Uwaga edytora: od czasu publikacji tego posta wprowadziliśmy kilka aktualizacji. Możesz teraz tworzyć zadania jako oczekujące na inne.
Często otrzymujemy pytanie: „Jak mogę przypisać zadanie do wielu osób odpowiedzialnych?”
Odpowiedź brzmi: nie da się. Każde zadanie może być przypisane tylko do jednej osoby odpowiedzialnej, co pozwala uniknąć nieporozumień co do tego, kto jest odpowiedzialny za jego wykonanie.
Nierzadko ta odpowiedź spotyka się z niepokojem. Jednak taka decyzja ma na celu pomóc Twojemu zespołowi w zwiększeniu efektywności. Ważnym elementem osiągania wyników przez zespół jest odpowiedzialność każdego członka zespołu za wykonywaną pracę. Bez jasno określonej, pojedynczej osoby odpowiedzialnej za zadanie, znaczna część tej odpowiedzialności zostaje utracona, a w konsekwencji ukończenie zadania jest zagrożone.
Kiedy nikt nie wie, kto, co i na kiedy musi wykonać, a nikt nie czuje się odpowiedzialny za realizację pracy, może ona nie zostać wykonana.
Załóżmy, że do zadania przypisano dwie osoby odpowiedzialne. Jedna z nich może myśleć, że druga jest za to odpowiedzialna i odwrotnie. Praca może nigdy nie zostać wykonana, a co gorsza, może rozpocząć się gra w obwinianie. Kiedy nikt nie wie, kto co robi, a ktoś nie czuje się ostatecznie odpowiedzialny za popychanie pracy do przodu, praca może w ogóle nie dojść do skutku.
Koncepcję jednej osoby odpowiedzialnej oparliśmy na modelu DRI (ang. directly responsible individual) firmy Apple, który kładzie nacisk na indywidualną odpowiedzialność i ostateczne wykonanie. Kiedy obowiązki są jasne i przejrzyste, każdy członek zespołu może czuć się osobiście odpowiedzialny za pomyślne ukończenie projektu.
Wciąż nie jesteś przekonany? Oto sposób na podzielenie pracy, ale nadal tylko jedna osoba odpowiedzialna: użyj jednej osoby odpowiedzialnej w zadaniu nadrzędnym, aby osoba ostatecznie odpowiedzialna za zapewnienie dotrzymania terminów. Następnie utwórz podzadania i przypisz je poszczególnym członkom zespołu. Podziel zadania między członków zespołu, ale upewnij się, że ktoś jest odpowiedzialny za wykonanie całej pracy.
Chcesz dodać do zadania kilka osób lub potencjalnych osób odpowiedzialnych? Po prostu dodaj ich jako obserwujących, dodając @wzmiankę. W ten sposób jedna osoba może przejąć odpowiedzialność za zadanie, a wszyscy będą nadal otrzymywać powiadomienia o nowych komentarzach i aktualizacjach. Tworząc podzadania dla różnych prac, przypisane do różnych członków zespołu, możesz również podzielić odpowiedzialność i przypisać pierwotne zadanie jednemu z obserwujących, co jest łatwiejsze dzięki przypisywaniu kopii zadań. Najlepszą praktyką jest również upewnienie się, że właściciele podzadań są również obserwującymi pierwotnego zadania.
Więcej praktycznych wskazówek na temat tego, jak wykorzystać Asanę w swoim zespole, znajdziesz w naszym Przewodniku.
