Wildlife Conservation Society korzysta z Asany, aby chronić dziką przyrodę i promować jej wartość

Założona w 1895 roku Wildlife Conservation Society (WCS) jest najbardziej wszechstronną organizacją zajmującą się ochroną dzikiej przyrody na świecie. Prowadzi ponad 500 programów w prawie 60 krajach, aby pomóc w zarządzaniu obszarami chronionymi i spowolnić zmiany klimatyczne. WCS nie działa jednak w pojedynkę. Współpracuje z setkami organizacji partnerskich, dostawców i samorządów lokalnych, które wspierają misję ochrony przyrody opartej na dowodach naukowych. 

Inicjatywy WCS są złożone i trudne do zrealizowania, zwłaszcza biorąc pod uwagę tak dużą liczbę współpracowników i ograniczenie zasobów typowe dla organizacji non-profit. Przed wprowadzeniem Asany osoby zaangażowane w projekty używały różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą – poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych i różnych aplikacji. Nie było jednolitego sposobu planowania ani komunikacji, co powodowało problemy z widocznością i spowalniało pracę wszystkich osób: 

• Rosnąca złożoność projektu dotyczącego technologii ochrony środowiska zwiększała ryzyko niedotrzymania terminów i przekroczenia budżetu. 

• Bariery technologiczne między zespołami ograniczały przepływ informacji, co utrudniało wykrywanie zagrożeń i zapobieganie problemom, zanim się pojawiły, a to z kolei obciążało zasoby.

• Poczta e-mail służyła zbyt wielu celom: WCS używało jej nie tylko do komunikacji, ale również do zarządzania pracą, przetwarzania wniosków składanych przez społeczność i przechowywania dokumentów. Członkowie zespołu musieli przeglądać setki przychodzących e-maili, co uniemożliwiało szybkie wykonywanie zadań.

Jak mówi Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy zespołu ds. technologii ochrony środowiska w WCS: „Nasze procesy zarządzania projektami i zadaniami nie ułatwiały przyjęcia pozytywnej perspektywy na obciążenie pracą – w ogromnym stopniu zależeliśmy od procesów zarządzania zadaniami za pośrednictwem poczty elektronicznej, co sprawiało, że członkowie zespołu czuli się przytłoczeni”.

Jonathan, który wcześniej pełnił funkcję kierownika Global Technology w dziale IT, kierował poszukiwaniami nowej platformy do zarządzania pracą, która przełamałaby bariery między zespołami, a także współpracownikami zewnętrznymi. W bardziej produktywnym środowisku pracy WCS mogłoby realizować swoje projekty i maksymalizować wpływ darowizn.

Elastyczność od samego początku: centralizacja pracy w Asanie

Jonathan szukał pojedynczej platformy, która pozwoliłaby wszystkim zespołom, partnerom i konsultantom pracować ponad granicami organizacji, nawet jeśli korzystają z różnych technologii i procesów. 

„Asana to idealne rozwiązanie” – mówi Jonathan. „Chodzi o to, aby pomóc ludziom lepiej wykonywać zadania, na których im zależy, a nie o to, aby zamknąć ich w ramach określonej metodologii”.    

Dzięki Asanie zespoły WCS mogą teraz uzyskać dostęp do tych samych udostępnionych osi czasu, dokumentów i działań aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Asana jest zintegrowana z ponad 10 narzędziami, z których korzystają zespoły, w tym z Dyskiem Google, Office 365, Slack i wewnętrznymi systemami WCS. 

„Możemy współpracować z wieloma organizacjami i integrować systemy bez pomocy zespołów IT” – dodaje Jonathan.

Przełamywanie granic organizacyjnych w celu zwiększenia wpływu na ochronę przyrody

Obecnie Asana jest oficjalnym systemem zarządzania pracą dla kilku grup w ramach WCS, pomagając im realizować inicjatywy na czas i w ramach budżetu we współpracy z rosnącą liczbą współpracowników zewnętrznych.

Dzięki nowym usprawnieniom i korzystaniu z funkcji Asany, takich jak automatyzacja, formularze i komentarze w ramach projektu, które zastąpiły wiadomości e-mail, organizacja zaoszczędziła około ośmiu tygodni roboczych rocznie. Średnio współpracownicy inicjują interakcje z innymi użytkownikami za pośrednictwem Asany ponad 2700 razy w miesiącu. Dzięki zaoszczędzonemu czasowi WCS może przeznaczyć zasoby na inne cele, a zespoły mogą rozszerzyć zakres i wpływ swoich projektów bez zwiększania kosztów.

Jedna wirtualna organizacja pracowników, dostawców i partnerów

„Asana zapewnia ogromny poziom przejrzystości, gdzie każdy dzieli się swoimi planami na nadchodzący tydzień” – mówi Jonathan. Pomaga to w wymianie pomysłów między zespołami i strefami czasowymi, niezależnie od tego, czy zespoły pracują w siedzibie głównej w Nowym Jorku, czy w terenie, w miejscach ochrony przyrody.

Połowa użytkowników Asany w WCS to pracownicy wewnętrzni, a druga połowa to współpracownicy zewnętrzni. „Zarządzanie wszystkim w jednym miejscu daje nam możliwość prowadzenia wirtualnych organizacji, w skład których wchodzą mój zespół, inni pracownicy WCS, inne organizacje i dostawcy” – mówi Jonathan. „Przenosimy zadania z jednej części wirtualnej organizacji do drugiej, a w naszych projektach obowiązuje wzajemna odpowiedzialność”.

Zespół Jonathana ds. technologii ochrony przyrody dostarcza skalowalne rozwiązania technologiczne, które umożliwiają realizację programów terenowych i rozwiązywanie krytycznych problemów związanych z ochroną przyrody. Rozwiązania te są często tworzone we współpracy z innymi organizacjami. „Dzięki wsparciu bezgranicznej struktury, Asana umożliwiła nam skalowanie do większej liczby partnerstw” – mówi Jonathan. Jego zespół dodał trzech nowych partnerów do listy bliskich współpracowników, zwiększając ich liczbę z dwóch do pięciu.

Asynchroniczna praca w celu zwiększenia wydajności WCS bez zwiększania kosztów

Nowy Jork był epicentrum zespołu ds. technologii ochrony przyrody. Wydawało się, że jedynym sposobem na zarządzanie złożonymi zadaniami jest to, aby pracownicy i dostawcy znajdowali się w tej samej strefie czasowej. Jednak teraz Jonathan może zatrudniać pracowników i współpracować z dostawcami na całym świecie, nie martwiąc się o spowolnienie projektów, ponieważ Asana umożliwia pracę asynchroniczną. Operacje są prowadzone przez całą dobę, a prace nad projektem rozpoczynają się o 7 rano w poniedziałek w Dżakarcie i trwają do końca dnia w piątek w USA. Jego rozproszony zespół składa się z odpowiednich osób o odpowiednich umiejętnościach, wykorzystujących lokalizację, aby zmaksymalizować budżet i zwiększyć wydajność.

Na przykład Jonathan zwiększył liczbę pracowników swojego zespołu o 30%, zatrudniając pełnoetatowych pracowników w terenie, w miejscach ochrony przyrody, co pomaga mu lepiej wspierać potrzeby organizacyjne na poziomie lokalnym, przy jednoczesnym utrzymaniu stabilnych kosztów.

Zespół ds. technologii ochrony przyrody współpracuje również z konsultantami, którzy wspierają prace projektowe, tworzenie stron internetowych, DevOps i hosting w chmurze. Przed wprowadzeniem Asany główni dostawcy rekrutowali się ze Stanów Zjednoczonych, ale obecnie są w Ameryce Południowej, Europie i Azji, a dzięki oszczędnościom i poprawie wydajności operacyjnej zakres pracy dostawców wzrósł o 35%.

Dzięki większej liczbie pracowników, konsultantów i organizacji partnerskich, które uczestniczą w inicjatywach dotyczących technologii ochrony środowiska, zespół jest w stanie realizować bardziej ambitne projekty. Na przykład wykorzystali Asanę do zorganizowania dużego projektu o kluczowym znaczeniu dla strategii WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, globalnej inicjatywy raportowania danych, która ma na celu zebranie i prezentację w jednym miejscu szczegółowych danych z setek obszarów ochrony WCS i organizacji partnerskich. Ten zjednoczony front pozwala określić wpływ ich pracy na darczyńców i całą społeczność zajmującą się ochroną przyrody.

„Ten projekt jest podstawą naszej strategii pozyskiwania funduszy” – mówi Jonathan, i dodaje: „Zwiększa też uczciwość w całej naszej organizacji, demonstrując, że każdy dolar przekazany WCS ma wpływ na ochronę przyrody”.

Wspieranie tysięcy użytkowników i przewidywanie potrzeb budżetowych w celu zaspokojenia popytu

Kolejnym zespołem, który zarządza swoją pracą w Asanie, jest SMART Partnership, współpraca między dziewięcioma grupami zajmującymi się ochroną przyrody. Ta organizacja zajmująca się oprogramowaniem i usługami obsługuje ponad 1000 chronionych lokalizacji w 90 krajach. Monica Harris, kierowniczka programu SMART, mówi: „Naszymi użytkownikami są rządy i organizacje zajmujące się ochroną przyrody na całym świecie, które wybrały nasze narzędzia do zarządzania parkami i obszarami chronionymi w swoim kraju. To duża odpowiedzialność, a my chcemy odpowiadać na ich potrzeby skutecznie i terminowo”.

Wcześniej SMART używał arkuszy kalkulacyjnych i poczty e-mail do zarządzania prośbami od użytkowników oprogramowania na całym świecie, a prośby te mogą być poważne i pilne. „Strażnik z Namibii może skontaktować się z nami, mówiąc, że jest w terenie i musi pobrać dane” – mówi Monica. „Nie chcemy nikogo zawieść”. Jednak szybkie odpowiadanie na prośby było trudne, ponieważ mały zespół Moniki próbował obsłużyć ogromną liczbę zgłoszeń bez odpowiednich narzędzi.

Obecnie SMART używa formularzy w Asanie do zbierania zgłoszeń dotyczących wsparcia, dostępu do oprogramowania i poprawek błędów oraz do zarządzania nimi. Wymagane pola w formularzu pozwalają zebrać wszystkie informacje, których zespół Moniki potrzebuje, aby od razu skierować zgłoszenie do odpowiedniej osoby i rozwiązać problem, np. zrzuty ekranu z błędami, eliminując potrzebę wymiany wielu e-maili.

Udostępnianie użytkownikom bezpłatnego oprogramowania SMART wiąże się z kosztami, dlatego Monica korzysta z funkcji raportowania w Asanie, aby monitorować zapotrzebowanie i odpowiednio dostosowywać budżet oraz zasoby. „Mogę poinformować komitet sterujący o tym, czy mieścimy się w budżecie, czy też popyt jest wysoki i potrzebujemy więcej środków na określone działania” – mówi Monica.

Szybkie i dokładne reagowanie na skargi

Inny zespół WCS, zespół Okapi Wildlife Reserve (OWR) w Ituri, przy wsparciu finansowanego przez UE programu Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), używa Asany jako systemu rozpatrywania skarg. Jonathan mówi: „Każda organizacja międzynarodowa potrzebuje sposobu na zarządzanie skargami. Jedna skarga, jeśli nie zostanie prawidłowo rozpatrzona, może stworzyć ogromne ryzyko dla organizacji”.

Caroline Abid, kierowniczka programu UE SWM, mówi: „Dzięki Asanie poprawiamy naszą reakcję w lokalnych placówkach, aby upewnić się, że wszystkie skargi są szybko rozpatrywane”. Korzystanie z Asany do rozpatrywania skarg, a także do kompleksowego zarządzania projektami pomaga zespołowi WCS efektywnie wykonywać swoje zadania, dzięki czemu może lepiej służyć swoim społecznościom i budować zaufanie wśród mieszkańców i organizacji partnerskich.

Budowanie przyszłości dla dzikiej przyrody na całym świecie

Centralizując pracę w Asanie, WCS wykorzystuje potencjał swoich pracowników, dostawców i współpracowników zewnętrznych, aby realizować więcej projektów w opłacalny sposób.

A dzięki przejrzystości w grupach i projektach, młodsi członkowie zespołów na całym świecie mogą skorzystać z możliwości, które w przeszłości były bardziej dostępne dla pracowników w pobliżu siedziby głównej WCS. Ta widoczność pomaga WCS wspierać swoich pracowników i przejść na nowy sposób pracy jako zespół globalny.

Jonathan i WCS będą nadal zarządzać w Asanie ambitnymi projektami związanymi z ochroną przyrody, ponieważ lepsze przepływy pracy prowadzą do lepszej realizacji, a świetna realizacja buduje zaufanie między partnerami, darczyńcami i społecznościami, które wspólnie pracują nad ochroną miejsc przyrodniczych.