estável do financiamento e processos para atender às exigências de conformidade, a BBBSA pode canalizar mais recursos para a sua missão de ajudar cada criança a alcançar todo o seu potencial.

A Asana nos forneceu uma plataforma para trabalhar entre as equipes e melhorar a comunicação entre os departamentos, de modo que as agências da BBBSA tenham o que precisam para ajudar cada criança a alcançar todo o seu potencial.

Tim Pehlke, diretor de doações da Fundação