AI スタジオを使ってコンテンツ作成を大規模に合理化する

コンテンツマーケティングは、完璧な引き継ぎが成功の鍵となる駅伝に似ています。 ライターや編集可能ユーザーがクリエイティブチームに引き継ぎ、クリエイティブチームがデザインチームに引き継ぎ、デザインチームが編集チームに引き継ぎ、最後に編集チームが SNS マネージャーやウェブチームなどのチャネルオーナーに引き継ぎます。 

今日の競争の激しいデジタル環境において、究極の賞品であるオーディエンスの注目を集めるためには、各段階の引き継ぎが極めて重要です。 でももし、これらの引き継ぎを合理化して、摩擦を減らし、チームがフィニッシュラインに向かってスピードアップできるようにできたらどうでしょうか？ 

Asana では、AI を活用して、編集制作を複雑なリレーから、引き継ぎがこれまでにない速さと正確さで行われる、足並みの揃ったスプリントへと変えることを目指しました。 

以下に、Asana のコード不要ワークフロービルダーである AI スタジオを活用して、常に人間が関与しながら、まさにそのような変化を実現している方法をご紹介します。

完璧な編集アシスタントの設計

AI スタジオを活用する方法を見つけるにあたり、私たちは真の問題点に焦点を当てたいと考えました。 実際、創造的な執筆作業そのものに問題はありませんでした。 遅延や制作上のストレスのリスクは、むしろ「仕事のための仕事」、つまり年次報告書や主要な調査結果の発表など、大規模なリリースに伴って発生する数多くの引き継ぎに集中していました。 

Asana の働き方の未来に関する研究部門である The Work Innovation Lab の同僚による研究の例を見てみましょう。 同チームのメンバーは、素晴らしいライターであり、研究者であり、さらに多くの記事を公開しています。 つまり、Asana のコンテンツマーケティングチームは、年に複数回、The Work Innovation Lab の主要な研究成果を宣伝するタスクを受けます。場合によっては、20 ページ以上にも及ぶ主要な資料をもとにしたコンテンツ作成が求められます。 

このようなリリースのシナリオでは、ほとんどの場合、3 人以上の異なるライターが同じ長文コピーの原稿作成を担当し、それぞれがブログ記事や SNS 投稿などの派生コンテンツを作成するタスクを受けることがあります。 時間のかかるコーディネートを行わなければ、重要なポイントやボイス、トーンがアセットごとに異なってしまい、うまくコーディネートされたリリースの一貫性が失われる可能性が高くなります。 

AI スタジオは、重要な調査結果を一貫性のある、チャネルごとのメッセージに変換するカスタムワークフローを可能にすることで、当社の秘密兵器となりました。 この統一されたプレイブックにより、メールニュースレターから Instagram の投稿まで、あらゆるタッチポイントでブランドの一貫性が確保されます。

実際のワークフローでは、まずカスタマイズされたプロジェクトに元となるコンテンツを追加します。 数分以内に、AI は、SNS のカルーセル投稿などの特殊な形式も含め、当社の詳細なガイダンスに従って、要求されたすべてのアセットに対してカスタマイズされたアウトラインを同時に生成します。 その結果、人間のライターは、優先順位や形式について推測することなく、構造化されたアウトラインに基づいてすぐに作業を進めることができます。

調整、テスト、微調整

AI に関して楽しいと同時に、時としてイライラする部分は、AI に求める働きを正確に実現させることです。 多くの場合、これは試行錯誤を伴います。 先ほどのスポーツの例に戻ると、優れた陸上リレーチームには、練習、練習、そしてさらに多くの練習が必要です。 最初から完璧を期待しなかったことが役立ちました。

最初に AI が生成したコンテンツの概要には、かなりのコーチングが必要でした。 プロンプトでより具体的な指示を与えること (AI チームメイトにより良い指示を与えるようなもの) によって、結果が劇的に改善されることがわかりました。 たとえば、単に「SNS用コピー」と依頼するのではなく、「チームリーダーの生産性向上効果を強調するLinkedIn投稿」と具体的に指定することで、まさに必要としているものを得られることを学びました。 また、AI 以前の時代に作成された当社のブランドガイドラインは、現在のモデルによって必ずしも理解されないことがあり、長さや明確さの面で編集が必要であることもわかりました。 

以下は、新しい AI レポートから抜粋した、基本的なコピーの生成例です。AI スタジオに組み込むことができた詳細なガイダンスは含まれていません。

次に、ワークフローを適用した後の結果をご紹介します。

• 私たちが必要とする形式に一致している

• 見出しや画像用コピーなど、基盤となるコンテンツがより多く提供される

• AI ガイダンスに沿ったキャプションコピーが提供される

教育と認定のケース

プロセスを開始した時点では、AI ワークフローについての知識があまりなかったため、しっかりとした基礎知識を身につけることが非常に役立ちました。 コンテンツ戦略リーダーの Steph Bui さんとコンテンツマーケティング部門長の Katie Ryan O'Connor さんは、このプロジェクトに取り組んでいる間に、共に AI スタジオの認定を受けました。 あなたにも認定資格が適しているかもしれません。Asana の認定資格プログラムはすべて、こちらから確認できます。

この認定プログラムは、AI スタジオの技術的な要素を学ぶことだけが目的ではありませんでした。 プロンプト設計の基本、ワークフローの構築、および既存のコンテンツプロセスに AI を慎重に組み込む方法について理解するのに役立つコンテンツも含まれていました。 このナレッジベースは、避けられない障害に直面したときや、予期せぬ出力のトラブルシューティングが必要になったときに、非常に役立ちました。

さまざまな新しいユースケースへの取り組み

多忙なコンテンツマーケティングチームにとって、AI スタジオは他にどのような役割を果たせますか？ 私たちはすぐにこの新しい機能に夢中になり、新しいユースケースについて考え始めました。 

次の編集アシスタント用のユースケースは、ワークフローを活用して、Work Innovation Awards プログラムから寄せられた応募作品をもとに、お客様のストーリーの概要を作成することでした。 お客様自身のインサイトを活用することで、お客様についての本物らしく感じられるコンテンツを、大規模に制作できるようになりました。 

現在、このワークフローでは、Asanaフォームから 1 件の提出物を受け取り、1～2 分でお客様のストーリーの概要が完全に作成され、ライターがさらに調査、執筆、磨きをかけるための引き継ぎの準備が整います。 繰り返しになりますが、AI による完全な置き換えというよりは、AI と人間のつながりが重要です。

また、このアプローチの真の価値を倍増させる要素は、Asana のワークマネジメントプラットフォームとの連携にあることもわかってきています。 単独の AI ツールとは異なり、AI スタジオはチームのタスク、プロジェクト、目標にアクセスできるため、そのコンテキストを活用して、非常に適切なアウトプットを提供できます。 既存のワークフローから直接情報を取り込むことができるため、ブランドボイスや戦略目標を何度も説明し直す必要がありません。

最近、特定のトリガーが発生した後に Asana からユーザーに送信される一連のメールについて、かなり形式的で順序立てられたメールコピーを作成する必要があることに気づきました。 これは AI スタジオのワークフローに最適なケースです。一連のメールのそれぞれについて、目的とコンテンツに関するガイダンスを提供し、AI スタジオにコピーを生成させて、その後ライターやチャネルの専門家がそれを改良できるようにすることができます。

教訓

コンテンツクリエイターは、ワークプレイスにおける AI 導入の拡大に伴う変化に対して特に敏感である場合があります。 特に、生成 AI モデルが現在、高い速度と精度でリサーチを行い、指定された仕様に沿って文章を書くことができることを考えると、これは理に適っています。

Asana では、重要なのは人間と AI のコラボレーションだと考えています。 

現在、当社のライターは、反復的な書式設定に費やす時間を減らし、創造的思考や戦略的意思決定に費やす時間を増やしています。これらは、人間が得意とし、真に楽しむことができるコンテンツ作成の部分です。 チームメンバー間の引き継ぎがよりスムーズになります。なぜなら、誰もが一貫した基礎から作業を開始できるため、一から作成するのではなく、その基礎をさらに磨いていくことができるからです。

先ほどお話しした駅伝の例を覚えていますか？ AI スタジオを使うことは、バトンをいつ、どのように引き渡すかを全員が正確に把握できるようにするためのトラックコーチをチームに加えたようなものです。 引き続き、レースを走るのは当社の優秀なチームですが、バトンの受け渡しを失敗することを心配するのではなく、スピードと卓越性に集中できるようになりました。