조직 사일로: 4가지 일반적인 문제 및 예방법

기업은 특정 팀 기능별로 조직되는 경우가 많습니다. 이를 조직 구조라고 하며 반드시 나쁜 것은 아닙니다. 적절한 툴과 연동이 없으면 기능을 기준으로 기업을 세분화하는 것이 조직 사일로를 만들 수 있습니다. 조직적 사일로 가 강력하면 커뮤니케이션 문제가 발생할 수 있지만, 사일로 자체가 본질적으로 비즈니스의 나쁜 부분은 아닙니다. 

조직 사일로 문제란?

조직 사일로 는 비즈니스의 다른 부분에서 오는 정보 흐름으로부터 분리된 팀, 부서 또는 그룹입니다. 이는 의도적으로 또는 의도치 않게 발생할 수 있습니다. 조직 사일로는 일반적으로 서로 다른 팀이 고유한 프로세스를 만들고 고유한 도구를 사용하여 업무를 완료한 경우에 발생합니다. 이는 엔지니어링 팀의 워크플로가 마케팅 팀의 업무와 달라진다는 것을 의미합니다. 의도치 않게 이러한 팀들은 서로 사일로화되어 버립니다.

사일로는 특정 개인에게도 발생할 수 있습니다. 조직의 개별 멤버가 팀이나 조직에 대한 필수 정보를 보유하고 있을 때, 이는 사일로 문제의 원인이 될 수 있습니다. 사일로 문제란 개인이나 팀이 서로 지식을 공유하지 않는 사고방식을 말하며, 이는 커뮤니케이션 문제를 일으키고 협업을 어렵게 만들 수 있습니다. 대부분의 경우, 개인은 의도적으로 사일로화되지 않습니다. 이러한 현상은 소규모 팀이 확장되기 시작할 때 종종 발생합니다. 팀이 프로세스를 표준화하고 문서화하지 않으면 팀에서 가장 고령의 개인이 정보 사일로 문제가 될 수 있습니다.

조직 사일로 양식에는 몇 가지 방법이 있으며, 일부는 의도적인 것이고 일부는 의도적인 것이 아닙니다. 다음은 일반적인 조직 사일로의 몇 가지 예시입니다.

• 부서별 사일로: 한 부서가 다른 부서로부터 사일로화되는 경우입니다. 기업은 일반적으로 직무별로 조직되어 있기 때문에 가장 일반적인 조직 사일로 문제입니다. 

• 순위 또는 레벨 사일로: 이러한 유형의 사일로 문제는 개인이나 팀이 전략, 목표 또는 기타 중요한 정보를 레벨에서 상위 또는 하위 팀원에게 공개하지 않을 때 발생합니다.

• 위치 사일로: 이러한 사일로 문제는 팀이 서로 다른 사무실 위치로 세분화될 때 발생합니다. 같은 사무실에서 함께 일하는 개인은 대면 또는 단발성으로 정보를 공유할 수 있으며, 다른 위치에 있는 다른 사람과 공유하는 것을 잊을 수 있습니다. 

• 일정 사일로: 교대 근무 또는 근무 시간이 다른 팀의 경우, 팀원이 근무하는 교대 근무에 따라 정보 사일로가 존재할 수 있습니다. 새로운 정보는 주간 근무자에게 전달될 수 있지만 야간 근무자에게는 전달되지 않을 수 있습니다.

사일로가 비즈니스에 도움이 될 수 있나요?

사일로는 본질적으로 비즈니스에 좋지 않은 것은 아닙니다. 서로 다른 부서에 조직 구조를 제공하는 것이 중요합니다. 좋은 사일로는 긍정적인 기업 문화, 효과적인 커뮤니케이션, 보다 효율적인 업무 관행을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

그러나 사일로는 영역 다툼, 불분명한 비전, 커뮤니케이션 부족으로 인해 부정적으로 강화될 수 있습니다. 이로 인해 필요한 팀과의 상호 작용이 감소하고, 업무가 중복되며, 변화에 대한 저항이 발생할 수 있습니다. 이 경우 사일로를 해체하고 두 팀 간의 연결 고리를 만드는 것이 중요합니다.

더 이상 사일로가 필요 없음: 팀 간 협업을 강화하기 위한 조직 구조 최적화

이 전자책에서 조직을 구조화하여 사일로를 방지하고 더 빠르게 움직이며 변화에 대응하는 방법을 알아보세요.

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조직 사일로 현상을 일으키는 원인은 무엇인가요?

조직의 사일로는 다양한 양식으로 형성될 수 있습니다. 직장에서 협업을 강화하기 위해 사일로를 허물 수 있는 방법에 대한 몇 가지 양식과 솔루션을 소개합니다.

리더십 내의 사일로 문제

팀 리더가 사일로 문제로 고립되어 있다면 이러한 태도가 부하 직원에게도 영향을 미칠 수 있습니다. 솔선수범은 전염성이 있으며, 리더가 특정 팀에 대해 부정적인 판단을 내릴 경우 나머지 부하 직원에게도 빠르게 영향을 미칠 수 있습니다. 이는 불필요한 경쟁, 오해를 불러일으키고, 적대적인 업무 환경을 조성합니다.

해결 방법: 리더십 팀과 협력할 때는 명확한 회사 전체의 목표를 설정해야 합니다. 이를 통해 리더는 최종 목표가 무엇인지, 그리고 특정 팀의 목표가 더 큰 그림의 일부에 어떻게 기여하는지에 대한 명확한 아이디어를 얻을 수 있습니다. 이 설계에서는 각 팀이 전체의 작은 부분에 대해 어떻게 책임을 지는지, 왜 협력해야 하는지 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 서로 경쟁하는 것이 아니라 더 큰 목표를 달성하는 데 초점을 맞춥니다.

팀 간 협업을 위한 프로세스가 설정되지 않음

중앙 집중식 툴이 없으면 각 팀은 업무를 완료하기 위해 자체적인 툴과 프로세스를 채택하게 됩니다. 이는 특정 부서 내에서 내부적으로 작업하는 데는 적합하지만, 교차 기능적으로 작업할 때는 어려움을 야기할 수 있습니다. 외부 팀이 반드시 동일한 프로세스를 가지고 있는 것은 아니므로 정보 사일로 문제가 발생할 수 있습니다.

중앙 기록 시스템이 없으면 교차 기능 팀이 정보를 공유하거나 다른 팀과 소통할 수 있는 방법이 없습니다. 팀은 서로 다른 커뮤니케이션 플랫폼과 오해를 통해 정보를 잃어버립니다. 이로 인해 마감일을 놓치고, 문서가 분실되고, 업무가 중복될 수 있습니다.

해결 방법: 업무 관리 플랫폼을 통해 중앙 기록 시스템을 구축하세요. 현재 팀에 커뮤니케이션 프로세스가 설정되어 있지 않은 경우, 조직의 모든 구성원이 플랫폼 사용 방법을 이해할 수 있도록 변경 관리 모범 사례를 도입해야 합니다. 업무 관리 플랫폼을 구현한 후에는 신규 입사자 온보딩 시 플랫폼 사용 방법에 대한 교육을 포함해야 합니다. 이를 통해 커뮤니케이션이 어디로 향하는지, 팀이 어떻게 협업하는지에 대한 기대치를 설정할 수 있습니다.

외부 인센티브만 사용

인센티브를 설정하는 것은 팀원들이 공동의 목표를 향해 나아갈 수 있도록 격려하는 일반적인 방법입니다. 그러나 인센티브가 장려하는 업무가 회사의 목표와 일치하지 않는다면, 팀원은 인센티브만을 위해 기여할 수 있습니다. 

예를 들어, 리더가 마케팅 팀에 인센티브를 제공한다고 가정해 보겠습니다. 팀 리더는 팀원들에게 특정 웨비나에 등록할 때마다 소액의 보너스를 지급한다고 말합니다. 이는 신규 가입을 유도하는 좋은 방법처럼 보이지만, 팀원들은 자격 여부에 관계없이 가능한 한 많은 사람들이 웨비나에 가입하도록 권장하여 시스템을 악용할 수 있습니다. 이러한 형태의 외발 동기 부여가 반드시 나쁜 것은 아니지만, 팀이 가져야 할 유일한 동기가 되어서는 안 됩니다. 

해결 방법: 인센티브와 같은 외적 동기 부여의 양식을 구현하는 경우, 회사의 전반적인 목표와 연결될 수 있을 만큼 구체적이어야 합니다. 팀의 개별적인 내재적 동기 부여 를 장려하는 것도 중요합니다. 팀원이 특정 프로젝트나 업무에 관심을 보인다면 그 호기심을 키우고 관심을 북돋아 주는 것이 좋습니다.

사일로화된 목표

공통의 목표가 없는 팀은 어떤 형태의 위치 추적 장비도 없이 바다에 떠 있는 배와 같습니다. 공통의 목표가 없으면 개별 부서가 다른 팀과 협업하지 않고 개별 전략을 개발하게 됩니다. 이러한 큰 그림 사고의 부족은 업무의 중복, 비효율적인 프로세스, 무질서한 업무 환경으로 이어집니다.

해결 방법: 팀 목표를 설정하고 팀 목표가 어떻게 더 큰 회사 목표로 이어지는지 명확하게 보여주세요. 이를 위한 최고의 방법은 팀이 완료된 업무를 회사의 목표와 연결하는 협업 툴을 사용하는 것입니다. 

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사일로 방지를 위해 회사를 조직하는 5가지 팁

다음은 유해한 사일로를 방지하고 교차 협업 커뮤니케이션을 장려하는 방식으로 회사를 조직하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁입니다. 

1. 투명한 커뮤니케이션을 강화하세요

조직의 사일로를 해소하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 명확한 커뮤니케이션으로 간단히 연결 고리를 만드는 것입니다. 리더십 팀에서 시작하면 조직 전체가 정보의 흐름이 어떻게 진행되어야 하는지, 팀 협업이 어떻게 이루어지는지, 조직 문화가 목표 달성에 어떻게 기여하는지에 대한 좋은 사례를 얻을 수 있습니다. 리더십 팀이 솔선수범을 보인다면 부하 직원들은 그들의 행동을 모방할 것입니다. 조직에서 효과적으로 소통하는 사람이 많을수록 좋습니다.

2. 정기적인 교차 협업을 장려하세요

팀이 외부 팀과 편안하게 협력하고 교류하기를 원한다면, 팀이 그렇게 할 수 있는 기회를 주어야 합니다. 특정 프로젝트를 위해 교차 기능 타이거 팀을 구성하거나 교차 기능 파트너와 정기적으로 소통하여 유대 관계를 유지하세요. 다른 부서와 소통하는 방법에 대한 모범 사례를 만들고 장기적인 파트너십을 위한 기반을 마련하세요. 

3. 일관된 기록 시스템 구축

여러 팀이 정보를 공유하도록 하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 하나의 중앙 기록 시스템을 구축하는 것입니다. 교차 기능 팀이 수행하는 다양한 업무에 모두가 접근할 수 있다면 사일로 현상이 발생하기가 훨씬 더 어렵습니다. 이러한 투명성은 교차 협업 팀이 함께 업무를 더 잘 전략화하는 데 도움이 됩니다.

4. 업무를 측정 가능한 목표와 연결하세요

목표를 설정하는 것뿐만 아니라 팀이 실제로 달성할 수 있는 목표를 설정하는 것이 중요합니다. 교차 협업 팀 리더가 보완적인 전략을 수립하고 중복 업무를 방지할 수 있도록 SMART 목표 또는 OKR 과 같은 측정 가능한 목표 설정 기법을 사용해야 합니다. 목표를 설정했으면 팀이 완료한 업무를 측정 가능한 결과에 연결하세요. 팀의 업무를 측정 가능한 목표에 직접 연결하면 팀이 업무의 중요성을 이해할 수 있습니다. 

5. 견제와 균형 시스템 구축

어떤 팀도 의사 결정에 대한 통제권을 가져서는 안 됩니다. 일반적으로 협력하는 팀이 견제와 균형을 유지할 수 있는 방법을 확립하여 의사 결정에 대한 독점이 없도록 하세요. 흔한 일은 아니지만, 한 팀이 더 많은 리소스를 가지고 있거나 해당 사안에 더 많은 이해관계를 가지고 있다면 다른 팀을 지배할 수 있습니다. 어떤 팀에 속해 있든 모든 사람이 발언할 수 있도록 하는 한 가지 방법은 그룹 의사 결정 기법을 사용하는 것입니다.

조직의 사일로를 연결하여 생산성 높이기

교차 기능 협업을 강화하고 조직 구조를 최적화하여 팀이 조율할 수 있도록 지원하세요. 이렇게 하면 팀은 중복되는 업무와 팀 간 대인 관계 관리에 집중하는 대신 목표 달성에 ���요한 지식 작업에 더 집중할 수 있습니다. 

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