loanDepot zarządza zmianami w branży kredytów hipotecznych dzięki Asanie

loanDepot zrewolucjonizował branżę kredytów hipotecznych dzięki swojej cyfrowej platformie pożyczkowej. Od czasu jej uruchomienia w 2010 roku firma sfinansowała powstanie nowych domów o łącznej wartości ponad 500 mld. dolarów, pomagając milionom klientów osiągnąć ich cele finansowe związane z posiadaniem domu.

Zespół loanDepot HR Technology & Payroll obsługuje około 5000 pracowników loanDepot w ponad dwustu oddziałach w Stanach Zjednoczonych. Zespół usprawnia przepływy pracy działu HR, wspiera partnerów biznesowych w zakresie HR i pomaga firmie w radzeniu sobie ze złożonymi zmianami biznesowymi, takimi jak wejście na giełdę w 2021 roku i transformację organizacji ze względu na zmiany na rynku w 2022 roku.

Zespół korzysta z Asany, aby usprawnić procesy kadrowe i zapewnić pracownikom szybki dostęp do informacji w bezpieczny i zgodny z przepisami sposób. Dzięki sprawniejszym operacjom pracownicy działu HR mogą skupić się na wspieraniu pracowników, zamiast zajmować się danymi lub wykonywać pracę ręczną. Zespoły loanDepot używają Asany jako głównego obszaru roboczego do współpracy międzyfunkcyjnej w zakresie rekrutacji, korzyści, płac, IT, zgodności i przywództwa. Dzięki tej wydajności dział HR może realizować coraz większą liczbę projektów i audytów, a także wdrażać złożone zmiany kadrowe w sposób jasny i zdecydowany.

Przechowywanie dokumentacji i informacji zgodnie z wymogami ustawy SOX

Zespół ds. technologii HR i płac dzielił pracę wśród wielu różnych narzędzi do zarządzania projektami. Członkowie zespołu postanowili więc przenieść wszystkie działania na jedną platformie. Wybrali do tego Asanę, ponieważ była ona łatwa w użyciu, a jednocześnie na tyle elastyczna, aby obsługiwać wiele zespołów i ich przepływy pracy.

Mike Wartenberg, wiceprezes ds. technologii HR i płac, docenił również zdolność Asany do przedstawiania liderom i partnerom międzyfunkcyjnym ogólnego obrazu osi czasu i zależności, a także zapewniania widoczności podczas audytów i do zachowania bezpieczeństwa w zakresie zgodności z przepisami SOX. „Jako firma publiczna musimy wykazać, że nasze łańcuchy zatwierdzania są zgodne z przepisami” – mówi Mike. Asana pomaga nam to zrobić”. KPMG zatwierdziło korzystanie z Asany przez loanDepot za pomocą logowania jednokrotnego na platformie Azure w celu uzyskania dodatkowych warstw uwierzytelniania i bezpieczeństwa.

Przekształcanie loanDepot poprzez skoordynowane zespoły HR

Obecnie programy działu HR w loanDepot są scentralizowane w Asanie. Automatyzacje, łatwy dostęp do informacji i jasno określone kroki zapewniają prawidłowe wykonywanie procesów, co pomaga pracownikom działu HR zaoszczędzić czas, aby mogli skoncentrować się na wykonywaniu działań o znaczeniu strategicznym. 

Zespół ds. technologii HR: samoobsługowe zarządzanie zleceniami HR

Zespół ds. technologii HR, który nadzoruje wiele platform i systemów, w tym Asanę i Workday (podstawowy system HR loanDepot), użył Asany do zarządzania wdrażaniem projektów dla samoobsługowych przepływów pracy HR dotyczących zleceń i zatwierdzeń. Przed rozpoczęciem pracy w Asanie zespół korzystał z e-maili i ustnych zatwierdzeń. Obecnie używa samoobsługowych przepływów, które umożliwiają menedżerom informowanie o zmianach stanowisk w swoich zespołach i zlecanie znalezienia nowych zasobów. Pracownicy mogą natomiast aktualizować swoje dane w systemach HR, na przykład te dotyczące świadczeń.

Projekt w Asanie stanowi obszar roboczy, w którym zespoły międzyfunkcyjne, takie jak zespół ds. bezpieczeństwa, rekrutacji i płac może przyjmować i realizować zlecenia przychodzące. Każdemu z nich odpowiada zadanie w Asanie utworzone za pomocą szablonów, które są dostosowane do przepływów pracy różnych zespołów. Zlecenia przesuwane są po tablicy projektu, zajmując odpowiednią pozycję w zależności od tego, czy są nowe, w toku czy ukończone.

Kierownictwo zyskuje ogólny wgląd w bieżące zlecenia HR. Dysiree Villalvazo, menedżer ds. technologii HR, mówi: „W Asanie udaje się nam znacznie szybciej realizować projekty, bez konieczności zarządzania nimi w pełnym wymiarze godzin”.

Asana do celów audytu

Po tym, jak firma loanDepot weszła na giełdę, częstotliwość audytów wzrosła i stały się one bardziej kompleksowe. Asana pomaga zespołowi podczas audytów, ponieważ zapewnia dane historyczne, takie jak kto ukończył dane zadanie, kiedy i w jaki sposób.

Przykładowo, kiedy Dysiree konfiguruje nową grupę bezpieczeństwa w Workday, przechodzi do odpowiedniego zadania w Asanie i dodaje do niego notatki oraz zrzuty ekranu i przypisuje podzadania. Zadanie pokazuje historię tego, który członek zespołu ukończył zatwierdzenie, konfigurację, produkcję itp. Jeśli podczas audytu wymagane są informacje o danej grupie zabezpieczeń, Dysiree może skorzystać z zaawansowanego wyszukiwania w Asanie, aby znaleźć właściwe zadanie i szybko odpowiedzieć na pytania.

Zespół ds. operacji HR: realizacja projektów o wysokim priorytecie

Zespół ds. operacji HR korzysta z Asany, aby zarządzać operacjami o wysokim priorytecie, takimi jak zmiany kadrowe, a także codziennymi procesami, takimi jak wdrażanie pracowników, testowanie zgodności i porządkowanie zasobów.

Zespół ds. operacji HR wykorzystuje projekt w Asanie do planowania i wewnętrznego koordynowania grup, w tym przywództwa biznesowego, PR-u korporacyjnego, partnerów biznesowych HR i zewnętrznej firmy konsultingowej. Zespół zaprojektował w Asanie kompleksowy proces, który obejmował różne etapy komunikacji z pracownikami i śledzenia zmian związanych z listą płac, dostępem do systemu z działem IT i aktualizacjami danych w Workday.

David Magana, dyrektor ds. operacji HR, mówi: „Potrzebowaliśmy identyfikowalnego, dobrze udokumentowanego procesu dla projektów HR, w których występuje wiele zależności i kroków dla różnych menedżerów i pracowników. Konieczne było także otrzymanie potwierdzenia, że pracownicy otrzymali właściwe komunikaty i że plany realizowane są zgodnie z harmonogramem. Zdecydowaliśmy, że odpowiednim narzędziem do tego celu będzie Asana”.

Sekwencjonowanie i automatyzacja w Asanie w celu terminowej komunikacji z pracownikami

W przypadku nadchodzących zmian związanych z HR, każdy pracownik, którego one dotyczą, ma przypisane zadanie w Asanie, zawierające wszystkie dane na ten temat. Zmiany te można śledzić za pomocą szeregu kroków reprezentowanych przez podzadania i przypisywanych do pracowników działu HR. Gdy krok 1 w sekwencji zostanie oznaczony jako ukończony, na przykład rozmowa z obecnym menedżerem pracownika, reguły w Asanie automatycznie przypisują krok 2 do następnego członka zespołu HR i tak dalej. Te kroki wyzwalają akcje w dziale płac i IT oraz umożliwiają strategiczną komunikację w całej firmie.

Uporządkowanie wszystkich informacji o zmianach w Asanie pozwala złagodzić reakcję, ponieważ członkowie zespołu HR mogą otworzyć zadanie konkretnego pracownika, dowiedzieć się więcej na temat jego sytuacji i natychmiast zapewnić osobiste wsparcie, bez konieczności uzyskiwania dalszych informacji. David mówi: „Operacjonalizacja tego procesu w Asanie pomogła nam odzyskać czas potrzebny na komunikację i upewnić się, że radzimy sobie ze zmianami najlepiej, jak potrafimy, zarówno pod względem relacji z pracownikami, jak i zgodności z przepisami”.

Zapewnienie kierownictwu nadzoru nad zarządzaniem zmianami i synchronizacja zespołów HR

Różne projekty w Asanie reprezentują różne etapy inicjatyw, które są połączone z głównym portfolio i pulpitem nawigacyjnym. Przywództwo może śledzić postępy wdrażania w różnych działach, a ważne informacje, komunikacja i postępy są zapisywane w polach niestandardowych zadań każdego pracownika.

Posiadanie przejrzystej sekwencji kroków z automatycznymi powiadomieniami pomogło zespołom HR wdrażać zmiany w skoordynowany sposób. „To, co w ramach poprzedniego procesu mogłoby zająć kilka godzin, na przykład zapewnianie informacji o statusie czy powiadamianie zespołów HR, kiedy mają wykonać zadanie, jest teraz natychmiastowe” – mówi David. „Ponieważ statusy ukończenia były już dostępne w Asanie, nie musieliśmy ich sprawdzać ręcznie. Zyskaliśmy także jasny obraz tego, co należy zgłaszać różnym zespołom i terminowo dostosowywaliśmy się do elementów operacyjnych”.

Wspieranie personelu HR w obsłudze pracowników

loanDepot planuje zautomatyzować więcej przepływów pracy HR za pomocą Asany, zbudować dodatkowe procesy samoobsługowe i zintegrować Asanę z podstawowymi systemami HR loanDepot. Zespół HR ds. technologii płac będzie nadal wspierać partnerów biznesowych HR, starając się odkryć nowe obszary, w których można zwiększyć wydajność i wprowadzić optymalizacje w Asanie, dążąc do utworzenia spójnej infrastruktury, która pomoże pracownikom HR lepiej obsługiwać pracowniów loanDepot — a co za tym idzie, służyć większej liczbie konsumentów realizujących swoje marzenia o posiadaniu domu.