Gayatri Datar wspomina, że kiedy po raz pierwszy odwiedziła Rwandę w 2013 roku w ramach kursu Stanford Business School na temat projektowania z myślą o ekstremalnej przystępności cenowej, wszędzie widziała ziemiste podłogi. Po tej wizycie Gaya postanowiła zaprojektować niedrogą i higieniczną alternatywę. W ten sposób narodziła się firma EarthEnable. Gaya wraz z kolegą ze Stanfordu opracowała rozwiązanie wykorzystujące lokalne materiały i uszczelniacz na bazie roślin w celu stworzenia zrównoważonej, przyjaznej dla środowiska, zdrowej i niedrogiej podłogi ziemnej. Wykorzystując wiedzę, która już istnieje w wioskach, EarthEnable korzysta z lokalnych badań i rozwoju, aby opracowywać nowe produkty podłogowe i zapewniać lokalnym gospodarkom możliwości rozwoju własnego biznesu dla murarzy i konstruktorów.

Obecnie zespół EarthEnable składa się z prawie 600 pracowników, z których 99% pochodzi z Rwandy i Ugandy, a 100% pracuje w Rwandzie i Ugandzie. Ryan Conlin jest szefem kadr EarthEnable i ściśle współpracuje z dyrektor generalną organizacji, Gayą, wykonując różne funkcje przywódcze, zarządzając komunikacją w całej firmie i współpracując z partnerami zewnętrznymi.

Wyzwania współpracy międzyfunkcyjnej i transgranicznej

Kiedy Ryan dołączył do zespołu, do śledzenia postępów w projektach używano kilku różnych metod, w tym e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów. „Wszystko było rozproszone i bardzo zagmatwane” – wyjaśnia. Co więcej, pracownicy organizacji są rozproszeni po całej Rwandzie i Ugandzie, więc komunikacja i współpraca ponad granicami geograficznymi były utrudnione. Osoby w różnych lokalizacjach nie zawsze dysponowały informacjami potrzebnymi do wykonywania swojej pracy.

W rezultacie zespół EarthEnable stanął przed kilkoma wyzwaniami:

• Brakowało wydajności, ponieważ ludzie zapominali, gdzie przechowywane są osie czasu lub dokumenty, za co są odpowiedzialni lub gdzie znaleźć najnowszą aktualizację statusu.

• W zespole brakowało odpowiedzialności, ponieważ pracownicy śledzili swoją pracę na różne sposoby. Menedżerowie mieli trudności z pilnowaniem, czy ich bezpośredni podwładni realizują swoje cele, dotrzymują dat wykonania i realizują projekty.

• Czuli brak organizacji i mieli wrażenie, że mogliby działać lepiej – z korzyścią dla własnej organizacji i osób, którym służą.

Dlatego zespół kierowniczy postanowił znaleźć rozwiązanie, które pomogłoby organizacji lepiej zarządzać pracą. Aby narzędzie mogło spełniać ich oczekiwania, EarthEnable musiało mieć możliwość organizowania pracy według działów (ponieważ role w organizacji są bardzo zróżnicowane) oraz przypisywania zadań i dat wykonania do poszczególnych osób (co pomogłoby w kwestii odpowiedzialności). Przede wszystkim narzędzie musiało być również na tyle intuicyjne, aby mógł z niego korzystać każdy członek zespołu, ponieważ dla wielu pracowników EarthEnable jest pierwszą pracą biurową.

Poszukiwanie funkcjonalnego i intuicyjnego rozwiązania

Gaya i liderzy EarthEnable ostatecznie wybrali Asanę, ponieważ spełniała ich ogólne potrzeby w zakresie zarządzania projektami i śledzenia osi czasu. Asana miała niezbędne funkcje i była na tyle intuicyjna, że cały zespół mógł od razu z niej korzystać. Ogromna biblioteka zasobów i wsparcie dostępne, aby pomóc zespołowi we wdrożeniu, przesądziły o wyborze: Asana miała zastąpić arkusze kalkulacyjne, dokumenty Word i e-maile.

Zdając sobie sprawę, jak ważne jest zaangażowanie przywództwa w udane wdrożenie, zespół zarządzający jako pierwszy zobowiązał się do korzystania z Asany do śledzenia bieżących priorytetów i spotkań zespołu. Następnie reszta organizacji została poinformowana, że cała praca będzie śledzona w Asanie, a menedżerowie będą oczekiwać, że status projektów będzie aktualizowany w tym narzędziu. Dzięki temu, że zarówno przełożeni, jak i ich podwładni korzystali z Asany, łatwo było rozliczać wszystkich z odpowiedzialności.

Pracownicy szybko dostrzegli wartość, jaką zapewnia Asana, ponieważ ich listy zadań były łatwo dostępne, a komunikacja między menedżerami a podwładnymi uległa poprawie. Rozpoczęło to pozytywny cykl i jeszcze bardziej zachęciło ludzi do korzystania z narzędzia – w rzeczywistości wielu pracowników zaczęło nawet używać go do swoich osobistych list rzeczy do zrobienia.

Zobowiązanie naszego zespołu zarządzającego do egzekwowania odpowiedzialności za korzystanie z Asany w znacznym stopniu przyczyniło się do pomyślnego wdrożenia. Dzięki szybkiemu wdrożeniu i konsekwentnemu proszeniu pracowników o wskazywanie swoich postępów w narzędziu, wszyscy bezproblemowo przystąpili do współpracy.

Gayatri Datar, dyrektor generalna i współzałożycielka EarthEnable

Usprawnianie priorytetów i bardziej efektywna praca

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji EarthEnable odnotowało wiele ulepszeń w sposobie pracy. Zarówno menedżerowie, jak i podwładni mogą wzajemnie rozliczać się z zadań, korzystając z projektów indywidualnych do śledzenia indywidualnych obowiązków. Komentarze pozwalają interesariuszom łatwo sprawdzić status zadania, bez względu na to, w którym biurze pracują, jakie pełnią stanowisko lub gdzie się znajdują.

Zespół odnotował również większą wydajność dzięki korzystaniu z Asany do ubiegania się o dotacje i raportowania ich. Dzięki utworzeniu zadania dla każdego grantu mogą łatwo sprawdzić daty wykonania, kto jest za niego odpowiedzialny i na kiedy należy przygotować raport. Zamiast polegać na jednym nieuporządkowanym pliku do śledzenia dziesiątek dotacji – co prawie uniemożliwiało sprawdzenie statusu poszczególnych dotacji – śledzenie ich w Asanie pomaga EarthEnable uzyskać dostęp do większej liczby funduszy i utrzymać kontakty ze wspaniałymi darczyńcami, którzy zapewniają organizacji mentoring i pomysły. Dzięki raportom w Asanie zespół może szybko i łatwo pokazać osobom wspierającym organizację, jaki wpływ mają ich działania, co dodatkowo pomaga EarthEnable udoskonalać i poprawiać swoje cele. W rezultacie zaobserwowali wzrost liczby dotrzymanych terminów i ogólnie płynniejszy proces przyznawania dotacji.

Asana nie tylko zapewnia przejrzystość dla zewnętrznych darczyńców, ale także daje pracownikom EarthEnable wewnętrzną widoczność w całej organizacji. Korzystając z widoku tablic, EarthEnable śledzi teraz napływające zgłoszenia z całej organizacji w pojedynczym projekcie. Dzięki temu każdy ma wgląd w status zgłoszenia, a interesariusze międzyfunkcyjni mogą być łatwo włączeni do współpracy. Niezależnie od tego, czy zlecenie dotyczy naprawy sprzętu, czy jest to sugestia ulepszenia systemu w całej organizacji, można je łatwo przesłać i śledzić dzięki wyraźnie oznaczonym kolumnom wskazującym status, dzięki czemu każdy może sprawdzić, na jakim etapie znajduje się zlecenie.

Nie tylko wszystko działa płynniej w całej organizacji, ale także priorytety kadry kierowniczej są lepiej uporządkowane: Gaya, Ryan i inni liderzy prowadzą repozytorium najważniejszych spraw i pracują w projekcie o nazwie „Kadra kierownicza”.

Dzięki wdrożeniu Asany w całej organizacji i przepływom pracy w Asanie Ryan i cała organizacja zauważyli, że procesy przebiegają płynniej i szybciej, a współpraca jest łatwiejsza dla wszystkich. Oznacza to szybsze dostarczanie usług społecznościom, którym EarthEnable służy – korzyść dla organizacji i dla tych, którzy potrzebują lepszych podłóg.

Dzięki Asanie możemy śledzić nasze postępy, koordynować działania z interesariuszami, być na bieżąco z realizacją celów i osiągać je szybciej – co oznacza również szybsze dostarczanie wyników naszym społecznościom.

Ryan Conlin, szef kadr w EarthEnable

Co więcej, wszyscy w EarthEnable przyjęli sposób myślenia oparty na zarządzaniu projektami – to korzystne dla wydajności organizacji i dla każdej osoby. Ponieważ EarthEnable jest pierwszym doświadczeniem biurowym dla wielu pracowników, Asana jest świetnym punktem wyjścia. Korzystając z tego narzędzia, każdy pracownik ma możliwość przemyślenia swoich projektów, ustalenia priorytetów na listach zadań i skupienia się na pracy, zamiast zastanawiać się, od czego zacząć.

Gdy tylko dołączyłem do EarthEnable, polecono mi utworzenie konta w Asanie i korzystanie z niego do śledzenia zadań. Co tydzień omawiam z moim menedżerem swoje postępy, korzystając z Asany. Asana jest łatwa w obsłudze i pomaga mi zachować porządek.

Flora Ufitinema, asystentka wykonawcza w EarthEnable

Ciągłe wprowadzanie innowacji, od podstaw

Zadaniem EarthEnable zawsze było tworzenie podłóg, które są bardziej higieniczne i przystępne cenowo. W 2019 roku opracowali metodę pozyskiwania materiałów z podwórek klientów, zamiast z lokalnego kamieniołomu. Ta nowa metoda pozwala im nadal obniżać ceny i dostarczać lepsze podłogi mieszkańcom Rwandy. W następstwie pandemii COVID-19 stało się to jeszcze ważniejsze, ponieważ podłogi ziemne mogą pogarszać choroby układu oddechowego.

Asana sprawiła, że jesteśmy lepszymi kierownikami projektów, ponieważ zachęca każdego pracownika do odpowiedzialnego sposobu myślenia.

Ryan Conlin, szef kadr w EarthEnable

Nowa metoda produkcji wymaga wielu szkoleń. EarthEnable współpracuje z lokalnymi murarzami, ucząc ich technik związanych z nowymi materiałami. Śledzili i zarządzali całym procesem – od badań i rozwoju, przez szkolenie murarzy, po nowe procedury budowlane – za pomocą Asany. W rezultacie od marca 2020 roku udało im się ułożyć ponad 1200 podłóg przy użyciu nowej metody.

Ryan, Gaya i zespół pozostają zaangażowani w poszukiwanie bardziej innowacyjnych, hiperlokalnych sposobów budowania lepszych podłóg, zaczynając od efektywnego biznesu, i mają ambitne cele związane z dalszym skróceniem łańcucha dostaw – i całego procesu montażu – w tym roku i w przyszłości.