Beauty Pie oszczędza 444 dni robocze dzięki Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Praca w silosach i słaba współpraca międzyfunkcyjna prowadziły do powielania wysiłków i opóźnień.

• Nieefektywne procesy i brak ustandaryzowanych przepływów pracy utrudniały skupienie się na najważniejszych zadaniach, co miało wpływ na terminowe dostarczanie produktów.

• Rozproszone narzędzia wymagały częstego przełączania się między różnymi kontekstami, co utrudniało współpracę.

• Niespójna komunikacja i nieokreślone role zmniejszały produktywność, utrudniały przejrzystość i frustrowały zespoły.

• Ograniczona widoczność ryzyka związanego z projektem i postępów uniemożliwiała kierownictwu proaktywne zarządzanie ryzykiem i dostosowywanie planów.

Rozwiązanie

• Scentralizowane zarządzanie projektami: Asana stała się jedynym źródłem wiedzy dla Beauty Pie w zakresie komunikacji i zarządzania projektami, zapewniając zespołom jasność co do obowiązków, poprawiając odpowiedzialność i ułatwiając współpracę z kluczowymi interesariuszami.

• Usprawniona współpraca międzyfunkcyjna: zespoły takie jak marketing, kreatywne, operacyjne i rozwoju produktów zyskały wspólny wgląd w projekty, co pozwoliło ograniczyć powielanie pracy i utrzymać realizację projektów na właściwych torach.

• Ustandaryzowane przepływy pracy i automatyzacje: usprawnione przepływy pracy i procesy zmniejszyły potrzebę ręcznego sprawdzania statusu, dzięki czemu zespoły mogły skupić się na najważniejszych zadaniach.

• Konsolidacja narzędzi: integracje z aplikacjami Slack, Zendesk, Dysk Google i Jira Cloud ograniczyły konieczność przełączania się między różnymi kontekstami, dzięki czemu współpraca między zespołami przebiegała bezproblemowo.

• Ulepszone zarządzanie ryzykiem: śledząc ryzyko w Asanie, zespoły mogły wcześnie wykrywać potencjalne problemy i rozwiązywać je, zanim wpłynęłyby one na realizację projektu.

Wyniki

• 444 dni robocze zaoszczędzone dzięki Asanie, co pozwoliło zaoszczędzić szacunkowo 124 600 USD. 

• 61% współpracy stało się międzyfunkcyjne, co sprzyja lepszej pracy zespołowej i przełamywaniu barier między działami.

• Zadania z przypisanymi właścicielami były realizowane na czas dwa razy częściej, co zwiększyło przejrzystość i poczucie odpowiedzialności w zespołach.

Zwiększenie wydajności i koordynacja między projektami

Beauty Pie koncentruje się na opracowywaniu innowacyjnych produktów z branży urody i wellness. Każdego roku firma zarządza ponad 100 nowymi projektami produktowymi (NPD) i 50 ulepszeniami istniejących produktów (EPD). Aby usprawnić swoje procesy i lepiej skalować działania, firma zdecydowała się na wdrożenie Asany, aby usprawnić przepływy pracy i scentralizować informacje między zespołami.

Dzięki szablonom procesów, zapewnieniu przejrzystości w zakresie obowiązków i konsolidacji narzędzi, Asana umożliwia zespołom w ponad 12 obszarach biznesowych, takich jak rozwój produktów, operacje, merchandising na miejscu i marketing, bezproblemową współpracę. Asana upraszcza złożone projekty międzyfunkcyjne, pomagając zespołom zarządzać obciążeniem pracą i obowiązkami. Dzięki temu interesariusze są na bieżąco, a liderzy otrzymują w czasie rzeczywistym informacje, które pozwalają im realizować projekty zgodnie z planem. Dzięki Asanie jako fundamentowi wydajności, Beauty Pie może skalować swoją działalność, zachowując jednocześnie wysokie standardy jakości i wprowadzając innowacje w branży urody i wellness.

Wspieranie wdrażania Asany

Firma Beauty Pie miała jasną wizję tego, w jaki sposób platforma do zarządzania pracą powinna wspierać złożone procesy wprowadzania produktów na rynek i projekty międzyfunkcyjne. Po zidentyfikowaniu nieefektywności w śledzeniu postępów, firma zdała sobie sprawę, że potrzebuje skalowalnego, intuicyjnego narzędzia do uproszczenia procesów i zarządzania setkami zadań oraz zależnościami w ramach każdego projektu. Po przeanalizowaniu dostępnych opcji, firma wybrała Asanę ze względu na możliwość usprawnienia zarządzania międzyfunkcyjnego, przypisywania zadań i zarządzania obciążeniem pracą, a także ze względu na funkcję dodawania zadań do wielu projektów, która umożliwia śledzenie zależności między projektami.

Aby zapewnić płynne przejście, Beauty Pie nawiązało współpracę z firmą konsultingową Generation Digital. Firma ta pomogła zidentyfikować liderów zespołów, którzy mieli wspierać wdrażanie Asany, i przeprowadziła Beauty Pie przez proces zarządzania zmianą, ustanawiając najlepsze praktyki w zakresie szkoleń i komunikacji oraz przeprowadzając audyt danych w celu przeniesienia odpowiednich procesów. Obecnie, z ponad 200 użytkownikami w zespołach takich jak marketing, kreatywne, operacyjne, zarządzania projektami, merchandisingu na miejscu i kierownictwa, Asana jest niezbędna do zarządzania projektami w Beauty Pie, wspierając współpracę i przejrzystość w każdym dziale.

Koordynacja złożonych projektów i wprowadzania produktów na rynek

Zespół ds. rozwoju produktów w Beauty Pie zarządza ponad 100 premierami produktów każdego roku. Każda premiera trwa od 12 do 24 miesięcy i wymaga współpracy między zespołami, takimi jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości, pakowania i marketingu. Utrzymanie współpracy między wszystkimi może być wyzwaniem. Aby usprawnić ten proces, Beauty Pie zdecydowało się na wdrożenie Asany, aby zarządzać całym cyklem wprowadzania produktu na rynek.

Przed wprowadzeniem Asany w Beauty Pie brakowało ustandaryzowanych przepływów pracy, co utrudniało terminową realizację zadań związanych z wprowadzaniem produktów na rynek. Teraz Asana zapewnia przejrzystość i strukturę, których potrzebują zespoły, aby efektywnie współpracować i dotrzymywać terminów. Elastyczność platformy pozwala kierownikom projektów na standaryzację procesów przy jednoczesnym dostosowaniu przepływów pracy do unikalnych potrzeb każdego projektu.

Ustandaryzowane przepływy pracy poprawiają wydajność projektu

• Konfigurowalne szablony Asany nadają każdej premierze produktu spójną strukturę, pomagając zespołom zarządzać powtarzalnymi zadaniami w całym cyklu wprowadzania produktu na rynek.

• Menedżerowie projektów mogą dostosowywać przepływy pracy w zależności od potrzeb, korzystając jednocześnie ze spójności ustandaryzowanych procesów, co pozwala ograniczyć pracę przygotowawczą.

• Każde zadanie ma przypisanego właściciela, więc każdy dokładnie wie, za co jest odpowiedzialny i kiedy musi to wykonać, co pozwala na realizację projektów zgodnie z planem i dotrzymywanie terminów.

• Każdy zespół ma również własną tablicę zadań związanych z premierą, więc gdy jeden członek zespołu jest nieobecny, inny może łatwo przejąć przypisaną mu pracę, bez ryzyka, że coś zostanie pominięte.

Widoczność kluczowych kamieni milowych pozwala realizować projekty zgodnie z planem

• Zespoły śledzą kluczowe kamienie milowe i zależności dla wszystkich premier produktów w Asanie, dzięki czemu zarówno liderzy, jak i współpracownicy mają wgląd w status projektu w czasie rzeczywistym.

• Pola niestandardowe, takie jak kategorie produktów i priorytety, pomagają zespołom szybko identyfikować zadania o wysokim priorytecie, co pozwala im skupić się na najważniejszych zadaniach i terminowo wprowadzać produkty na rynek.

Poprawa widoczności i współpracy

Ponieważ nad projektami pracuje jednocześnie wiele zespołów, Beauty Pie potrzebowało lepszego wglądu w obowiązki. Funkcja dodawania zadań do wielu projektów w Asanie ułatwia zespołom, takim jak zespół ds. regulacji, łańcucha dostaw, jakości i marketingu, skupienie się na konkretnych zadaniach w ramach większych projektów związanych z wprowadzaniem produktów na rynek, poprawiając poczucie odpowiedzialności i pomagając zespołom skoncentrować się na swoich priorytetach.

Dodawanie zadań do wielu projektów upraszcza kwestię odpowiedzialności za zadania

• Zespoły korzystają z dodawania zadań do wielu projektów, aby wyświetlać swoje zadania w różnych projektach bez obciążania się pracą niezwiązaną z projektem. 

• Dzięki dedykowanym tablicom projektówzespoły mogą zobaczyć wszystkie istotne zadania w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie terminami i pozwala uniknąć wąskich gardeł.

Przejrzystość poprawia zarządzanie obciążeniem pracą

• Asana zapewnia zespołom jasny obraz osi czasu i zależności w projekcie, pomagając im wcześnie wykrywać blokady. Jeśli opóźnienia na jednym etapie zagrażają terminowi premiery, zespoły mogą szybko wprowadzić zmiany, aby utrzymać projekt na właściwych torach.

• Mniejsze zespoły pracujące nad wieloma projektami mogą zarządzać swoim obciążeniem pracą w jednym widoku, co zmniejsza zamieszanie i zapewnia, że nic nie umknie ich uwadze. 

Bezproblemowe integracje usprawniają współpracę

• Integracje z narzędziami, takimi jak Slack, Dysk Google, Zendeski Jira Cloud, umożliwiają firmie Beauty Pie połączenie istniejącej technologii bezpośrednio z Asaną.

• Zespoły mogą komunikować się w czasie rzeczywistym, udostępniać dokumenty i zarządzać zadaniami z jednego centralnego miejsca, co ogranicza konieczność przełączania się między aplikacjami i usprawnia współpracę międzyzespołową.

Usprawnienie zarządzania ryzykiem i portfolio

Oprócz zarządzania wprowadzaniem produktów na rynek, Beauty Pie używa Asany do śledzenia ryzyka związanego z projektami, zarządzania kluczowymi inicjatywami i komunikowania potencjalnych problemów między zespołami. Dzięki cotygodniowym raportom o statusie i analizom w czasie rzeczywistym Asana zapewnia interesariuszom pełny wgląd w ważne projekty, umożliwiając im szybkie sprawdzanie postępów i przekazywanie aktualnych informacji kierownictwu wyższego szczebla. Śledząc ryzyko i status projektu w jednym miejscu, Beauty Pie szybko rozwiązuje potencjalne problemy, zapewniając koordynację działań zespołów i minimalizując zakłócenia.

Scentralizowane monitorowanie ryzyka pomaga liderom szybko reagować

• Każdy projekt ma dedykowaną sekcję ryzyka, w której zespoły rejestrują potencjalne zagrożenia, w tym kluczowe szczegóły, takie jak przyczyna, skutek, strategie łagodzenia, prawdopodobieństwo i wpływ.

• Dzięki funkcji reguł w Asanie zagrożenia są automatycznie dodawane do głównego dziennika zagrożeń, co zapewnia interesariuszom wgląd we wszystkie zagrożenia związane z projektem bez konieczności zagracania poszczególnych planów.

• Główny dziennik ryzyka umożliwia kierownictwu wyższego szczebla łatwą ocenę ryzyka, dzięki czemu krytyczne problemy są identyfikowane i rozwiązywane na wczesnym etapie.

Zarządzanie portfolio usprawnia podejmowanie decyzji

• Asana pomaga firmie Beauty Pie zarządzać całym portfolio kluczowych projektów, a status każdego projektu jest śledzony i raportowany interesariuszom za pomocą wbudowanych aktualizacji statusu.

• Pola niestandardowe, takie jak poziomy ryzyka i priorytet projektu, umożliwiają zespołom szybką ocenę statusu projektu i wykrycie wyzwań, które mogą mieć wpływ na harmonogramy lub produkty końcowe.

• Interesariusze mogą przeglądać dane dotyczące postępów i ryzyka w jednym miejscu, dzięki czemu kierownictwo jest na bieżąco i podejmuje decyzje na podstawie informacji w czasie rzeczywistym.

Wkraczanie w przyszłość branży kosmetycznej dzięki połączonej pracy

Dzięki Asanie, która napędza sukces operacyjny, Beauty Pie jest gotowe na pewny i zrównoważony rozwój. Jako laureatka nagrody Asana Tech Visionary Award, firma planuje nadal wprowadzać innowacje, wykorzystując sztuczną inteligencję do automatyzacji zadań i ograniczania błędów, dzięki czemu zespoły będą mogły skupić się na pracy o wysokiej wartości.

Dzięki integracji analiz opartych na sztucznej inteligencji i analiz predykcyjnych, Beauty Pie będzie nadal optymalizować zarządzanie projektami, zapewniając zgodność z celami strategicznymi i wspierając ściślejszą współpracę między zespołami. W miarę rozszerzania zakresu korzystania z Asany, firma planuje ustanowić nowy standard wydajności i współpracy w całej organizacji, pokazując, co jest możliwe, gdy praca jest naprawdę połączona.