Destaques

• Tempos de resposta mais rápidos: os tempos de resposta da central de ajuda interna caíram de 5 dias para 12 horas, melhorando a satisfação dos funcionários. 

• Integração mais rápida de clientes: fechar negócios e integrar novos clientes é mais rápido e livre de erros, o que resulta em clientes mais satisfeitos.

• Eliminação de trabalho perdido: projetos e formulários eliminam tarefas perdidas e prazos perdidos, permitindo a conclusão rápida do projeto. 

• Reduziu o trabalho administrativo: o excesso de e-mails, reuniões e chats de trabalho foi reduzido, disponibilizando mais tempo para o trabalho focado. 

A Athena é o serviço dos sonhos para líderes ocupados, pois os associa a assistentes virtuais altamente treinados que podem organizar calendários, lançar podcasts, planejar aniversários e muito mais. A missão da empresa é capacitar indivíduos notáveis com ajuda especializada para que possam viver vidas mais significativas. 

A empresa, que prioriza o trabalho remoto, tem milhares de clientes em todo o mundo e mais de 1.500 funcionários nos Estados Unidos e nas Filipinas. Quando a Athena estava passando por uma fase de rápido crescimento, surgiram desafios de gestão de projetos. Muitas vezes, as tarefas críticas eram perdidas, pois o trabalho era gerido por meio de planilhas, e-mails e chats. Isso resultou em atrasos no suporte da central de ajuda, discrepâncias na criação de contratos e tempo gasto para decifrar os status dos projetos. 

Para resolver esses desafios, a equipe de finanças adotou a Asana para centralizar e administrar as consultas de folha de pagamento. Os tempos de resposta melhoraram tão rapidamente que a Athena implementou a Asana em toda a empresa como solução de gestão de trabalho. 

Descobrindo os benefícios da Asana 

A equipe financeira inicialmente escolheu a Asana para gerir as solicitações da folha de pagamento relacionadas a operações bancárias, datas de pagamento e impostos. Acompanhar essas solicitações por e-mail era um desafio: muitas se perdiam pelo caminho e a equipe ficava sobrecarregada. 

O uso da Asana transformou o trabalho da equipe de finanças ao: 

• Oferecer uma visão clara dos status das solicitações para facilitar o acompanhamento e a priorização

• Reduzir a troca de e-mails e mensagens de chat, liberando tempo para atender às solicitações   

• Simplificar os fluxos de trabalho para que as tarefas, responsabilidades e prazos fiquem claros para todos os membros da equipe

Inspirados pelo sucesso da equipe de finanças, Maribeth Villon, cofundadora e chefe de administração, e Ben Organ, diretor de engenharia, foram os Promotores da implementação da Asana em toda a empresa. 

A nossa equipe financeira começou a usar a Asana para gerir as solicitações de folha de pagamento, acelerando os tempos de resposta. Em seguida, implementamos a Asana em toda a empresa para melhorar a gestão de projetos e a colaboração, de modo a podermos executar as atividades mais rapidamente.

Maribeth Villon, cofundadora e chefe de administração da Athena 

Apresentamos uma nova maneira de trabalhar

O compromisso da Athena com uma cultura dinâmica e focada no aprendizado levou a uma rápida implementação da Asana. Líderes como Maribeth e Ben apresentaram a plataforma às suas equipes, enfatizando a importância de gerenciar o trabalho em um só lugar para aumentar a eficiência. O índice Anatomia do trabalho 2023 destaca que 62% do dia de trabalho é perdido em tarefas repetitivas, mas processos aprimorados podem economizar 4,9 horas por semana. Os funcionários reconheceram que a Asana facilitou a gestão das tarefas e os ajudou a concluir o trabalho mais rapidamente. Hábeis no uso de tecnologia, os funcionários acharam fácil usar a Asana sem muito treinamento formal, porque o Centro de ajuda da Asana respondia às suas perguntas. 

Operamos em um ritmo acelerado. Graças à interface intuitiva da Asana, todos adotaram rapidamente a plataforma e começaram a usá-la para gerir o seu trabalho cotidiano.

Maribeth Villon, cofundadora e chefe de administração da Athena

A vida com a gestão centralizada de projetos 

Todos os funcionários da Athena agora usam a Asana para gerir o trabalho, desde a integração e o desligamento de funcionários até o desenvolvimento de produtos. Agora que os fluxos de trabalho estão organizados em um só lugar, as equipes trabalham mais rápido e são mais eficientes. 

Aqui está uma amostra de como as equipes da Athena estão usando a Asana:

• Os processos de integração e desligamento de funcionários são simplificados usando modelos da Asana para que nenhuma etapa seja esquecida. Cada ação a realizar é registrada, desde a criação de e-mails até a alocação de recursos. Os assistentes virtuais agora estão prontos para trabalhar desde o primeiro dia, sem problemas tecnológicos ou administrativos. 

• A criação de contratos agora leva metade do tempo graças à automatização. Por meio de uma integração com a HubSpot, os negócios fechados acionam imediatamente uma tarefa de criação de contrato atribuída à equipe de suporte da Athena. Antes da Asana, a criação de contratos levava 48 horas e, às vezes, os contratos eram esquecidos. Agora, o processo leva menos de um dia e nenhum contrato é negligenciado. 

• As solicitações internas de Help desk foram inicialmente geridas exclusivamente na Asana, reduzindo o tempo de resposta de 5 dias para menos de 12 horas. Recentemente, o Zendesk foi introduzido e integrado à Asana, aprimorando a sofisticação do suporte/Help Desk da Athena para os funcionários. 

• O desenvolvimento de produtos é gerido por meio de quadros Kanban na Asana. Cada produto tem um quadro que lista as correções de bugs e as metas de desenvolvimento. Além disso, há um quadro principal que mostra o status de cada projeto de tecnologia em andamento. Isso ajuda a equipe de engenharia a planejar sprints, alocar melhor os recursos e concluir os projetos mais rapidamente. 

• A delegação de clientes é gerida usando a Asana. O aplicativo Athena se integra à Asana ao transformar imediatamente novas tarefas para assistentes virtuais em tarefas Asana. Esta integração garante que os assistentes nunca percam uma solicitação.  Muitos clientes também preferem usar a Asana diretamente com os seus assistentes virtuais. 

A Asana nos permitiu ser mais ágeis. Conseguimos priorizar correções de bugs importantes e pedidos de recursos. Com uma visualização clara de todo o trabalho em desenvolvimento, posso entender facilmente a nossa capacidade e planejar de forma mais eficaz.

Ben Organ, diretor de engenharia da Athena

Aumentando a eficiência com a Asana 

As equipes da Athena continuarão usando a Asana para gerir o trabalho e colaborar, tanto internamente quanto com os clientes. Líderes como Maribeth e Ben pretendem otimizar ainda mais os fluxos de trabalho ao introduzir os portfólios, refinar as automatizações e explorar as melhorias de integração. Tudo gira em torno de acelerar os fluxos de trabalho e garantir que todos, de funcionários a clientes, tirem o máximo proveito do seu trabalho.