コラボレーションに問題が発生しています。解決方法をご紹介します。

この記事はInc. に掲載されたものです。

職場のコラボレーションへの注目が最高潮に達しています。 企業やニュース記事など、あらゆる場所で、つながりのあるコラボレーションを重視する働き方のメリットが宣伝されています。 それもそのはず、コラボレーションは組織にとって有効な手段となりえるのです。 しかし、意図的なものでない場合、またはさらに悪いことに、管理が行き届いている場合、コラボレーションは組織に損害を与える可能性があります。 

従業員の共同作業について理解することが重要です。 つまり、私たちが「コラボレーティブインテリジェンス」と呼んでいるものが必要になります。

コラボレーティブインテリジェンスとは？

コラボレーティブインテリジェンス (協調的知性) によって、リーダーは従業員がどのようにコラボレーションを実践しているかを理解できます。 従業員がどのように連携し合っているのかが明らかになります。 チームの成果を最大限に引き上げる方法を特定し、生産性の向上をはじめ、会社の増益を実現するのに役立ちます。

しかし、これは簡単なことではありません。 効果的なコラボレーションを実現するには、過多と不足の狭間にある、見極めにくい境界線を見極める必要があります。 コラボレーション過多、つまり度重なる通知や会議、またその他の無駄な作業が発生している状態では、従業員は過度な負担を感じてしまう場合があります。 逆にコラボレーションが少なすぎると、チームのつながりが弱まり、孤立してしまいます。 

コラボレーションの問題点

仕事の分散化、テクノロジーの増加、ワークフローの複雑化が進む中、コラボレーションはこれまで以上に見えにくくなっています。 リーダーが、チームのあらゆるコラボレーションを把握することは不可能です。

また、コラボレーションの量も全体的に増加しています。 バブソン大学の Rob Cross 教授が主導した調査によると、今日の従業員がコラボレーションに費やす時間は、10 年前と比較して 50% も長いことがわかっています。 また、Cross 教授の研究は、組織での有意義なコラボレーションのうち 35% は、わずか 3～5% の従業員によって行われていることも示しています。 能力が最も高い従業員はコラボレーションが伴う仕事の大部分を担っているため、必然的にバーンアウト (燃え尽き) や離職のリスクも最も高くなることを意味しています。

もちろん、コラボレーションは本質的に悪いものではありません。 ハーバード大学の Heidi Gardner 氏は、部署の異なるチーム間でコラボレーションを実施したグループにおいて、顧客ロイヤルティと利益の向上が見られたことを明らかにしました。 

問題は、多くの企業において、よりシンプルで費用対効果が高い「コーディネーション (仕事の段取りの調整)」の方が有効である可能性が無視され、コラボレーションだけが実施されていることにあります。 

コーディネーションとは、同時進行ではなく、引き継ぎやバトンタッチを通じて順々に進める仕事のことで、コラボレーションよりもシンプルです。 しかし、リーダーは、共同作業を行う際、コラボレーションを選びがちです。 コラボレーションにはハロー効果があり、リーダーはコラボレーションをチームワークと同義だと信じ込んでしまうからです。 私が所属する Asana のシンクタンクThe Work Innovation Labの最近の調査によって、リーダーの 5 人に 1 人は、それら 2 つの言葉 (「コーディネーション」と「コラボレーション」) の違いを認識していないことがわかりました。 あなたはどうですか？ 

コラボレーションの意味を理解していないリーダーは、従業員を効果的なコラボレーションに導けません。 

その解決策となるのが、 コラボレーティブインテリジェンスです。

単にコラボレーションを行うだけでは十分な効果は期待できず、リーダーと従業員によって適切な方法で行われる必要があります。 そして、何が正しいのかは、何を最適化しようとしているかによって異なります。 たとえば、Asana の調査では、企業がイノベーションの促進とカスタマーエクスペリエンス向上のどちらに取り組むかによって、異なる種類のコラボレーションパターンを確立する必要があることがわかっています。 

コラボレーティブインテリジェンスは、しばしば予期せぬ発見につながります。 たとえば、最近、「フォーチュン 500」に選出された企業が優れたカスタマーエクスペリエンスを生み出すためにどのようなコラボレーションを実践しているかを調査しました。 調査の結果、今日のカスタマーエクスペリエンスチームは、マーケティングやオペレーションなど、他の部署とコラボレーションする傾向が 70% も高いことがわかりました。 これは、職務上に社内全体に関わる人事や IT のようなチームよりも高い割合です。 

つまり、コラボレーションは複雑であり、不可視であることも多いのです。 だからこそ、データに基づくアプローチが非常に重要なのです。 会社の仕組みを理解できて初めて、コラボレーションを改善できます。

コラボレーションに問題が発生していますが、解決策があります。

多くの従業員が、過剰な仕事量や孤独感、またはその両方を抱えていたとしても、 それをリーダーに相談するとは限りません。 では、そういった問題がどこで起きていて、誰に影響を与えているのかを、リーダーはどのように特定すればいいのでしょうか。 

その答えは、社内のコラボレーティブインテリジェンスを構築することです。 まずは、物理的な空間やバーチャル空間、さまざまなテクノロジーを通じて、コラボレーションが行われている場所を把握することから始めましょう。 組織を率いる役割では特に、情報が武器になります。 

会社のコラボレーションを最適化する際は、直感に従うだけでは不十分です。 コラボレーションは複雑であり、不可視であることも多いのです。 コラボレーティブインテリジェンスを活用してチームの働き方を管理することで、現実に即した判断が可能になります。 データやインサイトを活用することで、コラボレーションに労力を費やすのでなく、コラボレーションを組織のために活用できるようになります。

有意義なコラボレーションを目指すリーダーのためのガイド

この研究に基づくプレイブックでは、コラボレーションとコーディネーションのどちらを使うべきか (そしてその違いがなぜ重要なのか) についてのインサイトを得られます。

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