지식 관리 템플릿

조직 차원의 지식은 매우 귀중합니다. 하지만 이러한 지식이 언제나 소중히 관리되는 것은 아닙니다. 보통 업무 수행 방식을 문서로 작성하지 않고 그냥 업무를 하는 경우가 많습니다. 더군다나 프로세스 문서를 실제로 읽는 사람이 얼마나 될까요? 

팀원이 프로세스 문서를 매일 사용하는 건 아닙니다. 하지만 프로세스 문서가 필요한 상황에서는 매우 중요하기 때문에 프로세스 문서가 없으면 팀이 큰 피해를 입을 수 있습니다. 사전에 지식을 기록해두면 향후 정보 격차가 생기는 일을 방지할 수 있습니다. 실제로 정보, 프로세스, 가이드를 공유하는 소스가 없다면 팀원들이 업무를 처리하기가 더 힘들어집니다. 

지식 관리를 활용하면 팀, 부서, 특정 작업의 정보를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 지식 관리가 효과를 발휘하려면 모두가 동일한 방식으로 정보를 관리해야 합니다. 이렇게 하면 모든 팀, 특히 교차 기능 팀이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 바로 이를 위해 지식 관리 템플릿을 사용할 수 있습니다.

지식 관리란?

지식 관리란 정보를 입수하고, 정리하고, 저장하고, 공유하는 프로세스를 말합니다. 지식 관리 시스템은 회사가 활용하는 각각의 모든 정보를 최대로 활용하기 위한 수단을 제공합니다. 지식 관리 시스템을 사용하면 정보를 더 쉽게 공유할 수 있어 반복되는 실수를 파악하고 이미 마련되어 있는 솔루션을 찾을 수 있습니다.

지식 기반이 갖춰지면 과거의 방식을 확인하고, 잘되었던 방식과 그렇지 않았던 방식을 파악하고, 관련 지표를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 이미 알고 있는 것을 활용하여 향후 계획을 세울 수 있기 때문에 전략적 계획을 세우는 데 유용합니다. 예를 들어, 지식 기반에서 과거 데이터를 사용하여 미래의 로드맵을 구축하는 방식에 영향을 줄 수 있습니다. 

지식 관리 프로세스는 잘 구성되고 조율되어야 합니다. 따라서 이를 템플릿으로 만들면 더욱 편리합니다.

지식 관리 템플릿

지식 관리 템플릿을 사용하면 중요한 정보를 기록하고 검토할 수 있습니다. 지식 관리 프로세스를 템플릿으로 만들어 일정한 형식으로 구성하면 관리하는 사람이 누구든지 정보를 일관된 방식으로 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 포함해야 하는 중요한 정보를 팀원이 누락할 위험을 줄이고 팀이 일관된 워크플로를 유지할 수 있습니다.

예를 들어, 회사의 예산 및 기획에 대한 지식 관리 프로세스가 있다면 이를 템플릿으로 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원이 다음 분기의 계획을 세우기 위해 지식 관리 템플릿을 사용하여 중요한 정보나 단계를 빠트리지 않을 수 있습니다. 템플릿에는 예산 외에도 예산 초과 시의 변경 관리 프로세스나 예산의 CRM을 해결하는 방법을 기재한 도움말 등의 관련 정보를 포함해야 합니다.

지식 관리 템플릿이 꼭 필요한가요?

거의 대부분의 팀이 지식 관리 템플릿을 사용하여 이점을 누릴 수 있지만, 대규모 조직과 팀에서 사용할 경우 특히 효과를 발휘합니다. 대기업에서는 많은 담당자와 팀이 프로세스를 책임지기 때문입니다. 이러한 프로세스를 위한 템플릿을 만들면 담당자가 다를지라도 동일한 방식으로 운영할 수 있어 일관된 결과를 얻을 수 있습니다. 

지식 관리 템플릿은 프로세스를 특정한 형식으로 구성합니다. 따라서 프로세스를 감독하는 사람이 누구든지 여러 부서나 회사 전체에서 동일한 방식으로 정보를 간결하게 기록하고 저장할 수 있습니다. 지식 관리 템플릿은 단계별 가이드 역할을 하며 프로세스를 성공적으로 실행하기 위해 무엇을 포함해야 하는지 보여줍니다. 예를 들어 모든 IT 자주 묻는 질문 섹션에 포함된 특정한 지식 기반 도움말이 필요한 경우, 이를 템플릿에 포함할 수 있습니다. 

전반적으로, 템플릿을 만들면 지식 공유를 간소화하여 업무가 처리되는 방식을 확인하고, 무엇이 효과가 있는지 파악하여 이를 활용하거나 따라 하고, 개선할 점을 확인할 수 있습니다. 이와 더불어, 지식 관리는 본질적으로 여러 팀이 관여하는 프로세스입니다. 다른 팀이나 팀원에게 정보를 공유하기 위해 지식 기반을 구축하는 경우가 많기 때문입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에 디지털 지식 관리 템플릿을 만들면 여러 팀이 공유하고 사용하고 접근하기 쉽다는 추가적인 이점이 있습니다.

지식 관리 템플릿을 만드는 방법

지식 관리 템플릿은 사용자에게 지식 관리 프로세스를 안내합니다. 이를 통해 지식 관리 프로세스를 셀프서비스 프로세스로 만들 수 있습니다. 지식 기반을 만드는 방법을 알고 싶은 사람은 누구나 템플릿에서 필요한 모든 지침과 단계를 찾을 수 있습니다. 

템플릿을 만들려면 포함하려는 정보의 각 영역을 위한 섹션을 만들어야 합니다. 예를 들어, 다음과 같은 섹션을 만들 수 있습니다.

• 관련 리소스 문서: 프로젝트 관리 플랫폼을 사용하고 있는 경우, 각 리소스를 위한 작업을 생성하여 각 작업에 문서를 직접 첨부할 수 있습니다. 이를 통해 관련 정보를 검색하는 데 할애하는 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.

• 팀별 프로세스: 예를 들어, 고객 지원팀을 위해 고객 피드백 프로세스를 연결하거나 나열할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 팀의 모든 프로세스를 위한 일원화된 정보 소스의 역할을 합니다.

• 자주 묻는 질문 섹션: 자주 묻는 질문은 흔히 묻는 질문에 대한 답변을 제공하여 팀이 같은 질문을 여러 번 답할 필요가 없습니다. 템플릿에 자주 묻는 질문을 위한 섹션을 만들면 다른 팀 및 부서와 협력하는 일이 잦은 IT 팀이나 다른 팀에 특히 유용합니다.

• 연락처 섹션: 특정 작업을 담당하는 팀원을 이 섹션에 표시하여 작업 관련 질문을 누구에게 문의해야 할지 명시합니다.

Asana로 지식 관리하기

지식 관리는 조정이 필요합니다. 바로 이러한 이유로 많은 사람이 프로젝트 관리 툴을 사용하여 정보를 체계적으로 정리하는 것입니다. 프로젝트 관리 툴을 사용하면 필요할 때마다 언제든지 필요한 모든 정보를 누구와도 쉽고 빠르게 공유할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 의사 결정을 담당하는 사람에게 각 섹션의 작업을 배정합니다. 예를 들어, 엔지니어링 팀을 위한 지식 관리 템플릿의 경우, 팀의 신규 입사자를 온보딩하기 위한 섹션을 만들고 해당 작업을 관련 인사팀 멤버, 인사 관리자, 온보딩 멘토에게 배정할 수 있습니다.

• 공유 프로젝트와 포트폴리오에 다양한 멤버를 쉽게 추가하여 여러 팀에 걸쳐 조율합니다.

• 섹션을 요약하여 정리해두면 관련 작업과 하위 작업을 만들어서 가이드라인과 프로세스를 포함할 수 있습니다.

• 한 번 템플릿을 만들면 ‘복제’ 버튼을 클릭하여 계속 사용할 수 있습니다.

연동된 기능

• 목록 보기. 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 자동화. 수작업을 자동화하여 팀이 바쁜 업무에 들이는 시간을 줄이고 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하세요. Asana의 규칙은 트리거와 액션에 기반을 두고 있습니다. 본질적으로 'X가 발생하면 Y를 하라'는 의미입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알리세요. 임시 자동화부터 전체 워크플로까지, 규칙에 따라 많은 업무가 자동화되므로 팀은 숙련된 전략적 업무에 더 많은 시간을 집중적으로 쓸 수 있습니다.

• 하위 작업. 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요. 

• 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Dropbox. Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Vimeo. 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

• Google Workplace. Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용해 Asana의 작업에 바로 파일을 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

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