W jaki sposób Asana skraca czas realizacji briefów dotyczących produkcji kreatywnej z tygodnia do jednego dnia dzięki AI Teammates

Kiedy Aubrey Rogers, dyrektor ds. operacji kreatywnych i produkcji w Asanie, rozpoczyna nową kampanię kreatywną, nie zaczyna od realizacji. Najpierw musi zrozumieć, co się dzieje i dlaczego. Często oznacza to spotkanie inauguracyjne zespołu, prezentacje dotyczące strategii wejścia na rynek oraz liczne konwersacje toczone na wielu platformach.

Teoretycznie Rogers powinna mieć wszystko, czego potrzebuje, po spotkaniu inauguracyjnym. Określiła strategię i zapewniła koordynację działań interesariuszy. W rzeczywistości jednak to nie wszystkie elementy, których potrzebuje, aby rozpocząć pracę.

Dzieje się tak dlatego, że szczegóły potrzebne do realizacji, takie jak produkty końcowe, osie czasu i odpowiedzialność, są nadal rozproszone po innych prezentacjach, transkrypcjach i konwersacjach. Praca skutecznie się zatrzymuje, dopóki te informacje nie zostaną uporządkowane w formie jasnego briefu.

To zabawne, że ludzie myślą, że praca nad kampanią zaczyna się od spotkania inauguracyjnego zespołu kreatywnego, ale wiele opóźnień ma miejsce znacznie wcześniej.”

Czy tworzenie briefu musi być tak czasochłonne?

Zadaniem Aubrey jest łączenie napływających informacji z konkretnymi działaniami. Przejmuje ona strategię od różnych zespołów i przekłada ją na coś, co zespół kreatywny może natychmiast wykorzystać w postaci briefu kreatywnego. Proces ten jest kluczowy, ale może być również czasochłonny.

Tradycyjnie oznacza to pozyskiwanie informacji z wielu źródeł, kontaktowanie się z interesariuszami oraz weryfikowanie, czy wszystko jest dokładne i kompletne. Dotarcie do użytecznego punktu wyjścia może zająć nawet kilka dni.

Przez lata producenci tacy jak Aubrey pracowali właśnie w ten sposób. Jednak postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji – takie jak Asystenci AI w Asanie – to zmieniły. Teraz mogą zautomatyzować żmudne, ręczne zadania i skupić się na twórczej pracy, którą wykonują najlepiej.

Jak AI Teammates zmieniły produkcję materiałów kreatywnych w Asanie

Aby działać szybciej, Aubrey zbudowała swój przepływ pracy wokół AI Teammate, która pracuje razem z jej zespołem w Asanie.

Zamiast zaczynać od pustej strony, przydziela AI Teammate zadanie z danymi wejściowymi ze spotkania inauguracyjnego. Następnie AI teammate przejmuje zadanie przekształcenia tych informacji w ustrukturyzowany brief.

Oto, jak to działa:

Krok 1: zapoznaj się ze wszystkim kontekstem i danymi wejściowymi oraz je zrozum

Aubrey utworzyła AI Teammate i dostarczyła mu cały kontekst potrzebny do wykonania pracy, taki jak nasz przewodnik dotyczący głosu i tonu marki oraz ustrukturyzowany szablon, zgodnie z którym ma zostać sformatowany brief. Następnie przydziela członkowi zespołu zadanie wraz z transkrypcją ze spotkania inauguracyjnego, prezentacją dotyczącą strategii wejścia na rynek oraz wszelkimi innymi konwersacjami lub powiązanymi zadaniami w Asanie. Podczas pracy członek zespołu może korzystać z poprzednich kampanii, szablonów i celów zespołu, aby zrozumieć, w jaki sposób ustrukturyzować swój rezultat.

Krok 2: uporządkuj informacje i wygeneruj ustrukturyzowany brief

Korzystając z szablonu briefu kreatywnego zespołu, AI Teammate przekształca nieuporządkowane dane wejściowe w format, którego zespół już używa. Członek zespołu tworzy pełną wersję roboczą briefu, w tym przekaz, produkty końcowe, kanały i kluczowe kamienie milowe. 

Krok 3: Wskaż luki i brakujące szczegóły

Podczas tworzenia briefu AI Teammate aktywnie zwraca uwagę na to, czego brakuje, na przykład na niezdefiniowane wskaźniki KPI czy niekompletne osie czasu. Następnie przypisuje działania następcze do właściwych interesariuszy, oznaczając ich bezpośrednio w projekcie i prosząc o uzupełnienie brakujących szczegółów. Ponieważ członek zespołu działa na poziomie zespołu, a nie tylko na rzecz Aubrey, każda osoba zaangażowana w kampanię może z nim wchodzić w interakcje, dostarczać kontekst i odpowiadać na jego prośby. W efekcie powstaje współdzielony, stale ulepszany brief, w którym luki są usuwane na wczesnym etapie, zanim spowolnią realizację.

Krok 4: Dostarcz gotowy do użycia brief

Efektem końcowym jest ustrukturyzowany brief zawierający konkretne działania do wykonania. W tym przypadku jest to w pełni ukończony dokument Google, zawierający wszystkie informacje potrzebne zespołowi do rozpoczęcia pracy. 

Od rozproszonych informacji do jasnych działań

Informacje, które wcześniej były rozproszone po różnych konwersacjach i dokumentach, są teraz zebrane w jednym źródle wiedzy. Zamiast szukać szczegółów, Aubrey może skupić się na dopracowywaniu pracy i popychaniu jej do przodu.

Dla Aubrey największą zmianą jest to, jak szybko można rozpocząć pracę.

To, co kiedyś wymagało tygodnia koordynacji, teraz odbywa się w ciągu kilku minut. Zespoły mogą przechodzić bezpośrednio z etapu planowania do etapu realizacji, nie tracąc przy tym tempa. Ta zmiana zwiększa wydajność całego zespołu i skraca opóźnienia w każdej kampanii.

To jest różnica między zorganizowaniem spotkania inauguracyjnego a faktycznym udostępnieniem nam briefu, abyśmy mogli rozpocząć pracę tego samego dnia.”

Nadawanie tempa każdemu projektowi

Korzystanie z AI Teammate zmieniło nie tylko jeden krok w procesie pracy Aubrey i jej zespołu – całkowicie zmieniło sposób, w jaki ich praca posuwa się naprzód.

Zamiast robić przerwę po rozpoczęciu projektu, aby zebrać informacje, jej zespół może śmiało kontynuować pracę. Spędzają mniej czasu na gromadzeniu informacji, a więcej na wykonywaniu zadań.

To właśnie stanowi różnicę między planem a postępem.