Dzięki Asanie EarthEnable kładzie każdego roku ponad 2000 czystych, zrównoważonych podłóg

W ramach badania przeprowadzonego przez Bank Światowy w 2007 roku naukowcy odkryli, że zastąpienie klepisk podłogami cementowymi spowodowało zmniejszenie liczby pasożytów o 78 procent, a przypadków biegunki o 49 procent. Poprawił się również rozwój poznawczy u dzieci. Klepiska są nie tylko brudne – stanowią również wylęgarnię chorób i komarów, a także stwarzają inne zagrożenie dla zdrowia ponad miliarda ludzi na całym świecie.

Kiedy Gayatri Datar po raz pierwszy odwiedziła Rwandę w 2013 roku w ramach kursu Stanford Business School doryczącego projektowania w celu uzyskania ekstremalnej przystępności cenowej, wspominała, że wszędzie widziała brudne podłogi. Po zakończeniu wizyty Gaya postanowiła zaprojektować niedrogą i higieniczną alternatywę – był to początek firmy EarthEnable. Wraz z kolegą z uczelni Stanford opracowała rozwiązanie wykorzystujące lokalne materiały i uszczelniacz na bazie roślin, a następnie stworzyła zrównoważone, przyjazne dla środowiska, zdrowe i niedrogie klepisko. EarthEnable wykorzystuje wiedzę posiadaną przez mieszkańców wiosek oraz dane zgromadzone przez dział badań i rozwoju do opracowywania nowych produktów podłogowych i zapewnienia lokalnym murarzom i budowniczym możliwości zakładania własnych firm w ramach gospodarki regionalnej.

Obecnie zespół EarthEnable liczy niemal 600 pracowników, z których 99% pochodzi z Rwandy i Ugandy, a 100% mieszka w tych krajach. Ryan Conlin jest kierownikiem personelu EarthEnable. Współpracuje ściśle z CEO organizacji, Gayą, realizując różne funkcje przywódcze, zarządzając komunikacją w całej firmie i nawiązując partnerstwa z podmiotami zewnętrznymi.

Wyzwania związane ze współpracą międzyfunkcyjną i transgraniczną

Kiedy Ryan dołączył do zespołu, postępy w projektach monitorowano różnymi metodami, np. za pomocą e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów. „Wszystko było bardzo chaotyczne i dezorientujące” – wyjaśnia. Co więcej, pracownicy organizacji są rozproszeni po całej Rwandzie i Ugandzie, więc komunikacja i współpraca ponad granicami geograficznymi była utrudniona. Osoby pracujące w różnych miejscach nie zawsze dysponowały informacjami, których potrzebowały do wykonywania swojej pracy.

W rezultacie zespół EarthEnable stanął przed kilkoma wyzwaniami:

• Wydajność była niska, ponieważ pracownicy zapominali, gdzie przechowywane są osie czasu lub dokumenty, jakie były ich obowiązki lub gdzie mogli znaleźć najnowszą aktualizację statusu.

• Zespół nie miał poczucia odpowiedzialności, ponieważ pracownicy śledzili swoją pracę na różne sposoby. Menedżerowie mieli trudności z monitorowaniem, czy bezpośredni podwładni realizują swoje cele i projekty lub czy dotrzymują terminów.

• Pomimo złej organizacji mieli poczucie, że mogą działać lepiej – zarówno dla dobra własnej organizacji, jak i osób, którym świadczyli usługi.

Właśnie dlatego zespół kierowniczy postanowił znaleźć rozwiązanie, które pomogłoby organizacji lepiej zarządzać pracą. Aby narzędzie mogło spełnić oczekiwania menedżerów, EarthEnable musiał znaleźć sposób na zorganizowanie pracy według działów (ponieważ role w organizacji znacznie się różnią) oraz przypisanie zadań i dat wykonania do poszczególnych osób (aby pomóc w określeniu zakresu odpowiedzialności). Przede wszystkim narzędzie musiało być na tyle intuicyjne, aby każdy członek zespołu mógł z niego korzystać, ponieważ dla wielu pracowników EarthEnable była to pierwsza praca biurowa.

Poszukiwanie funkcjonalnego i intuicyjnego rozwiązania

Gaya i kierownicy EarthEnable ostatecznie wybrali Asanę, która zaspokajała ich ogólne potrzeby związane z zarządzaniem projektami i śledzeniem osi czasu. Asana oferowała niezbędne funkcje i była na tyle intuicyjna, że cały zespół mógł od razu zacząć z niej korzystać. Ostatecznym argumentem była ogromna biblioteka zasobów i wsparcie, które pomogły zespołowi we wdrożeniu Asany – narzędzie to zastąpiło arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe i e-maile.

Zdając sobie sprawę z tego, jak ważne dla pomyślnego wdrożenia narzędzia jest zaangażowanie kierownictwa, zarząd jako pierwszy zobowiązał się do korzystania z Asany w celu śledzenia bieżących priorytetów i spotkań zespołu. Następnie powiadomiono resztę organizacji o tym, że cała praca będzie śledzona w Asanie, a menedżerowie mogli oczekiwać, że status projektów będzie aktualizowany w tym narzędziu. Ponieważ zarówno menedżerowie, jak i podwładni zaczęli korzystać z Asany, łatwo było sprawdzić, czy cały personel wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Pracownicy szybko docenili wartość nowego narzędzia, ponieważ listy zadań były łatwo dostępne, a komunikacja między menedżerami a podwładnymi uległa poprawie. Zapoczątkowało to koło sukcesu i zachęciło personel do częstszego korzystania z Asany – wielu pracowników zaczęło nawet używać jej do tworzenia osobistych list zadań do wykonania.

Optymalizacja priorytetów i wydajniejsza praca

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji EarthEnable odnotowało poprawę wielu aspektów pracy. Zarówno menedżerowie, jak i podwładni mogą monitorować swoje obowiązki w ramach projektów indywidualnych, które pozwalają śledzić realizację zadań przez poszczególne osoby. Komentarze pozwalają interesariuszom sprawdzić status zadania w prosty sposób, niezależnie od tego, w którym biurze, na jakim stanowisku lub w jakiej lokalizacji się znajdują.

Dzięki Asanie zespół odnotował również wzrost wydajności związany ze składaniem wniosków o dotacje i raportowaniem ich statusu. Wybierając zadanie powiązane z daną dotacją, członkowie zespołu mogą łatwo sprawdzić daty wykonania, osobę odpowiedzialną za dotację oraz ostateczny termin złożenia raportu. Zamiast polegać na jednym nieuporządkowanym pliku wykorzystywanym do śledzenia dziesiątek dotacji, co w zasadzie uniemożliwiało poznanie statusu jakiegokolwiek pojedynczego wniosku, EarthEnable zaczęło śledzić dotacje w Asanie, dzięki czemu uzyskało dostęp do większych funduszy i mogło nawiązać kontakty z wspaniałymi darczyńcami, którzy oferują organizacji mentoring i dzielą się z nią pomysłami. Dzięki raportowaniu w Asanie zespół może szybko i łatwo pokazać osobom wspierającym organizację, jaki wpływ wywarł ich wkład, co dodatkowo pomaga EarthEnable w doskonaleniu i ulepszaniu swoich celów. W rezultacie zespół odnotowuje wzrost liczby dotrzymanych terminów, a proces przyznawania dotacji przebiega znacznie szybciej.

Oprócz zapewnienia przejrzystości zewnętrznym darczyńcom, Asana zapewnia również pracownikom EarthEnable wewnętrzną widoczność w obrębie całej organizacji. Korzystając z widoku tablic, EarhEnable śledzi teraz zlecenia przychodzące z całej firmy, i to w ramach jednego projektu. Dzięki temu każdy może zobaczyć status zlecenia, a interesariusze z innych działów są na bieżąco o wszystkim informowani. Niezależnie od tego, czy zlecenie dotyczy naprawy sprzętu, czy wskazuje możliwość ulepszenia systemu w całej organizacji, można je łatwo przesłać wraz z wyraźnie oznaczonymi kolumnami określającymi status, a także śledzić je, dzięki czemu każdy może poznać etap rozpatrywania wniosku.

Nie tylko sprawy w całej organizacji załatwiane są szybciej – również priorytety kadry kierowniczej są bardziej uporządkowane. Gaya, Ryan i inni kierownicy prowadzą spis najważniejszych problemów i współpracują w ramach projektu o nazwie „Kierownictwo”.

Dzięki wdrożeniu przepływów pracy z Asany w całej organizacji Ryan i wszyscy pracownicy zauważyli, że procesy przebiegają płynniej i szybciej, a współpraca nie sprawia już tylu problemów. Oznacza to szybsze świadczenie usług społeczności, w ramach których EarthEnable prowadzi swoją działalność – jest to oczywista korzyść dla organizacji i dla osób, które potrzebują lepszych podłóg.

Ponadto wszyscy pracownicy EarthEnable przyjęli sposób myślenia oparty na zarządzaniu projektami, co jest korzystne dla wydajności organizacji i dla każdego pracownika z osobna. Ponieważ dla wielu członków personelu EarthEnable jest pierwszym kontaktem z pracą biurową, Asana jest świetnym punktem wyjścia. Korzystając z tego narzędzia, każdy pracownik może przemyśleć swoje projekty, ustalić priorytety na listach zadań i skupić się na pracy, zamiast zastanawiać się, od czego zacząć.

Kontynuacja innowacji, od podstaw

EarthEnable zawsze dążyło do tego, aby podłogi były bardziej higieniczne i przystępne cenowo. W 2019 roku firma opracowała metodę pozyskiwania materiałów z podwórek klientów, a nie z lokalnego kamieniołomu. Ta nowa metoda pozwala na dalsze obniżanie cen i dostarczanie lepszych podłóg mieszkańcom Rwandy. W czasie pandemii COVID-19 nabrało to szczególnego znaczenia, ponieważ klepiska mogą powodować choroby układu oddechowego.

Nowa metoda produkcji wymaga wielu szkoleń, dlatego EarthEnable współpracuje z lokalnymi murarzami, aby pokazać im, jak stosować te nowe materiały. Za pomocą Asany monitorowano cały proces i zarządzano nim – od etapu badań i rozwoju, poprzez szkolenia dla murarzy, aż po nowe procedury budowlane. W rezultacie od marca 2020 roku zespołowi udało się położyć ponad 1200 podłóg przy użyciu nowej metody.

Ryan, Gaya i zespół nadal poszukują bardziej innowacyjnych, hiperlokalnych sposobów na budowanie lepszych podłóg, a punktem wyjścia jest skuteczne prowadzenia działalności. Wyznaczyli również ambitne cele dotyczące jeszcze większego skrócenia łańcucha dostaw – i całego procesu instalacji – w tym roku i w przyszłości.