Wildlife Conservation Society korzysta z Asany, aby chronić dziką przyrodę i promować jej wartość

Założona w 1895 roku Wildlife Conservation Society (WCS) jest najbardziej wszechstronną na świecie organizacją zajmującą się ochroną dzikiej przyrody. Realizuje ponad 500 programów w prawie 60 krajach, które pomagają zarządzać obszarami chronionymi i spowalniać zmiany klimatyczne. Ale WCS nie robi tego samodzielnie. Współpracuje z setkami organizacji partnerskich, dostawców i samorządów lokalnych, które podzielają jej misję ochrony przyrody opartą na nauce. 

Inicjatywy WCS są złożone i trudne do realizacji, zwłaszcza przy tak dużej liczbie współpracowników i ograniczonych zasobach organizacji non-profit. Przed wprowadzeniem Asany osoby zaangażowane w projekty używały różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą – poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych i różnych aplikacji. Nie było jednego sposobu planowania lub komunikacji, co powodowało problemy z widocznością i spowalniało wszystkich: 

• Rosnąca złożoność projektów z zakresu technologii ochrony środowiska zwiększała ryzyko niedotrzymania terminów i przekroczenia budżetu. 

• Granice technologiczne między zespołami ograniczały przepływ informacji, utrudniając wykrywanie zagrożeń i zapobieganie problemom, zanim się pojawiły, co nadwerężało zasoby.

• Poczta e-mail służyła do zbyt wielu celów: oprócz komunikacji WCS używała jej do zarządzania pracą, przetwarzania próśb społeczności i przechowywania dokumentów. Członkowie zespołu musieli przeglądać setki przychodzących wiadomości e-mail, co uniemożliwiało szybkie wykonywanie zadań.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy zespołu ds. technologii ochrony przyrody w WCS, mówi: „Nasze procesy zarządzania projektami i zadaniami nie ułatwiały pozytywnego spojrzenia na obciążenie pracą – istniała nadmierna zależność od zarządzania zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail, co sprawiało, że członkowie zespołu czuli się przytłoczeni”.

Na poprzednim stanowisku lidera Global Technology w dziale IT Jonathan kierował poszukiwaniami nowej platformy do zarządzania pracą, która przełamałaby bariery między zespołami, a także zewnętrznymi współpracownikami. Dzięki bardziej produktywnemu środowisku pracy WCS miałaby możliwość realizacji swoich projektów i maksymalizacji wpływu wkładu swoich darczyńców.

Organizacje non-profit starają się robić 10 razy więcej, niż pozwalają na to ich zasoby. Bez centralnej koordynacji trudno jest ukończyć projekt na czas i w ramach przyjętego budżetu — zwłaszcza w przypadku współpracy między organizacjami i zespołami wielomatrycowymi.”

Stworzony z myślą o elastyczności: centralizacja pracy w Asanie

Jonathan szukał jednej platformy, która umożliwiłaby wszystkim zespołom, partnerom i konsultantom pracę ponad granicami organizacyjnymi, nawet jeśli korzystają z różnych technologii i procesów. 

„Asana to idealne rozwiązanie” – mówi Jonathan. „Chodzi o to, aby pomagać ludziom lepiej wykonywać zadania, na których im zależy, a nie o to, aby zamykać ich w określonej metodologii”.    

Dzięki Asanie zespoły WCS mają teraz dostęp do tych samych udostępnionych osi czasu, dokumentów i czynności do wykonania, aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Asana jest zintegrowana z ponad 10 używanymi przez nich narzędziami, w tym z Dyskiem Google, Office 365, Slack i wewnętrznymi systemami WCS. 

„Możemy współpracować z wieloma organizacjami bez konieczności polegania na zespołach IT w celu integracji systemów” – dodaje Jonathan.

Przełamywanie granic organizacyjnych w celu zwiększenia wpływu na ochronę przyrody 

Dziś Asana jest oficjalnym systemem zarządzania pracą dla kilku grup w WCS, pomagającym im realizować inicjatywy na czas i w ramach przyjętego budżetu we współpracy z coraz większą liczbą zewnętrznych współpracowników. 

Organizacja zaoszczędziła szacunkowo osiem tygodni roboczych rocznie dzięki nowym usprawnieniom i korzystaniu z funkcji Asany, takich jak automatyzacja, formularze i komentarze w projekcie, zamiast wysyłania wiadomości e-mail. Współpracownicy inicjują współpracę z innym użytkownikiem za pośrednictwem Asany średnio ponad 2700 razy w miesiącu. Oszczędność czasu pozwala uwolnić zasoby WCS, dzięki czemu zespoły mogą rozszerzyć zakres i wpływ swoich projektów bez zwiększania kosztów. 

Dzięki Asanie możemy teraz poradzić sobie z ogromnym obciążeniem skomplikowanymi zadaniami. Mogę spać spokojnie, wiedząc, że rano zobaczę wszystkie projekty mojego zespołu zmierzające we właściwym kierunku. Może to wydawać się proste, ale w globalnej organizacji ma to ogromne znaczenie.”

Jedna wirtualna organizacja pracowników, dostawców i partnerów

„Asana zapewniła ogromny poziom przejrzystości, w ramach której każdy dzieli się swoimi planami na nadchodzący tydzień” – mówi Jonathan. Pomaga to w wymianie pomysłów między zespołami i strefami czasowymi, niezależnie od tego, czy znajdują się one w siedzibie głównej w Nowym Jorku, czy w terenie, w obszarach chronionych. 

Połowę użytkowników Asany w WCS stanowią pracownicy wewnętrzni, a drugą połowę – zewnętrzni współpracownicy. „Zarządzanie wszystkim w jednym miejscu daje nam możliwość prowadzenia wirtualnych organizacji, które obejmują mój zespół, innych pracowników WCS, inne organizacje i dostawców” – mówi Jonathan. „Przenosimy zadania z jednej części wirtualnej organizacji do drugiej i ponosimy wzajemną odpowiedzialność za wszystkie nasze projekty”. 

Nie rozprasza nas już złożoność współpracy z wieloma organizacjami, partnerami i dostawcami w różnych strefach czasowych. Dzięki Asanie nic nie umknie naszej uwadze.”

Zespół Jonathana ds. technologii ochrony przyrody dostarcza skalowalne rozwiązania technologiczne, które umożliwiają realizację programów terenowych i rozwiązywanie krytycznych problemów związanych z ochroną przyrody – a rozwiązania te są często tworzone we współpracy z innymi organizacjami. „Dzięki Asanie, która wspiera strukturę bez granic, możemy rozszerzać współpracę na kolejnych partnerów” – mówi Jonathan. Jego zespół dodał trzech nowych partnerów do listy bliskich współpracowników, zwiększając ich liczbę z dwóch do pięciu. 

Asynchroniczna praca w celu zwiększenia wydajności WCS – bez zwiększania kosztów 

Nowy Jork był epicentrum zespołu Conservation Technology. Wydawało się, że jedynym sposobem na zarządzanie złożonym obciążeniem pracą jest to, aby pracownicy i dostawcy znajdowali się w tej samej strefie czasowej. Jednak teraz Jonathan może zatrudniać pracowników i angażować dostawców na całym świecie, nie martwiąc się o spowolnienie projektów, ponieważ Asana pozwala im pracować asynchronicznie. Operacje są prowadzone przez całą dobę, a prace nad projektem rozpoczynają się o 7 rano w poniedziałek w Dżakarcie i trwają do końca dnia w piątek w USA. Jego rozproszony zespół składa się z odpowiednich osób o odpowiednich umiejętnościach, które wykorzystują swoją lokalizację, aby zmaksymalizować budżet i zwiększyć wydajność. 

Jonathan zwiększył na przykład liczbę osób w swoim zespole o 30%, zatrudniając pracowników pełnoetatowych w terenie, w obszarach chronionych. Pomaga mu to lepiej wspierać potrzeby organizacyjne na poziomie lokalnym, przy jednoczesnym utrzymaniu stabilnych kosztów. 

Zespół ds. technologii ochrony przyrody współpracuje również z konsultantami, którzy wspierają prace projektowe, projektowanie Web, DevOps i hosting w chmurze. Przed wprowadzeniem Asany główni dostawcy znajdowali się w USA, ale teraz są w Ameryce Południowej, Europie i Azji – a dzięki oszczędnościom kosztów i poprawie wydajności operacyjnej zakres pracy dostawców wzrósł o 35%.

Dzięki większej liczbie pracowników, konsultantów i organizacji partnerskich, które przyczyniają się do realizacji inicjatyw związanych z technologią ochrony środowiska, zespół jest w stanie realizować bardziej ambitne projekty. Na przykład wykorzystali Asanę do zorganizowania dużego projektu, który jest kluczowy dla strategii WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, globalnej inicjatywy raportowania danych, której celem jest zebranie i przedstawienie w jednym miejscu szczegółowych wskaźników pochodzących z setek obszarów ochrony WCS i organizacji partnerskich. Ten zjednoczony front pozwala określić ilościowo wpływ ich pracy na darczyńców i całą społeczność zajmującą się ochroną przyrody. 

„Ten projekt jest podstawą naszej strategii pozyskiwania funduszy” – mówi Jonathan – „i zwiększa uczciwość w całej naszej organizacji, pokazując, że każdy dolar przekazany WCS ma wpływ na ochronę przyrody”.

Wspieranie tysięcy użytkowników i przewidywanie potrzeb budżetowych w celu zaspokojenia popytu

Kolejnym zespołem, który zarządza swoją pracą w Asanie, jest SMART Partnership, współpraca między dziewięcioma grupami zajmującymi się ochroną przyrody. Ta organizacja zajmująca się oprogramowaniem i usługami wspiera ponad 1000 obszarów chronionych w 90 krajach. Monica Harris, menedżerka programu SMART, mówi: „Naszymi użytkownikami są rządy i organizacje zajmujące się ochroną przyrody na całym świecie, które wybrały nasze narzędzia do zarządzania parkami i obszarami chronionymi w swoim kraju. To duża odpowiedzialność i chcemy reagować na ich potrzeby sprawnie i terminowo”.

Wcześniej SMART używał arkuszy kalkulacyjnych i poczty e-mail do zarządzania prośbami i zleceniami od użytkowników oprogramowania na całym świecie – a te prośby i zlecenia mogą być poważne i pilne. „Strażnik z Namibii skontaktuje się z nami, mówiąc, że utknął w terenie i musi pobrać dane” – mówi Monica. „Nie chcemy zawodzić ludzi”. Jednak trudno było szybko odpowiadać na prośby, ponieważ niewielki zespół Moniki próbował poradzić sobie z ogromną liczbą zapytań bez odpowiednich narzędzi.

Asana jest bezcenna. Bez niej nie byłoby możliwe terminowe rozpatrywanie tak dużej liczby zleceń, jakie otrzymujemy.”

Obecnie SMART używa Formularzy w Asanie do zbierania zgłoszeń dotyczących wsparcia, dostępu do oprogramowania i poprawek błędów oraz do zarządzania tymi zgłoszeniami. Wymagane pola w formularzu gromadzą wszystkie informacje, których zespół Moniki potrzebuje do przekazania i rozwiązania problemu z wyprzedzeniem, takie jak zrzuty ekranu błędów, eliminując potrzebę wymiany e-maili.

Udostępnianie użytkownikom bezpłatnego oprogramowania SMART wiąże się z kosztami, dlatego Monica korzysta z raportowania w Asanie, aby monitorować zapotrzebowanie i z wyprzedzeniem dostosowywać budżet i zasoby. „Mogę przekazać komitetowi sterującemu informacje o tym, czy mieszczymy się w budżecie, czy też nasze zapotrzebowanie jest wysokie i potrzebujemy więcej środków na konkretne działanie” – mówi Monica.

Szybkie i dokładne reagowanie na skargi

Inny zespół WCS, zespół Okapi Wildlife Reserve (OWR) w Ituri, przy wsparciu finansowanym przez UE programu Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), używa Asany jako systemu rozpatrywania skarg. Jonathan mówi: „Każda międzynarodowa organizacja potrzebuje sposobu na zarządzanie skargami. Jedna skarga, jeśli nie zostanie prawidłowo rozpatrzona, może stworzyć ogromne ryzyko organizacyjne”. 

Caroline Abid, kierownik programu UE SWM, mówi: „Dzięki Asanie poprawiamy naszą zdolność reagowania w lokalnych placówkach, aby mieć pewność, że wszystkie skargi są szybko rozpatrywane”. Korzystanie z Asany do rozpatrywania skarg, a także do kompleksowego zarządzania projektami pomaga zespołowi WCS w efektywnym wykonywaniu zadań, dzięki czemu może lepiej służyć swoim społecznościom i budować zaufanie wśród lokalnych mieszkańców i organizacji partnerskich. 

Asana pozwala nam zrozumieć, co należy zrobić, aby skrócić czas, który przeznaczamy na administrowanie i organizowanie, oraz skupić się na pracy, która ma istotne znaczenie.”

Budowanie świetlanej przyszłości dla dzikiej przyrody na całym świecie

Centralizując pracę w Asanie, WCS wykorzystuje potencjał swoich pracowników, dostawców i współpracowników zewnętrznych, aby realizować więcej projektów w opłacalny sposób. 

A dzięki przejrzystości między grupami i projektami młodsi członkowie zespołu na całym świecie mogą skorzystać z możliwości, które w przeszłości były bardziej dostępne dla pracowników w pobliżu siedziby głównej WCS. Ta widoczność pomaga WCS wspierać swoich pracowników i przejść na nowy sposób pracy jako globalny zespół. 

Asana pozwoliła nam skupić się na wykonywaniu zadań, dzięki czemu projekty są ukończone na czas, w ramach budżetu, a klienci są zadowoleni. To jest najważniejsze.”

Jonathan i WCS uruchamiają ambitne projekty ochrony przyrody i będą nadal zarządzać nimi w Asanie – ponieważ lepsze przepływy pracy prowadzą do lepszej realizacji, a świetna realizacja buduje zaufanie między partnerami, darczyńcami i społecznościami, które wspólnie pracują nad ochroną cennych miejsc przyrody.