프로젝트 차트 템플릿

목표, 예산, 마일스톤, 커뮤니케이션 계획 등 새로운 프로젝트를 시작하는 일은 경험 많은 프로젝트 매니저에게도 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.

하지만 다행히도 매번 모든 것을 처음부터 시작하지 않아도 됩니다. 프로젝트 차트 템플릿은 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 사용할 수 있는 청사진을 제공합니다. 따라서 필요한 단계를 놓치거나 프로젝트가 위험한 상태에 놓이게 될까 염려하지 않아도 됩니다.

프로젝트 차트란?

프로젝트 차트는 프로젝트 계획을 시각적으로 나타내는 차트입니다. 프로젝트 차트는 달성해야 하는 모든 것을 한 곳에 배치하고 각 결과물이 전반적인 프로젝트 타임라인에 어떻게 부합하는지 도식화하여 보여줍니다. 간트 차트라고도 불리는 프로젝트 차트는 일반적으로 가로 막대 그래프 형식입니다.

프로젝트 차트는 작업 표시줄을 사용하여 각 프로젝트 결과물의 시작일과 마감일을 나타내며, 선을 연결하는 것은 작업 종속성을 시각화하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 차트는 핵심 프로젝트 마일스톤 및 각 작업을 담당하는 팀원도 포함할 수 있습니다.

프로젝트 차트 템플릿이란?

간트 차트 템플릿 혹은 프로젝트 차트 템플릿은 모든 새로운 이니셔티브를 위해 빠르게 프로젝트 차트를 구성할 수 있도록 해주는 재사용 가능한 가이드입니다. 프로젝트 차트 템플릿은 프로젝트를 성공적으로 계획하고, 실행하고, 전달하는 데 필요한 모든 단계의 청사진을 제공합니다. 따라서 새로운 프로젝트를 시작할 때 매번 처음부터 시작할 필요가 없으며, 중요한 단계를 놓칠 염려를 하지 않아도 됩니다. 프로젝트 차트 템플릿이 지도가 되어 주기 때문에 현재 진행하는 이니셔티브에 대한 구체적인 정보를 채워 넣기만 하면 됩니다.

디지털 프로젝트 차트 템플릿의 이점

프로젝트 매니저로서 프로젝트 결과물을 추적하려면 정적인 Excel 스프레드시트 이외에도 추가적인 도구가 필요합니다. 따라서 시간 경과에 따라 모두가 업무의 진행 상태를 확인할 수 있도록 팀이 작업을 완료함에 따라 지속적이고 역동적으로 업데이트되는 문서가 필요합니다.

디지털 프로젝트 차트 템플릿을 만들면 문서를 업데이트하는 데 소요되는 시간은 줄이고 프로젝트 목표를 달성하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 계획과 차트를 별도로 만들 필요 없이 동일한 문서를 다른 방식으로 시각화할 수 있습니다.

정적인 문서 대신 프로젝트 관리 툴에서 프로젝트 차트 템플릿을 만들면 다음을 할 수 있습니다.

• 한 곳에서 프로젝트 계획을 시각화하고 프로젝트 정보를 보관합니다.

• 우선순위가 변경되면 차트를 재배열하고 마감일과 상태를 업데이트합니다.

• 프로젝트의 진행 상태를 실시간으로 확인합니다.

• 프로젝트 일정, 상태, 결과물을 이해관계자와 수월하게 공유합니다.

• 프로젝트 차트는 프로젝트 계획으로도 사용할 수 있으므로 중복 작업을 피합니다.

• 프로젝트 결과물을 추적하는 동일한 곳에서 협업합니다.

• 핵심 프로젝트 단계를 놓치지 않습니다.

• 관련 문서, 이미지 또는 스프레드시트를 첨부합니다.

프로젝트 차트 템플릿에 포함해야 하는 내용

효과적인 프로젝트 차트 템플릿은 이해관계자가 사용하기 쉬우며, 자세한 배경 정보를 풍부하게 제공합니다. 프로젝트 차트 템플릿은 이해관계자가 각 작업을 클릭하여 확인할 수 있고 필요에 따라 더 자세한 정보에 접근할 수 있는 기능이 포함된 것이 가장 이상적입니다. 이렇게 하면 프로젝트 차트가 단순히 작업을 시각화하는 하나의 방법에만 그치는 것이 아니라 모두가 핵심 프로젝트 정보에 접근할 수 있는 단일 정보 소스가 됩니다.

프로젝트 차트 템플릿을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 차트 템플릿을 다음과 같이 각 프로젝트 단계에 대한 섹션으로 나눕니다: 프로젝트 착수, 계획, 실행, 성과 및 프로젝트 종료. 이렇게 하면 프로젝트가 어느 단계에 있는지 이해관계자가 한눈에 확인할 수 있습니다. 또한 팀이 다른 프로젝트의 단계를 이해하는 데 도움이 되어 각 단계에 충분한 시간을 할당할 수 있습니다.

• 각 프로젝트에 포함하고자 하는 표준 작업을 미리 작성합니다. 하지만 추가 결과물을 포함하기 위한 여유 공간을 남겨둡니다. 프로젝트 차트 템플릿은 프로젝트 브리프 생성, 프로젝트 목표 정의와 같이 각 프로젝트에서 실행해야 하는 주요 단계를 포함하여 구성해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트 차트 템플릿을 모든 신규 프로젝트의 로드맵으로 사용할 수 있습니다. 모든 프로젝트는 조금씩 다르므로 팀원들은 템플릿을 사용할 때 필요에 따라 추가적인 결과물을 추가할 수 있습니다.

• 작업 간 종속 관계를 표시합니다. 종속 관계는 다른 작업이 완료되어야 시작할 수 있는 의존 관계에 있는 작업을 말합니다. 템플릿에 종속 관계를 포함하면 올바른 순서로 작업 일정을 계획하여 업무 지연을 피하고 각 작업을 시작하는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있습니다.

• 중요한 순간을 나타내는 마일스톤을 생성합니다(예: 프로젝트 킥오프 미팅 또는 프로젝트 출시일). 마일스톤은 프로젝트 관리 프로세스 전체에서 목표로 삼을 수 있는 체크포인트가 되어 단계가 완료된 때나 새로운 단계나 활동이 시작되는 때를 알 수 있습니다.

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Hubspot: HubSpot Workflows를 사용하여 자동으로 Asana 작업을 생성하세요. HubSpot Workflows를 사용하면 HubSpot CRM의 모든 고객 데이터를 사용하여 자동화된 프로세스를 생성할 수 있습니다. 이 연동을 통해 HubSpot에서 거래나 티켓이 종료되었을 때와 같이 팀 간에 수월하게 업무를 인계할 수 있습니다.

• Lucidchart: Lucidchart + Asana 연동은 다이어그램, 플로 차트, 프로세스 맵, 와이어프레임을 Asana 프로젝트에 매끄럽게 추가합니다. 중요한 프로젝트 배경 정보를 Asana에서 바로 확인할 수 있습니다. 팀이 업무를 수행하면서 여러 애플리케이션을 전환하지 않고도 정확한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

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