Special Olympics Northern California and Nevada は Asana を活用していっそう影響力の大きなイベントをプロデュースしています。

Special Olympics Northern California and Nevada
  • Special Olypics Northern California and Nevada ロゴ
  • 拠点
    • グローバルで働く 35 人のチーム
  • 年間のイベント開催数
    • 数千人規模のイベントを年間 300 回以上

Asana が与えたインパクト

  • 毎週のチームミーティングにかかる時間を削減
  • リクエストと制作プロセスを合理化することによって、クリエイティブアセットの制作時間を約半分にまで短縮
  • アスリート、家族、寄付者の思い出に残る体験を作ることに集中

2018年夏にシアトルで開催された Special Olympics USA Games では、カリフォルニア州クローヴィスの高校生が、ユニファイドスポーツプログラムのサッカー競技に出場しました。知的障害のある学生アスリートと障害のない学生アスリートが同じチームでプレイをするこのプログラムでは、インクルージョン、相互理解、友情が育まれます。クローヴィスのチームはフィールドで躍動し、銀メダルを手にしました。しかし、さらに大きな成果は、チームに絆が生まれたことでした。お互いの違いを越えて、フィールドの内外で真のチームメイト、そして友人になりました。

クローヴィスのチーム

このチームが USA Games で体現したものは、Special Olympics の根幹にある理念です。年間を通じてあらゆる世代の知的障害者を対象に開催されるスポーツのトレーニングと大会を通じて、彼らのミッションは、アスリートたちと家族やコミュニティの、インクルージョン、理解、友情を促進することです。

クローヴィスのチームをシアトルに派遣した Northern California and Nevada の支部は、アスリートと寄付者のために毎年 300 を超えるイベントを開催しています。デザイン部門シニアマネージャーの Abe Cruz 氏は、参加者たちが一致団結する体験をできるように、マーケティングチームと協力して、参加者が見て、聞いて、読むもののすべての制作に責任を持っています。

しかし、リソースが限られている中で多くの仕事をこなす必要のある非営利団体として、Abe 氏のチームは以下のような問題と格闘していました。

  • 仕事におけるコミュニケーションや仕事の調整が 1 か所で行われず、アセットの品質が低下する。
  • あらゆる場所からリクエストが舞い込み、多くの場合重要な情報が不足しているため、予定外のレビューサイクルが追加で必要になる。
  • 仕事の優先順位やステータスが明確ではないため、今何に集中して取り組めばよいのかわからない。

選択プロセス: シンプルさを重視

複数の仕事管理ツールを評価するにあたり、Abe 氏の最優先事項はシンプルで直感的なインターフェイスを見つけることでした。簡単に導入でき、身構えずに使うことができ、大規模イベントプロジェクトの調整などチームのニーズに合うツールを必要としていたのです。また、特にクリエイティブ制作リクエストと承認に関連して、明確で効果的なコミュニケーションをとれる機能も必要でした。さらに Abe 氏のチームは、ミーティングからプロセス全体まで、チームの業務を効率化する方法を探していました。

Special Olympics Northern California チーム

チームでさまざまな仕事管理ソリューションを比較して議論をした結果、Asana を導入することが決まりました。Asana はシンプルで直感的に使えるツールであるとともに、ワークフローの効率化に役立つテンプレートやカスタムフィールドなどの具体的な機能があったことが決め手となりました。さらに、非営利団体向けの Asana の割引により、Abe 氏のチームは必要な Premium 機能を半額で手に入れることができました。

効率化を優先: ワークフローの合理化で、よりよい結果をすばやく実現

Special Olympics のマーケティングチームは、仕事の詳細を明確にして、短時間で成果を出すために、今やすべてのプロセスを Asana で能率化しています。Asana を使用することで、以下のことが実現しました。

  • 毎年 300 を超えるイベントを管理: テンプレートを使用して、Summer GamesPolar Plunge ファンドレイジングイベントをすばやく計画するとともに、過去のイベントからの学びを組み込んで、常に実行を改善し続けることができます。さらに、重要なステップが見落とされることがないため、直前になって慌てることもありません。
  • クリエイティブ作成のリクエストと承認を合理化: リクエストプロセスを標準化することで、Abe 氏は必要な詳細情報をすべて前もって手に入れることができるため、最初から期待されることが明確になり、承認も迅速に行えるようになりました。
  • 適切な仕事を優先: Asana でカスタムフィールドを使用して仕事のステータスや優先順位を追跡することより、チームは時間を費やすべき仕事や、各作業の段階を明確に知ることができます。これにより、毎週のチームミーティングの時間が短縮されました。

“2019年の Summer Games では、イベントの開催とマーケティングアセットの作成を半分の時間で行うことができ、さらにアスリートたちにとって、より記憶に残るイベントにすることにも成功しました。”

Polar Plunge

よいプロセスがよいイベント体験を生む

Asana を使用してイベントプランニング、クリエイティブリクエスト、チームのコミュニケーションを管理することにより、Special Olympics のマーケティングチームはプロセスを効率化しました。Abe 氏のチームは、2018年の USA Games でクローヴィスのチームが示したような一体感を醸成するための環境づくりに集中できるようになりました。単にアセットを制作するのではなく、アスリート、寄付者、コミュニティに体験を提供し、彼らと一緒に思い出を作り上げているのです。たとえば、1,000 人以上のアスリートとコーチが参加した直近の Northern California Summer Games では、Abe 氏のチームとクリエイティブチームが協力して、オーディオビジュアルメディア、メインステージのフェスティバルバナー、アリーナ全体に巡らせるバナーなどを制作し、アスリートと家族たちのために活気のある会場を用意しました。

“Asana がなければ、今年の Summer Games でこれほど素晴らしい開会式をすることはできませんでした。”

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!