Sjabloon voor middelenbeheer

Elk groot bedrijf heeft talloze waardevolle middelen - van je beste teamleden tot dingen waar je niet aan denkt (bijvoorbeeld sanitair). Elk middel moet goed worden beheerd. Houd de bedrijfsmiddelen in de gaten door ze bij te houden, te overzien en te beheren met een sjabloon voor middelenbeheer.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

list iconLijstweergaveboard iconBordenfield-add iconAangepaste veldenapproval iconGoedkeuringen

Recommended apps

Microsoft-pictogram
OneDrive
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud
Google Workspace-logo
Google Workspace
Dropbox
Dropbox

Delen
facebooktwitterlinkedin

Velen van ons denken aan financiën wanneer ze het woord 'middelen' horen. Middelen kunnen echter elk object zijn (groot of klein) dat je bedrijf bezit. Bijvoorbeeld kantoorruimte of het onbewerkte audiobestand van de laatste aflevering van je podcast. Je bedrijf heeft waarschijnlijk op elk moment heel veel verschillende soorten middelen. Het beheren van al deze bedrijfsmiddelen kan gecompliceerd worden - als je niet de juiste tools en systemen hebt geïmplementeerd om je te ondersteunen.

Dat is waar een sjabloon voor middelenbeheer van pas komt.

Wat is middelenbeheer?

Middelenbeheer is het proces van het organiseren, opslaan en coördineren van je bedrijfsmiddelen. Met andere woorden, het is een speciaal type bedrijfsbeheer voor je middelen. Je middelenbeheerproces kan verschillende dingen omvatten: het vaststellen van de waarde van het middel, het overzien van de levenscyclus van het middel, het vinden van manieren om meer waarde uit je middelen te halen, of het opzetten van een middeleninventaris. 

Omdat het meerdere componenten omvat, bestaat middelenbeheer meestal uit cross-functional werk dat wordt uitgevoerd op verschillende functieniveaus en in verschillende afdelingen en teams. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk dat een CFO, een teamleider en een individuele medewerker allemaal betrokken zijn bij hetzelfde beheerproject van een financieel middel.

Soorten middelenbeheer

Het beheren van financiële middelen is slechts één soort middelenbeheer, hier zijn een paar andere:

  • Beheer van digitale middelen: Het beheren van digitale bestanden, services of producten - zoals mediabestanden of een bedrijfsblog.  

  • Beheer van vaste middelen: Het beheren van vaste bedrijfsmiddelen (middelen die niet snel kunnen worden omgezet in contant geld), zoals het sanitair van je kantoorruimte.

  • Beheer van IT-middelen: Het beheren van de hardware en software van een bedrijf, bijvoorbeeld de abonnementen voor Microsoft-software en cloudopslag.

  • Beheer van bedrijfsmiddelen: Het beheren van de fysieke infrastructuur zoals machines of het onderhoud van het wagenpark van het bedrijf. 

  • Beheer van financiële middelen: Het beheren van financiële middelen zoals aandelen in investeringen in vastgoed.

Wat is een sjabloon voor middelenbeheer?

Een sjabloon voor middelenbeheer is een leidraad voor je workflow voor middelenbeheer. Het biedt een duidelijke set stappen voor middelenbeheer die je teamleden en collega's kunnen volgen zodat er minder verwarring ontstaat en consistentere resultaten worden geboekt.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je belast bent met het maandelijks bijhouden van het gebruik van bedrijfswagens. Een belangrijke eerste stap van je middelenbeheerproces is het bekijken van de statistieken over hoe vaak een werknemer een auto in een bepaalde maand meeneemt. Je kunt dit (en andere cruciale stappen) opslaan in je sjabloon. Ook als iemand anders de middelen beheert wanneer je niet op kantoor bent, weet hij/zij precies welke stappen er moeten worden gezet.

De voordelen van het gebruik van een sjabloon voor middelenbeheer

Of je nu een klein bedrijf, een startup of een grote onderneming bent, het maken van een sjabloon voor middelenbeheer helpt je altijd je middelen (en de teams die er verantwoordelijk voor zijn) georganiseerd te houden. Dat komt omdat je sjabloon voor middelenbeheer:

  • Het bijhouden van middelen optimaliseert: Als je weet wat je hebt en waar het zich bevindt, is het moeilijker om je middelen uit het oog te verliezen.

  • Cross-functional inspanningen coördineert: Wanneer je een sjabloon gebruikt, zorg je ervoor dat alle teams en afdelingen middelen op dezelfde manier beheren.

  • Zichtbaarheid biedt: Belanghebbenden kunnen zien hoe je middelen beheert. Dit is vooral handig voor de leidinggevenden aan de top en als je met klanten werkt.

Houd er rekening mee dat niet alle sjablonen voor middelenbeheer gelijk zijn. Als je een sjabloon in een projectbeheertool bouwt, wordt het dynamisch. Je kunt indien dat nodig is gemakkelijk informatie bijwerken, delen en reproduceren. Dit biedt je meer mogelijkheden dan wanneer je een eenvoudig sjabloon in een Exel-spreadsheet gebruikt dat je elke keer dat je een nieuw middel verwerft opnieuw handmatig moet bijwerken.

Wie gebruikt sjablonen voor middelenbeheer?

Hoewel iedereen een sjabloon voor middelenbeheer kan maken en gebruiken, zullen bepaalde bedrijven, teams en sectoren er meer baat bij hebben dan andere.

Hier zijn een paar sectoren en afdalingen die in het bijzonder zouden kunnen profiteren van het sjabloneren van hun proces voor middelenbeheer. We geven ook een paar use cases:

  • IT-teams: Wanneer collega's producten of services vragen van IT-afdelingen, is het een goed idee een digitaal sjabloon voor middelenbeheer te gebruiken om deze aanvragen te sorteren en te vervullen. Wanneer je bijvoorbeeld softwareabonnementen distribueert, kun je een sjabloon voor middelenbeheer gebruiken dat automatisch nieuwe aanvragen ontvangt, ze aan een teamlid toewijst om te distribueren, en de nieuwe softwarelicentie naar de aanvrager stuurt.

  • Productie: Gebruik je sjabloon om je systeem voor middelenbeheer te stroomlijnen, waaronder het bijhouden van je middeleninventaris en het coördineren van je middelenproductie binnen al je verschillende afdelingen.

  • HR: Net als een IT-team kan een HR-team een digitaal sjabloon voor middelenbeheer gebruiken om professionele services voor werknemers te coördineren.

Een sjabloon voor middelenbeheer gebruiken

Er is geen strikt draaiboek voor het beheer van middelen. Middelen kunnen veel verschillende dingen zijn, en je bedrijf heeft waarschijnlijk zijn eigen voorkeuren voor het beheer ervan. Dat betekent dat je een sjabloon wilt dat flexibel en gebruiksvriendelijk is, of, en dat is nog waarschijnlijker, meerdere sjablonen wilt maken.

Maar hoe maak, bewaar en gebruik je een sjabloon voor al deze verschillende functies? Wat als je verschillende sjablonen nodig hebt voor het beheren van digitale, vaste en IT-middelen? Antwoord: gebruik werkbeheersoftware om je sjabloon voor werkbeheer te bouwen. Zodra je een digitaal sjabloon hebt gebruikt, kun je het gebruiken om al je gerelateerde middelenmateriaal te coördineren. Verbind risicobeheerplannen, integreer met je resourcebeheersystemen en stel duidelijke routekaarten op voor het gebruik van je middelen en voor hoe je de waarde van je middelen kunt verhogen.

Je kunt verschillende soorten sjablonen voor middelenbeheer maken, waaronder:

  • Sjablonen voor het bijhouden van middelen

  • Sjablonen voor middeleninventarissen

  • Sjablonen voor middelenbeheerprocessen

  • Sjablonen voor middelenbeheer voor speciale soorten middelen (bijvoorbeeld sjablonen voor het beheer van digitale middelen, van bedrijfsmiddelen of financiële middelen)

Ongeacht het soort sjabloon voor middelenbeheer dat je maakt, zou je altijd moeten overwegen de volgende nuttige onderdelen op te nemen:

  • Datums Maak een lijst met de aankoopdatum, productiedatum of distributiedatum. Dit helpt je bij het bijhouden van je middel.

  • Verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor dit middel? Dit is de contactpersoon voor vragen of updates van het middel.

  • Soort middel: Als je bedrijf of team verschillende soorten middelen beheert, kun je ze hier categoriseren. De namen van bepaalde middelen lijken op elkaar (een softwareabonnement kan bijvoorbeeld op een IT-middel of digitaal middelen lijken). Wanneer je in je sjabloon uitlegt welk soort bedrijfsmiddel het betreft, verminder je deze verwarring.

  • Prioriteit: Hoe belangrijk is het dat je dit middel beheert? Dit toont belanghebbenden en teamleden welke middelen een hogere prioriteit hebben voor het bedrijf. 

  • Status: Wordt dit middel op dit moment beheert door een teamlid? Laat belanghebbenden de status van elk middel zien zodat ze zich geen zorgen hoeven te maken of je middelen wel goed beheert.

  • Specifieke details van het middel: Afhankelijk van het soort middel kan het zijn dat je extra details wilt opnemen. Als het middel bijvoorbeeld je onroerend goed is, kun je de aankoopprijs, eventuele inkomsten die je hebt gegenereerd en potentiële winst opnemen.

Integraties en apps die je met je sjabloon kunt gebruiken

Asana biedt tal van functies en app-integraties die je kunt gebruiken met je sjabloon voor middelenbeheer.

Geïntegreerde functies

  • Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

  • Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

Aanbevolen apps

  • OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

  • Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren het beste werk als ze zich op het ontwerpen kunnen concentreren. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD-deellinks insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - alles in Adobe Creative Cloud.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen

Wat is het doel van een sjabloon voor middelenbeheer?

Sjablonen voor middelenbeheer fungeren als een leidraad voor het beheren van je middelen. Je kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor middelenbeheer maken dat fungeert als een stap-voor-stap handleiding voor het inventariseren, bijhouden en onderhouden van je middelen. Dit helpt je een routine vast te stellen die iedereen kan volgen. Sommige middelen zijn uiterst waardevol, en het gebruik van een sjabloon zorgt ervoor dat zelfs wanneer je het beheer ervan uitbesteedt, alle middelen met dezelfde zorg worden behandeld als wanneer je er zelf toezicht op zou houden.

Wat houdt de term middelenbeheer in?

Middelenbeheer is de manier waarop je je middelen organiseert, opslaat en overziet. Dit proces is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle middelen worden verantwoord en correct worden behandeld. Om een hoge standaard voor je middelenbeheer te realiseren en te handhaven, kun je met projectbeheersoftware een sjabloon maken en gebruiken dat je proces standaardiseert.

Wat is een voorbeeld van middelenbeheer?

Een goed voorbeeld van middelenbeheer is de manier waarop een financieel adviseur toezicht houdt op je beleggingsportefeuille. De adviseur is verantwoordelijk voor het beheer van de middelen (zoals aandelen, obligaties, investeringen in bedrijven of vastgoed), het kennen van hun vroegere en huidige waarde, en het onderhouden van je portefeuille door het toevoegen of verwijderen van middelen wanneer dat nodig is.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag