Jak ta firma marketingowa zmienia przepływ pracy dzięki sztucznej inteligencji

W świecie, w którym liczy się każda minuta, odzyskanie straconego czasu jest nie tylko pomocne, ale ma charakter przełomowy.

Eye Care Pro (ECP), specjalistyczna firma internetowa i marketingowa obsługująca gabinety optometryczne, odkryła to dzięki konstruktorowi przepływów pracy Asana AI, Asana Studio. 

Theresa Welty, starsza menedżerka, i Amy Wagenaar, menedżerka zespołu zarządzania projektami, stwierdziły, że wpływ był natychmiastowy. Powtarzalne zadania, które kiedyś pochłaniały całe dni, ustąpiły miejsca zautomatyzowanym przepływom pracy, umożliwiając 243-osobowemu zespołowi skupienie się na tym, co ludzie robią najlepiej: myśleniu strategicznym i kreatywnym rozwiązywaniu problemów.

Przełomowe aplikacje AI

ECP znalazło wiele wartościowych zastosowań zarówno dla Asana Studio, jak i dla funkcji AI zintegrowanych z platformą Asana:

1. Tworzenie automatyzacji AI bez wiedzy technicznej

Przed wprowadzeniem Asana Studio tworzenie przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji stanowiłoby wyzwanie dla członków zespołu, którzy nie mieli umiejętności technicznych. „Nie byłam zbyt dobra w konfigurowaniu przepływów pracy. Ale odkąd pojawiło się Asana Studio, mogę po prostu wpisać, co ma zrobić sztuczna inteligencja” – mówi Theresa.

2. Natychmiastowe statystyki dotyczące projektu

ECP optymalizuje teraz priorytetyzację zadań i zarządzanie obciążeniem pracą dzięki generowanym przez sztuczną inteligencję statystykom dotyczącym statusów projektów, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów. „Podsumowania portfolio generowane przez sztuczną inteligencję w Asanie są bezcenne” – mówi Theresa. „Gdybym musiała przejrzeć każdy projekt, skontaktować się z kierownikami projektów w celu uzyskania aktualizacji lub samodzielnie tworzyć raporty o statusie, zajęłoby to wiele godzin”.

3. Inteligentne podsumowywanie konwersacji

Dla kierowników projektów, takich jak Amy, funkcja podsumowywania konwersacji była przełomowa.

„Bycie kierownikiem projektu oznacza ciągłe przełączanie się między projektami. Kiedy do zadania dodano ponad 80 komentarzy, funkcja podsumowania to prawdopodobnie największa oszczędność czasu” – mówi Amy. „Mogę od razu zrozumieć, co się dzieje, bez konieczności czytania wszystkiego”.

4. Automatyczne przypisywanie zadań

ECP wdrożyło przepływ pracy oparty na sztucznej inteligencji, który automatycznie przypisuje zadania na podstawie niestandardowych pól danych, eliminując ręczne procesy przypisywania.

„Gdy tylko zadanie zostanie zaimportowane do projektu, automatycznie powiadamia ono konkretną osobę zgodnie z niestandardowym polem danych” – mówi Amy. „Dzięki temu zadania trafiają do właściwych członków zespołu we właściwym czasie, zamiast czekać, aż ktoś podejmie działanie”.

5. Redukcja powtarzalnej pracy

Zespół wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatyzacji wcześniej wykonywanych ręcznie zadań, ograniczając wąskie gardła i poświęcając więcej czasu na pracę strategiczną.

Jednym z dobrych przykładów jest ich system codziennego wymeldowania: „zadania są importowane, automatycznie przypisywane do konkretnych osób z niestandardowymi opisami zadań i linkami do Formularzy Microsoft, a następnie automatycznie oznaczane jako ukończone, gdy nadejdzie data wykonania” – mówi Amy.

6. Inteligentna pomoc w zakresie pól danych

ECP była szczególnie pod wrażeniem funkcji automatycznego uzupełniania pól danych w Asanie. W jednym przypadku, gdy członek zespołu przypadkowo usunął pola, sztuczna inteligencja zasugerowała i przywróciła brakujące dane.

„To ogromna korzyść, ponieważ często importujemy dane klientów z innych narzędzi” – mówi Amy. „Gdy coś pójdzie nie tak, ta siatka bezpieczeństwa AI oszczędza ogromną ilość czasu podczas weryfikacji danych”.

7. Identyfikacja powielonego nakładu pracy

Kolejnym obszarem, który zespół chce zbadać, są przepływy pracy oparte na sztucznej inteligencji, które można tworzyć w Asana Studio, aby identyfikować nakładające się zadania.

„W dużej organizacji nie zawsze wiadomo, kto nad czym pracuje. Zespoły nie zawsze są ze sobą skoordynowane i często nakład pracy jest powielany” – mówi Theresa.

Korzystanie ze sztucznej inteligencji do identyfikowania powielających się zadań „pomoże pracownikom szybciej wykonywać zadania, pokazując, jak podobna praca była wykonywana wcześniej, poprawiając skuteczność, wydajność i jakość, a jednocześnie zapewniając możliwości szkolenia”.

Rzeczywisty wpływ

W przypadku ECP możliwości Asana AI zmieniły codzienne operacje. Członkowie zespołu bez wiedzy technicznej tworzą teraz własne przepływy pracy, zadania są automatycznie przypisywane właściwym osobom, a kierownicy projektów mogą szybko przeglądać konwersacje bez konieczności czytania dziesiątek komentarzy.

Te praktyczne ulepszenia pozwalają zespołowi zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo, jednocześnie zmniejszając frustrację związaną z pracą.

Sukces ECP polega na przemyślanej automatyzacji, w której wyniki pochodzą z identyfikacji konkretnych problemów, w których sztuczna inteligencja może pomóc ludziom pracować wydajniej, a nie na wdrażaniu technologii dla samej technologii.