Oto dlaczego zarządzanie kampanią nie działa i jak to naprawić.

Wszyscy wiemy, jak wygląda dobry marketing. Od kampanii Nike „Just Do It” po powrót Barbie w 2023 roku – widać, kiedy marki robią trwałe wrażenie. Nie widzimy jednak całego chaosu za kulisami. Opóźnienia, przekroczenia budżetu i praca do późna mogą kumulować się, zanim kampanie przekroczą linię mety, co może ograniczyć przychody Twojej firmy. A w czasach, gdy marketerzy muszą oszczędzać, te nieefektywne działania mogą przeszkodzić w powodzeniu kampanii. 

Nie jest tajemnicą, że kampanie są złożone, z wieloma interesariuszami i zmiennymi elementami. Ale co sprawia, że, mimo naszych najlepszych intencji, tak trudno je przeprowadzić? A co więcej, co możemy z tym zrobić? 

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Obejrzyj webinar

1. Koordynacja międzyfunkcyjna i z agencjami zewnętrznymi jest trudna

Kampanie marketingowe z natury są międzyfunkcyjne, angażując zespoły zajmujące się copywritingiem, projektowaniem i PR, a także agencje zewnętrzne, które pomagają wypełnić luki. Wymaga to wysokiego poziomu koordynacji, ale obecnie marketerzy nie mają poczucia, że wszystko się układa. 69% marketerów twierdzi wręcz, że współpraca jest teraz trudniejsza niż przed pandemią. 

Współpraca marketingowa utknęła w martwym punkcie, ponieważ zespoły i agencje działają na różne sposoby. Wymagania dotyczące kampanii i zasoby znajdują się w różnych miejscach, co utrudnia przekazywanie zadań. Interesariusze zbierają informacje zwrotne podczas jednego spotkania, ale nie mają możliwości powiadomienia pozostałych członków zespołu o zmianach. A nadmiar aplikacji i narzędzi marketingowych może wymknąć się spod kontroli. Według jednego z badań pracownicy trzech firm z listy Fortune 500 przełączali się między aplikacjami i stronami internetowymi około 1200 razy dziennie, co pochłania nieco mniej niż cztery godziny ich czasu tygodniowo.

Rozwiązanie?

• Ustandaryzuj współpracę między zespołami. Twórz procesy określające sposób, w jaki zespoły powinny współpracować przy planowaniu kampanii, zleceniach kreatywnych i nie tylko. Możesz na przykład utworzyć szablon, który będzie zawierał wszystkie etapy i kluczowe produkty końcowe potrzebne do uruchomienia nowej kampanii, w tym przybliżoną oś czasu oraz informacje o tym, kto jest odpowiedzialny za każdy krok. W ten sposób zespoły zawsze mają jasną mapę drogową określającą sposób współpracy. 

• Ustal jasne procesy komunikacji. Określ sposób i częstotliwość komunikacji zespołów marketingowych. Na przykład, stwórz plan komunikacji, który określa, których kanałów używać do jakiego rodzaju komunikacji, kiedy komunikować się osobiście, a kiedy asynchronicznie oraz jak udostępniać interesariuszom ważne aktualizacje statusu. Następnie używaj tych samych procesów komunikacji we wszystkich kampaniach.

• Utwórz jedno źródło informacji. Według badań przeprowadzonych przez Asana Work Innovation Lab 74% pracowników umysłowych twierdzi, że woli, aby wszyscy w ich organizacji korzystali z tego samego zestawu podstawowych technologii do współpracy. Marketerzy mają dość przełączania się między aplikacjami i wyszukiwania informacji w różnych miejscach. Zamiast tego scentralizuj wymagania dotyczące kampanii, zasoby, osie czasu i komunikację w jednym źródle informacji, takim jak platforma do zarządzania pracą. Dzięki temu praca nie wymyka się spod kontroli, a zespoły wewnętrzne i zewnętrzne mogą płynnie ze sobą współpracować. 

2. Postępy i wyniki kampanii są słabo widoczne

Aby prowadzić skuteczne kampanie, musisz zrozumieć, jak przebiegają one w odniesieniu do osi czasu i celów marketingowych. W ten sposób możesz usuwać blokady i dostosowywać strategię w trakcie realizacji, gdy zmiany mogą jeszcze mieć znaczenie. Jednak mimo gromadzenia ważnych danych, marketerzy mają trudności z dostępem do potrzebnych informacji. Według badań przeprowadzonych przez Work Innovation Lab przeciętny pracownik spędza prawie półtorej godziny (84 minuty) każdego dnia roboczego na szukaniu informacji potrzebnych do wykonania swojej pracy. 

Dzieje się tak, ponieważ dane marketingowe znajdują się w wielu różnych miejscach. Pracownicy śledzą produkty końcowe kampanii w jednym miejscu, osie czasu w innym, a także korzystają z kilku narzędzi analitycznych i CRM do zbierania danych dotyczących wydajności. Muszą stale przełączać się między narzędziami, aby znaleźć odpowiednie informacje. To zadanie jest jeszcze trudniejsze, gdy zespoły nie dokumentują pracy w spójny sposób. 

Rozwiązanie?

• Udostępniaj regularne aktualizacje statusu. Ustal częstotliwość i trzymaj się jej, na przykład wysyłając aktualizacje co tydzień lub co miesiąc. Dzięki temu (1) regularnie pobierasz dane i monitorujesz wyniki kampanii oraz (2) na bieżąco informujesz o wszystkim kluczowych interesariuszy. 

• Usprawnij swój stos technologiczny. W przypadku narzędzi marketingowych mniej znaczy więcej. Badania Work Innovation Lab pokazują, że korzystanie z dwóch aplikacji do analizy danych prowadzi do największego wzrostu produktywności. Najlepiej, aby Twoje zespoły wybrały jedno narzędzie specjalnie zaprojektowane do eksploracji danych i jedno do ich wykorzystywania. 

• Zbieraj dane dotyczące kampanii w jednym miejscu. Badania przeprowadzone przez The Work Innovation Lab pokazują, że gdy wszyscy pracownicy używają tego samego oprogramowania do zarządzania pracą do raportowania i śledzenia postępów, ich szansa na poczucie produktywności wzrasta nawet o 60%. Ponieważ narzędzia do zarządzania pracą przechowują wszystkie informacje o kampanii, w tym produkty końcowe, osie czasu i postępy, łatwo jest generować pulpity nawigacyjne i pobierać raporty. Ponadto możesz zintegrować swoje oprogramowanie z aplikacjami CRM i aplikacjami do raportowania, takimi jak Salesforce i Tableau, aby generować szczegółowe dane kampanii.

3. Trudno jest przydzielać zasoby do różnych kampanii

Aby kampanie przebiegały sprawnie, wymagają one wykorzystania zasobów. Jednak przy braku pełnego wglądu w to, nad czym pracują zespoły, trudno jest terminowo przydzielić pracę o największym znaczeniu dla biznesu. Widoczność jest kluczowa, ale według raportu z 2022 roku 41% respondentów ma problemy z wglądem w dostępne zasoby, a nadmierne obciążenie zasobów jest główną przyczyną opóźnień w projektach. 

Brak widoczności ma miejsce, gdy zespoły marketingowe nie dokumentują dokładnie, nad czym pracują poszczególne osoby i w jakim czasie, w odniesieniu do każdej kampanii. Zamiast tego polegają na komunikacji z menedżerami i liderami, aby ustalić dostępność, co nigdy nie jest dokładne. W rezultacie trudno jest przewidzieć, jakie zasoby będą dostępne dla nadchodzących inicjatyw, nie mówiąc już o zrozumieniu bieżących możliwości zespołu. To duży problem. Badania pokazują, że największymi przyczynami złego zarządzania zasobami są brak odpowiednich prognoz i planowania wydajności. 

Rozwiązanie?

• Śledź, ile czasu zajmuje praca. Ma to kluczowe znaczenie dla tworzenia dokładnych planów zasobów. Użyj funkcji lub aplikacji do śledzenia czasu, aby udokumentować czas potrzebny na różne rodzaje pracy, takie jak pisanie tekstu marketingowego lub nagrywanie webinaru. Dzięki tym danym możesz porównać rzeczywiste osie czasu kampanii z początkowymi szacunkami i podejmować lepsze decyzje dotyczące zasobów w przyszłych kampaniach. 

• Monitoruj obciążenie pracą w zespole. Aby efektywnie przydzielać zasoby, musisz mieć możliwość szybkiego sprawdzenia, nad czym pracują zespoły, teraz i w przyszłości. Stwórz system, który pozwoli Ci udokumentować, czym zajmują się poszczególne osoby oraz jakie projekty czekają na realizację. Właśnie w takiej sytuacji oprogramowanie do zarządzania pracą może się naprawdę sprawdzić. Ponieważ cała praca jest udokumentowana w jednym miejscu, platforma do zarządzania pracą zapewnia pełny obraz tego, jak wygląda przydział pracowników w zespołach i jakie zasoby są dostępne w Twojej firmie. Dzięki temu możesz szybko zmieniać obciążenie pracą i nadawać priorytet najważniejszym zadaniom związanym z kampanią. 

4. Wprowadzanie informacji zwrotnych dotyczących kreatywności trwa zbyt długo

Materiały kreatywne są niezbędne w każdej kampanii marketingowej. Jednak przy tak wielu interesariuszach zaangażowanych w proces twórczy i wielu różnych narzędziach, cykle przeglądów i informacji zwrotnych mogą się ciągnąć w nieskończoność. Członkowie zespołu mają trudności z ustaleniem, gdzie znaleźć zasoby, gdzie znaleźć informacje zwrotne i które wersje materiałów kreatywnych powinni przejrzeć. Prowadzi to do wyczerpania i wydłużenia czasu pracy. Według The Work Innovation Lab około dwóch trzecich (64%) pracowników umysłowych zgłasza wyczerpanie cyfrowe spowodowane koniecznością korzystania ze zbyt wielu technologii do współpracy, a narzędzia kreatywne nie są tu wyjątkiem. 

Rozwiązanie?

• Usprawnij proces przeglądu. Nic nie spowalnia procesów twórczych bardziej niż zbyt wiele osób sprawdzających. Aby rozwiązać ten problem, spróbuj uwzględnić tylko tych interesariuszy, których wkład jest absolutnie niezbędny. Następnie, dodając osoby sprawdzające, określ, jakiego rodzaju informacje zwrotne powinni przekazywać. Na przykład partner PMM nie powinien redagować strony docelowej, ale raczej zapewnić ogólne wskazówki dotyczące komunikacji. 

• Wybierz jedno narzędzie do projektowania. Według The Work Innovation Lab korzystanie z jednego narzędzia do projektowania (takiego jak Adobe Creative Cloud lub Figma) prowadzi do największego wzrostu produktywności. Jeśli obecnie korzystasz z więcej niż jednego narzędzia do projektowania, rozważ wybór jednego, które będzie pasować do wszystkich przypadków użycia w Twoim zespole i trzymaj się go. 

• Usprawnij przechowywanie dokumentów. Więcej badań przeprowadzonych przez The Work Innovation Lab sugeruje, że posiadanie trzech narzędzi do obsługi plików dokumentów zapewnia największy wzrost produktywności. Dzieje się tak dlatego, że powszechne przyjęcie i dostępność narzędzi do zarządzania plikami dokumentów, w połączeniu z ich odrębnymi, ale uzupełniającymi się funkcjami, sprawia, że korzystanie z wielu narzędzi jest niezbędne do zwiększenia produktywności. 

• Zintegruj aplikacje z oprogramowaniem do zarządzania pracą. Do różnych zadań, takich jak projektowanie czy produkcja wideo, potrzebnych jest wiele narzędzi kreatywnych, ale możesz uzyskać większe korzyści, integrując je z jedną platformą do zarządzania pracą. Dzięki temu interesariusze mogą przeglądać i zbierać informacje zwrotne oraz zatwierdzać materiały kreatywne w jednym miejscu, zamiast przeszukiwać różne dokumenty i aplikacje. Umożliwia również przeglądanie i dokumentowanie wszystkich materiałów kreatywnych w jednym miejscu, zapewniając spójność marki i pomagając utrzymać pracę na właściwych torach. 

Usprawnij swoje procesy związane z kampanią

Kampanie nie muszą przyprawiać wszystkich o ból głowy. Zobacz, jak Asana może pomóc Ci zmobilizować zespół marketingowy do zwiększenia wpływu i przychodów w tym roku.  

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Obejrzyj webinar