Inicjatywy WCS są złożone i wymagające do realizacji, zwłaszcza przy tak wielu współpracownikach i ograniczonych zasobach organizacji non-profit. Przed wprowadzeniem Asany osoby zaangażowane w projekty używały różnych narzędzi do zarządzania swoją pracą – poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych i różnych aplikacji. Brakowało jednolitego sposobu planowania i komunikacji, co powodowało problemy z widocznością i spowalniało wszystkich: 

• Rosnąca złożoność projektu dotyczącego technologii ochrony środowiska zwiększała ryzyko niedotrzymania terminów i przekroczenia budżetu. 

• Bariery technologiczne między zespołami ograniczały przepływ informacji, utrudniając wykrywanie zagrożeń i zapobieganie problemom, zanim się pojawiły, co nadwerężało zasoby.

• Poczta e-mail służyła do zbyt wielu celów: oprócz komunikacji WCS używała jej do zarządzania pracą, przetwarzania zgłoszeń od społeczności i przechowywania dokumentów. Członkowie zespołu musieli przeczesywać setki przychodzących wiadomości e-mail, co uniemożliwiało szybkie wykonywanie zadań.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy zespołu ds. technologii ochrony przyrody w WCS, mówi: „Nasze procesy zarządzania projektami i zadaniami nie ułatwiały pozytywnego spojrzenia na obciążenie pracą – istniała nadmierna zależność od zarządzania zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail, co sprawiało, że członkowie zespołu czuli się przytłoczeni”.

Na poprzednim stanowisku lidera Global Technology w dziale IT Jonathan kierował poszukiwaniami nowej platformy do zarządzania pracą, która przełamałaby bariery między zespołami, a także zewnętrznymi współpracownikami. Dzięki bardziej produktywnemu środowisku pracy WCS byłoby w stanie realizować swoje projekty i maksymalizować wpływ darowizn od swoich darczyńców.

Organizacje non-profit starają się zrobić 10 razy więcej, niż pozwalają na to ich zasoby. Bez centralnej koordynacji trudno jest zrealizować projekt na czas i w ramach przyjętego budżetu — zwłaszcza w przypadku współpracy między organizacjami i zespołami wielomatrycowymi.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

Stworzony z myślą o elastyczności: centralizacja pracy w Asanie

Jonathan szukał jednej platformy, która umożliwiłaby wszystkim zespołom, partnerom i konsultantom pracę ponad granicami organizacyjnymi, nawet jeśli korzystają z różnych technologii i procesów. 

„Asana to idealne rozwiązanie” – mówi Jonathan. „Chodzi o to, aby pomagać ludziom lepiej wykonywać zadania, na których im zależy, a nie o to, by wciskać ich w określoną metodologię”.    

Dzięki Asanie zespoły WCS mają teraz dostęp do tych samych udostępnionych osi czasu, dokumentów i czynności do wykonania, aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Asana jest zintegrowana z ponad 10 używanymi przez nich narzędziami, w tym z Dyskiem Google, Office 365, Slack i wewnętrznymi systemami WCS. 

„Możemy współpracować z wieloma organizacjami bez konieczności polegania na zespołach IT w zakresie integracji systemów” – dodaje Jonathan.

Przełamywanie barier organizacyjnych w celu zwiększenia wpływu na ochronę przyrody 

Dziś Asana jest oficjalnym systemem zarządzania pracą dla kilku grup w WCS, pomagającym im realizować inicjatywy na czas i w ramach przyjętego budżetu we współpracy z coraz większą liczbą zewnętrznych współpracowników. 

Organizacja zaoszczędziła szacunkowo osiem tygodni roboczych rocznie dzięki nowym usprawnieniom i korzystaniu z funkcji Asany, takich jak automatyzacja, formularze i komentarze w projekcie, zamiast wysyłania wiadomości e-mail. Współpracownicy inicjują współpracę z innym użytkownikiem za pośrednictwem Asany średnio ponad 2700 razy w miesiącu. Oszczędności czasu uwalniają zasoby WCS, dzięki czemu zespoły mogą rozszerzyć zakres i wpływ swoich projektów bez zwiększania kosztów. 

Dzięki Asanie możemy teraz poradzić sobie z ogromnym obciążeniem skomplikowanymi zadaniami. Mogę spać spokojnie, wiedząc, że rano zobaczę wszystkie projekty mojego zespołu zmierzające we właściwym kierunku. Może to wydawać się proste, ale w organizacji globalnej ma to ogromne znaczenie.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

Jedna wirtualna organizacja pracowników, dostawców i partnerów

„Asana zapewniła ogromny poziom przejrzystości, w ramach którego każdy dzieli się swoimi planami na nadchodzący tydzień” – mówi Jonathan. Pomaga to w wymianie pomysłów między zespołami i strefami czasowymi, niezależnie od tego, czy znajdują się one w siedzibie głównej w Nowym Jorku, czy w terenie, w obszarach ochrony przyrody. 

Połowę użytkowników Asany w WCS stanowią pracownicy wewnętrzni, a drugą połowę – zewnętrzni współpracownicy. „Zarządzanie wszystkim w jednym miejscu daje nam możliwość prowadzenia wirtualnych organizacji, w których skład wchodzą mój zespół, inni pracownicy WCS, inne organizacje i dostawcy” – mówi Jonathan. „Przekazujemy zadania z jednej części wirtualnej organizacji do drugiej i ponosimy wzajemną odpowiedzialność za wszystkie nasze projekty.” 

Złożoność współpracy z wieloma organizacjami, partnerami i dostawcami w różnych strefach czasowych już nas nie rozprasza. Dzięki Asanie nic nie umknie naszej uwadze.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

Zespół Jonathana ds. technologii ochrony przyrody dostarcza skalowalne rozwiązania technologiczne, które umożliwiają realizację programów terenowych i rozwiązywanie kluczowych problemów związanych z ochroną przyrody – a rozwiązania te są często tworzone we współpracy z innymi organizacjami. „Dzięki Asanie, która wspiera strukturę bez granic, możemy rozszerzać współpracę na kolejnych partnerów” – mówi Jonathan. Jego zespół dodał trzech nowych partnerów do listy bliskich współpracowników, zwiększając ich liczbę z dwóch do pięciu. 

Asynchroniczna praca w celu zwiększenia wydajności WCS – bez zwiększania kosztów 

Nowy Jork był epicentrum zespołu ds. technologii ochrony przyrody. Wydawało się, że jedynym sposobem na zarządzanie złożonym obciążeniem pracą jest wymóg, aby pracownicy i dostawcy znajdowali się w tej samej strefie czasowej. Jednak teraz Jonathan może zatrudniać pracowników i angażować dostawców na całym świecie, nie martwiąc się o spowolnienie projektów, ponieważ Asana pozwala im pracować asynchronicznie. Operacje są prowadzone przez całą dobę, a prace nad projektem rozpoczynają się o 7 rano w poniedziałek w Dżakarcie i trwają do końca dnia w piątek w USA. Jego rozproszony zespół składa się z odpowiednich osób o odpowiednich umiejętnościach, które wykorzystują lokalizację, aby zmaksymalizować budżet i zwiększyć wydajność. 

Jonathan zwiększył na przykład liczbę osób w swoim zespole o 30%, zatrudniając pracowników pełnoetatowych w terenie, w obszarach ochrony przyrody. Dzięki temu może lepiej wspierać potrzeby organizacji na poziomie lokalnym, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów na stabilnym poziomie. 

Zespół ds. technologii ochrony przyrody współpracuje również z konsultantami, którzy wspierają prace projektowe, projektowanie Web, DevOps i hosting w chmurze. Przed wprowadzeniem Asany główni dostawcy znajdowali się w USA, ale teraz są w Ameryce Południowej, Europie i Azji – a dzięki oszczędnościom kosztów i poprawie wydajności operacyjnej zakres prac dostawców wzrósł o 35%.

Dzięki większej liczbie pracowników, konsultantów i organizacji partnerskich, które przyczyniają się do realizacji inicjatyw w zakresie technologii ochrony środowiska, organizacja jest w stanie realizować bardziej ambitne projekty. Na przykład wykorzystali Asanę do zorganizowania dużego projektu, który jest kluczowy dla strategii WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, globalnej inicjatywy raportowania danych, której celem jest zebranie i przedstawienie w jednym miejscu szczegółowych wskaźników z setek obszarów ochrony WCS i organizacji partnerskich. Ten wspólny front pozwala określić ilościowo wpływ ich pracy dla darczyńców i całej społeczności zajmującej się ochroną przyrody. 

„Ten projekt jest podstawą naszej strategii pozyskiwania funduszy” – mówi Jonathan – „i zwiększa uczciwość w całej naszej organizacji, pokazując, że każdy dolar przekazany WCS ma wpływ na ochronę przyrody”.

Wspieranie tysięcy użytkowników i przewidywanie potrzeb budżetowych w celu zaspokojenia popytu

Kolejnym zespołem, który zarządza swoją pracą w Asanie, jest SMART Partnership, współpraca dziewięciu grup zajmujących się ochroną przyrody. Ta organizacja zajmująca się oprogramowaniem i usługami wspiera ponad 1000 chronionych obszarów w 90 krajach. Monica Harris, menedżerka programu SMART, mówi: „Naszymi użytkownikami są rządy i organizacje zajmujące się ochroną przyrody na całym świecie, które wybrały nasze narzędzia do zarządzania parkami i obszarami chronionymi w swoim kraju. To duża odpowiedzialność i chcemy reagować na ich potrzeby sprawnie i terminowo”.

Wcześniej SMART korzystał z arkuszy kalkulacyjnych i poczty e-mail do zarządzania prośbami i zleceniami od użytkowników oprogramowania na całym świecie – a te prośby i zlecenia mogą być poważne i pilne. „Strażnik z Namibii skontaktuje się z nami, mówiąc, że utknął w terenie i musi pobrać dane” – mówi Monica. „Nie chcemy zawodzić ludzi”. Jednak szybkie odpowiadanie na prośby było trudne, ponieważ niewielki zespół Moniki próbował poradzić sobie z ogromną liczbą zadań bez odpowiednich narzędzi.

Asana jest bezcenna. Bez niej nie bylibyśmy w stanie terminowo realizować wszystkich otrzymywanych zleceń.

Monica Harris, menedżerka programu SMART

Obecnie SMART używa Formularzy Asany do zbierania zgłoszeń dotyczących wsparcia, dostępu do oprogramowania i poprawek błędów oraz do zarządzania nimi. Wymagane pola w formularzu gromadzą wszystkie informacje, których zespół Moniki potrzebuje do przekierowania i rozwiązania problemu z wyprzedzeniem, takie jak zrzuty ekranu błędów, eliminując potrzebę wymiany e-maili.

Udostępnianie użytkownikom bezpłatnego oprogramowania SMART wiąże się z kosztami, dlatego Monica korzysta z raportowania w Asanie, aby monitorować zapotrzebowanie i z wyprzedzeniem dostosowywać budżet i zasoby. „Mogę poinformować komitet sterujący, czy mieszczymy się w budżecie, czy też nasze zapotrzebowanie jest wysokie i potrzebujemy więcej środków na konkretne działanie” – mówi Monica.

Szybkie i dokładne reagowanie na skargi

Inny zespół WCS, zespół Okapi Wildlife Reserve (OWR) w Ituri, przy wsparciu finansowanym przez UE programu Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), używa Asany jako systemu rozpatrywania skarg. Jonathan mówi: „Każda organizacja międzynarodowa potrzebuje sposobu na zarządzanie skargami. Jedna skarga, jeśli nie zostanie odpowiednio rozpatrzona, może stworzyć ogromne ryzyko organizacyjne”. 

Caroline Abid, kierownik programu UE SWM, mówi: „Dzięki Asanie poprawiamy naszą zdolność reagowania w lokalnych placówkach, aby mieć pewność, że wszystkie skargi są szybko rozpatrywane”. Korzystanie z Asany do rozpatrywania skarg, a także do kompleksowego zarządzania projektami pomaga zespołowi WCS wykonywać zadania wydajnie, dzięki czemu może lepiej służyć swoim społecznościom i budować zaufanie wśród lokalnych mieszkańców i organizacji partnerskich. 

Asana pozwala nam zrozumieć, co należy zrobić, aby skrócić czas, który przeznaczamy na administrowanie i organizowanie, oraz skupić się na pracy, która ma istotne znaczenie.

Caroline Abid, kierownik programu UE SWM

Budowanie świetlanej przyszłości dla dzikich miejsc na całym świecie

Centralizując pracę w Asanie, WCS wykorzystuje potencjał swoich pracowników, dostawców i współpracowników zewnętrznych, aby realizować więcej projektów w opłacalny sposób. 

A dzięki przejrzystości między grupami i projektami młodsi członkowie zespołu na całym świecie mogą skorzystać z możliwości, które w przeszłości były bardziej dostępne dla pracowników w pobliżu siedziby głównej WCS. Ta widoczność pomaga WCS wspierać swoich pracowników i przejść na nowy sposób pracy jako globalny zespół. 

Asana pozwoliła nam skoncentrować się na wykonywaniu zadań, dzięki czemu projekty są ukończone na czas, w ramach budżetu, a klienci są zadowoleni. To jest najważniejsze.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

Jonathan i WCS, rozpoczynając ambitne projekty ochrony przyrody, będą nadal zarządzać nimi w Asanie – ponieważ lepsze przepływy pracy prowadzą do lepszej realizacji, a doskonała realizacja buduje zaufanie między partnerami, darczyńcami i społecznościami, które wspólnie pracują nad ochroną cennych miejsc przyrody.