Proces dopracowany co do piksela: jak skutecznie zarządzać zleceniami kreatywnymi

Dla wielu zespołów marketingowych produkcja kreatywna – proces pisania, projektowania i tworzenia wszystkich stron docelowych, wiadomości e-mail i filmów, które widzą klienci – może wydawać się skomplikowaną siecią zależności. Zlecenia napływają z każdej strony: przez e-mail, Slack lub podczas konwersacji na korytarzu. Ważne informacje, takie jak specyfikacje projektów, osie czasu i wymagania kreatywne, są często niekompletne, a czasem nawet całkowicie nieobecne. A jeśli chodzi o zarządzanie informacjami zwrotnymi i zatwierdzeniami dotyczącymi pracy kreatywnej, sytuacja staje się jeszcze bardziej niejasna.

Bez jasnego i wydajnego procesu zarządzania projektami kreatywnymi, środowisko pracy staje się chaotyczne, co spowalnia zespół i utrudnia copywriterom oraz projektantom wykonywanie tego, co robią najlepiej: tworzenie wyjątkowych projektów, które zachwycają i angażują odbiorców. Na szczęście istnieje sposób na zarządzanie produkcją kreatywną i jej śledzenie we wszystkich kampaniach marketingowych, wydarzeniach i premierach, bez ryzyka, że coś umknie Twojej uwadze. Oto cztery pomysły, które pomogą Ci dopracować proces produkcji kreatywnej do perfekcji, aby członkowie zespołu mogli bez wysiłku ze sobą współpracować.

1. Scentralizuj zlecenia kreatywne

Gdy zlecenia kreatywne napływają ze wszystkich stron, śledzenie wszystkiego staje się trudne i szybkie. Dzieje się tak, ponieważ sporo czasu poświęcasz na konsolidację informacji, aby stworzyć jedno źródło wiedzy, zamiast zajmować się samą pracą kreatywną. A gdyby tak można było rozpoczynać każdy dzień z jasnym obrazem wszystkich zadań projektowych zleconych przez inne zespoły i odpowiednio je podzielić według priorytetu, daty wykonania i zakresu projektu?

Możesz to osiągnąć, centralizując proces produkcji kreatywnej. (Nasz zespół kreatywny korzysta z Asany, oczywiście). Wyznaczając jedno miejsce do przechowywania wszystkich przychodzących zleceń kreatywnych, wystarczy sprawdzić jedno miejsce dla wszystkich prac, które należy wykonać – zamiast wysyłać wiadomości e-mail, Slack i synchronizować się osobiście, aby wszystko zrozumieć.

Wskazówka Asany: skorzystaj z naszego szablonu, aby szybko skonfigurować projekt do zarządzania zleceniami kreatywnymi, od ich przyjęcia aż po dostarczenie.

Zarządzając wszystkimi zleceniami w projekcie w Asanie, interesariusze wiedzą, gdzie szukać informacji, aby kontynuować pracę kreatywną: menedżerowie ds. marketingu mogą zamawiać materiały kreatywne na potrzeby swoich kampanii cyfrowych, wydarzeń i treści na bloga. Projektanci i copywriterzy wiedzą, gdzie szukać nowych zadań projektowych lub aktualizacji statusu. A co najważniejsze, liderzy kreatywni i producenci mają w danym momencie jeden, jasny obraz całej pracy, która odbywa się w ich zespole.

2. Zbierz kluczowe szczegóły z wyprzedzeniem

Aby upewnić się, że projektanci i copywriterzy mają wystarczająco dużo informacji, aby rozpocząć pracę kreatywną, ważne jest, aby mieć przygotowany brief. Solidne briefy kreatywne lub briefy projektów mogą być najlepszym przyjacielem zespołu kreatywnego, a stworzenie standardowej wersji pomaga wszystkim uzyskać i pozostać na tej samej stronie przez cały proces produkcji.

W zależności od konkretnych potrzeb każdego zespołu brief kreatywny będzie zawierał pewne niewielkie różnice. W briefie kreatywnym należy jasno określić przynajmniej cele marketingowe, które mają zostać osiągnięte, zakres i terminy oraz osoby odpowiedzialne za przeglądanie i zatwierdzanie. Ponadto brief kreatywny powinien zawierać wszelkie specyfikacje projektowe, takie jak format dostawy, rozmiar i inne wymagane elementy. Gromadząc wszystkie te szczegóły z wyprzedzeniem – w momencie przyjmowania zlecenia – Twój zespół może szybciej rozpocząć produkcję kreatywną.

Wskazówka Asany: możesz jeszcze bardziej usprawnić swój proces, korzystając z formularza w Asanie do przygotowania briefu kreatywnego. Gdy ktoś prześle formularz, w projekcie zleceń kreatywnych zostanie automatycznie utworzone zadanie.

3. Zakomunikuj swój proces

Jeśli ustalisz proces produkcji kreatywnej i nigdy o nim nie poinformujesz, to czy w ogóle można nazwać to procesem? Pomijając filozoficzne rozważania, wewnętrzne informowanie o tym, jak zespół kreatywny obsługuje zlecenia, jest ważnym aspektem procesu produkcji kreatywnej. W końcu jeśli członkowie zespołu nie wiedzą, gdzie mają składać zlecenia kreatywne ani jak działa proces zarządzania projektami kreatywnymi, będą nadal używać metod ad hoc, takich jak e-mail i pytania zadawane przy okazji.

Jednym ze sposobów na upewnienie się, że członkowie zespołu postępują zgodnie z Twoim procesem, jest jasne stwierdzenie, że wszelkie zlecenia kreatywne przesłane za pomocą alternatywnych środków nie będą traktowane priorytetowo. Ważne jest również, aby jasno określić, jakie informacje (cele, specyfikacje, przykłady) należy podać w każdym zleceniu.

Wskazówka Asany: zaproś członków zespołu międzyfunkcyjnego do projektu zleceń kreatywnych w Asanie i opublikuj konwersację, aby poinformować ich o tym, jak działa Twój proces.

4. Usprawnij proces przeglądów i zatwierdzeń

Wszystkie zlecenia kreatywne zostały już przypisane i uszeregowane pod względem priorytetu, projektanci i copywriterzy pracują nad wszystkimi produktami końcowymi. Czy to już koniec procesu produkcji? Niezupełnie. O ile nie uda Ci się stworzyć idealnego projektu od razu, tworzenie wysokiej jakości materiałów wymaga wielokrotnego zbierania informacji zwrotnych od interesariuszy. Niestety, jest to również część procesu produkcji kreatywnej, która może stać się wąskim gardłem.

Jeśli zarządzasz informacjami zwrotnymi od wielu interesariuszy, śledzenie, które zasoby są gotowe do przeglądu lub jakie zmiany mają wysoki priorytet (w porównaniu z tymi, które są po prostu mile widziane), szybko staje się poważnym problemem. Na szczęście Asana ułatwia ten proces, umożliwiając śledzenie etapu zatwierdzenia każdego produktu końcowego w projekcie zleceń kreatywnych za pomocą pól niestandardowych. A dzięki funkcji adnotowania uzyskanie praktycznych informacji zwrotnych na temat materiałów wizualnych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Wskazówka Asany: dodaj do projektu zleceń kreatywnych pole niestandardowe „Etap zatwierdzenia” utworzone przez Asanę, aby interesariusze automatycznie otrzymywali powiadomienia, gdy coś będzie gotowe do przeglądu.

Uwaga edytora: od czasu opublikowania tego posta wprowadziliśmy kilka ulepszeń w funkcji zatwierdzeń. Zajrzyj do Przewodnika Asany, aby uzyskać najnowsze aktualizacje.

Wprowadzaj zmiany i dopracowuj

Rozpoczynając wdrażanie procesu produkcji kreatywnej w Asanie, zbierz opinie na temat tego, jak funkcjonuje on dla członków zespołu i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany. Dostrajaj go, gdy napotkasz na przeszkody i gdy potrzeby Twojego zespołu będą się zmieniać. A gdy proces będzie już dobrze funkcjonował, możesz go powielić dla innych zleceń roboczych, takich jak tworzenie stron internetowych lub gadżetów. Nie musisz za każdym razem odkrywać koła na nowo.

Szukasz sposobu na uporządkowanie zleceń kreatywnych? Zobacz, jak Asana może Ci w tym pomóc.