Punch list-sjabloon

Het punch list-proces is een veel gebruikte projectbeheertool die ontstaan is in de bouwsector. Het idee was dat een algemene aannemer door het uiteindelijke gebouw zou lopen en kijken waar er nog laatste afwerkingen nodig waren, vóór het project afgesloten kon worden. Elk van deze laatste afwerkingen werd dan een 'punch list-item' en de algemene aannemer maakte dan een gaatje in een stukje papier om dit item te markeren als voltooid.

Vandaag heb je geen papieren lijst of een perforator meer nodig. Een digitaal punch list-sjabloon is de beste manier om je team georganiseerd en op schema te houden tijdens de laatste fasen van je project. Met een digitaal punch list-sjabloon kan je team dezelfde informatie raadplegen in realtime, zodat een project makkelijk afgerond kan worden.

Wat is een punch list-sjabloon?

Een punch list-sjabloon is een dupliceerbaar raamwerk waaraan je alle taken kunt toevoegen die nog nodig zijn om de laatste fase van je project af te ronden. Hoewel het vaak gebruikt wordt voor bouwsectorbeheer, kan een punch list-sjabloon gebruikt worden voor elk soort projectworkflow.

Met een punch list-sjabloon blijft je team georganiseerd en verzeker je dat de laatste afwerkingen van je project gedaan worden met de kwaliteit die je team verwacht. Maak een moderne punch list met een digitale projectbeheertool - geen stukje papier - zodat teamleden taken gelijktijdig kunnen bijwerken. Punch lists worden best gebruikt wanneer iedereen weet wie verantwoordelijk is voor welk item en wanneer informatie bijgewerkt wordt in realtime. Dit helpt om de verantwoordelijkheid te behouden voor de personen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken, en vermijd dat belanghebbenden en andere medewerkers per ongeluk verwijzen naar oude of verouderde informatie.

Wanneer gebruik je een punch list-sjabloon?

Punch list-sjablonen zijn een erg nuttige tool voor elk team, niet enkel in de bouwsector. Hier volgen een aantal situaties waarin je best een punch list-sjabloon gebruikt:

• Als een laatste checklijst: punch lists zijn een goede manier om de kwaliteitsborging te controleren aan het einde van je project. Gebruik een sjabloon om te verzekeren dat je team alle relevante details controleert, ongeacht het project waaraan je team werkt.

• Om de consistentie van het eindproduct te verzekeren: als je team veelvouden van hetzelfde product maakt, kan een punch list-sjabloon helpen om te consistentie te verzekeren. Elk product zal door dezelfde workflow gaan, waardoor je verzekert dat alle eindproducten hetzelfde zijn met amper variatie.

• Om nieuwe processen of workflows te testen: teams in de bouwsector gebruiken vaak punch lists omdat hun laatste controle van een project elke keer consistent is. Als je team veranderingen in een QA-proces doormaakt, kan een punch list een goed startpunt zijn om te beginnen met het aanpassen van je workflow. Als je merkt dat een nieuw proces niet goed werkt, kun je makkelijk terugschakelen naar je standaard punch list-workflow.

Welke informatie moet je opnemen in je punch list-sjabloon?

Punch list-sjablonen zijn nuttig om te verzekeren dat de juiste informatie met de juiste mensen wordt gedeeld. Hier volgt de informatie die je het meest terugvindt op een punch list-sjabloon.

• Taaklocatie: in de bouwsector wijst dit vaak op een bepaalde kamer of gebied van het gebouw, waar de taak zich bevindt. Voor andere soorten projecten kan dit verwijzen naar het onderdeel van het project waar je aan werkt, of in welke fase van het project de taak zich bevindt.

• Taakdetails of -beschrijving: dit is een korte beschrijving van welk werk gedaan moet worden om een taak te voltooien. Een beste praktijk is om taaknamen te beginnen met werkwoorden zodat je team exact weet welke actie er ondernomen moet worden.

• Taakprioriteit: dit is hoe belangrijk deze individuele taak is op de ranking, in vergelijking met andere taken. Dit is vooral nuttig als er taakafhankelijkheden zijn. Zo wordt de juiste taak eerst voltooid.

• Het verantwoordelijke teamlid: dit is het aangeduide teamlid die deze taak toegewezen kreeg. Als iemand vragen heeft over deze taak, dan is dit de persoon bij wie je terechtkunt.

• Taakvervaldatum: dit is de datum (of deadline) tegen wanneer de taak voltooid moet zijn.

• Taakstatus: deze informatie toont aan of een taak wel of niet in behandeling is. De meest gebruikte statussen zijn 'Niet begonnen', 'In behandeling' en 'Voltooid'. Hoewel deze de meest voorkomende statussen zijn, kan je team meer gedetailleerde statussen gebruiken om de positie van een taak in je workflow aan te geven.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context toe en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool wordt gebruikt.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen