Kanbankaartsjabloon

Kanban is een veelgebruikte projectbeheermethode waarmee teams het werk dat ze moeten doen af kunnen stemmen met de beschikbaarheid van elk teamlid. Het idee is dat teamleden taken “ophalen” vanuit een backlog en ze door aangewezen workflowfasen leiden. Doorgaans implementeren teams de Kanbanmethode via Kanbanborden.

Als het Kanbanbord een skelet is, dan zijn de Kanbanborden de spieren. Op Kanbankaarten staat alle informatie die ontwikkelaars moeten weten om een taak uit te voeren. Als je team op zoek is naar een consistenter Kanbanproces, kan het maken van een Kanbankaartsjabloon je workflows versnellen. Zo gaat dat in z'n werk.

Wat is een Kanbankaartsjabloon?

Bij de Kanbanmethode wordt elke projecttaak vertegenwoordigt door een kaart waarop alle relevante informatie over die taak staat. Hiertoe kunnen een overzicht van de taak, belangrijke datums, belangrijke belanghebbenden en de taakstatus behoren. Een Kanbankaartsjabloon is een herhaalbaar raamwerk dat je kunt kopiëren zodat je snel nieuwe, gesjabloneerde taken kunt maken. 

Bij Kanbanbordsjablonen gaat het niet alleen om consistentie - ze zorgen er ook voor dat je team de informatie krijgt die het nodig heeft om een vliegende start te maken met de workflow. Wanneer alle noodzakelijke informatie zich op één plek bevindt, kunnen teamleden zich focussen op het uitvoeren van de taak, in plaats van op zoek te moeten gaan naar missende details.

Met een Kanbankaartsjabloon kunnen teamleden makkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben om een taak uit te voeren. Een consistente indeling zorgt ervoor dat elk inkomend taakverzoek dezelfde informatie op dezelfde manier geordend heeft.

Een Kanbankaartsjabloon maken

Wanneer je een Kanbankaartsjabloon wilt maken, zou je met de leden van je Scrum- of Agile-team moeten brainstormen om alle informatie boven water te halen die nodig kan zijn om op accurate wijze een taak op een Kanbanbord uit te voeren. Dit helpt knelpunten of vertragingen in de productietijd te voorkomen omdat je minder achter informatie aan hoeft te gaan.

Het is belangrijk dat je Kanbankaartsjabloon de juiste informatie bevat. Hier vind je een paar dingen die meestal op een Kanbankaart worden aangetroffen.

• Een uitvoerbare taaknaam: Wanneer je de naam van de taak met een werkwoord begint, geef je duidelijk aan welke taak er moet worden uitgevoerd. "Voeg functionaliteit aan de webapp toe" bijvoorbeeld, maakt duidelijk wat voor soort werk er voor deze taak op hoog niveau moet worden uitgevoerd. 

• Belangrijke datums: Afhankelijk van de workflow van je team, zijn bepaalde datums belangrijk voor zowel projectbeheerders als ontwikkelaars. Een projectmanager moet bijvoorbeeld de startdatum van een taak weten, terwijl een ontwikkelaar moet weten wanneer de taak moet zijn voltooid.

• Taakeigenaar: Dit is de individu die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. Als iemand vragen heeft over deze specifieke taak, kunnen ze met deze persoon contact opnemen voor uitleg.

• Taakstatus: In het Kanbansysteem wordt dit vaak weergegeven door waar de kaart zich op een Kanbanbord bevindt. Elk team heeft een unieke workflow voor het bijhouden van werk in behandeling, het is dus belangrijk dat iedereen de verschillende fasen van het Kanbanbord van je team kent.

Sommige informatie op een Kanbanbord is ook belangrijk voor projectmanagers om te weten. Hier is wat optionele informatie die belangrijke context kan bieden voor projectmanagers:

• Taakprioriteit: Dit is hoe belangrijk een individuele taak is in vergelijking met de omringende taken. Het prioriteren van taken kan een bijdrage leveren aan het optimaliseren van de doorlooptijd voor de taken die dat nodig hebben. Dit kan je ontwikkelteam helpen te beslissen welke taken eerst moeten worden voltooid.

• Verhaalpunten: Verhaalpunten zijn een manier om een taak te meten op basis van de hoeveelheid tijd of inspanning die vereist is om de taak te voltooien. Deze informatie is belangrijk voor het taakbeheer; het helpt een projectmanager te voorkomen dat zijn of haar team overladen wordt met teveel werk. 

• Overkoepelend project of initiatief: Sommige teams hebben taken uit een verscheidenheid aan verschillende projecten op één Kanbanbord. Labelen tot welk initiatief een kaart behoort, biedt de ontwikkelaar context en houdt de informatie georganiseerd voor andere belanghebbenden.

• Subtaken: Sommige taken vereisen zoveel werk dat ze kunnen worden opgesplitst in kleinere subtaken. Door deze taken aan een bovenliggende taak te koppelen, blijft het werk georganiseerd.

• Tijdregistratie: Als je voor een bureau werkt, is tijdregistratie belangrijk voor het factureren van klanten en het vaststellen van de prijzen 

Een Kanbankaartsjabloon gebruiken

Zodra je team alle informatie heeft geïdentificeerd die het nodig heeft om een taak op een Kanbanbord nauwkeurig uit te voeren, kun je beginnen met het maken van je Kanbankaartsjabloon. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door een digitale projectbeheertool te gebruiken waarmee je vanuit een sjabloon taken kunt maken en realtime toegang hebt tot informatie.

Wanneer je een Kanbankaartsjabloon maakt in een digitaal projectbeheersysteem, kun je snel en gemakkelijk een nieuwe Kanbankaart maken door het sjabloon te dupliceren en in te vullen met de relevante informatie die bij die taak hoort.

Geïntegreerde functies

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die alles eerst moeten controleren en goedkeuren, kunnen subtaken helpen. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke onderdelen op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken op in kleinere onderdelen of leg de afzonderlijke onderdelen van een proces met meerdere stappen vast met subtaken.

Aanbevolen apps

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen