De 6 fasen van bouwprojectbeheer (CPM)

Het is moeilijk om een sector te bedenken met meer bewegende delen en actieve belanghebbenden dan de bouwsector. Van materialen tot leveranciers, het op orde, op tijd en binnen budget houden van je bouwproject is een taak op zich. 

Gelukkig is dat waar bouwprojectbeheer (CPM) van pas komt. Met effectieve CPM kun je je werk, je teamleden en je deliverables op één gemakkelijke plek bijhouden. Hoewel CPM je project niet zal helpen zichzelf te bouwen, zal het je helpen om teamoverstijgende helderheid te brengen, zodat je efficiënter en effectiever als een team kunt werken.

Wat is bouwprojectbeheer (CPM)?

Bouwprojectbeheer (CPM) is het proces van het beheren, reguleren en toezicht houden op bouwprocessen. CPM kan variëren van een enkel project tot het beheren van een volledig bouwbeheerbedrijf. Hoe dan ook, CPM kan je team helpen je projectwerk te plannen tijdens de pre-constructiefase, deliverables bij te houden tijdens de bouwfase, de projectoplevering te evalueren en af te sluiten aan het einde van het initiatief. 

Bouwprojectbeheer is deadline-gedreven. Deze projecten beginnen altijd met een planningsfase en hebben altijd een gedefinieerde deliverable aan het einde van de projectlevenscyclus. En hoewel er een verscheidenheid aan bouwspecifieke behoeften zijn, zijn veel elementen van de projectlevenscyclus vergelijkbaar met algemeen projectbeheer.

Wat maakt projectbeheer voor bouwprojecten zo uitdagend?

Bij CPM is het bijzonder belangrijk om aandacht te besteden aan projectbeperkingen en veiligheidsdetails. Een bouwproject heeft veel overeenkomsten en een paar belangrijke verschillen met een meer traditioneel project waaraan je misschien hebt gewerkt. 

Ten eerste hebben bouwprojecten vaak een breed scala aan belanghebbenden die nauw, maar cross-functioneel moeten samenwerken. Dit omvat:

• De projecteigenaar

• De projectbegeleider

• De klant

• Bouwprojectmanagers

• Engineers

• Architecten

• Ontwerpers

• Algemene aannemers

• Onderaannemers

• Stadsplanners

• Civiele ingenieurs

• Openbare werknemers

Bouwspecifieke projectbehoeften

Zoals je je kunt voorstellen, hebben bouwprojecten specifieke behoeften die uniek zijn voor dit type workflow. Als je begint na te denken over CPM, zorg er dan voor dat je een manier hebt om het volgende te beheren:

• Leveranciersbeheer

• Budget bijhouden

• Kostenraming

• Wijzigingsopdrachten

• Projectschema's

• Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse inspectielogboeken

• Biedingsprocessen en contractonderhandelingen

• Kwaliteitscontrole

• Veiligheidsbeheer

• Bewaking van de werklocatie

Algemene projectbehoeften

In de kern is elk bouwproject precies dat - een project. Hoewel je geen van de bouwelementen van CPM mag verwaarlozen, moet je ervoor zorgen dat je ook de beste praktijken voor projectbeheer volgt. 

Je kunt dit doen door:

• Een haalbaarheidsstudie uit te voeren voordat je aan het project begint.

• Elke stap in de projectinitiatiefase te volgen om ervoor te zorgen dat je team klaar is voor succes.

• Een proactief risicobeheerproces op te zetten, zoals een risicoregister.

• Een werkverdelingsstructuur (WBS) te maken om al je projectdeliverables en sub-deliverables vast te leggen.

• De kritieke-padmethode te gebruiken om de beste tijdlijn voor het project te identificeren.

• Het volgen van beste praktijken voor kostenbeheer, zowel voor als tijdens het project.

• Effectief communiceren met je projectteam en belanghebbenden.

• Het volgen van beste praktijken voor middelenbeheer.

• Het definiëren van duidelijke workflows in een gecentraliseerde informatiebron.

7 soorten bouwprojectbeheer

Het beheren van een bouwproject is geen kleinigheidje - het is als het dirigeren van een orkest waarbij elke speler precies op het juiste moment zijn noot moet raken.

Met zoveel bewegende onderdelen kan de leveringsmethode die je kiest je succes maken of breken. De juiste CPM-methode kan je helpen bij het jongleren met strakke projectschema's, het met vertrouwen leiden van teams door de bouwfasen en het vasthouden aan je projectbudget zonder slapeloze nachten.

Hieronder hebben we de meest effectieve benaderingen van projectbeheer in de bouw opgesplitst om je te helpen de benadering te kiezen die het beste aansluit bij je doelen.

1. Traditioneel projectbeheer

Dit is de beproefde methode die het meest wordt gebruikt in de bouwsector. Zo werkt het: de projecteigenaar huurt een ontwerper in om bouwplannen op te stellen, en dan komt er een algemene aannemer om ze tot leven te brengen.

Hoewel het een vertrouwd proces is, kan het soms silo's creëren tussen de ontwerp- en uitvoeringsteams, wat leidt tot vertragingen of kostbare wijzigingsopdrachten tijdens de bouwfase.

2. Projectbeheer voor ontwerp-bouw

Waarom ontwerp en constructie splitsen tussen twee teams als één alles kan? Dat is het uitgangspunt van projectbeheer van ontwerp-bouw.

Deze aanpak wijst één entiteit aan om beide aspecten van het bouwproces te beheren, waardoor miscommunicatie en tijdverspilling worden verminderd. Voor bouwteams die op zoek zijn naar snellere projectoplevering, verbetert deze CPM-methode workflows en houdt het de zaken op schema.

3. Bouwbeheer op risico (CMAR)

CMAR geeft je een bouwmanager die garandeert dat het project een maximale kostprijs niet overschrijdt. Met vroege betrokkenheid in de pre-constructiefase combineert deze methode kostenbeheer en risicobeheer om verrassingen en budgetoverschrijdingen tot een minimum te beperken. Het is een betrouwbare keuze voor projecteigenaars die meer financiële voorspelbaarheid nodig hebben.

4. Geïntegreerde projectlevering (IPD)

Denk je dat teamwerk dromen waarmaakt? Dat is IPD in een notendop. Deze aanpak brengt alle belanghebbenden - van de hoofdaannemer tot de ontwerpers en onderaannemers - vanaf het begin samen. Door doelen op elkaar af te stemmen en risico's te delen, stimuleert IPD innovatie, vermindert het verspilling en houdt het projectschema's op schema.

5. Lean bouwbeheer

Wil je meer doen met minder? Lean constructie richt zich op het maximaliseren van waarde en het minimaliseren van verspilling. Deze CPM-methode is geïnspireerd op Lean-productieprincipes en stimuleert efficiëntie door verbeterde workflows, realtime besluitvorming en een toewijding aan continue verbetering.

6. Agile bouwbeheer

Agile is ontleend aan de technische wereld en verdeelt het bouwproces in kleinere, beheersbare stukken. Dit maakt het makkelijker om je aan te passen aan veranderingen of om complexe bouwactiviteiten aan te pakken. Als je bouwcontract flexibiliteit vereist, kan Agile het antwoord zijn.

7. Projectbeheer voor eigenaar-bouwer

Voor degenen die graag hun mouwen opstropen, plaatst projectbeheer voor eigenaar-bouwer de projecteigenaar in de bestuurdersstoel. Van het beheren van de werklocatie tot het coördineren van onderaannemers, jij bent de baas.

Hoewel het kosteneffectief is, vereist deze CPM-aanpak een uitgebreide kennis van bouwvoorschriften, vergunningen en projectbeheer voor bouwprojecten.

De 6 fasen van bouwprojectbeheer

In het algemeen volgt elk bouwproject zes belangrijke fasen. Elke fase speelt een sleutelrol bij het waarborgen van een efficiënte projectoplevering en succesvolle resultaten.

Van het stellen van duidelijke doelen tot het afronden met een gedetailleerde projectafsluiting, hier is een stapsgewijze handleiding om als een professional door de fasen van bouwprojectbeheer te navigeren.

Fase 1. Initiatie: de basis leggen voor succes

Elk succesvol bouwproject begint met een solide basis - letterlijk en figuurlijk. De initiatiefase, ook wel de conceptfase genoemd, is waar je team samenwerkt met de projecteigenaar om hun behoeften te definiëren en hoe je hieraan zult voldoen.

Deze fase kan het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie of het maken van een gedetailleerde business case omvatten om te bevestigen dat het project levensvatbaar is. Zelfs zonder formele documentatie zorgt het opnemen van bouwplannen en vroege ontwerpschetsen ervoor dat jij en je klant op dezelfde lijn zitten. Het vooraf stellen van duidelijke doelen is cruciaal voor succes in alle latere fasen.

Fase 2. Pre-constructie: de basis leggen met gedetailleerde planning

Zodra de details zijn afgerond en het bouwcontract is ondertekend, is het tijd om naar de pre-constructiefase te gaan. Hier stel je je bouwteam samen, inclusief algemene aannemers en onderaannemers, en begin je met het verfijnen van je workflows.

Deze fase is van vitaal belang voor het identificeren van potentiële risico's, het verduidelijken van projectmijlpalen en het vaststellen van hoe je omgaat met kostenbeheer, risicobeheer, toewijzing van middelen en communicatie.

Gebruik tools zoals een Gantt-grafiek om het kritieke pad visueel in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat elk teamlid op dezelfde lijn zit. Een goed voorbereide pre-constructiefase zet de toon voor een succesvolle projectuitvoering.

Fase 3. Uitvoering: het project tot leven brengen

De uitvoeringsfase is waar je bouwactiviteiten tot leven komen. Tijdens deze fase werken je teamleden en algemene aannemers samen om het project te bouwen volgens de goedgekeurde bouwplannen.

Consistente communicatie is hierbij cruciaal. Slechte communicatie is een van de belangrijkste oorzaken van vertragingen in bouwprojecten, dus stel duidelijke processen vast voor het delen van updates met belanghebbenden en houd iedereen op de hoogte.

Het gebruik van projectbeheersoftware zoals Asana zorgt voor realtime voortgangsregistratie en vereenvoudigt het delen van projectupdates tussen alle betrokken bouwprofessionals.

Fase 4. Inbedrijfstelling: ervoor zorgen dat het eindproduct onberispelijk is

Wanneer het fysieke werk voltooid is, is het tijd om de resultaten te testen en te verfijnen. De inbedrijfstellingsfase van het bouwprojectbeheer omvat drie hoofdstappen:

• Voer een laatste walkthrough uit: controleer elk detail van het eindproduct en stel een punchlist op om eventuele last-minute correcties te documenteren.

• Presenteer de deliverables: loop met de klant door het voltooide gebouw, zodat deze de bouwplaats kan inspecteren en de belangrijkste systemen kan testen. Pak eventuele problemen die ze snel identificeren aan.

• Train de klant: zorg ervoor dat de klant weet hoe hij kritieke systemen moet bedienen en onderhouden, zoals sanitair, elektrische installaties of geïntegreerde software.

Een goed georganiseerde inbedrijfstellingsfase zorgt ervoor dat het project aan de kwaliteitsnormen voldoet en de klant tevreden is.

Fase 5. Bezetting en waarborg: ondersteuning bij de overdracht

In deze fase betrekt de klant officieel het gebouw. Hoewel je werk op locatie mogelijk voltooid is, kunnen je verantwoordelijkheden worden voortgezet op basis van je bouwcontract en garantieovereenkomsten.

Er zijn twee veelvoorkomende soorten garanties:

• Contractuele garanties, die zijn overeengekomen in de projectvoorwaarden.

• Impliciete garanties, beheerst door lokale of federale wetten.

Werk samen met je juridische team om de garantieperiode en verwachtingen te verduidelijken. Het bieden van responsieve ondersteuning tijdens deze fase bouwt vertrouwen op en laat een blijvende indruk achter bij de projecteigenaar.

Fase 6. Afsluiting: afronden en reflecteren

Wanneer de garantieperiode eindigt, komt de levenscyclus van het bouwproject officieel tot een einde. Maar voordat je verder gaat, moet je de tijd nemen om een post-mortem vergadering met je Team te houden. Bekijk wat er goed ging, wat er verbeterd kan worden en catalogiseer alle geleerde lessen in een gecentraliseerd systeem.

Door na te denken over eerdere bouwactiviteiten, heb je een voorsprong op het volgende project. Een grondige afsluitingsfase zorgt ervoor dat je niet alleen het project afsluit, maar ook je team klaarstoomt voor nog meer succes in de toekomst.

Bouwprojecten effectief beheren

Het beheren van een bouwproject is een evenwichtsoefening met hoge inzet, die scherpe instincten, sterk leiderschap en het vermogen om zich snel aan te passen vereist. Of je nu activiteiten op locatie coördineert, inkoop afhandelt of ervoor zorgt dat alles aan de bouwvoorschriften voldoet, deze stappen voor bouwbeheer kunnen je helpen de controle te behouden en uitstekende resultaten te leveren.

1. Definieer doelstellingen en plan

Elk succesvol project begint met duidelijke doelen. Wat bouw je? Wat is je tijdlijn? Hoeveel kun je uitgeven? Beantwoord eerst deze vragen en splits het werk vervolgens op in een werkverdelingsstructuur (WBS) die elke taak en verantwoordelijkheid uiteenzet. Een solide planning in de pre-constructiefase zet de toon voor de hele levenscyclus van het project.

2. Stel het juiste bouwteam samen

Je team kan je project maken of breken. Schakel bouwprofessionals in met de juiste certificeringen, gespecialiseerde vaardigheden en jarenlange ervaring. Of je nu algemene aannemers of onderaannemers inhuurt, zorg ervoor dat je een team bouwt waarop je kunt vertrouwen.

3. Gebruik projectbeheertools

Niemand kan alles handmatig bijhouden. Dat is waar projectbeheersoftware van pas komt. Tools zoals Asana helpen je bij het organiseren van bouwactiviteiten, het beheren van kostenramingen en het bijhouden van projectschema's in realtime, zodat je werklocatie soepel blijft werken.

4. Monitor de voortgang en pas je aan

Houd mijlpalen en het kritieke pad in de gaten om ervoor te zorgen dat alles op schema blijft. Maar wees niet bang om je aan te passen. Of het nu gaat om vertragingen, wijzigingsopdrachten of problemen met middelen, een flexibele mentaliteit kan je hele project vooruit helpen.

5. Communiceer consistent

Goede communicatie is niet alleen nuttig, het is essentieel. Regelmatige updates, vergaderingen en rapporten houden iedereen, van belanghebbenden tot Teamleden, op één lijn. Helderheid nu voorkomt verwarring later.

6. Beheer risico's en kwaliteit

Identificeer potentiële risico's voordat ze echte problemen worden. Een sterk risicobeheerplan en aandacht voor kwaliteitscontrole kunnen veiligheidsproblemen voorkomen en de werklocatie soepel laten verlopen, terwijl tegelijkertijd aan bouwvoorschriften en andere vereisten wordt voldaan.

7. Voorbereiden op projectafsluiting

Het einde is net zo belangrijk als het begin. Rond de punchlijst af, zorg voor alle benodigde goedkeuringen en zorg ervoor dat de ruimte klaar is voor gebruik. Een soepel afsluitingsproces zorgt voor een tevreden projecteigenaar en vormt de basis voor je volgende grote overwinning.

Tools die je nodig hebt om een succesvol bouwproject uit te voeren

Nu je de zes fasen van bouwprojectbeheer begrijpt, moet je die fasen uitvoeren. Dat is waar bouwprojectbeheersoftware van pas komt. 

Wat is software voor bouwprojectbeheer? 

In de kern is software voor bouwprojectbeheer de ruggengraat van een succesvol project. Deze tools stellen bouwprofessionals in staat om hun werk naadloos te plannen, coördineren en uit te voeren, zodat projecten op schema en binnen budget blijven.

Van het beheren van bouwactiviteiten tot het bijhouden van projectmijlpalen, de juiste software houdt elk bewegend onderdeel van het bouwproces op één lijn. Of je nu strakke deadlines hebt of met onderaannemers coördineert, deze tools bieden de helderheid en controle die nodig zijn om je bouwteams efficiënt te laten werken, zowel op locatie als op kantoor.

Traditionele tools versus moderne tools

• Traditionele tools: deze oplossingen zijn vaak speciaal voor de bouwsector gemaakt en kunnen zeer technische functies bevatten die zijn afgestemd op ervaren projectmanagers. Ze zijn echter vaak moeilijker te leren en vereisen toegewijd management om effectief te worden gebruikt.

• Moderne tools: flexibele, gebruiksvriendelijke oplossingen die zijn ontworpen voor teams van alle niveaus. Deze moderne Pojectbeheertools voor de bouw helpen teams samen te werken, de voortgang in realtime bij te houden en zich aan te passen aan veranderingen zonder uitgebreide training.

Hoe kies je de beste software voor bouwprojectbeheer

In CPM zijn deadlines van het grootste belang. Het missen van een deadline heeft een trapsgewijs effect en kan de voltooiing van het hele project vertragen.

Als je team niet weet wie wat doet en wanneer en wie verantwoordelijk is voor het werk dat wordt gedaan, is de kans veel groter dat deadlines door de mazen van het net vallen. Volgens ons onderzoek missen teams zelfs elke week 26% van de deadlines.

Of je nu traditionele of moderne tools gebruikt, zorg ervoor dat je bouwprojectbeheersoftware deze onmisbare functies bevat:

• Kritiek pad-visualisatie: identificeer en volg de langste reeks taken die op tijd moeten worden voltooid om het hele project op schema te houden. Deze functie helpt je taken met een grote impact te prioriteren en trapsgewijze vertragingen te voorkomen.

• Deadline bijhouden: stel duidelijke, uitvoerbare deadlines in en beheer deze om vertragingen in je kritieke pad te voorkomen.

• Tijdlijnvisualisatie: gebruik tools zoals Gantt-grafieken om projectmijlpalen, afhankelijkheden en planningen in kaart te brengen voor meer helderheid.

• Middelenbeheer: coördineer de werkbelasting tussen teamleden om overboeking te voorkomen en een soepele uitvoering van complexe bouwprojecten te garanderen.

• Gecentraliseerde communicatie: bewaar alle projectupdates, bestanden en beslissingen op één plaats om de samenwerking met belanghebbenden en onderaannemers te stroomlijnen.

• Budget bijhouden: houd de kosten in realtime bij om overbesteding te voorkomen en je projectbudget op schema te houden.

• Mobiele toegang: zoek een tool met een echt goede mobiele app waarmee je je werk in realtime kunt bijwerken. Zo zit iedereen - op kantoor en op de werklocatie - op dezelfde lijn.

• Sjablonen en workflows: standaardiseer processen met aanpasbare sjablonen om tijd te besparen en de consistentie te verbeteren.

Beter bouwprojectbeheer met Asana

Bouwbeheer is een veld met een hoge intensiteit en je hebt een manier nodig om alle veranderende plannen en onverwachte veranderingen bij te houden. Er bestaan projectbeheertools voor de bouw, maar daar richten we ons niet op. Asana is een werkbeheerplatform - wat betekent dat we nadenken over processen, niet alleen over projecten. 

Met Asana kun je elk project plannen en uitvoeren. Van gecentraliseerde besluitvorming tot gestroomlijnde informatie-uitwisseling, Asana is een alles-in-één tool om je team te helpen hun beste werk te doen en hun doelen te bereiken.

Veelgestelde vragen over projectbeheer in bouwprojecten