Voorraad

Of je nu de inventaris van een restaurant beheert, kantoorartikelen bijhoudt of apparatuur tussen teams beheert, het aanpasbare inventarissjabloon van Asana geeft je team een gedeeld systeem om te controleren wat je hebt, waar het is en wat aandacht nodig heeft. Nooit meer achter updates aanjagen in spreadsheets of e-mails.

Dit eenvoudige inventarissjabloon helpt je items te registreren, opvolgingen toe te wijzen, consistentie in je proces te behouden en, belangrijker nog, je inventaris bij te houden terwijl je fouten minimaliseert.

Wie heeft baat bij dit inventarissjabloon?

Bij Asana hebben we gezien hoe gemakkelijk het is voor teams om het overzicht te verliezen over benodigdheden, tools of voorraad in verschillende afdelingen. Zonder een gecentraliseerd systeem escaleren kleine problemen, zoals dubbele bestellingen of gemiste herbestelpunten, snel tot vertragingen of voorraadtekorten.

Of je nu voedselvoorraad beheert, schappen aanvult of producten op verschillende winkellocaties bijhoudt, dit inventarissjabloon helpt je om op de hoogte te blijven van elke itemnaam, SKU en eenheidsprijs wanneer deze verandert.

Dit inventarischecklistsjabloon werkt goed voor teams en individuen die een duidelijke, herhaalbare manier nodig hebben om bij te houden wat ze beheren:

• Kleine bedrijfseigenaren die voorraadniveaus, herbestelpunten en prijzen bijhouden in een gedeeld bedrijfsinventarissysteem.

• Winkelmanagers die de voorraad, verkooppunten en productbeschikbaarheid via online en in-store kanalen bewaken.

• Bouwploegen die grondstoffen, apparatuur en andere locatiespecifieke inventaris beheren van klus tot klus.

• IT- en facilitaire teams die apparatuurinventaris, garantiedetails en hardwaregegevens beheren.

• Non-profitorganisaties en scholen die meerdere soorten inventaris op verschillende locaties beheren, van boeken en tools tot donatiegoederen.

• Personen die huishoudelijke items organiseren in een startpagina-inventaris voor verzekeringen, verhuizing of persoonlijke administratie.

• Iedereen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van basisinventaris in sectoren zoals gezondheidszorg, detailhandel, logistiek of onderwijs.

Waarom een Asana-inventarissjabloon gebruiken?

We hebben teams van inventarisspreadsheets naar Asana zien overschakelen en ze hebben meteen meer controle over hun inventarisbeheer. In plaats van opnieuw te twijfelen aan de niveaus van opnieuw bestellingen of door tabbladen te graven voor kostendetails, leeft alles in één duidelijke, collaboratieve werkruimte. Het resultaat? Minder vertragingen, snellere herbevoorrading en betere beslissingen over wat je moet bestellen en wanneer.

Met dit inventarisatiesjabloon kun je:

• De itemnaam, SKU, hoeveelheid en opslaglocatie op één plaats bijhouden; ideaal voor voorraadbeheer en het bijhouden van activa.

• Velden toevoegen voor eenheidskosten, totale waarde en status om de zichtbaarheid te verbeteren en teams te helpen te reageren op realtime gegevens.

• Gebruik herbestelpunten en aangepaste regels om automatisch opnieuw aan te vullen voordat de voorraad te laag wordt.

• Leverancierscontacten toevoegen en organiseren en de datum van de laatste transactie bijhouden om weloverwogen aankoopbeslissingen te nemen.

• Asana AI gebruiken om hiaten te detecteren, automatiseringen aan te bevelen en repetitieve taken in je workflow voor voorraadbeheer te vereenvoudigen.

• Houd je inventarissysteem flexibel met ingebouwde functionaliteit die een breed scala aan inventaristypen ondersteunt, van kantoorbenodigdheden tot IT-apparatuur.

• Geef teamleden toegang tot gedeelde gegevens, waardoor silo's worden verminderd en snellere, beter geïnformeerde beslissingen mogelijk worden.

Zo gebruik je dit inventarissjabloon

1. Dupliceer het inventarislijstsjabloon. Klik op 'Sjabloon gebruiken' om je versie in Asana te starten. Geef het een naam die bij je opstelling past, zoals 'Magazijnbenodigdheden', 'IT-hardware' of 'Faciliteiteninventaris'.

2. Registreer elk item als een taak. Maak een taak voor elk item dat je bijhoudt. Gebruik de taaktitel voor de productnaam of het label en voeg eventuele identificatiecodes toe, zoals onderdeelnummers of SKU's, om het zoeken te vergemakkelijken.

3. Voeg trackingvelden toe. Pas het project aan met velden voor hoeveelheid, opslaglocatie, kosten per eenheid, totale waarde, drempel voor opnieuw bestellen en itemstatus. Dit geeft je een duidelijk overzicht van wat er op voorraad is, waar het wordt opgeslagen en wat aandacht nodig heeft.

4. Registreer leveranciersinformatie en bestelgeschiedenis. Gebruik de taakbeschrijving om namen van leveranciers, contactgegevens en bestellinks op te slaan. Voeg een veld of opmerking toe om bij te houden wanneer het item voor het laatst is besteld of ontvangen.

5. Organiseer op type of locatie. Gebruik secties om items te groeperen op categorie (zoals gereedschap, meubels, verbruiksartikelen) of op de plaats waar ze worden opgeslagen (zoals kamer A, hoofdkast of magazijnruimte 3). Dit maakt het makkelijker om in één oogopslag te vinden wat je nodig hebt.

6. Wijs opvolgingen en aanvullingstaken toe. Als iets opnieuw moet worden besteld of geïnspecteerd, wijs het dan toe aan de juiste persoon en stel een vervaldatum in. Je kunt ook rechtstreeks bonnen, facturen of garantiedocumenten aan de taak toevoegen.

7. Kies een weergave die bij je workflow past. Gebruik Lijstweergave voor een eenvoudig itemlogboek, Bordweergave om de itemstatus bij te houden of Tijdlijnweergave om geplande audits of vervangingscycli te volgen. Dashboards kunnen samenvattingen weergeven, zoals de totale inventariswaarde of gemarkeerde items.

8. Stroomlijn je proces met ingebouwde tools. Gebruik regels om herinneringen te automatiseren wanneer de voorraad bijna op is. Bewaar leveranciersbestanden en notities op één plaats met behulp van de tabbladen Bestanden en Berichten. Asana helpt je om spreadsheets te verminderen en je proces soepel te laten verlopen.

Asana-functies om inventarisbeheer te verbeteren

• Aangepaste velden: voeg gestructureerde gegevens toe aan elk inventarisitem, zoals eenheidsprijs, voorraadniveau, serienummer of einddatum van de garantie. Je kunt taken sorteren en filteren met behulp van deze velden om snel te identificeren wat aandacht nodig heeft.

• Tijdlijnweergave: bekijk de voorraadactiviteit in de loop van de tijd. Of je nu herbevoorradingscycli, vervaldata van garanties of seizoensgebonden items bijhoudt, de tijdlijnweergave helpt je bij het plannen en voorkomt last-minute gedoe.

• Regels: gebruik automatisering om voor te blijven op voorraadproblemen. Je kunt bijvoorbeeld een taaktoewijzing of Slack-melding activeren wanneer de voorraad onder een bepaalde drempel daalt.

• Multi-home-taken: houd voorraadstaken zichtbaar in meerdere projecten, zoals Operations, IT of Finance, zonder ze te dupliceren. Het is een eenvoudige manier om de coördinatie tussen teams te verbeteren.

• Formulieren: laat teamleden aanvragen voor aanvulling indienen of ontbrekende items melden via een gestandaardiseerd formulier. Elke invoer wordt een taak in je inventarissjabloon voor eenvoudige tracking.

• Goedkeuringen: stroomlijn het herbestelproces met ingebouwde goedkeuringen. Voeg een goedkeuringsfase toe aan elke inventaristaken zodat teamleiders of financieel managers snel kunnen beoordelen en goedkeuringen kunnen geven.

• Statusupdates: deel snelle updates over inventarisatiecycli, de voortgang van het aanvullen van de voorraad of aankomende audits, allemaal op één plek. Deze updates zijn gekoppeld aan je project, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder e-mails te hoeven achtervolgen.

Aanbevolen integraties

• Tableau: zet je inventarisgegevens om in dynamische dashboards. Met de Asana + Tableau-integratie kun je trends visualiseren, zoals voorraadtekorten, herbevoorradingsfrequentie en itemwaarde in de loop van de tijd. 

• Microsoft Excel: exporteer je inventarisblad naar Excel voor offline toegang of om te delen met teamleden buiten je organisatie. Geweldig voor afdrukken, geavanceerde gegevensinvoer of synchroniseren met andere Microsoft-tools. 

• Google Sheets: synchroniseer je inventarislijst met een spreadsheet om aangepaste rapporten uit te voeren of afdrukbare checklists te maken. Ideaal voor teams die een vertrouwde spreadsheetweergave willen naast hun realtime systeem. 

• Gmail: zet e-mails van leveranciers of herbestellingsbevestigingen om in traceerbare taken. Je hoeft niet te kopiëren en plakken; klik gewoon om een e-mail rechtstreeks naar je inventarissysteem te sturen. 

• Slack: automatiseer waarschuwingen voor lage voorraad en herbestel goedkeuringen met Slack-berichten. Je kunt Slack-gesprekken ook omzetten in taken om informele updates verbonden te houden met je inventarisworkflow. 

• Dropbox: voeg leverancierscontracten, garanties of handleidingen toe aan elk inventarisitem. Met Dropbox geïntegreerd, wordt elk document opgeslagen naast het item dat het ondersteunt. 

Veelgestelde vragen over inventarissjablonen