Indeks anatomii pracy wskazuje, że menedżerowie marnują 62% swoich dni roboczych na „czynności okołozadaniowe”. Odpowiadając za wydajność operacyjną, Sjoerd wykorzystał zaawansowane kompetencje technologiczne firmy, aby uniknąć problemów związanych z zarządzaniem w miarę rozwoju działalności. Przede wszystkim firma potrzebowała możliwości ustandaryzowania sposobów pracy w miarę dołączania nowych przejętych firm, a także wiedzy na temat tego, jak stale się doskonalić, aby z czasem zwiększać efektywność operacyjną. 

„Wybraliśmy Asanę, ponieważ umożliwiała ona użytkownikom konfigurowanie przepływów pracy i zarządzanie obciążeniem pracą bez konieczności posiadania wiedzy technicznej” – wyjaśnia Sjoerd. „A dzięki możliwości dodawania zadań do wielu projektów możemy łączyć zadania z różnych działów w ramach ogólnego przeglądu projektu, dzięki czemu zawsze mamy wgląd we wszystkie potrzebne informacje”. 

Rozpoczęcie pracy z Asaną jest bardzo proste

Korzystając z interfejsów API Asany, Sjoerd zautomatyzował proces migracji. A dzięki wzmocnieniu pozycji pracowników zapewnił akceptację kulturową, aby zmiana została trwale wdrożona. „Spędziliśmy dwa tygodnie z zespołem ds. zarządzania kampaniami, aby zidentyfikować aktywne projekty, ale dzięki Migrator.xyz nie musieliśmy ręcznie przenosić pracy do Asany” – powiedział Sjoerd. „Utworzyliśmy dział pomocy technicznej, ale pozostawiliśmy kierownikom decyzję o tym, jak najlepiej zaangażować ich zespoły i wdrożyć rozwiązanie. Pomógł fakt, że Asana ma tak przyjazny dla użytkownika interfejs – dzięki temu przejście było naprawdę proste”. 

Uproszczone zarządzanie pracą zapewnia przejrzystość

Większe zespoły i większe obciążenie pracą narażały Leads.io na ryzyko powstania silosów operacyjnych, co mogło negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Według raportu Indeks anatomii pracy 22% pracowników nie dotrzymuje terminów z powodu braku jasności co do priorytetów, a każdego roku 129 godzin marnuje się na wykonywanie powielonych zadań.

Zapewniając większą przejrzystość w zakresie tego, nad czym pracuje każda osoba, Asana stała się centralnym źródłem informacji, które umożliwiło Leads.io utrzymanie kontroli nad działalnością w miarę jej rozwoju. Sjoerd wyjaśnił: „Aby pozyskiwać leady dla klienta, możemy być zmuszeni do utworzenia wielu stron docelowych – a każda z nich jest traktowana jako odrębny projekt. Opcje portfolio w Asanie pomagają nam uporządkować te odrębne projekty i śledzić bieżący status kampanii dla każdego klienta.

„Łączymy zadania w ramach wielu projektów, dzięki czemu po zaznaczeniu działania jako ukończonego – na przykład pracy nad nowymi materiałami kreatywnymi – status jest aktualizowany we wszystkich projektach, w których to zadanie się znajduje. Z kolei lista „Moje zadania” to bardzo praktyczny sposób, aby upewnić się, że nasi pracownicy znają swoje priorytety, mogą organizować swój codzienny przepływ pracy i przypisywać zadania innym”.

Zmiany te wyeliminowały również potrzebę organizowania spotkań poświęconych „czynnościom okołozadaniowym” – według raportu „Indeks anatomii pracy” jest to rodzaj aktywności, na który marnuje się 129 godzin rocznie. Jak wyjaśnił Sjoerd: „Dzięki Asanie po prostu nie musimy już organizować niektórych spotkań. Nasi menedżerowie nie muszą spędzać godziny każdego ranka na ustalaniu priorytetów, a my nie organizujemy dużych spotkań w celu omówienia statusu kampanii – każdy może sprawdzić Asanę w dowolnym momencie. To znacznie bardziej wydajny sposób pracy”.

Eliminując długie e-maile grupowe, Asana uprościła nasze zarządzanie pracą.

Sjoerd Knol, dyrektor ds. procesów, Leads.io

Inteligentne statystyki umożliwiają ciągłe wprowadzanie ulepszeń

Ręczne pozyskiwanie danych w celu wyciągnięcia wniosków z wcześniejszych projektów kosztowałoby Leads.io więcej niż sam projekt. W rezultacie firma działała na oślep, nie mając możliwości ustalenia, gdzie lub w jaki sposób zoptymalizować wydajność. Jednak Asana zapewnia również przejrzystość procesów, co według Indeksu anatomii pracy może pozwolić zaoszczędzić 257 godzin rocznie.

Dzięki możliwości pozyskiwania danych na temat wyników operacyjnych firma Leads.io zyskała wreszcie dostęp do rzetelnych informacji, które wskazują, gdzie ciągłe ulepszenia przyniosłyby największe korzyści. „Największą korzyścią, jaką dała nam Asana, są lepsze wskaźniki wykorzystania zasobów” – wyjaśnia Sjoerd. „Dzięki integracji Asany z naszym narzędziem do analizy danych biznesowych, Tableau, możemy zobaczyć, ile pracy zostało wykonane, ile czasu zajmuje jej przygotowanie i ukończenie, a także jak długo trwa każdy etap procesu i dlaczego. Daje nam to znacznie lepszą kontrolę nad każdym działem, ponieważ możemy zobaczyć, jak zmienia się ich obciążenie pracą – z tygodnia na tydzień, z miesiąca na miesiąc, z roku na rok – aby zidentyfikować okresy szczytowego obciążenia i wiedzieć, kiedy zatrudnić dodatkowe osoby do pomocy”.

Asana skróciła czas konfiguracji naszego produktu o 35%, w tym czas potrzebny na uzyskanie zatwierdzenia przez klienta.

Sjoerd Knol, dyrektor ds. procesów, Leads.io

Znormalizowane przepływy pracy pozwalają z góry ustalić oczekiwania

Chociaż strategia „zakupu i budowy” jest skutecznym sposobem na skalowanie, może ona wprowadzać niepotrzebną złożoność operacyjną, chyba że platforma Leads.io wdroży spójny sposób pracy we wszystkich przejmowanych firmach. Asana zapewniła prosty sposób na szybkie zapewnienie wszystkim bieżących informacji, co według Indeksu anatomii pracy może zaoszczędzić 5,4 godziny tygodniowo.

„Asana ustandaryzowała nasze procesy i sprawiła, że są one łatwe do przestrzegania” – powiedział Sjoerd. „Wystarczy, że pracownicy skopiują szablon do kampanii klienta. Zawiera on wszystkie zadania, które należy wykonać, i umożliwia przypisywanie pracy do innych osób. Cały projekt jest przejrzyście zaplanowany, a każdy wie, czego się od niego oczekuje.

„A ponieważ nasze szablony są skonfigurowane jako obszerna lista kontrolna działań do wykonania, nie musimy już pisać standardowych procedur operacyjnych – wszystko jest zintegrowane z przepływem pracy”.

Przygotowanie planów produktowych zajmowało menedżerowi kampanii co najmniej dwie godziny – Asana wykonuje to w jedną sekundę.

Sjoerd Knol, dyrektor ds. procesów, Leads.io

Przyspieszenie tempa rozwoju

Firma Leads.io, będąca już znaczącym graczem na rynku, generuje rocznie ponad 5 milionów leadów dla 2600 klientów na całym świecie. Firma nadal jednak dąży do realizacji swojej wizji, jaką jest stanie się globalnym liderem w generowaniu leadów – skalując się znacznie poza obecny zespół 250 specjalistów i 11 biur na całym świecie, aby pomóc większej liczbie firm dotrzeć do ich odbiorców i uzyskać jak najlepszy zwrot z inwestycji w leadach.

Wykorzystanie możliwości Asany ma kluczowe znaczenie dla tego przyszłego rozwoju. „Kiedy pracujemy nad strategią kampanii między różnymi działami, ręczne umieszczanie właściwych informacji we właściwym miejscu, aby wyciągnąć odpowiednie wnioski, zajmuje dużo czasu” – wyjaśnia Sjoerd. „Jeśli jednak połączymy interfejsy API Asany z naszymi istniejącymi systemami – takimi jak nasze własne narzędzie do analizy wyników działań marketingowych BERT, Portal klienta i Google Workspace – unikniemy powielania pracy i poprawimy jakość naszych danych, ponieważ pola niestandardowe są wypełniane automatycznie. 

„Możemy też zrobić więcej, łącząc zadania w ramach wielu projektów. Na przykład, jeśli zastosujemy zautomatyzowane reguły, aby upewnić się, że nowe zadania dodawane do szablonu są przenoszone do back-endu. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić jeszcze więcej ręcznego nakładu pracy, ale także zapobiega utracie lub pominięciu jakiejkolwiek nowej części procesu w miarę skalowania.

„Ostatecznie Asana zapewnia nam lepszy sposób na realizację naszej wizji sukcesu”.