Powrót do klientów
Studium przypadku Asany – Beauty Pie – linia produktów

Beauty Pie oszczędza 444 dni robocze dzięki Asanie

Beauty Pie, laureatka nagrody Asana Tech Visionary Award, zmienia branżę urody i wellness dzięki dynamicznemu modelowi, który pozwala zarządzać setkami premier produktów każdego roku. Ich połączone cyfrowe środowisko pracy integruje narzędzia, usprawnia przepływy pracy i współpracę zespołową, aby zapewnić wysoką jakość dostaw i zadowolenie klientów.

Studium przypadku Asany – Beauty Pie – logo
Informacje o kliencie

Beauty Pie, pierwszy na świecie klub kupujących luksusowe produkty z branży urody i wellness, oferuje produkty premium bez tradycyjnych narzutów. Współpracuje ona bezpośrednio z najlepszymi laboratoriami, aby wyeliminować pośredników i dostarczać swoim członkom produkty po cenach znacznie niższych niż detaliczne.

RegionWielka Brytania
Wielkość firmyMała firma
BranżaHandel detaliczny / szybkozbywalne dobra konsumpcyjne (FMCG)
Kluczowe przepływy pracy
Zarządzanie projektamiWprowadzenie produktu na rynekKalendarze publikacji
Kluczowe funkcje
workload iconPrzepływy pracyautomation iconRegułyinfo iconAktualizacje statusu
Kluczowe integracje
Dysk Google
Logo Slack
Ikona Jira Cloud

Kluczowe dane

Wyzwania

  • Praca w silosach i słaba współpraca międzyfunkcyjna prowadziły do powielania wysiłków i opóźnień.

  • Nieefektywne procesy i brak ustandaryzowanych przepływów pracy utrudniały skupienie się na najważniejszych zadaniach, co miało wpływ na terminowe dostarczanie produktów.

  • Rozproszone narzędzia wymagały częstego przełączania się między różnymi kontekstami, co utrudniało współpracę.

  • Niespójna komunikacja i nieokreślone role zmniejszały produktywność, utrudniały przejrzystość i frustrowały zespoły.

  • Ograniczona widoczność ryzyka związanego z projektem i postępów uniemożliwiała kierownictwu proaktywne zarządzanie ryzykiem i dostosowywanie planów.

Rozwiązanie

  • Scentralizowane zarządzanie projektami: Asana stała się jedynym źródłem wiedzy dla Beauty Pie w zakresie komunikacji i zarządzania projektami, zapewniając zespołom jasność co do obowiązków, poprawiając odpowiedzialność i ułatwiając współpracę z kluczowymi interesariuszami.

  • Usprawniona współpraca międzyfunkcyjna: zespoły takie jak marketing, kreatywne, operacyjne i rozwoju produktów zyskały wspólny wgląd w projekty, co pozwoliło ograniczyć powielanie pracy i utrzymać realizację projektów na właściwych torach.

  • Ustandaryzowane przepływy pracy i automatyzacje: usprawnione przepływy pracy i procesy zmniejszyły potrzebę ręcznego sprawdzania statusu, dzięki czemu zespoły mogły skupić się na najważniejszych zadaniach.

  • Konsolidacja narzędzi: integracje z aplikacjami Slack, Zendesk, Dysk Google i Jira Cloud ograniczyły konieczność przełączania się między różnymi kontekstami, dzięki czemu współpraca między zespołami przebiegała bezproblemowo.

  • Ulepszone zarządzanie ryzykiem: śledząc ryzyko w Asanie, zespoły mogły wcześnie wykrywać potencjalne problemy i rozwiązywać je, zanim wpłynęłyby one na realizację projektu.

Wyniki

  • 444 dni robocze zaoszczędzone dzięki Asanie, co pozwoliło zaoszczędzić szacunkowo 124 600 USD. 

  • 61% współpracy stało się międzyfunkcyjne, co sprzyja lepszej pracy zespołowej i przełamywaniu barier między działami.

  • Zadania z przypisanymi właścicielami były realizowane na czas dwa razy częściej, co zwiększyło przejrzystość i poczucie odpowiedzialności w zespołach.

Zwiększenie wydajności i koordynacja między projektami

Beauty Pie koncentruje się na opracowywaniu innowacyjnych produktów z branży urody i wellness. Każdego roku firma zarządza ponad 100 nowymi projektami produktowymi (NPD) i 50 ulepszeniami istniejących produktów (EPD). Aby usprawnić swoje procesy i lepiej skalować działania, firma zdecydowała się na wdrożenie Asany, aby usprawnić przepływy pracy i scentralizować informacje między zespołami.

Dzięki szablonom procesów, zapewnieniu przejrzystości w zakresie obowiązków i konsolidacji narzędzi, Asana umożliwia zespołom w ponad 12 obszarach biznesowych, takich jak rozwój produktów, operacje, merchandising na miejscu i marketing, bezproblemową współpracę. Asana upraszcza złożone projekty międzyfunkcyjne, pomagając zespołom zarządzać obciążeniem pracą i obowiązkami. Dzięki temu interesariusze są na bieżąco, a liderzy otrzymują w czasie rzeczywistym informacje, które pozwalają im realizować projekty zgodnie z planem. Dzięki Asanie jako fundamentowi wydajności, Beauty Pie może skalować swoją działalność, zachowując jednocześnie wysokie standardy jakości i wprowadzając innowacje w branży urody i wellness.

Wspieranie wdrażania Asany

Firma Beauty Pie miała jasną wizję tego, w jaki sposób platforma do zarządzania pracą powinna wspierać złożone procesy wprowadzania produktów na rynek i projekty międzyfunkcyjne. Po zidentyfikowaniu nieefektywności w śledzeniu postępów, firma zdała sobie sprawę, że potrzebuje skalowalnego, intuicyjnego narzędzia do uproszczenia procesów i zarządzania setkami zadań oraz zależnościami w ramach każdego projektu. Po przeanalizowaniu dostępnych opcji, firma wybrała Asanę ze względu na możliwość usprawnienia zarządzania międzyfunkcyjnego, przypisywania zadań i zarządzania obciążeniem pracą, a także ze względu na funkcję dodawania zadań do wielu projektów, która umożliwia śledzenie zależności między projektami.

Aby zapewnić płynne przejście, Beauty Pie nawiązało współpracę z firmą konsultingową Generation Digital. Firma ta pomogła zidentyfikować liderów zespołów, którzy mieli wspierać wdrażanie Asany, i przeprowadziła Beauty Pie przez proces zarządzania zmianą, ustanawiając najlepsze praktyki w zakresie szkoleń i komunikacji oraz przeprowadzając audyt danych w celu przeniesienia odpowiednich procesów. Obecnie, z ponad 200 użytkownikami w zespołach takich jak marketing, kreatywne, operacyjne, zarządzania projektami, merchandisingu na miejscu i kierownictwa, Asana jest niezbędna do zarządzania projektami w Beauty Pie, wspierając współpracę i przejrzystość w każdym dziale.

Koordynacja złożonych projektów i wprowadzania produktów na rynek

Zespół ds. rozwoju produktów w Beauty Pie zarządza ponad 100 premierami produktów każdego roku. Każda premiera trwa od 12 do 24 miesięcy i wymaga współpracy między zespołami, takimi jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości, pakowania i marketingu. Utrzymanie współpracy między wszystkimi może być wyzwaniem. Aby usprawnić ten proces, Beauty Pie zdecydowało się na wdrożenie Asany, aby zarządzać całym cyklem wprowadzania produktu na rynek.

Przed wprowadzeniem Asany w Beauty Pie brakowało ustandaryzowanych przepływów pracy, co utrudniało terminową realizację zadań związanych z wprowadzaniem produktów na rynek. Teraz Asana zapewnia przejrzystość i strukturę, których potrzebują zespoły, aby efektywnie współpracować i dotrzymywać terminów. Elastyczność platformy pozwala kierownikom projektów na standaryzację procesów przy jednoczesnym dostosowaniu przepływów pracy do unikalnych potrzeb każdego projektu.

Ustandaryzowane przepływy pracy poprawiają wydajność projektu

  • Konfigurowalne szablony Asany nadają każdej premierze produktu spójną strukturę, pomagając zespołom zarządzać powtarzalnymi zadaniami w całym cyklu wprowadzania produktu na rynek.

  • Menedżerowie projektów mogą dostosowywać przepływy pracy w zależności od potrzeb, korzystając jednocześnie ze spójności ustandaryzowanych procesów, co pozwala ograniczyć pracę przygotowawczą.

  • Każde zadanie ma przypisanego właściciela, więc każdy dokładnie wie, za co jest odpowiedzialny i kiedy musi to wykonać, co pozwala na realizację projektów zgodnie z planem i dotrzymywanie terminów.

  • Każdy zespół ma również własną tablicę zadań związanych z premierą, więc gdy jeden członek zespołu jest nieobecny, inny może łatwo przejąć przypisaną mu pracę, bez ryzyka, że coś zostanie pominięte.

Widoczność kluczowych kamieni milowych pozwala realizować projekty zgodnie z planem

  • Zespoły śledzą kluczowe kamienie milowe i zależności dla wszystkich premier produktów w Asanie, dzięki czemu zarówno liderzy, jak i współpracownicy mają wgląd w status projektu w czasie rzeczywistym.

  • Pola niestandardowe, takie jak kategorie produktów i priorytety, pomagają zespołom szybko identyfikować zadania o wysokim priorytecie, co pozwala im skupić się na najważniejszych zadaniach i terminowo wprowadzać produkty na rynek.

Poprawa widoczności i współpracy

Ponieważ nad projektami pracuje jednocześnie wiele zespołów, Beauty Pie potrzebowało lepszego wglądu w obowiązki. Funkcja dodawania zadań do wielu projektów w Asanie ułatwia zespołom, takim jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości i marketingu, skupienie się na konkretnych zadaniach w ramach większych projektów związanych z wprowadzaniem produktów na rynek, poprawiając poczucie odpowiedzialności i pomagając zespołom skoncentrować się na swoich priorytetach.

Dodawanie zadań do wielu projektów upraszcza kwestię odpowiedzialności za zadania

  • Zespoły korzystają z dodawania zadań do wielu projektów, aby wyświetlać swoje zadania w różnych projektach bez obciążania się pracą niezwiązaną z projektem. 

  • Dzięki dedykowanym tablicom projektówzespoły mogą zobaczyć wszystkie istotne zadania w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie terminami i pozwala uniknąć wąskich gardeł.

Przejrzystość poprawia zarządzanie obciążeniem pracą

  • Asana zapewnia zespołom jasny obraz osi czasu i zależności w projekcie, pomagając im wcześnie wykrywać blokady. Jeśli opóźnienia na jednym etapie zagrażają terminowi premiery, zespoły mogą szybko wprowadzić zmiany, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

  • Mniejsze zespoły pracujące nad wieloma projektami mogą zarządzać swoim obciążeniem pracą w jednym widoku, co zmniejsza zamieszanie i zapewnia, że nic nie umknie ich uwadze. 

Bezproblemowe integracje usprawniają współpracę

  • Integracje z narzędziami, takimi jak Slack, Dysk Google, Zendeski Jira Cloud, umożliwiają firmie Beauty Pie połączenie istniejącej technologii bezpośrednio z Asaną.

  • Zespoły mogą komunikować się w czasie rzeczywistym, udostępniać dokumenty i zarządzać zadaniami z jednego centralnego miejsca, co ogranicza konieczność przełączania się między aplikacjami i usprawnia współpracę międzyzespołową.

Usprawnienie zarządzania ryzykiem i portfolio

Oprócz zarządzania wprowadzaniem produktów na rynek, Beauty Pie używa Asany do śledzenia ryzyka związanego z projektami, zarządzania kluczowymi inicjatywami i komunikowania potencjalnych problemów między zespołami. Dzięki cotygodniowym raportom o statusie i analizom w czasie rzeczywistym Asana zapewnia interesariuszom pełny wgląd w ważne projekty, umożliwiając im szybkie sprawdzanie postępów i przekazywanie aktualnych informacji kierownictwu wyższego szczebla. Śledząc ryzyko i status projektu w jednym miejscu, Beauty Pie szybko rozwiązuje potencjalne problemy, zapewniając koordynację działań zespołów i minimalizując zakłócenia.

Scentralizowane monitorowanie ryzyka pomaga liderom szybko reagować

  • Każdy projekt ma dedykowaną sekcję ryzyka, w której zespoły rejestrują potencjalne zagrożenia, w tym kluczowe szczegóły, takie jak przyczyna, skutek, strategie łagodzenia, prawdopodobieństwo i wpływ.

  • Dzięki funkcji reguł w Asanie zagrożenia są automatycznie dodawane do głównego dziennika zagrożeń, co zapewnia interesariuszom wgląd we wszystkie zagrożenia związane z projektem bez konieczności zagracania poszczególnych planów.

  • Główny dziennik ryzyka umożliwia kierownictwu wyższego szczebla łatwą ocenę ryzyka, dzięki czemu krytyczne problemy są identyfikowane i rozwiązywane na wczesnym etapie.

Zarządzanie portfolio usprawnia podejmowanie decyzji

  • Asana pomaga firmie Beauty Pie zarządzać całym portfolio kluczowych projektów, a status każdego projektu jest śledzony i raportowany interesariuszom za pomocą wbudowanych aktualizacji statusu.

  • Pola niestandardowe, takie jak poziomy ryzyka i priorytet projektu, umożliwiają zespołom szybką ocenę statusu projektu i wykrycie wyzwań, które mogą mieć wpływ na harmonogramy lub produkty końcowe.

  • Interesariusze mogą przeglądać dane dotyczące postępów i ryzyka w jednym miejscu, dzięki czemu kierownictwo jest na bieżąco i podejmuje decyzje na podstawie informacji w czasie rzeczywistym.

Wkraczanie w przyszłość branży kosmetycznej dzięki połączonej pracy

Dzięki Asanie, która napędza sukces operacyjny, Beauty Pie jest gotowe na pewny i zrównoważony rozwój. Jako laureatka nagrody Asana Tech Visionary Award, firma planuje nadal wprowadzać innowacje, wykorzystując sztuczną inteligencję do automatyzacji zadań i ograniczania błędów, dzięki czemu zespoły będą mogły skupić się na pracy o wysokiej wartości.

Dzięki integracji analiz opartych na sztucznej inteligencji i analiz predykcyjnych, Beauty Pie będzie nadal optymalizować zarządzanie projektami, zapewniając zgodność z celami strategicznymi i wspierając ściślejszą współpracę między zespołami. W miarę rozszerzania zakresu korzystania z Asany, firma planuje ustanowić nowy standard wydajności i współpracy w całej organizacji, pokazując, co jest możliwe, gdy praca jest naprawdę połączona.

Przeczytaj powiązane historie klientów

Obraz karty Trinny London
Benefit Cosmetics (obraz karty)
Share-image-LVMH
Card-Parfums-Christian-Dior

Dołącz się i skaluj swoją pracę

Zwiększ możliwości swojej organizacji dzięki Asanie.

Kontakt z działem sprzedaży