Większość zespołów operacyjnych pracuje z wydajnością na poziomie 60%. Dowiedz się, dlaczego tak się dzieje i jak temu zaradzić.

Codziennie zespół operacyjny interpretuje setki aktualizacji. Notatki o statusie projektu, ryzyko związane z terminami, wąskie gardła w procesie przyjmowania zleceń, decyzje dotyczące wydajności. Większość tego czasu nie jest poświęcana na rozwiązywanie problemów. Jest on poświęcany na ustalanie, czy w ogóle jakieś istnieją. Ta luka między pracą koordynacyjną a rzeczywistą pracą to właśnie obszar, w którym organizacje tracą wydajność, i dlatego większość zespołów operacyjnych pracuje na 60% swoich możliwości. Dobra wiadomość jest taka, że ta sama technologia, która doprowadziła do tej sytuacji, jest również rozwiązaniem. Dowiedz się, jak temu zaradzić.

Od asystenta AI do AI Teammate: co tak naprawdę się zmieniło

Większość z nas już korzystała ze sztucznej inteligencji, aby podsumować spotkanie lub przygotować wersję roboczą e-maila. Narzędzia te są pomocne, ale znają tylko to, co im powiesz w danej chwili. Każda konwersacja zaczyna się od zera.

Agentowa AI działa inaczej. Zamiast po prostu odpowiadać na podpowiedzi, rozumie pracę wykonywaną w całej organizacji i może podejmować działania u boku Twojego zespołu. To właśnie liderzy nazywają sztuczną inteligencją wieloosobową: systemem, którego cały zespół może uczyć, którym może kierować i z którego może czerpać wiedzę. Wiele osób może kształtować tych samych agentów, dzielić się ich wynikami, a nawet zlecać agentom współpracę między różnymi działami.

Umożliwia to Wykres pracy® Asany: dynamiczna mapa przedstawiająca rzeczywisty sposób funkcjonowania Twojej firmy, na której każda osoba, zadanie, projekt, cel i zależność są połączone w jednym miejscu. Twoi AI Teammates nie zaczynają wszystkiego od nowa. Już wiedzą, co ma opóźnienie, co czeka na decyzję i w jaki sposób dzisiejsza praca łączy się z Waszymi szerszymi celami.

„Zamiast korzystać z AI indywidualnie, AI Teammates współpracują z całą organizacją, aby praca przebiegała sprawniej”.

Zmiana nie jest wyłącznie technologiczna. Dotyczy organizacji. Zespoły operacyjne, które kiedyś stanowiły wąskie gardło w procesie koordynacji, stają się mnożnikiem produktywności.

Używaj AI do przeprojektowywania operacji, a nie do ich zastępowania

Kiedy ludzie słyszą „AI w pracy”, pierwsze pytanie, które zwykle zadają, jest błędne: czy AI zastąpi ludzi?

Prawdziwa szansa nie polega na zastępowaniu pracowników. Chodzi o wyeliminowanie pracy koordynacyjnej, która ich spowalnia. Wraz z rozwojem organizacji rośnie również ilość niewidocznej pracy: więcej spotkań, więcej przekazywania zadań, więcej okazji do tego, by coś umknęło uwadze. Agentowa AI nie zabiera miejsc pracy. Eliminuje bezproduktywne zajęcia.

Najbardziej skuteczne organizacje nie przekazują kontroli sztucznej inteligencji. Tworzą partnerstwo, w którym to ludzie sprawują kontrolę, a sztuczna inteligencja zajmuje się koordynacją za kulisami. Liderzy operacyjni kierują strategią. Sztuczna inteligencja zajmuje się realizacją.

„Celem nie jest zastąpienie zespołów operacyjnych. Chodzi o to, aby odciążyć je od zadań koordynacyjnych, dzięki czemu będą mogły skupić się na rozwiązywaniu problemów i rozwoju organizacji”.

Hanebutt Gruppe doświadczyła właśnie takiej zmiany. Wdrażając AI teammates w Asanie, firma wyeliminowała cztery godziny tygodniowo poświęcane na spotkania statusowe i uzyskała roczne oszczędności w wysokości od 148 tys. do 200 tys. euro – nie zastępując członków zespołu, ale uwalniając ich od pracy, która im przeszkadzała.

Rozwiązanie problemu z przejrzystością: dlaczego spotkania statusowe wciąż pochłaniają Twoje poranki

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się rozpocząć dzień od sprawdzenia Slacka, potem skrzynki odbiorczej, a następnie narzędzia do zarządzania projektami, po czym okazało się, że nadal nie masz jasnego obrazu tego, co się dzieje, to wiedz, że nie jesteś sam.

Problem nie polega na braku informacji. Polega on na tym, że informacje są wszędzie, a przekształcenie ich w spójną całość wymaga ciągłego ręcznego nakładu pracy. Dla liderów operacyjnych oznacza to spędzanie więcej czasu na zbieraniu aktualizacji niż na podejmowaniu działań w oparciu o nie.

Wieloosobowa agentowa sztuczna inteligencja to zmienia. Zamiast szukać informacji o statusie w rozproszonych narzędziach i wśród różnych zespołów, sztuczna inteligencja współpracuje z Twoją organizacją, stale gromadząc kontekst, łącząc fakty i tworząc obraz tego, co się dzieje, w czasie rzeczywistym. Może ona podsumowywać postępy, identyfikować zagrożenia i zależności, zanim staną się one problemem, oraz generować dostosowane aktualizacje dla wszystkich – od zespołów projektowych po kadrę kierowniczą – bez konieczności zadawania pytań.

„Mniej czasu spędzonego na pytaniu: „Na jakim etapie jesteśmy?” a więcej czasu na podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów i popychanie firmy do przodu”.

W rezultacie zespół operacyjny jest wreszcie o krok do przodu, a nie o krok do tyłu. W kolejnym artykule z tej serii przyjrzymy się bliżej dwóm obszarom, w których ta zmiana przynosi największe korzyści: backlogowi, który nigdy się nie kurczy, oraz decyzjom dotyczącym portfolio, które są podejmowane bez pełnego wglądu w informacje.