Usprawnij tworzenie treści na dużą skalę dzięki Asana Studio

Marketing treści jest bardzo podobny do biegu sztafetowego, w którym sukces zależy od idealnych przekazów. Autorzy tekstów i edytorzy przekazują materiały zespołowi kreatywnemu, zespół kreatywny – zespołowi projektowemu, zespół projektowy – z powrotem zespołowi redakcyjnemu, a na koniec zespół redakcyjny przekazuje je osobom odpowiedzialnym za poszczególne kanały, takim jak menedżerowie ds. mediów społecznościowych lub zespół ds. stron internetowych. 

Każde przekazanie pracy ma kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia uwagi odbiorców, co jest najważniejszym celem w dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym świecie cyfrowym. A gdyby można było usprawnić te przekazywania zadań, zmniejszając utrudnienia i przyspieszając bieg zespołu do mety? 

W Asanie chcieliśmy, aby sztuczna inteligencja pomogła nam przekształcić produkcję redakcyjną ze skomplikowanego sztafetu w zsynchronizowany sprint, w którym przekazywanie zadań odbywa się z niespotykaną dotąd szybkością i precyzją. 

Oto jak korzystamy z Asana Studio, naszego bezkodowego konstruktora przepływów pracy, aby osiągnąć ten cel, jednocześnie zawsze angażując w proces człowieka.

Projektowanie idealnego asystenta redakcyjnego

Kiedy postanowiliśmy znaleźć sposoby na wykorzystanie Asana Studio, chcieliśmy skupić się na rzeczywistych problemach. W rzeczywistości nie mieliśmy problemu z kreatywnym procesem pisania. Ryzyko opóźnień i stres związany z produkcją koncentrowały się bardziej na „organizacji pracy” lub niezliczonych przekazaniach, które miały miejsce w przypadku większych projektów, takich jak raport roczny lub przedstawienie ważnych wyników badań. 

Weźmy na przykład badania przeprowadzone przez naszych współpracowników z The Work Innovation Lab, zespołu Asany zajmującego się badaniami nad przyszłością pracy. To niesamowici autorzy i badacze, a także bardzo aktywni wydawcy. Oznacza to, że zespół ds. marketingu treści w Asanie kilka razy w roku otrzymuje zadania związane z promocją ważnych wyników ich badań, czasami na podstawie głównego materiału, który ma ponad 20 stron. 

W większości takich scenariuszy premiery co najmniej trzem różnym autorom można przydzielić zadania związane z przygotowaniem tego samego długiego tekstu, przy czym każdy z nich tworzy treści pochodne, takie jak artykuły na bloga, posty w mediach społecznościowych i inne. Bez czasochłonnej koordynacji kluczowe wnioski, a także ton komunikacji mogą łatwo zacząć się różnić w zależności od materiału, co spowoduje utratę spójności charakterystycznej dla dobrze skoordynowanej kampanii. 

Asana Studio stała się naszą tajną bronią, ponieważ umożliwiła nam stworzenie niestandardowego przepływu pracy, który przekształca kluczowe badania w spójny przekaz dostosowany do danego kanału. Ten ujednolicony podręcznik zapewnia spójność marki we wszystkich punktach kontaktu, od newsletterów e-mailowych po posty na Instagramie.

W praktyce nasz przepływ pracy zaczyna się od dodania treści źródłowej do dostosowanego projektu. W ciągu kilku minut sztuczna inteligencja generuje jednocześnie dostosowane konspekty dla wszystkich żądanych zasobów, postępując zgodnie z naszymi szczegółowymi wytycznymi – w tym dla specjalistycznych formatów, takich jak karuzele w mediach społecznościowych. Rezultat: copywriterzy mogą od razu korzystać z ustrukturyzowanych konspektów, bez konieczności zgadywania, co jest najważniejsze i jakie formaty należy zastosować.

Dostosowywanie, testowanie i precyzyjne dopracowywanie

Fajnym, ale potencjalnie frustrującym aspektem sztucznej inteligencji jest sprawienie, by działała dokładnie tak, jak sobie tego życzysz. Często jest to kwestia metody prób i błędów. Wracając do sportowej metafory, świetny zespół sztafetowy w lekkoatletyce musi ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć. Pomogło nam to, że od samego początku nie oczekiwaliśmy perfekcji.

Nasze pierwsze konspekty treści wygenerowane przez sztuczną inteligencję wymagały solidnego szkolenia. Odkryliśmy, że podawanie bardziej szczegółowych instrukcji w naszych poleceniach – niemal tak, jakbyśmy udzielali lepszych wskazówek naszemu członkowi zespołu opartemu na sztucznej inteligencji – radykalnie poprawiało wyniki. Na przykład zamiast prosić o „tekst do mediów społecznościowych”, nauczyliśmy się precyzować: „Post na LinkedIn podkreślający korzyści w zakresie produktywności dla liderów zespołu”, aby uzyskać dokładnie to, czego potrzebowaliśmy. Odkryliśmy również, że nasze Wytyczne dotyczące marki, opracowane w czasach, gdy sztuczna inteligencja jeszcze nie istniała, nie zawsze były rozumiane przez bieżące modele i wymagały edycji pod kątem długości i przejrzystości. 

Oto przykład podstawowego tekstu wygenerowanego przez AI, zaczerpniętego z nowego raportu na temat sztucznej inteligencji, ale bez szczegółowych wskazówek, które mogliśmy wprowadzić w Asana Studio:

Oto jak wygląda ten tekst po zastosowaniu przepływu pracy:

• Odpowiada formatowi, którego potrzebujemy

• Zawiera więcej treści, na których można oprzeć dalszą pracę, w tym nagłówki i tekst do obrazów

• Zawiera tekst podpisu, który jest zgodny ze wskazówkami dla sztucznej inteligencji

Argumenty przemawiające za edukacją i certyfikacją

Kiedy rozpoczynaliśmy ten proces, nie wiedzieliśmy zbyt wiele o przepływach pracy opartych na AI, dlatego zdobycie solidnych podstaw było niezwykle pomocne. Zarówno Steph Bui, kierowniczka ds. strategii treści, jak i Katie Ryan O’Connor, dyrektor ds. marketingu treści, uzyskały certyfikat Asana Studio podczas pracy nad tym projektem. Certyfikacja może być również odpowiednia dla Ciebie. Wszystkie oferty certyfikacji Asana możesz przeglądać tutaj.

Certyfikacja nie polegała wyłącznie na poznaniu technicznych aspektów Asana Studio. Obejmował on treści, które pomogły zrozumieć podstawy tworzenia poleceń, architekturę przepływu pracy oraz to, jak w przemyślany sposób zintegrować sztuczną inteligencję z istniejącymi procesami związanymi z treścią. Ta baza wiedzy okazała się nieoceniona, gdy napotykaliśmy nieuniknione przeszkody lub musieliśmy rozwiązywać problemy związane z nieoczekiwanymi wynikami.

Realizacja szeregu nowych przykładów zastosowania

W czym jeszcze Asana Studio może pomóc zapracowanym zespołom ds. marketingu treści? Szybko uzależniliśmy się od naszych nowych możliwości i zaczęliśmy myśleć o nowych przykładach zastosowań. 

Naszym kolejnym przykładem zastosowania narzędzia do wspomagania pracy redakcyjnej było wykorzystanie przepływów pracy do tworzenia konspektów historii klientów na podstawie zgłoszeń z naszego programu Work Innovation Awards. Wykorzystując statystyki naszych klientów, mogliśmy tworzyć treści, które autentycznie ich przedstawiały, i to na dużą skalę. 

Obecnie w ramach tego przepływu pracy można pobrać jedno zgłoszenie z Formularzy w Asanie i w ciągu 1–2 minut uzyskać w pełni opracowany zarys historii klienta, gotowy do przekazania autorowi w celu dalszego zgłębiania, napisania i dopracowania. Ponownie chodzi tu nie tyle o całkowite zastąpienie ludzi, co o relację między sztuczną inteligencją a człowiekiem.

Zauważamy również, że prawdziwym mnożnikiem wartości tego podejścia jest jego integracja z platformą do zarządzania pracą, którą oferuje Asana. W przeciwieństwie do samodzielnych narzędzi AI, Asana Studio ma dostęp do zadań, projektów i celów Twojego zespołu, dzięki czemu dysponuje kontekstem, który sprawia, że jej wyniki są wyjątkowo trafne. Może pobierać informacje bezpośrednio z Twoich istniejących przepływów pracy, co oznacza, że nie musisz za każdym razem na nowo wyjaśniać głosu marki ani celów strategicznych.

Niedawno odkryliśmy, że istnieje potrzeba napisania dość szablonowych, uporządkowanych treści do serii e-maili, które są wysyłane z Asany do użytkowników po wystąpieniu określonych wyzwalaczy. To idealny przykład przepływu pracy w Asana Studio, w którym możemy określić cel i treść każdej wiadomości e-mail w danej serii, a Asana Studio wygeneruje tekst, który autorzy i specjaliści ds. kanałów komunikacji mogą następnie dopracować.

Wyciągnięte wnioski

Twórcy treści mogą być szczególnie wrażliwi na zmiany związane z coraz szerszym wprowadzaniem sztucznej inteligencji w miejscu pracy. Jest to zrozumiałe, zwłaszcza biorąc pod uwagę szybkość i precyzję, z jaką generatywne modele sztucznej inteligencji mogą obecnie przeprowadzać badania i pisać teksty zgodnie ze specyfikacją.

W Asanie wierzymy, że chodzi o współpracę między ludźmi a sztuczną inteligencją. 

Nasi autorzy tekstów poświęcają teraz mniej czasu na powtarzalne formatowanie, a więcej na kreatywne myślenie i podejmowanie strategicznych decyzji – to te aspekty tworzenia treści, w których ludzie się doskonale sprawdzają i które naprawdę lubią. Przekazywanie zadań między członkami zespołu przebiega sprawniej, ponieważ każdy zaczyna od spójnej podstawy, którą można dopracować, zamiast tworzyć wszystko od zera.

Pamiętasz metaforyczny bieg sztafetowy? Dzięki Asana Studio to tak, jakbyśmy dodali trenera biegowego, który dba o to, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, kiedy i jak przekazać pałeczkę. W wyścigu nadal biegnie nasz utalentowany zespół, ale teraz może on skupić się na szybkości i doskonałości, zamiast martwić się o nieudane przekazanie pałeczki.