コラボレーションに問題が発生しています。解決方法をご紹介します。

この記事はInc. に掲載されたものです。

職場のコラボレーションへの注目が最高潮に達しています。 どこを見ても、つながりのあるコラボレーションを行う従業員のメリットを謳う企業やニュース記事を目にします。 それもそのはず、コラボレーションは会社にとって有効な手段となりえるのです。 しかし、適切な意識や管理のもと行われないと、かえって組織に損失を与える可能性があります。 

重要なのは、従業員の共同作業について理解することです。 つまり、私と同僚が「コラボレーティブインテリジェンス」と呼ぶものが、必要になります。

コラボレーティブインテリジェンスとは？

コラボレーティブインテリジェンス (協調的知性) によって、リーダーは従業員がどのようにコラボレーションを実践しているかを理解できます。 従業員が相互に連携してコラボレーションを行う方法を明らかにします。 この情報の活用は、チームの成果を最大限に引き上げる方法を特定し、生産性の向上をはじめ、会社の増益を実現するのに役立ちます。

しかし、これはそう簡単なことではありません。 効果的なコラボレーションを実現するには、コラボレーション過多および不足を避け、その間にある曖昧な境界線を見極める必要があります。 コラボレーション過多、つまり度重なる通知や会議、その他の無駄な作業が発生している状態では、従業員は過度な負担を感じてしまう場合があります。 コラボレーションが不足していると、チーム間のつながりがなくなり、孤立してしまいます。 

コラボレーションの問題点。

仕事の分散化、テクノロジーの増加、ワークフローの複雑化が進むにつれ、コラボレーションはかつてないほど見えにくくなっています。 リーダーとして、チームが協力しているすべての方法を把握することは不可能です。

コラボレーションも全体的に増加しています。 バブソン大学の Rob Cross 教授が主導した調査によると、今日の従業員がコラボレーションに費やす時間は、10 年前と比較して 50% も長いことがわかっています。 Cross 教授の研究は、組織での有意義なコラボレーションのうち最大 35% は、わずか 3～5% の従業員によって行われていることも示しています。 これは多くの場合、能力が最も高い従業員がコラボレーションが伴う仕事の大部分を担っていることを意味しており、つまり、彼らがバーンアウト (燃え尽き) や離職のリスクも最も高いことを意味しています。

もちろん、コラボレーションは本質的に悪いものではありません。 ハーバード大学の Heidi Gardner 氏は、部署を横断してチームが連携すると、顧客ロイヤルティと利益率が向上することを明らかにしています。 

問題は、よりシンプルで費用対効果の高いコーディネーション (仕事の段取りの調整) を実施できるにもかかわらず、多くの企業がコラボレーションに頼りがちであることです。 

コーディネーションとは、同時進行ではなく、引き継ぎやバトンタッチを通じて順々に進める仕事のことで、コラボレーションよりもシンプルです。 しかし、リーダーは依然として、共同作業においてコラボレーションを重視しています。 それは、コラボレーションのハロー効果によって、コラボレーションがチームワークと同義であるとリーダーが思い込んでしまうからです。 私が勤務する Asana のシンクタンクであるThe Work Innovation Labの最近の調査によって、リーダーの約 5 人に 1 人は、それら 2 つの言葉 (「コーディネーション」と「コラボレーション」) の違いを認識していないことがわかりました。 あなたはご存知ですか？ 

コラボレーションの意味を理解していないリーダーは、従業員を効果的なコラボレーションに導けません。 

その解決策となるのが、 コラボレーティブインテリジェンスです。

コラボレーションは単に行うだけでは十分な効果は期待できず、リーダーと従業員によって適切な 方法で行われる必要があります。 そして「適切」な方法は、何を最適化しようとしているのかによって異なります。 たとえば、当社の研究では、企業がイノベーションの促進とカスタマーエクスペリエンス向上のどちらに取り組むかによって、異なる方法でコラボレーションする必要があることがわかっています。 

コラボレーティブインテリジェンスは、しばしば思いがけない発見につながります。 たとえば、最近、当社は「フォーチュン 500」に選出された企業が優れたカスタマーエクスペリエンスを生み出すためにどのようなコラボレーションを実践しているかを調査しました。 調査の結果、今日のカスタマーエクスペリエンス部門のチームは、マーケティング部門やオペレーション部門などの他の部門に比べて、コラボレーションの発生頻度が 70% も高いことがわかりました。 これは、職務上社内全体に関わる人事や IT のようなチームよりも高い割合です！ 

つまり、コラボレーションは複雑であり、不可視であることも多いのです。 そのため、データに基づくアプローチが非常に重要になります。 会社の働き方を理解できて初めて、コラボレーションの改善が可能になるのです。

コラボレーションに問題が発生しています。しかし、解決策はあります。

多くの従業員が、過剰な仕事量や孤独感、またはその両方を抱えていたとしても、 しかし、それをリーダーに相談するとは限りません。 では、そういった問題がどこで起きていて、誰に影響を与えているのかを、リーダーはどのように特定すればいいのでしょうか。 

その答えは、リーダー自身が社内のコラボレーティブインテリジェンスを構築することです。 まず、さまざまな物理的および仮想的な空間や、さまざまなテクノロジーを通じて、どこでコラボレーションが行われているのかを把握することから始めましょう。 組織を率いる役割では特に、情報が武器になります。 

社内のコラボレーションを最適化するにあたり、単に 直感に頼るわけにはいきません。 コラボレーションは複雑すぎ、不可視すぎます。 コラボレーティブインテリジェンスを活用することで、チームの働き方を管理する別の方法が生まれます。 データやインサイトを活用することで、コラボレーションに労力を費やすのでなく、コラボレーションを組織のために活用できるようになります。

有意義なコラボレーションを目指すリーダーのためのガイド

この調査に基づくプレイブックでは、コラボレーションとコーディネーションを使い分けるタイミング (およびその違いが重要な理由) に関するインサイトをご紹介します。

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