イベント企画書の書き方と基本構成を徹底解説【テンプレート付き】

イベントを成功させるためには、しっかりとした企画書の作成が欠かせません。社内セミナーやチームビルディング、展示会やプロモーションイベントなど、どのようなイベントでも、目的や内容を明確に整理した企画書があれば、関係者の理解と承認を得やすくなります。

しかし、効果的な企画書を作成するためには、単にイベントの概要をまとめるだけでは不十分です。決裁者が「このイベントを実施すべきだ」と判断できるよう、目的、期待される効果、具体的な計画、予算を説得力のある形で提示する必要があります。本記事で紹介するフレームワークとステップを活用して、承認される企画書を作成しましょう。

イベント企画書とは？作成する目的と重要性

イベント企画書とは、イベントの目的、内容、予算、スケジュールなどを体系的にまとめた文書です。企画書を作成することで、イベントの全体像を可視化し、関係者間の認識のずれを防げます。

企画書を作成する 2 つの目的

イベント企画書には大きく 2 つの目的があります。

• 関係者間の認識をそろえる: イベントの方向性や具体的な内容について、企画者、運営チーム、上司、外部パートナーなど全員が共通の理解を持てるようにします。認識がそろっていれば、準備段階での手戻りを最小限に抑えられます。

• 上司や決裁者からの承認を得る: 予算の確保やリソースの配分には、社内の承認が必要です。企画書は、なぜこのイベントを開催すべきなのか、どのような成果が期待できるのかを論理的に伝えるための資料です。

企画書と提案書の違い

企画書は、イベントの具体的な実行計画をまとめた文書です。一方、提案書はアイデアや方向性を提示するための文書で、まだ詳細が固まっていない段階で使われます。企画書にはスケジュール、予算の内訳、実施方法など、より具体的で実行可能な情報を盛り込みます。

一般的な流れとしては、まず提案書でイベントの方向性を提示し、承認を得た後に、詳細な企画書を作成します。ただし、規模の小さいイベントであれば、企画書のみで進めるケースも少なくありません。

イベントの種類と企画書の使い分け

イベント企画書の書き方は、イベントの種類によって重視すべきポイントが異なります。大きく社内イベントと社外イベントに分けて考えましょう。

社内イベント

社内研修、チームビルディング、懇親会、社内表彰式、キックオフミーティングなどが該当します。社内イベントの企画書では、以下の点を明確にすることが重要です。

• 参加者のモチベーション向上や組織活性化といった目的

• 参加対象者と期待される参加率

• 開催による組織への具体的な効果

• 既存の業務スケジュールへの影響

社外イベント

展示会、セミナー、プロモーションイベント、カンファレンス、顧客向け感謝祭などが該当します。社外イベントでは、以下の要素を具体的に記載しましょう。

• 集客目標と見込みリード数

• 費用対効果の見通し

• ブランディングやマーケティング戦略との整合性

• 競合他社のイベントとの差別化ポイント

イベント企画書の基本構成要素【6W2H フレームワーク】

イベント企画書を作成する際には、6W2H フレームワークを活用すると、必要な情報を漏れなく整理できます。以下の 8 つの要素を網羅することで、決裁者にとってわかりやすく、説得力のある企画書に仕上がります。

Why: 目的・背景

なぜこのイベントを開催するのかを明確にします。企画書の中で最も重要な要素です。「新規顧客の獲得」「社員のエンゲージメント向上」「ブランド認知度の拡大」など、目的を具体的に言語化しましょう。可能であれば、数値目標を設定すると説得力が増します。

What: イベント内容

イベントのコンセプト、テーマ、プログラムの概要をまとめます。読み手がイベントの全体像をつかめるよう、簡潔かつ具体的に記述します。講演、ワークショップ、展示、ネットワーキングなど、提供するコンテンツの構成も示しましょう。

Who: 主催者・担当者

イベントの主催部門、担当者、運営チームの体制を記載します。各メンバーの役割分担も明記しておくと、責任の所在が明確になり、準備がスムーズに進みます。外部パートナーや協力企業がある場合は、その情報も含めます。

Whom: ターゲット・対象者

イベントの対象者を明確に定義します。「全社員」「営業部門のマネージャー」「既存顧客の経営層」など、具体的に記載しましょう。ターゲットが明確であれば、プログラムの内容や集客方法も的確に設計できます。

When: 開催日時・スケジュール

イベントの開催日時、所要時間、準備期間のスケジュールを記載します。当日のタイムテーブルだけでなく、準備開始日から振り返りまでの全体スケジュールを示すと、実現可能性を判断しやすくなります。

Where: 会場・開催場所

開催場所の候補、収容人数、アクセス情報を記載します。オンライン開催の場合は、使用するプラットフォームや配信方法を明記します。ハイブリッド形式の場合は、会場とオンラインの両方の環境を説明しましょう。

How: 実施方法・プログラム

イベントの運営方法、進行計画、必要な設備やリソースを記載します。受付から撤収までの流れ、使用する機材やツール、ケータリングや装飾の手配など、具体的な実施計画を示しましょう。

How much: 予算・費用

イベントにかかる費用の内訳を項目ごとに記載します。会場費、設備費、人件費、広告宣伝費、ケータリング費用など、想定されるすべてのコストを明示しましょう。費用対効果の見通しも併せて示すと、承認を得やすくなります。

イベント企画書の具体的な書き方【ステップ別解説】

基本構成を理解したら、実際にイベント企画書を作成していきましょう。以下の 5 つのステップに沿って進めると、漏れのない企画書が完成します。

ステップ 1: 関係者との打ち合わせで要件を整理する

企画書の作成に取りかかる前に、イベントに関わる関係者と打ち合わせを行い、要件を整理します。この段階で方向性をすり合わせておくと、後の修正が少なくなります。

打ち合わせで明確にすべき事項は以下のとおりです。

• イベント名

• イベントの種類と目的

• 参加対象者と想定人数

• 希望する日時と場所

• テーマやコンセプト

• 予算の上限や制約条件

• イベントを通じて達成したいゴール

関係者がこの時点で明確な要望を持っていない場合もあります。その際は、過去の類似イベントの事例や参考資料を共有しながら、方向性を一緒に固めていきましょう。

ステップ 2: イベントの目的とゴールを明確にする

なぜこのイベントを開催するのか、達成したいゴールは何かを具体的に言語化します。目的が曖昧なままだと、企画書全体の説得力が弱くなってしまいます。

目的を設定する際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 数値で測定できるゴールを設定する (例: 「新規リード 100 件の獲得」「参加者満足度 90% 以上」)

• 組織やビジネスの目標との関連性を明示する

• イベント終了後の期待される成果を具体的に記述する

ステップ 3: 魅力的なイベント概要を作成する

イベントのコンセプト、テーマ、プログラムの概要をまとめます。読み手がイベントの全体像をつかめるよう、簡潔でわかりやすい記述を心がけましょう。

概要には以下の内容を含めます。

• イベントの基本情報 (名称、日時、場所)

• 関係者との打ち合わせで合意した方向性や期待事項

• プログラムの全体的なタイムフレーム

• テーマやコンセプト、全体的なビジョン

概要は、単にロジスティクスを羅列するものではありません。このイベントがなぜ価値があるのか、どのような成果をもたらすのかを、決裁者に納得してもらえるように記述しましょう。参考となる写真やイメージ図を添えると、より具体的に伝わります。

ステップ 4: プログラムや提供するコンテンツをリストアップする

講演、ワークショップ、展示、ネットワーキングなど、イベントで提供する内容を具体的にリストアップします。各プログラムの所要時間や担当者も明記しましょう。

小規模なイベントであれば、箇条書きや表を使ってプログラムを一覧にします。大規模なイベントを計画している場合は、各パートに分けて詳細を記載すると見やすくなります。必要な設備やサプライヤーの情報も漏れなくリストアップしましょう。

ステップ 5: 予算と費用の内訳を記載する

関係者にとって、費用は最も気になるポイントの一つです。イベントの各要素にかかる費用を項目ごとに整理し、具体的な内訳を記載しましょう。

予算の項目例は以下のとおりです。

• 会場費 (レンタル料、設備利用料)

• 設備・機材費

• 人件費 (運営スタッフ、外部講師)

• 広告宣伝費 (集客費用、告知資料の制作費)

• ケータリング・飲食費

• その他の諸経費

予想外の費用が発生して関係者を驚かせることがないよう、できるだけ細かく記載することが大切です。また、予算の費用対効果の見通しも併せて示すと、承認を得やすくなります。

イベント企画書のテンプレートと活用方法

企画書を一から作成するのは時間がかかりますが、テンプレートを活用すれば、必要な情報を効率よく整理できます。テンプレートは一般的なガイドとして使い、イベントの特性に合わせてカスタマイズしましょう。

テンプレートを活用する際のポイントは以下のとおりです。

• 6W2H の要素がすべて網羅されているか確認する

• イベントの種類 (社内・社外) に合わせて、強調すべきセクションを調整する

• 自社のロゴやブランドカラーを取り入れて、統一感のある資料に仕上げる

• 過去のイベント企画書があれば、実績データを参考に記載内容を充実させる

Asana のイベント計画テンプレートを使えば、企画書の作成からタスク管理、関係者とのコミュニケーションまでを一元的に管理できます。

承認されやすいイベント企画書を作成するポイント

企画書に必要な要素をそろえたら、次は決裁者に「承認したい」と思ってもらえる企画書に仕上げましょう。以下のポイントを押さえることで、企画書の説得力が大きく向上します。

目的と期待効果を数値で示す

「新規リード 50 件獲得」「参加者満足度 85% 以上」「前年比売上 120% 達成」のように、目的と期待される効果を具体的な数値で示しましょう。数値があることで、決裁者はイベントの投資対効果を判断しやすくなります。

ストーリーで共感を生む

データだけでなく、イベントの背景にあるストーリーを伝えることも効果的です。「なぜ今このイベントが必要なのか」「参加者にどのような変化をもたらすのか」を物語として構成すると、読み手の共感を引き出せます。

ストーリーを構成する際は、以下の観点で考えてみてください。

• このイベントによって、参加者や組織はどのようなメリットを得られるのか

• どのような課題を解決するのか

• 成功した場合の具体的な成果は何か

説得力のある視覚的要素を取り入れる

企画書は、見た目のインパクトも重要です。文字ばかりの企画書は読み手の負担が大きく、内容が伝わりにくくなります。人は見たものの 80% を記憶すると言われているため、視覚的な要素を効果的に活用しましょう。

• グラフやチャート: 予算の内訳やスケジュールを図で示すと、直感的に理解しやすくなります。

• 写真やイメージ図: 会場のレイアウト、過去のイベント写真、参考イメージなどを添えると、企画の具体性が増します。

• 見やすいレイアウト: 適切な余白、見出し、箇条書きを使い、読みやすい構成にしましょう。

ターゲットに合わせた表現を使う

企画書は、読み手である決裁者や関係者の視点に立って書くことが大切です。読み手がイベントによって何を得られるのか、組織にどのような価値をもたらすのかを具体的に説明しましょう。また、社内で使われている用語や表現に合わせることで、内容がスムーズに伝わります。

リスクと対策を事前に提示する

想定されるリスクとその対応策を事前に記載しておくと、決裁者の不安を解消できます。天候による影響、集客が目標に届かない場合の代替プラン、技術的なトラブルへの備えなど、考えられるリスクを挙げ、それぞれの対策を示しましょう。

予算を明確に提示する

予算については透明性を重視しましょう。費用を組織の目標と結びつけて提示すると効果的です。たとえば、「この投資により、新規リード 100 件の獲得が見込まれ、1 件あたりの獲得コストは○○円」のように、費用対効果を具体的に示します。

柔軟な選択肢として、高価格帯と低価格帯の 2 パターンを用意し、関係者がニーズに応じて選べるようにするのもおすすめです。

まとめ: 効果的なイベント企画書で成功につなげる

効果的なイベント企画書には、明確な目的設定、6W2H に基づく構成、具体的な予算計画、そして説得力のある表現がバランスよく盛り込まれています。企画書を作成する際には、イベントのビジョンだけでなく、それが組織の目標にどのように貢献するのかを意識してアピールしましょう。

企画書が承認されたら、次はイベント準備のプロジェクト管理です。Asana のイベント計画テンプレートを使えば、タスクの割り当て、スケジュール管理、関係者とのコミュニケーションをスムーズに進められます。Asana でイベントを計画する

イベント企画書に関するよくある質問