Jako mała firma zarządzająca dużą liczbą skomplikowanych projektów potrzebowaliśmy sposobu, aby poradzić sobie z tą złożonością. Dzięki Asanie nasze zespoły mają dostęp dokładnie do tego, czego potrzebują, w setkach projektów, więc każdy wie, co ma zrobić i na kiedy, co pozwala nam realizować premiery produktów zgodnie z planem.

Katie Sissons, starszy menedżer ds. programu

Zwiększanie wydajności i koordynacja działań w różnych projektach

Skupiając się na opracowywaniu innowacyjnych produktów kosmetycznych i wellness, Beauty Pie zarządza ponad 100 nowymi produktami (NPD) i 50 ulepszeniami istniejących produktów (EPD) rocznie. Aby usprawnić swoje procesy i lepiej skalować, firma skorzystała z Asany, aby usprawnić przepływy pracy i scentralizować informacje między zespołami.

Dzięki szablonom procesów, jasnemu określeniu obowiązków i konsolidacji narzędzi Asana umożliwia płynną współpracę zespołom w ponad 12 obszarach biznesowych, takich jak tworzenie produktu, operacje, merchandising na miejscu i marketing. Asana upraszcza złożone, międzyfunkcyjne projekty, pomagając zespołom zarządzać obciążeniem pracą i obowiązkami, zapewniając interesariuszom zgodność działań, a przywództwu statystyki w czasie rzeczywistym, aby realizacja projektów przebiegała zgodnie z planem. Dzięki Asanie jako fundamentowi wydajności Beauty Pie może się rozwijać, utrzymując jednocześnie wysokie standardy jakości i wprowadzając innowacje w branży kosmetycznej i wellness.

Promowanie wdrażania Asany

Firma Beauty Pie miała jasną wizję tego, jak platforma do zarządzania pracą powinna wspierać jej złożone procesy wprowadzania produktów na rynek i projekty międzyfunkcyjne. Po zidentyfikowaniu nieefektywności w śledzeniu postępów zdawali sobie sprawę, że potrzebują skalowalnego, intuicyjnego narzędzia do uproszczenia procesów i zarządzania setkami zadań i zależności w każdym projekcie. Po przeanalizowaniu dostępnych opcji wybrali Asanę ze względu na jej możliwości usprawniania zarządzania międzyfunkcyjnego, przypisywania zadań i zarządzania obciążeniem pracą, a także ze względu na funkcję dodawania zadań do wielu projektów na raz, która pozwala śledzić współzależności między projektami.

Aby zapewnić płynne przejście, Beauty Pie nawiązała współpracę z firmą Generation Digital, która zajmuje się doradztwem cyfrowym. Firma ta pomogła wyznaczyć w zespołach mistrzów, którzy mieli wspierać wdrażanie Asany, i przeprowadziła Beauty Pie przez proces zarządzania zmianą, ustanawiając najlepsze praktyki w zakresie szkoleń i komunikacji oraz przeprowadzając audyt danych w celu przeniesienia odpowiednich procesów. Dziś, mając ponad 200 użytkowników w zespołach takich jak marketing, kreatywny, operacyjny, zarządzania projektami, merchandisingu na miejscu i przywództwa, Asana jest niezbędna w sposobie, w jaki Beauty Pie zarządza projektami, wspierając współpracę i przejrzystość w każdym dziale.

Po wdrożeniu Asany wyznaczyliśmy mistrzów w całej firmie, którzy mieli kierować wdrożeniem. Szybko entuzjazmowali się platformą i pomagali swoim zespołom dostrzec korzyści. Wspaniale było widzieć, jak kluczowe osoby biorą na siebie odpowiedzialność i dostrzegają wartość dla swoich zespołów.

Rose Dyer, globalny dyrektor ds. portfolio projektów i ESG

Koordynowanie złożonych projektów i wprowadzania produktów na rynek

Zespół ds. rozwoju produktów w Beauty Pie zarządza ponad 100 wprowadzeniami nowych produktów na rynek rocznie. Ponieważ każda premiera trwa 12–24 miesiące i wymaga współpracy między zespołami, takimi jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości, pakowania i marketingu, zapewnienie wszystkim zgodności działań może być wyzwaniem. Aby usprawnić ten proces, Beauty Pie skorzystała z Asany do zarządzania całym cyklem wprowadzania produktu na rynek.

Przed wprowadzeniem Asany Beauty Pie nie miała ustandaryzowanych przepływów pracy, co utrudniało terminową realizację premier. Teraz Asana zapewnia przejrzystość i strukturę, których zespoły potrzebują, aby efektywnie współpracować i dotrzymywać terminów. Elastyczność platformy pozwala kierownikom projektów standaryzować procesy, jednocześnie dostosowując przepływy pracy do unikalnych potrzeb każdego projektu.

Ustandaryzowane przepływy pracy poprawiają wydajność projektu

• Szablony Asany z możliwością dostosowywania zapewniają spójną strukturę każdej premiery produktu, pomagając zespołom zarządzać powtarzalnymi zadaniami w całym cyklu premiery.

• Kierownicy projektów mogą w razie potrzeby dostosowywać przepływy pracy, korzystając jednocześnie ze spójności ustandaryzowanych procesów, co ogranicza pracę wstępną.

• Każde zadanie ma przypisanego właściciela, więc każdy dokładnie wie, za co jest odpowiedzialny i do kiedy musi to zrobić, co pozwala realizować projekty na czas i dotrzymywać terminów.

• Każdy zespół ma również własną tablicę zadań dotyczących premiery, więc gdy jeden członek zespołu jest na urlopie, inny może łatwo przejąć przypisaną mu pracę, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte.

Widoczność kluczowych kamieni milowych pozwala realizować projekty na czas

• Zespoły śledzą kluczowe kamienie milowe i zależności dla wszystkich premier produktów w Asanie, zapewniając zarówno kierownictwu, jak i współpracownikom wgląd w status projektu w czasie rzeczywistym.

• Pola niestandardowe, takie jak kategorie produktów i priorytetyzacja, pomagają zespołom szybko identyfikować zadania o wysokim priorytecie, umożliwiając im skupienie się na najważniejszych zadaniach i terminowe wprowadzanie produktów na rynek.

Elastyczność Asany umożliwiła nam, jako rozwijającej się firmie, wykorzystanie istniejących procesów bez konieczności każdorazowego rozpoczynania wszystkiego od zera.

Katie Sissons, starszy menedżer ds. programu

Poprawa widoczności i współpracy

Ponieważ nad projektami pracowało jednocześnie wiele zespołów, Beauty Pie potrzebowała lepszej widoczności obowiązków. Funkcja dodawania zadań do wielu projektów na raz w Asanie ułatwia zespołom takim jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości i marketingu skupienie się na swoich konkretnych zadaniach w ramach większych projektów wprowadzania produktów na rynek, zwiększając odpowiedzialność i pomagając zespołom skupić się na swoich priorytetach.

Dodawanie zadań do wielu projektów na raz upraszcza odpowiedzialność za zadania

• Zespoły korzystają z dodawania zadań do wielu projektów na raz, aby przeglądać swoje zadania z różnych projektów bez przytłaczania się niepowiązaną pracą. 

• Dzięki dedykowanym tablicom projektów zespoły mogą zobaczyć wszystkie istotne zadania w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie terminami i unikanie wąskich gardeł.

Jasna widoczność poprawia zarządzanie obciążeniem pracą

• Asana zapewnia zespołom jasny obraz osi czasu projektów i zależności, pomagając im wcześnie wykrywać blokady. Jeśli opóźnienia na jednym etapie zagrażają premierze, zespoły mogą szybko dostosować się do sytuacji, aby wszystko szło zgodnie z planem.

• Mniejsze zespoły pracujące nad wieloma projektami mogą zarządzać swoim obciążeniem pracą w jednym widoku, co ogranicza zamieszanie i daje pewność, że nic nie umknie ich uwadze. 

Płynne integracje usprawniają współpracę

• Integracje z narzędziami, takimi jak Slack, Dysk Google, Zendesk i Jira Cloud, umożliwiają Beauty Pie połączenie istniejącej technologii bezpośrednio z Asaną.

• Zespoły mogą komunikować się w czasie rzeczywistym, udostępniać dokumenty i zarządzać zadaniami z jednego centralnego miejsca, co ogranicza przełączanie się między aplikacjami i poprawia współpracę międzyzespołową.

Wypróbowaliśmy inne narzędzie do naszego procesu premiery, ale bardziej przypominało ono wyszukany arkusz kalkulacyjny. Nie nadawało się ono do śledzenia statusu projektu ani do przypisywania zadań między zespołami. Gdy wdrożyliśmy Asanę, stało się jasne, że nie potrzebujemy już drugiego narzędzia. Asana zapewniła nam potrzebną widoczność i przejrzystość.

Rose Dyer, globalny dyrektor ds. portfolio projektów i ESG

Usprawnienie zarządzania ryzykiem i portfolio

Oprócz zarządzania wprowadzaniem produktów na rynek, Beauty Pie używa Asany do śledzenia ryzyka związanego z projektami, zarządzania kluczowymi przedsięwzięciami i przekazywania informacji o potencjalnych problemach między zespołami. Dzięki cotygodniowym raportom o statusie i statystykom w czasie rzeczywistym Asana zapewnia interesariuszom przejrzysty wgląd w ważne projekty, umożliwiając im szybkie sprawdzanie postępów i raportowanie aktualizacji kierownictwu wyższego szczebla. Śledząc ryzyko i status projektu w jednym miejscu, Beauty Pie szybko rozwiązuje potencjalne problemy, utrzymując zgodność działań zespołów i minimalizując zakłócenia.

Scentralizowane śledzenie ryzyka pomaga liderom reagować wcześnie

• Każdy projekt ma dedykowaną sekcję ryzyka, w której zespoły rejestrują potencjalne ryzyka, w tym kluczowe szczegóły, takie jak przyczyna, skutek, strategie łagodzenia, prawdopodobieństwo i wpływ.

• Dzięki funkcji reguł w Asanie zagrożenia są automatycznie dodawane do wielu miejsc w głównym dzienniku zagrożeń, co zapewnia interesariuszom wgląd we wszystkie zagrożenia w projekcie bez zaśmiecania poszczególnych planów.

• Główny rejestr zagrożeń umożliwia kierownictwu wyższego szczebla łatwą ocenę ryzyka, zapewniając wczesną identyfikację i rozwiązywanie krytycznych problemów.

Zarządzanie portfolio usprawnia podejmowanie decyzji

• Asana pomaga Beauty Pie zarządzać całym portfolio kluczowych projektów, a status każdego projektu jest śledzony i przekazywany interesariuszom za pomocą wbudowanych aktualizacji statusu.

• Pola niestandardowe, takie jak poziomy ryzyka i priorytet projektu, umożliwiają zespołom szybką ocenę statusu projektu i dostrzeżenie wyzwań, które mogą mieć wpływ na osie czasu lub produkty końcowe.

• Interesariusze mogą przeglądać dane dotyczące postępów i ryzyka w jednym miejscu, dzięki czemu przywództwo jest na bieżąco, a decyzje podejmowane są w oparciu o informacje w czasie rzeczywistym.

Nasz dziennik ryzyka na poziomie portfolio pokazuje każde ryzyko we wszystkich projektach, zapewniając kluczowym interesariuszom pełny wgląd w jednym miejscu. Po oznaczeniu zagrożenia jest ono automatycznie dodawane do rejestru, dzięki czemu nic nie zostaje pominięte, a plany projektów pozostają uporządkowane.

Rose Dyer, globalny dyrektor ds. portfolio projektów i ESG

Wkraczanie w przyszłość branży kosmetycznej dzięki połączonej pracy

Dzięki Asanie, która napędza sukces operacyjny firmy, Beauty Pie jest gotowa do pewnego i zrównoważonego rozwoju. Jako zdobywca nagrody Tech Visionary Award przyznawanej przez Asanę, firma planuje nadal wprowadzać innowacje, wykorzystując sztuczną inteligencję do automatyzacji zadań i ograniczania liczby błędów, dzięki czemu zespoły będą mogły skupić się na pracy o wysokiej wartości.

Dzięki integracji statystyk opartych na sztucznej inteligencji i analizie predykcyjnej Beauty Pie będzie nadal optymalizować zarządzanie projektami, zapewniając zgodność z celami strategicznymi i wspierając ściślejszą współpracę między zespołami. Rozszerzając zakres korzystania z Asany, planują ustanowić nowy standard wydajności i współpracy w całej organizacji, pokazując, co jest możliwe, gdy praca jest naprawdę połączona.