7 wskazówek, które pomogą Ci zarządzać rozproszonym zespołem

Wraz z rozwojem globalnej gospodarki pojawia się potrzeba tworzenia globalnych zespołów, które będą obsługiwać klientów niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Taki zespół, którego członkowie pracują w różnych lokalizacjach i strefach czasowych, nazywany jest zespołem rozproszonym. Chociaż zespoły rozproszone mają wiele zalet, to wiążą się z nimi również wyzwania.

Czym jest zarządzanie zespołem rozproszonym?

Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na zarządzaniu członkami zespołu rozproszonymi w różnych lokalizacjach, bez centralnego biura. Przykładem zespołu rozproszonego jest organizacja, w której część członków zespołu pracuje w jednym biurze w jednym mieście, część zdalnie, a inni w innym biurze. 

Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na zarządzaniu takimi zespołami rozproszonymi w różnych lokalizacjach. Ze względu na unikalną strukturę zespołów rozproszonych zarządzanie nimi może być trudniejsze niż w przypadku bardziej tradycyjnego zespołu pracującego stacjonarnie w jednym miejscu.

Jaka jest różnica między zespołami rozproszonymi, zdalnymi i hybrydowymi?

Chociaż niektórzy używają zamiennie terminów „zespół rozproszony” i „zespół zdalny”, każdy z nich ma swoje niuanse. Zespoły rozproszone to zespoły, których członkowie znajdują się w różnych lokalizacjach, a niektórzy z nich mogą pracować w biurze. Zespoły zdalne to zespoły, które nie mają konkretnej lokalizacji biura, a wszyscy członkowie zespołu znajdują się w różnych miejscach. Zespoły hybrydowe to zespoły, które łączą w sobie cechy obu tych rozwiązań – mają wyznaczone godziny spotkań w scentralizowanych biurach oraz elastyczne dni pracy, dzięki czemu pracownicy mogą pracować z domu lub z biura.

Dlaczego warto zarządzać zespołem rozproszonym?

Zespoły rozproszone są niezbędne dla firm, które mają międzynarodowych odbiorców. Zespół rozproszony zapewnia biznesowi wiele korzyści. Oto kilka powodów:

• Lepszy dostęp do rynku docelowego. Jeśli chcesz dotrzeć do rynku, który znajduje się poza Twoją zwykłą strefą czasową, najprostszym sposobem na dotarcie do tej grupy odbiorców jest posiadanie tam swoich przedstawicieli. Na przykład, jeśli Twoja firma ma siedzibę w Kalifornii, ale rynek docelowy znajduje się w Nowym Jorku, czas pracy obu stron pokrywa się tylko w niewielkim stopniu. Jeśli jednak członkowie Twojego zespołu mają siedzibę w Nowym Jorku, 100% ich godzin pracy będzie zgodne z tym rynkiem docelowym. 

• Rozszerzenie obszaru poszukiwania talentów. Jedną z zalet posiadania zespołu zdalnego lub rozproszonego jest to, że możesz rozszerzyć poszukiwania talentów daleko poza jedno miasto. Dzięki temu możesz rozmawiać z o wiele większą liczbą utalentowanych osób niż w przypadku, gdybyś musiał szukać kandydatów w określonym mieście lub przenosić ich do miasta, w którym znajduje się Twoja siedziba. Ponadto wartości, które kierują pracownikami, ulegają radykalnym zmianom — wiele osób szuka obecnie pracy zdalnej, aby móc spędzać więcej czasu z rodziną. Rozszerzenie świadczeń o opcje dostosowane do potrzeb tych osób otwiera Twój zespół na jeszcze więcej świetnych kandydatów. 

• Może to być bardziej przystępne cenowo (zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika). Dla pracodawców zarządzanie zespołem rozproszonym może być tańsze niż zarządzanie nim w biurze, ponieważ firma nie musi ponosić podstawowych kosztów ogólnych, takich jak koszty powierzchni biurowej. Firmy, które zarządzają zespołami rozproszonymi, mogą zaoszczędzić pieniądze, płacąc członkom zespołu na podstawie kosztów utrzymania konkretnego pracownika, co pozwala zaoszczędzić pieniądze w zależności od miejsca, w którym się znajdują. Pracownicy mogą zaoszczędzić pieniądze, ponieważ płacą mniej za paliwo lub transport publiczny, a także nie wydają pieniędzy na kawę i lunche poza biurem.

7 wskazówek, jak zarządzać zespołem rozproszonym

Zarządzanie zespołem rozproszonym bardzo różni się od zarządzania tradycyjnym zespołem pracującym stacjonarnie. Oto kilka wskazówek, które mogą okazać się pomocne w zarządzaniu zespołem rozproszonym.

1. Organizuj spotkania w stałym terminie

Organizowanie spotkań o tej samej porze każdego tygodnia zapewnia członkom zespołu regularny harmonogram. Dzięki temu mogą w razie potrzeby dostosować swoje zadania do harmonogramu spotkań, aby zorganizować swój dzień pracy w sposób, który najbardziej im odpowiada. Ważne jest również, aby treść spotkań była spójna, aby członkowie zespołu wiedzieli, jak i kiedy w razie potrzeby wnieść swój wkład w te regularne spotkania zespołu. Jeśli jeden z członków zespołu nie może uczestniczyć w regularnym spotkaniu, zaoferuj mu możliwość uzyskania informacji w sposób asynchroniczny. Nagrywanie spotkań lub udostępnianie notatek ze spotkań po ich zakończeniu to świetny sposób, aby wszyscy byli na bieżąco.  

Co warto wziąć pod uwagę

Co zrobić, jeśli żaden z członków zespołu nie ma czasu, który pokrywa się z czasem innych? Zamiast spotykać się co tydzień, pracuj w cyklu dwutygodniowym. Josh Zerkel, dyrektor ds. społeczności globalnej w Asanie, organizuje spotkania w dwóch różnych terminach, ponieważ część jego zespołu ma siedzibę w Europie, a inni w Azji, podczas gdy on sam pracuje z San Francisco. W jednym tygodniu spotyka się rano czasu PST, a w następnym po południu czasu PST. Nagrywa każde spotkanie, więc niezależnie od tego, kto może w nim uczestniczyć, członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do nagrań w trybie asynchronicznym. 

2. Określ oczekiwania podczas procesu wdrażania nowych pracowników

Chociaż jest to najlepsza praktyka dla każdej firmy, ważne jest, aby określić standardy komunikacji w zespole rozproszonym podczas procesu wdrażania. Przekaż informacje na temat akceptowalnych form komunikacji w godzinach pracy, gdzie udostępniane są informacje oraz jak komunikować się z konkretnymi członkami zespołu. Wszystkie te kwestie warto omówić na wczesnym etapie procesu wdrażania nowych pracowników. Wczesne określenie oczekiwań pozwala poszczególnym osobom ustalić własne granice, oprócz standardowych granic wyznaczonych przez firmę. 

Co warto wziąć pod uwagę

Ważne jest, aby przeszkolić nowych członków zespołu w zakresie najlepszych praktyk firmy, ale równie ważne jest, abyś jako menedżer był na bieżąco zarówno z najlepszymi praktykami swojej firmy, jak i ze sposobem komunikowania się członków zespołu. Style komunikacji różnią się w zależności od kultury, więc skuteczna komunikacja z kimś w Japonii może być inna niż z kimś z Nowego Jorku.

Pamiętaj, że każda kultura jest inna – w niektórych panuje kultura bezpośredniości, w innych przekazywanie informacji zwrotnych lub proszenie o pomoc może być trudniejsze. Postaraj się zrozumieć normy kulturowe każdego członka zespołu, aby lepiej przygotować się do zarządzania nimi.”

3. Szanuj granice

Pracując w rozproszonym zespole, należy przestrzegać wszelkich granic wyznaczonych przez firmę, zespół i poszczególnych jego członków. Nie chcesz, aby członek zespołu w San Francisco wysłał e-mail do innego członka zespołu w Berlinie o 16:00 czasu PST, oczekując natychmiastowej odpowiedzi. To nie tylko lekceważenie czasu członka zespołu w Berlinie, ale także sprawia, że członek zespołu z zachodniego wybrzeża USA nie otrzymuje potrzebnych informacji w sposób, który pasuje do jego przepływu pracy. Znając granice innych osób i ustalając procesy, które są z nimi zgodne, można zapobiegać tego typu sytuacjom.

Co warto wziąć pod uwagę

Czasami trzeba pogodzić się z faktem, że czas pracy będzie wykraczał poza standardowe godziny pracy, więc musisz wykazać się elastycznością. Nie oznacza to, że musisz pracować 18 godzin dziennie, ale że czasem będziesz musiał zalogować się wcześniej lub zostać online do późna, aby dostosować się do osób pracujących w innych strefach czasowych.

4. Korzystaj z więcej niż jednej platformy do komunikacji

Praca w rozproszonym zespole oznacza, że harmonogramy mogą być nieco bardziej elastyczne niż w przypadku tradycyjnej pracy od 9 do 17. Dla niektórych członków zespołu może to oznaczać odbieranie połączeń lub odpowiadanie na e-maile w podróży. Oferowanie wielu form komunikacji, takich jak komunikatory, np. Slack,  wideokonferencje, np. Zoom, lub narzędzia do zarządzania pracą, np. Asana, daje członkom zespołu możliwość przekazywania właściwych informacji we właściwym miejscu. Zapewnienie zespołowi możliwości komunikacji za pośrednictwem urządzenia mobilnego daje również członkom zespołu możliwość pracy w sposób, który najlepiej pasuje do nich i ich harmonogramu. 

Co warto wziąć pod uwagę

Chociaż różne formularze komunikacji to świetne rozwiązanie, wiadomości mogą łatwo zostać źle zrozumiane. Upewnij się, że istnieje centralny system dokumentacji, w którym przechowywane są wszystkie ostateczne decyzje. Jest to szczególnie przydatne, jeśli w zespole są osoby, których język ojczysty różni się od Twojego. Korzystanie z filmów zamiast komunikacji pisemnej może pomóc w łatwiejszym przekazaniu tonu i kontekstu.

5. Wyznacz jasne, mierzalne cele i określ, w jaki sposób zespół je osiągnie

Ustalenie jasnych, mierzalnych celów oznacza, że Twój zespół jest w stanie opracować plan działania, który pozwoli je osiągnąć. To z kolei pozwala jasno określić, jaką pracę muszą wykonać członkowie zespołu, aby osiągnąć te cele. Wdrożenie tych dwóch elementów zapewnia członkom zespołu rozproszonego autonomię w wykonywaniu pracy w czasie, który najbardziej im odpowiada. O ile zadania zostaną ukończone w terminie, członkowie zespołu mogą pracować w sposób, który najbardziej im odpowiada.

Co warto wziąć pod uwagę

Osiągnięcie celów jest świetne, ale świętowanie sukcesów zespołu jest szczególnie ważne w przypadku zespołów rozproszonych. Ponieważ spotkania twarzą w twarz mogą być trudne do zorganizowania, ważne jest, aby wspólnie świętować osiągnięcia. Pamiętaj, aby zaplanować spotkania, wirtualne lub osobiste, aby spędzić czas i świętować razem.

6. Wyznacz czas na regularne spotkania towarzyskie

Jedną z głównych wad zarządzania rozproszonym zespołem jest to, że członkowie zespołu nie mają zbyt wielu okazji do interakcji społecznych, które pomagają budować koleżeńskie relacje. Pamiętaj, aby zarezerwować trochę czasu na regularne rozmowy z członkami zespołu rozproszonego na tematy niezwiązane z pracą lub na regularne sesje robocze, podczas których członkowie zespołu spotykają się i pracują razem zdalnie. 

Warto wiedzieć

Jeśli pracujesz z członkami zespołu, którzy znajdują się w tym samym biurze co Ty, pamiętaj o konwersacjach przy dystrybutorze wody. Te konwersacje są ważne dla budowania relacji z członkami zespołu, ale nie chcesz niechcący stworzyć silosu lokalizacyjnego z tymi członkami zespołu, którzy nie są w tym samym biurze co Ty.

7. Zapewnij autonomię (ale regularnie sprawdzaj postępy) 

Podczas pracy w rozproszonym zespole kontakt z jego członkami może być nieco trudniejszy, ponieważ nie masz takiej swobody komunikacji, jak w biurze. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie regularnie kontaktowali się z członkami zespołu, aby sprawdzić, jak przebiega praca. Regularne kontrole zapewniają członkom zespołu wsparcie, którego potrzebują, aby wykonywać swoją pracę. Jeśli pojawią się jakieś przeszkody, będą mogli z Tobą omówić, jak je pokonać.

Co warto wziąć pod uwagę

Konsekwentne i regularne spotkania 1:1 z członkami zespołu to łatwy sposób na zapewnienie bezpośrednim podwładnym czasu na omówienie wszelkich problemów związanych z pracą. Dają one również zespołowi możliwość przekazania Ci informacji zwrotnych, zarówno otwarcie, jak i anonimowo. Dzięki temu mogą przekazywać Ci krytyczne uwagi, a Ty możesz lepiej zapewnić im wsparcie, którego potrzebują, aby odnieść sukces.

Obserwuj, jak Twój rozproszony zespół osiąga świetne wyniki

Zarządzanie zespołem rozproszonym wiąże się z pewnymi wyzwaniami logistycznymi, ale możliwość obserwowania rozwoju różnorodnego zespołu jest satysfakcjonująca – zarówno dla Ciebie i dla całego biznesu. Wraz z rozwojem międzynarodowym coraz częściej spotyka się z zespołami, których członkowie pochodzą z różnych zakątków świata, ale współpracują ze sobą i wspólnie osiągają świetne wyniki.