Asana を活用していっそう影響力の大きなイベントをプロデュースする Special Olympics Northern California and Nevada

2018年夏にシアトルで開催された Special Olympics USA Games では、カリフォルニア州クローヴィスの高校生が、ユニファイドスポーツプログラムのサッカー競技に出場しました。知的障害のある学生アスリートと障害のない学生アスリートが同じチームでプレイをするこのプログラムでは、インクルージョン、相互理解、友情が育まれます。クローヴィスのチームはフィールドで躍動し、銀メダルを手にしました。しかし、さらに大きな成果は、チームに絆が生まれたことでした。お互いの違いを越えて、フィールドの内外で真のチームメイト、そして友人になりました。

このチームが USA Games で体現したものは、Special Olympics の根幹にある理念です。年間を通じてあらゆる世代の知的障害者を対象に開催されるスポーツのトレーニングと大会を通じて、彼らのミッションは、アスリートたちと家族やコミュニティの、インクルージョン、理解、友情を促進することです。

クローヴィスのチームをシアトルに派遣した Northern California and Nevada の支部は、アスリートと寄付者のために毎年 300 を超えるイベントを開催しています。デザイン部門シニアマネージャーの Abe Cruz 氏は、参加者たちが一致団結する体験をできるように、マーケティングチームと協力して、参加者が見て、聞いて、読むもののすべての制作に責任を持っています。

しかし、リソースが限られている中で多くの仕事をこなす必要のある非営利団体として、Abe 氏のチームは以下のような問題と格闘していました。

• 仕事におけるコミュニケーションや仕事の調整が 1 か所で行われず、アセットの品質が低下する。

• あらゆる場所からリクエストが舞い込み、多くの場合重要な情報が不足しているため、予定外のレビューサイクルが追加で必要になる。

• 仕事の優先順位やステータスが明確ではないため、今何に集中して取り組めばよいのかわからない。

選択プロセス: シンプルさを重視

複数の仕事管理ツールを評価するにあたり、Abe 氏の最優先事項はシンプルで直感的なインターフェイスを見つけることでした。簡単に導入でき、身構えずに使うことができ、大規模イベントプロジェクトの調整などチームのニーズに合うツールを必要としていたのです。また、特にクリエイティブ制作リクエストと承認に関連して、明確で効果的なコミュニケーションをとれる機能も必要でした。さらに Abe 氏のチームは、ミーティングからプロセス全体まで、チームの業務を効率化する方法を探していました。

チームでさまざまな仕事管理ソリューションを比較して議論をした結果、Asana を導入することが決まりました。Asana はシンプルで直感的に使えるツールであるとともに、ワークフローの効率化に役立つテンプレートやカスタムフィールドなどの具体的な機能があったことが決め手となりました。さらに、Asana for NPO の割引により、Abe 氏のチームは必要な Premium 機能を半額で手に入れることができました。

効率化を優先: ワークフローの合理化で、よりよい結果をすばやく実現

Special Olympics のマーケティングチームは、仕事の詳細を明確にして、短時間で成果を出すために、今やすべてのプロセスを Asana で能率化しています。Asana を使用することで、以下のことが実現しました。

• 毎年 300 を超えるイベントを管理: テンプレートを使用して、Summer Games や Polar Plunge ファンドレイジングイベントをすばやく計画するとともに、過去のイベントからの学びを組み込んで、常に実行を改善し続けることができます。さらに、重要なステップが見落とされることがないため、直前になって慌てることもありません。

• クリエイティブ作成のリクエストと承認を合理化: リクエストプロセスを標準化することで、Abe 氏は必要な詳細情報をすべて前もって手に入れることができるため、最初から期待されることが明確になり、承認も迅速に行えるようになりました。

• 適切な仕事を優先: Asana でカスタムフィールドを使用して仕事のステータスや優先順位を追跡することより、チームは時間を費やすべき仕事や、各作業の段階を明確に知ることができます。これにより、毎週のチームミーティングの時間が短縮されました。

2019年夏のスポーツ大会では、アスリートたちのために深く記憶に残る体験を作り出しながら、イベントとマーケティングアセットの制作時間を半減することができました。”

よいプロセスがよいイベント体験を生む

Asana を使用してイベントプランニング、クリエイティブリクエスト、チームのコミュニケーションを管理することにより、Special Olympics のマーケティングチームはプロセスを効率化しました。Abe 氏のチームは、2018年の USA Games でクローヴィスのチームが示したような一体感を醸成するための環境づくりに集中できるようになりました。単にアセットを制作するのではなく、アスリート、寄付者、コミュニティに体験を提供し、彼らと一緒に思い出を作り上げているのです。たとえば、1,000 人以上のアスリートとコーチが参加した直近の Northern California Summer Games では、Abe 氏のチームとクリエイティブチームが協力して、オーディオビジュアルメディア、メインステージのフェスティバルバナー、アリーナ全体に巡らせるバナーなどを制作し、アスリートと家族たちのために活気のある会場を用意しました。

Asana がなければ、今年の Summer Games でこれほど素晴らしい開会式をすることはできませんでした。”