Usprawnij tworzenie treści na dużą skalę dzięki Asana Studio

Marketing treści przypomina bieg sztafetowy, w którym sukces zależy od perfekcyjnych przekazów. Pisarze i edytorzy przekazują zadania zespołowi kreatywnemu, ten projektantom, projektanci ponownie edytorom, a wreszcie edytorzy właścicielom kanałów, takim jak menedżerowie ds. mediów społecznościowych lub zespół ds. stron internetowych. 

Każde przekazanie ma kluczowe znaczenie dla przyciągnięcia uwagi odbiorców, co jest najważniejszą nagrodą w dzisiejszym wysoce konkurencyjnym środowisku cyfrowym. A co, jeśli możesz usprawnić te przekazywania, zmniejszając tarcia i przyspieszając swój zespół w kierunku mety? 

W Asana chcieliśmy, aby sztuczna inteligencja pomogła nam przekształcić produkcję redakcyjną ze złożonej sztafety w zsynchronizowany sprint, w którym przekazywanie zadań odbywa się z niespotykaną dotąd szybkością i precyzją. 

Oto jak używamy Asana Studio, naszego konstruktora przepływów pracy bez konieczności kodowania, aby osiągnąć ten cel, jednocześnie pozostawiając ludziom kontrolę nad całym procesem.

Projektowanie idealnego asystenta redakcyjnego

Kiedy postanowiliśmy znaleźć sposoby na wykorzystanie Asana Studio, chcieliśmy skupić się na prawdziwych problemach. Właściwie nie mieliśmy problemu z twórczym aspektem pisania. Ryzyko opóźnień i stres związany z produkcją koncentrowały się bardziej na „pracy nad pracą” lub niezliczonych przekazaniach, które miały miejsce przy większych projektach, takich jak raport roczny lub ujawnianie głównych wyników badań. 

Weźmy na przykład badania przeprowadzone przez naszych kolegów z The Work Innovation Lab, działu Asana zajmującego się badaniami nad przyszłością pracy. Są oni niesamowitymi pisarzami i badaczami, a także płodnymi wydawcami. Oznacza to, że zespół ds. marketingu treści w Asanie kilka razy w roku otrzymuje zadanie promowania ważnych wyników ich badań, czasami w oparciu o kluczowy materiał, który liczy ponad 20 stron. 

W większości takich scenariuszy premiery trzech lub więcej różnych autorów może otrzymać zadanie opracowania tej samej długiej treści, a każdy z nich może tworzyć treści pochodne, takie jak artykuły na bloga, posty w mediach społecznościowych i inne. Bez czasochłonnej koordynacji kluczowe wnioski oraz głos i ton mogą łatwo zacząć się różnić w zależności od zasobu, tracąc spójność dobrze skoordynowanej premiery. 

Asana Studio stała się naszą tajną bronią, umożliwiając niestandardowy przepływ pracy, który przekształca kluczowe badania w spójne, specyficzne dla danego kanału komunikaty. Ten ujednolicony podręcznik zapewnia spójność marki we wszystkich punktach kontaktowych, od newsletterów e-mailowych po posty na Instagramie.

W praktyce nasz przepływ pracy rozpoczyna się od dodania treści źródłowej do spersonalizowanego projektu. W ciągu kilku minut sztuczna inteligencja generuje jednocześnie dostosowane konspekty dla wszystkich żądanych zasobów, zgodnie z naszymi szczegółowymi wytycznymi, w tym specjalistyczne formaty, takie jak karuzele w mediach społecznościowych. Rezultat: ludzie mogą od razu tworzyć teksty na podstawie ustrukturyzowanych konspektów, bez zgadywania, jakie są priorytety lub formaty.

Dostrajanie, testowanie i dokładne dopasowanie

Zabawna, ale potencjalnie frustrująca część sztucznej inteligencji polega na tym, aby działała dokładnie tak, jak chcesz. Często jest to kwestia prób i błędów. Wracając do sportowej metafory, świetny zespół sztafetowy musi trenować, trenować i jeszcze raz trenować. Pomogło nam to, że nie oczekiwaliśmy perfekcji od samego początku.

Nasze pierwsze konspekty treści wygenerowane przez sztuczną inteligencję wymagały poważnego dopracowania. Odkryliśmy, że podawanie bardziej szczegółowych instrukcji w naszych podpowiedziach – prawie tak, jakbyśmy dali lepsze wskazówki naszemu kolegowi z zespołu AI – radykalnie poprawiło wyniki. Na przykład zamiast prosić o „tekst do mediów społecznościowych”, nauczyliśmy się określać „post na LinkedIn podkreślający korzyści związane z produktywnością dla liderów zespołu”, aby uzyskać dokładnie to, czego potrzebowaliśmy. Odkryliśmy również, że nasze wytyczne dotyczące marki, stworzone na potrzeby epoki przed AI, nie zawsze były rozumiane przez bieżące modele i wymagały edycji pod kątem długości i przejrzystości. 

Oto jeden przykład podstawowego tekstu wygenerowanego przez sztuczną inteligencję, zaczerpnięty z nowego raportu AI, ale bez szczegółowych wskazówek, które udało nam się wprowadzić do Asana Studio:

A tak wygląda po przepływie pracy:

• Odpowiada potrzebnemu nam formatowi

• Zapewnia więcej treści do wykorzystania, w tym nagłówki i teksty do zdjęć

• Zawiera podpis zgodny z wytycznymi dotyczącymi sztucznej inteligencji

Argumenty za edukacją i certyfikacją

Na początku nie mieliśmy zbyt dużej wiedzy na temat przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji, więc solidne podstawy okazały się niezwykle pomocne. Zarówno Steph Bui, kierowniczka ds. strategii treści, jak i Katie Ryan O'Connor, kierowniczka ds. marketingu treści, uzyskały certyfikat Asana Studio podczas pracy nad tym projektem. Certyfikacja może być również odpowiednia dla Ciebie. Tutaj możesz przejrzeć wszystkie oferty certyfikacji Asana.

Certyfikacja nie polegała wyłącznie na poznaniu technicznych aspektów Asana Studio. Obejmowała ona treści, które pomogły zrozumieć podstawy projektowania promptów, architekturę przepływu pracy oraz sposób przemyślanego zintegrowania sztucznej inteligencji z istniejącymi procesami tworzenia treści. Ta baza wiedzy okazała się nieoceniona, gdy napotkaliśmy nieuniknione przeszkody lub musieliśmy rozwiązać problemy z nieoczekiwanymi wynikami.

Zajmowanie się zestawem nowych przypadków użycia

Co jeszcze Asana Studio może zrobić dla zapracowanych zespołów zajmujących się marketingiem treści? Szybko uzależniliśmy się od naszych nowych możliwości i zaczęliśmy myśleć o nowych przypadkach użycia. 

Następnym przykładem zastosowania asystenta redakcyjnego było wykorzystanie przepływów pracy do tworzenia szkiców dla winiet klientów na podstawie zgłoszeń z naszego programu Work Innovation Awards. Wykorzystując statystyki naszych klientów, mogliśmy tworzyć treści, które byłyby autentyczne i dotyczyły ich na dużą skalę. 

Obecnie ten przepływ pracy może przyjąć jedno zgłoszenie z formularza Asana i w ciągu 1–2 minut przygotować w pełni nakreślony szkic dotyczący klienta, gotowy do przekazania autorowi w celu dalszych ustaleń, napisania i dopracowania. Ponownie, nie chodzi tu o całkowite zastąpienie, a bardziej o połączenie sztucznej inteligencji z człowiekiem.

Widzimy również, że prawdziwą wartość tego podejścia stanowi jego integracja z platformą do zarządzania pracą Asana. W przeciwieństwie do samodzielnych narzędzi AI, Asana Studio ma dostęp do zadań, projektów i celów Twojego zespołu, dzięki czemu generuje niezwykle trafne wyniki. Może pobierać informacje bezpośrednio z istniejących przepływów pracy, co oznacza, że nie musisz stale wyjaśniać tonu swojej marki ani celów strategicznych.

Niedawno odkryliśmy potrzebę napisania dość schematycznej, uporządkowanej treści dla serii e-maili, które są wysyłane z Asana do użytkowników po określonych wyzwalaczach. To idealne zadanie dla przepływu pracy w Asana Studio. Możemy wskazać cel i treść każdego e-maila w serii, a Asana Studio wygeneruje tekst, który autorzy i eksperci ds. kanałów mogą następnie dopracować.

Wyciągnięte wnioski

Twórcy treści mogą być szczególnie wrażliwi na zmiany, które wiążą się z większym wykorzystaniem sztucznej inteligencji w miejscu pracy. Ma to sens, zwłaszcza biorąc pod uwagę szybkość i precyzję, z jaką generatywne modele sztucznej inteligencji mogą teraz przeprowadzać badania i pisać zgodnie ze specyfikacją.

W Asana wierzymy, że chodzi o współpracę między ludźmi a sztuczną inteligencją. 

Nasi autorzy spędzają teraz mniej czasu na powtarzalnym formatowaniu, a więcej na kreatywnym myśleniu i podejmowaniu strategicznych decyzji – tych elementach tworzenia treści, w których ludzie przodują i które naprawdę lubią. Przekazywanie zadań między członkami zespołu przebiega płynniej, ponieważ wszyscy zaczynają od spójnej podstawy, którą można dopracować, a nie tworzyć od zera.

Pamiętasz tę metaforę biegu sztafetowego? Dzięki Asana Studio dodaliśmy trenera, który upewnia się, że wszyscy wiedzą dokładnie, kiedy i jak przekazać pałeczkę. Wyścig jest nadal prowadzony przez nasz utalentowany zespół, ale teraz może on skupić się na szybkości i doskonałości, zamiast martwić się o nieudane przekazanie pałeczki.